Eine Altersstrukturliste der Forderungen zeigt jede offene Rechnung nach ihrem Alter, gerechnet ab dem Fälligkeitsdatum, in Klassen, die der Inhaber wählt, damit derjenige, der das Inkasso verfolgt, weiß, wo er heute anfangen soll. Doch die Liste allein zieht nichts ein. Was einzieht, ist ein Plan für jede Rechnung: eine Erinnerung vor dem Fälligkeitstag, am Tag selbst und danach, dann eine bekannte Eskalation an den Kundenbetreuer und den Inhaber, eine Liefersperre, die das System setzt, ein Protokoll jedes Anrufs mit seinem Ergebnis und jedem Zahlungstermin, den der Kunde zugesagt hat, und ein monatlicher Kontoauszug, der den Saldo bestätigt. Und wenn die Forderung trotzdem offen bleibt, zeigt dieser Teil, was das Gesetz über einen nicht bezahlten Schuldschein sagt und über die Mehrwertsteuer auf eine Forderung, die nie eingezogen wurde.

Vom Reklamationsprotokoll zur Verfolgung jeder Rechnung

In Teil fünf ging die Rechnung pünktlich hinaus und erreichte die Person, die sie freigeben darf, und jede Reklamation bekam einen Verantwortlichen und einen Termin. Bleibt, was danach kommt: eine korrekte Rechnung ohne Reklamation, zugestellt an die richtige Person, die noch nicht fällig ist oder fällig war und deren Termin verstrichen ist. In vielen Unternehmen lebt die Verfolgung dieser Rechnungen im Gedächtnis einer einzigen Person oder in einer Tabelle, die zum Monatsende aktualisiert wird. Die Tabelle ist ein gutes Werkzeug, und ein Buchhalter, der jeden Kunden beim Namen kennt, ist ein echter Wert für das Unternehmen, doch das Gedächtnis versagt an drei Stellen, die immer wiederkehren:

  • Vorrang hat, wer ans Telefon geht. Das Team ruft den Kunden an, dessen Nummer es kennt und der schnell antwortet, während die Rechnungen weniger erreichbarer Kunden wachsen, ohne dass jemand nach ihnen fragt.
  • Eine Zahlungszusage, die niemand nachhält. Die Person beim Kunden sagt, die Zahlung gehe am Donnerstag raus, der Donnerstag vergeht, und nur wer die Zusage gehört hat, weiß, dass es ein Termin war.
  • Eine neue Lieferung an einen Kunden im Rückstand. Das Lager oder das Baustellenteam sieht keine überfälligen Rechnungen, also geht ein neuer Auftrag an einen Kunden hinaus, dessen Lieferungen eigentlich gestoppt werden sollten, bis er zahlt oder eine Ausnahme genehmigt wird, wie wir es in Teil drei vereinbart haben.

Nichts davon bedeutet, dass der Kunde sich vor der Zahlung drückt oder dass Ihr Team nachlässig ist. Die meisten Verzögerungen sind, wie wir in dieser Serie gesehen haben, ein fehlendes Dokument, eine Rechnung bei der falschen Person oder eine Reklamation ohne Verantwortlichen. Eine geordnete Verfolgung bringt diese Ursachen früh ans Licht, bevor aus einer kleinen Rechnung ein alter Saldo wird, an dessen Geschichte sich niemand erinnert.

Die Altersstrukturliste: nach Fälligkeit, in Klassen, die der Inhaber festlegt

Das Alter einer Forderung wird ab dem Fälligkeitsdatum der Rechnung gerechnet, nicht ab dem Rechnungsdatum. Eine vor einem Monat ausgestellte Rechnung, deren Zahlungsziel noch nicht abgelaufen ist, ist nicht überfällig, während eine vor zwei Wochen mit kürzerem Zahlungsziel ausgestellte Rechnung heute überfällig sein kann. Eine korrekte Liste beginnt daher bei den Zahlungsbedingungen, die der Inhaber in Teil drei für jeden Kunden festgelegt hat: Das System berechnet das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung aus ihrem Datum und den Bedingungen des Kunden und verteilt den Saldo dann auf Klassen:

  • Noch nicht fällig. Auch diese Klasse zählt, denn sie zeigt, was Sie in den kommenden Wochen einzunehmen erwarten.
  • Überfällig, aufgeteilt in Zeitklassen, die der Inhaber nach seinen eigenen Zahlungsbedingungen und der Art seiner Kunden festlegt. Keine Einteilung passt für jedes Unternehmen: Ein Großhändler, der mit kurzen Zahlungszielen verkauft, braucht engere Klassen als ein Bauunternehmer, der auf die Freigabe seiner Abschlagsrechnungen wartet.
  • Strittig, getrennt aus dem Reklamationsprotokoll aus Teil fünf übernommen, damit es sich nicht mit gewöhnlichen überfälligen Beträgen vermischt und das Inkasso nicht hinterherläuft, bevor es geklärt ist.
  • Einbehalte bei einem Bauunternehmer, in einer eigenen Zeile mit ihrer Freigabebedingung, denn sie sind noch nicht fälliges Geld und keine überfällige Forderung.

Die Liste wird auf zwei Ebenen gelesen: auf Kundenebene, um zu sehen, wer den größten überfälligen Saldo schuldet, und auf Rechnungsebene, um zu sehen, um welche Rechnung es genau geht und was ihre Geschichte ist. Eine einzige Zeile einer guten Liste beantwortet drei Fragen, ohne eine andere Datei zu öffnen: wie alt die Rechnung ist, ob sie strittig ist und was zuletzt mit ihr geschah und wann.

Der Inkassokalender: was mit jeder Rechnung geschieht, und an welchem Tag

Die Liste ist ein Bild von heute; der Inkassokalender ist das, was morgen geschieht. Jede Rechnung bekommt einen Kalender, der am Tag ihrer Ausstellung beginnt. Der Inhaber legt die Schritte und Zeitpunkte für jeden Kunden oder jede Kundengruppe fest, und das System erinnert den Verantwortlichen jedes Schritts an seinem Tag:

  • Vor dem Fälligkeitstag: eine Nachricht an die zuständige Person beim Kunden mit Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum, zusammen mit einer Kopie der Rechnung und des unterschriebenen Lieferscheins. Diese Nachricht deckt früh eine Rechnung auf, die nie angekommen ist oder der ein Dokument fehlt, und sie ist der einfachste Schritt im Kalender und der mit der größten Wirkung.
  • Am Fälligkeitstag: eine kurze Erinnerung, dass die Rechnung heute fällig ist.
  • Nach dem Fälligkeitstag: ein Anruf des Inkassoteams, dann eine schriftliche Erinnerung, zu Zeitpunkten, die der Inhaber festlegt.
  • Eskalation: Überschreitet die Rechnung einen festgelegten Punkt ohne Zahlung und ohne erfasste Zusage, geht sie an den Kundenbetreuer, der den Kunden kennt, und dann an den Inhaber oder seinen Vertreter.

Automatische Nachrichten bedeuten nicht, dass die Beziehung ihre persönliche Note verliert. Ihr Team schreibt jede Nachricht in seiner eigenen Sprache, sie geht über einen Kanal hinaus, den der Kunde kennt, etwa E-Mail oder WhatsApp, und der Anruf bleibt ein Anruf von jemandem, der den Kunden kennt. Was sich ändert: Niemand muss sich mehr merken, dass heute der Termin dieser Rechnung ist. Es ist dieselbe Logik, die wir für Mieten in Inkasso und Verlängerung: ein Prozess, kein Gedächtnis beschrieben haben, hier angewandt auf die Rechnungen von Unternehmen, die bei Ihnen auf Ziel kaufen.

Bei der Eskalation kommt auch die Liefersperre ins Spiel. In Teil drei haben wir vereinbart, dass ein Auftrag an einem bekannten Punkt stoppt, wenn der Kunde eine Rechnung über ihrem Fälligkeitsdatum oder einen Saldo über seinem Limit hat. Hier übernimmt das System die Sperre direkt aus den Inkassodaten: Der Vertriebsmitarbeiter und der Verantwortliche für Lager oder Baustelle sehen, dass dieser Kunde gesperrt ist und warum, und die Sperre fällt, sobald die Zahlung erfasst ist, oder über eine erfasste, genehmigte Ausnahme wie in Teil drei. Die Sperre hängt nicht mehr davon ab, dass sich jemand erinnert, und sie bleibt nicht bestehen, nachdem der Kunde bezahlt hat.

Das Anrufprotokoll, die Zahlungszusagen und der monatliche Kontoauszug

Jeder Kontakt mit dem Kunden wird in einer Zeile an der Rechnung protokolliert: wer angerufen hat, wann, mit wem gesprochen wurde und mit welchem Ergebnis. Das Ergebnis stammt aus einer festen Liste, wie im Reklamationsprotokoll: eine Zahlungszusage, die Anforderung eines Dokuments, ein neuer Einwand, der ins Reklamationsprotokoll übergeht, oder keine Antwort. Ist das Ergebnis eine Zahlungszusage, werden Datum und Betrag erfasst, und sie wird zu einem Termin im Kalender: An diesem Tag prüft das System, ob das Geld eingegangen ist, und wenn nicht, geht die Zeile an denjenigen zurück, der die Zusage erfasst hat. Erfasste Zusagen haben einen zweiten Nutzen, auf den wir im letzten Teil zurückkommen: Sie sind das Genaueste, was das Unternehmen über das in den kommenden Wochen erwartete Geld weiß.

Dann der monatliche Kontoauszug, das Spiegelbild des Kontoabgleichs mit Lieferanten, den wir aus Sicht des Käufers in Lieferanten nach Plan bezahlen und Kontoauszüge abgleichen beschrieben haben. Zu Beginn jedes Monats erhält jeder Kunde einen Auszug seiner offenen Rechnungen, der erfassten Zahlungen, der Gut- und Lastschriften und des Saldos zum Monatsende, mit der Bitte, den Saldo zu bestätigen oder die Differenz zu erklären. Jede Differenz, die der Kunde meldet, wird genauso eingeordnet wie eine Differenz im Kontoauszug eines Lieferanten: eine Rechnung, die er nie erhalten hat, eine Zahlung unterwegs, eine noch nicht ausgestellte Gutschrift oder eine doppelt gebuchte Rechnung. Ein Auszug, den der Kunde bestätigt, schließt die Tür für Streit über alte Salden, und einer, den er bestreitet, zeigt das Problem, solange es noch klein ist.

Wenn der Kunde nicht zahlt: was das Gesetz über Schuldscheine sagt

Die meisten Rechnungen werden durch Nachverfolgung eingezogen, manche nicht. Wissen Sie vor jeder Eskalation, was Sie in der Hand haben. In Teil drei haben wir den elektronischen Schuldschein auf der Plattform Nafith als eine Sicherheit beschrieben, die der Inhaber für einige Kunden wählt, nicht für alle. Das sagt das Gesetz, wenn ein solcher Schuldschein an seinem Termin nicht bezahlt wird:

  • Wertpapiere des Handelsverkehrs sind Vollstreckungstitel. Artikel 9 des Vollstreckungsgesetzes bestimmt, dass die Zwangsvollstreckung nur aufgrund eines Vollstreckungstitels über einen bestimmten, fälligen Anspruch erfolgen darf, und Nummer 4 zählt Wertpapiere des Handelsverkehrs zu diesen Titeln; ein Schuldschein ist ein solches Wertpapier. Ein nicht bezahlter Schuldschein kann daher ohne vorherige Klage in die Vollstreckung gehen.
  • Das automatisierte Verfahren auf Najiz. Der Leitfaden des Justizministeriums zu den Diensten für Vollstreckungsanträge erläutert, dass ein auf einer zugelassenen elektronischen Plattform wie Nafith ausgestellter Schuldschein auf Najiz über das automatisierte Verfahren (das virtuelle Gericht) eingereicht wird, in dem die Verfahrensschritte unter Aufsicht der zuständigen Kammer automatisch ablaufen.
  • Der säumige Schuldner. Artikel 46 des Vollstreckungsgesetzes bestimmt, dass ein Schuldner, der innerhalb von 5 Tagen nach Zustellung der Vollstreckungsanordnung nicht zahlt oder kein zur Begleichung der Schuld ausreichendes Vermögen offenlegt, als säumig (mumatil) gilt, und der Vollstreckungsrichter ordnet sofort Maßnahmen an, darunter ein Ausreiseverbot und die Meldung der Nichtzahlung an ein lizenziertes Kreditauskunftsunternehmen.

Das sagen die Texte; es ist kein Schritt, den das Inkassoteam unternimmt oder den das System entscheidet. Was das System tut, ist die vollständige Akte vorzubereiten, wenn der Inhaber und sein Anwalt sie brauchen: die Rechnung, den unterschriebenen Lieferschein, die versandten Erinnerungen, die Anrufe und ihre Ergebnisse, die nicht eingehaltenen Zusagen und den letzten vom Kunden bestätigten Kontoauszug. Jede Entscheidung, den Rechtsweg zu gehen, ob nun ein Schuldschein hinter der Rechnung steht oder nicht, samt Zeitpunkt und Wirkung auf die Beziehung, liegt bei Ihrem Anwalt.

Eine nie eingezogene Forderung: was Artikel 40 über die Umsatzsteuer sagt

Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, fließt ihre Mehrwertsteuer in Ihre Steuererklärung, und Sie führen sie an die Behörde ab, ob Sie den Betrag vom Kunden einziehen oder nicht. Bleibt die Forderung uneinbringlich, erlaubt Ihnen Absatz 7 von Artikel 40 der Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer, Ihre Umsatzsteuer um die auf das nicht bezahlte Entgelt berechnete Steuer zu mindern, und zwar in der Erklärung, in der alle diese Bedingungen erfüllt sind:

  • Sie haben die Mehrwertsteuer auf diese Lieferung zuvor als Umsatzsteuer in Ihrer Erklärung angegeben und abgeführt.
  • Die Lieferung erfolgte an eine Person, die Ihnen nicht nahesteht.
  • Seit dem Datum der Lieferung sind mindestens 12 Monate vergangen.
  • Sie legen eine Bescheinigung eines im Königreich zugelassenen Wirtschaftsprüfers vor, aus der hervorgeht, dass die Forderung in den Handelsbüchern abgeschrieben wurde; die Behörde kann andere Nachweise akzeptieren, wenn Ihr Unternehmen nicht verpflichtet ist, einen Abschlussprüfer zu bestellen.
  • Übersteigen die offenen Beträge 100.000 Riyal und hat der Verkäufer förmlich rechtliche Schritte ohne Ergebnis eingeleitet, kann der Verkäufer laut Text Nachweise dieser Schritte vorlegen, etwa ein Gerichtsurteil, die Insolvenz des Schuldners oder einen Gerichtsbeschluss zur Einleitung eines förmlichen Verfahrens, das die Forderung belegt. Der Wortlaut klärt nicht, ob dieser Nachweis für jede Forderung über diesem Betrag erforderlich ist; fragen Sie daher Ihren Steuerberater zu Ihrem Fall.

Absatz 8 bestimmt, dass ein Unternehmen, das die in der Verordnung vorgesehene Ist-Versteuerung anwendet, diese Korrektur nicht vornimmt. Absatz 9 bestimmt, dass, wenn Sie Ihre Umsatzsteuer gemindert haben und später den Betrag ganz oder teilweise erhalten, die Mehrwertsteuer auf das Erhaltene in der Erklärung für den Zeitraum fällig wird, in dem gezahlt wurde, und eine neue Steuerrechnung über den erhaltenen Betrag ausgestellt werden muss. Auf der anderen Seite gibt es einen Absatz für den Käufer, der nicht bezahlt hat, Absatz 10 desselben Artikels, den wir in Teil sechs der Serie zum Einkauf behandelt haben.

In der Praxis braucht das eine Liste, kein Gedächtnis. Ein System, das das Lieferdatum jeder Rechnung und die darauf eingegangenen Zahlungen kennt, zeigt die Forderungen, die sich 12 Monaten seit ihrer Lieferung nähern, mit der vollständigen Verfolgungsakte im Anhang, damit sie den Finanzleiter und seinen Steuerberater erreichen, bevor die Erklärung vorbereitet wird, nicht danach. Die Markierung ist ein Hinweis, keine Entscheidung: Ob der Text auf eine bestimmte Forderung zutrifft, wann sie abgeschrieben wird und wie die Erklärung angepasst wird, entscheiden Ihr Steuerberater und Ihr Wirtschaftsprüfer.

Die Sicht von Origami

Wenn wir den Inkassoablauf für ein Unternehmen aufbauen, beginnen wir bei seinen heute überfälligen Rechnungen: wer jede einzelne verfolgt, wo der letzte Anruf erfasst wurde, welche Zahlungszusage verstrichen ist, ohne dass es jemand bemerkt hat, wann der letzte Kontoauszug verschickt wurde und ob eine Lieferung an einen Kunden hinausging, der gesperrt sein sollte. Diese Antworten bilden den heutigen Ablauf so ab, wie er wirklich ist, bevor wir einen einzigen Bildschirm entwerfen.

Dann machen wir daraus einen einzigen verbundenen Ablauf: eine Altersstrukturliste ab Fälligkeit mit Klassen, die der Inhaber ohne Programmierer anpasst; einen Inkassokalender für jede Rechnung, der den Verantwortlichen an jeden Schritt an seinem Tag erinnert; einen bekannten Eskalationsweg; eine Liefersperre, die das System setzt und eine Zahlung aufhebt; ein Anrufprotokoll, in dem jede Zusage zu einem Termin wird; einen monatlichen Kontoauszug, der verschickt und dessen Bestätigung verfolgt wird; und eine Liste alter Forderungen, die Ihren Steuerberater vor der Erklärung erreicht, alles verbunden mit Ihrem Buchhaltungssystem und der E-Rechnung. Das gehört zu den maßgeschneiderten Systemen, die wir über unsere Leistungen bauen.

Eine Übung für diese Woche: Erstellen Sie Ihre Altersstrukturliste von Hand

Vor jedem System brauchen Sie ein ehrliches Bild davon, was auf den Einzug wartet. Dies ist eine Übung für den Finanzleiter und den Vertriebsleiter in einer einzigen Sitzung:

  • Ziehen Sie die offenen Rechnungen Ihrer zwanzig größten Kreditkunden heraus und ermitteln Sie das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung aus den schriftlichen Zahlungsbedingungen, nicht aus dem Rechnungsdatum.
  • Verteilen Sie sie auf Klassen, die Sie selbst wählen: noch nicht fällig, dann die überfälligen Klassen, die zu Ihren Bedingungen passen, und trennen Sie strittige Beträge und Einbehalte ab.
  • Notieren Sie neben jeder überfälligen Rechnung den letzten Kontakt dazu: wann, wer ihn hatte und mit welchem Ergebnis. Finden Sie nichts Schriftliches, notieren Sie auch das.
  • Sammeln Sie die Zahlungszusagen des vergangenen Monats und prüfen Sie, wie viele pünktlich eingehalten wurden.
  • Prüfen Sie die jüngsten Lieferungen: Ging ein Auftrag an einen Kunden mit überfälliger Rechnung und ohne genehmigte Ausnahme hinaus?

Die Zahl der überfälligen Rechnungen, bei denen niemand weiß, was zuletzt geschah, und die Zahl der Zusagen, deren Termin ohne Nachverfolgung verstrichen ist, sind der Ausgangswert für diesen Teil.

Im nächsten und letzten Teil

Jede Rechnung hat jetzt ein Alter ab ihrer Fälligkeit, einen Kalender, der sie begleitet, und ein Protokoll, das jeden Anruf und jede Zusage festhält. Der siebte und letzte Teil handelt vom Geld, wenn es eingeht: wie man jede Banküberweisung den Rechnungen zuordnet, die sie bezahlt, was mit einer Überweisung ohne Verwendungszweck oder einer Zahlung unter dem Rechnungsbetrag zu tun ist, dann ein Blick Woche für Woche auf den Cashflow aus Fälligkeiten und erfassten Zusagen im Vergleich zu den Lieferantenzahlungen und schließlich ein Neunzig-Tage-Plan, um den Vertrieb in einer Reihenfolge zu digitalisieren, bei der der Verkauf keinen einzigen Tag stillsteht.

Quellen