Alacak yaşlandırma raporu, ödenmemiş her faturayı vade tarihinden itibaren hesaplanan yaşına göre, işletme sahibinin seçtiği dilimlerde gösterir; böylece tahsilatı takip eden kişi bugün nereden başlayacağını bilir. Ama rapor tek başına hiçbir şey tahsil etmez. Tahsil eden şey, her fatura için bir takvimdir: vadeden önce, vade günü ve vadeden sonra bir hatırlatma, ardından müşteri temsilcisine ve işletme sahibine bilinen bir yükseltme, sistemin uyguladığı yeni teslimat durdurma, her aramanın sonucu ve müşterinin söz verdiği her ödeme tarihiyle birlikte kaydı ve bakiyeyi teyit eden aylık bir ekstre. Alacak yine de ödenmeden kalırsa, bu bölüm ödenmeyen bir senet ve hiç tahsil edilemeyen bir alacağın KDV'si hakkında kanunun ne dediğini ortaya koyuyor.

İhtilaf kaydından her faturanın takibine

Beşinci bölümde fatura zamanında çıkmaya ve onaylama yetkisi olan kişiye ulaşmaya başladı, her ihtilafın da bir sorumlusu ve bir tarihi oldu. Geriye bundan sonrası kalıyor: doğru, ihtilafsız, doğru kişiye teslim edilmiş, henüz vadesi gelmemiş ya da vadesi gelip tarihi geçmiş bir fatura. Birçok şirkette bu faturaların takibi tek bir kişinin hafızasında ya da ay sonunda güncellenen bir tabloda yaşar. Tablo iyi bir araçtır ve her müşteriyi adıyla tanıyan bir muhasebeci şirket için gerçek bir değerdir, ama hafıza sürekli tekrarlanan üç noktada şaşar:

  • Öncelik telefonu açana gider. Ekip numarasını bildiği ve hızlı cevap veren müşteriyi arar, daha az ulaşılabilen müşterilerin faturaları ise kimse sormadan büyür.
  • Kimsenin takip etmediği bir ödeme sözü. Müşterideki kişi ödemenin perşembe günü çıkacağını söyler, perşembe geçer ve bunun bir tarih olduğunu yalnızca sözü duyan kişi bilir.
  • Geride kalan bir müşteriye yeni teslimat. Depo ya da şantiye ekibi vadesi geçmiş faturaları göremez; bu yüzden üçüncü bölümde kararlaştırdığımız gibi ödeme yapana ya da bir istisna onaylanana kadar teslimatlarının durması gereken bir müşteriye yeni bir sipariş çıkar.

Bunların hiçbiri müşterinin ödemeden kaçtığı ya da ekibinizin özensiz olduğu anlamına gelmez. Bu seride gördüğümüz gibi gecikmelerin çoğu eksik bir belge, yanlış kişide duran bir fatura ya da sorumlusu olmayan bir ihtilaftır. Düzenli takip bu nedenleri erken ortaya çıkarır; küçük bir fatura, hikâyesini kimsenin hatırlamadığı eski bir bakiyeye dönüşmeden önce.

Yaşlandırma raporu: vade tarihine göre, işletme sahibinin belirlediği dilimlerde

Bir alacağın yaşı faturanın düzenleme tarihinden değil vade tarihinden itibaren hesaplanır. Bir ay önce düzenlenmiş ve vadesi henüz dolmamış bir fatura vadesi geçmiş değildir; iki hafta önce daha kısa vadeyle düzenlenmiş bir fatura ise bugün vadesi geçmiş olabilir. Bu yüzden doğru bir rapor, işletme sahibinin üçüncü bölümde her müşteri için belirlediği ödeme koşullarından başlar: sistem her faturanın vade tarihini kendi tarihinden ve müşterinin koşullarından hesaplar, sonra bakiyeyi dilimlere dağıtır:

  • Henüz vadesi gelmemiş. Bu dilim de önemlidir, çünkü önümüzdeki haftalarda tahsil etmeyi beklediğiniz tutardır.
  • Vadesi geçmiş; işletme sahibinin kendi ödeme koşullarına ve müşterilerinin yapısına göre belirlediği zaman dilimlerine ayrılır. Her şirkete uyan tek bir dilim seti yoktur: kısa vadeyle satış yapan bir distribütörün, hakedişlerinin onaylanmasını bekleyen bir müteahhitten daha dar dilimlere ihtiyacı vardır.
  • İhtilaflı; beşinci bölümdeki ihtilaf kaydından ayrı olarak çekilir, böylece olağan vadesi geçmiş tutarlarla karışmaz ve çözülmeden önce tahsilat ekibi peşine düşmez.
  • Müteahhit için teminat kesintileri; serbest bırakılma şartlarıyla birlikte ayrı bir satırda gösterilir, çünkü bunlar vadesi geçmiş bir borç değil, henüz muaccel olmamış paradır.

Rapor iki düzeyde okunur: en büyük vadesi geçmiş bakiyenin kimde olduğunu görmek için müşteri düzeyinde, hangi faturanın söz konusu olduğunu ve hikâyesini görmek için fatura düzeyinde. İyi bir raporun tek bir satırı başka bir dosya açmadan üç soruyu yanıtlar: fatura ne kadar eski, ihtilaflı mı ve en son ne oldu, ne zaman oldu.

Tahsilat takvimi: her faturaya ne olacak ve hangi gün

Rapor bugünün fotoğrafıdır; tahsilat takvimi ise yarın olacak olandır. Her fatura, düzenlendiği gün başlayan bir takvim alır. İşletme sahibi her müşteri ya da müşteri grubu için adımları ve zamanlamaları belirler, sistem de her adımın sorumlusuna günü geldiğinde hatırlatır:

  • Vadeden önce: müşterideki yetkili kişiye fatura numarası, tutar ve vade tarihiyle birlikte faturanın ve imzalı teslim belgesinin bir kopyasını içeren bir mesaj. Bu mesaj hiç ulaşmamış ya da bir belgesi eksik olan faturayı erkenden yakalar; takvimin en kolay ve en etkili adımıdır.
  • Vade günü: faturanın bugün vadesinin geldiğini bildiren kısa bir hatırlatma.
  • Vadeden sonra: işletme sahibinin belirlediği zamanlarda tahsilat ekibinden bir arama, ardından yazılı bir hatırlatma.
  • Yükseltme: fatura ödeme ya da kayıtlı bir söz olmadan belirlenen bir noktayı geçerse, müşteriyi tanıyan müşteri temsilcisine, sonra işletme sahibine ya da vekiline geçer.

Otomatik mesajlar ilişkinin kişisel dokunuşunu kaybettiği anlamına gelmez. Ekibiniz her mesajı kendi üslubuyla yazar, mesaj e-posta ya da WhatsApp gibi müşterinin bildiği bir kanaldan çıkar ve arama yine müşteriyi tanıyan birinin yaptığı bir aramadır. Değişen şey, bugünün bu faturanın tarihi olduğunu kimsenin hatırlamak zorunda olmamasıdır. Bu, kira için Tahsilat ve Yenileme: Hafıza Değil Süreç yazısında anlattığımız mantığın aynısıdır; burada sizden vadeli alım yapan şirketlerin faturalarına uygulanır.

Yeni teslimatların durdurulması da yükseltmede devreye girer. Üçüncü bölümde, müşterinin vadesi geçmiş bir faturası ya da limitini aşan bir bakiyesi varsa siparişin bilinen bir noktada duracağını kararlaştırmıştık. Burada sistem durdurmayı doğrudan tahsilat verilerinden alır: satış temsilcisi ve depo ya da şantiye sorumlusu bu müşterinin durdurulduğunu ve nedenini görür; durdurma, ödeme kaydedildiğinde ya da üçüncü bölümdeki gibi kayda geçmiş, onaylı bir istisnayla kalkar. Durdurma artık birinin hatırlamasına bağlı değildir ve müşteri ödedikten sonra yerinde kalmaz.

Arama kaydı, ödeme sözleri ve aylık ekstre

Müşteriyle yapılan her temas faturada tek bir satırla kaydedilir: kim aradı, ne zaman, kiminle konuştu ve sonuç ne oldu. Sonuç, ihtilaf kaydında olduğu gibi sabit bir listeden seçilir: ödeme sözü, belge talebi, ihtilaf kaydına aktarılan yeni bir itiraz ya da cevap yok. Sonuç bir ödeme sözüyse tarihi ve tutarı kaydedilir ve takvimde bir tarihe dönüşür: o gün sistem paranın gelip gelmediğini kontrol eder, gelmediyse satır sözü kaydeden kişiye geri döner. Kayıtlı sözlerin son bölümde döneceğimiz ikinci bir faydası vardır: önümüzdeki haftalarda beklenen para hakkında şirketin bildiği en doğru bilgidir.

Sonra aylık ekstre gelir; alıcı tarafından Tedarikçilere Takvime Göre Ödeme ve Ekstre Mutabakatı yazısında anlattığımız tedarikçi ekstresi mutabakatının ayna görüntüsü. Her ayın başında her müşteri açık faturalarını, kaydedilen ödemeleri, alacak ve borç dekontlarını ve ay sonu bakiyesini içeren bir ekstre alır; bakiyeyi onaylaması ya da farkı açıklaması istenir. Müşterinin bildirdiği her fark, bir tedarikçi ekstresindeki fark gibi sınıflandırılır: hiç almadığı bir fatura, yolda olan bir ödeme, henüz düzenlenmemiş bir dekont ya da iki kez kaydedilmiş bir fatura. Müşterinin onayladığı bir ekstre eski bakiyeler üzerindeki tartışmaların kapısını kapatır, itiraz ettiği bir ekstre ise sorunu henüz küçükken gösterir.

Müşteri ödemediğinde: senetler hakkında kanun ne diyor

Faturaların çoğu takiple tahsil edilir, bazıları edilmez. Herhangi bir yükseltmeden önce elinizde ne olduğunu bilin. Üçüncü bölümde Nafith platformundaki elektronik senedi, işletme sahibinin tüm müşteriler için değil bazı müşteriler için seçtiği bir teminat olarak anlatmıştık. Böyle bir senet vadesinde ödenmediğinde kanun şunu söylüyor:

  • Kıymetli evrak icra belgesidir. İcra Kanunu'nun 9. maddesi, cebri icranın ancak belirli tutarda ve muaccel bir hak için bir icra belgesine dayanarak yapılabileceğini belirtir ve 4. bent kıymetli evrakı bu belgeler arasında sayar; senet bir kıymetli evraktır. Bu nedenle ödenmeyen bir senet önce dava açılmadan icraya konabilir.
  • Najiz'deki otomatik yol. Adalet Bakanlığı'nın icra talebi hizmetleri rehberi, Nafith gibi onaylı bir elektronik platformda düzenlenen senedin Najiz'de otomatik yol (sanal mahkeme) üzerinden başvuruya konu edildiğini ve işlemlerin yargı dairesinin gözetiminde otomatik olarak yürüdüğünü açıklar.
  • Temerrüde düşen borçlu. İcra Kanunu'nun 46. maddesi, borçlunun icra emrinin tebliğinden itibaren 5 gün içinde ödeme yapmaması ya da borcu karşılamaya yetecek malları bildirmemesi halinde temerrüde düşmüş (mumatil) sayılacağını ve icra hâkiminin derhal yurt dışına çıkış yasağı ile ödememenin lisanslı bir kredi bilgi şirketine bildirilmesini de içeren tedbirlere hükmedeceğini belirtir.

Bu, metinlerin söylediğidir; tahsilat ekibinin attığı ya da sistemin karar verdiği bir adım değildir. Sistemin yaptığı, işletme sahibi ve avukatı ihtiyaç duyduğunda dosyayı eksiksiz hazırlamaktır: fatura, imzalı teslim belgesi, gönderilen hatırlatmalar, aramalar ve sonuçları, tutulmayan sözler ve müşterinin onayladığı son ekstre. Faturanın arkasında bir senet olsun ya da olmasın, hukuki yola gitme kararı, zamanlaması ve ilişkiye etkisi avukatınıza aittir.

Hiç tahsil edilemeyen alacak: 40. madde hesaplanan KDV hakkında ne diyor

Bir fatura düzenlediğinizde KDV'si beyannamenize girer ve tutarı müşteriden tahsil etseniz de etmeseniz de bunu Kuruma ödersiniz. Alacak tahsil edilemeden kalırsa, KDV Uygulama Yönetmeliği'nin 40. maddesinin 7. fıkrası, ödenmemiş bedel üzerinden hesaplanan vergi kadar hesaplanan KDV'nizi, aşağıdaki şartların tamamının sağlandığı beyannamede azaltmanıza izin verir:

  • Bu teslimin KDV'sini daha önce beyannamenize hesaplanan vergi olarak dahil ettiniz ve ödediniz.
  • Teslim sizinle ilişkili olmayan bir kişiye yapıldı.
  • Teslim tarihinden bu yana en az 12 ay geçti.
  • Krallıkta onaylı, lisanslı bir yeminli mali müşavirden alacağın ticari defterlerde silindiğini gösteren bir belge sunuyorsunuz; işletmeniz denetçi atamakla yükümlü değilse Kurum başka destekleyici belgeleri kabul edebilir.
  • Ödenmemiş tutarlar 100.000 riyali aşıyor ve satıcı resmi olarak sonuçsuz kalan hukuki işlemler başlatmışsa, metne göre satıcı bu işlemlerin kanıtını sunabilir; örneğin bir mahkeme kararı, borçlunun iflası ya da alacağı kanıtlayan resmi bir süreci başlatan mahkeme kararı. Metin, bu kanıtın bu tutarın üzerindeki her alacak için zorunlu olup olmadığını netleştirmiyor; bu yüzden kendi durumunuzu vergi danışmanınıza sorun.

8. fıkra, Yönetmelikte düzenlenen nakit esasını uygulayan bir işletmenin bu düzeltmeyi yapmayacağını belirtir. 9. fıkra, hesaplanan KDV'nizi azalttıktan sonra tutarın tamamını ya da bir kısmını tahsil ederseniz, tahsil ettiğiniz tutar üzerindeki KDV'nin ödemenin yapıldığı döneme ait beyannamede doğacağını ve alınan tutarı yansıtan yeni bir vergi faturası düzenlenmesi gerektiğini belirtir. Diğer tarafta ödeme yapmamış alıcı için bir fıkra vardır: aynı maddenin 10. fıkrası; bunu satın alma serisinin altıncı bölümünde ele aldık.

Uygulamada bu iş hafıza değil liste ister. Her faturanın teslim tarihini ve üzerinden ne kadar tahsil edildiğini tutan bir sistem, tesliminden bu yana 12 aya yaklaşan alacakları takip dosyasının tamamı ekli olarak gösterir; böylece bunlar beyanname hazırlanmadan önce, sonra değil, finans müdürüne ve vergi danışmanına ulaşır. İşaret bir uyarıdır, hüküm değildir: metnin belirli bir alacağa uygulanıp uygulanmadığına, alacağın ne zaman silineceğine ve beyannamenin nasıl düzeltileceğine vergi danışmanınız ve yeminli mali müşaviriniz karar verir.

Origami'nin bakışı

Bir şirket için tahsilat iş akışını kurarken bugünkü vadesi geçmiş faturalarından başlarız: her birini kim takip ediyor, son arama nereye kaydedildi, hangi ödeme sözü kimse fark etmeden geçti, son ekstre ne zaman gönderildi ve durdurulmuş olması gereken bir müşteriye teslimat çıktı mı. Bu cevaplar, tek bir ekran çizmeden önce mevcut iş akışının gerçekte nasıl olduğunu haritalar.

Sonra bunları birbirine bağlı tek bir iş akışına dönüştürürüz: işletme sahibinin programcıya ihtiyaç duymadan ayarladığı dilimlerle vade tarihinden itibaren bir yaşlandırma raporu; her faturanın sorumlusuna her adımı gününde hatırlatan bir tahsilat takvimi; bilinen bir yükseltme yolu; sistemin uyguladığı ve bir ödemenin kaldırdığı teslimat durdurma; her sözün bir tarihe dönüştüğü bir arama kaydı; gönderilen ve onayı takip edilen aylık bir ekstre; ve beyannameden önce vergi danışmanınıza ulaşan eski alacaklar listesi; tamamı muhasebe sisteminize ve e-faturaya bağlı. Bu, hizmetlerimiz aracılığıyla kurduğumuz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu haftanın alıştırması: yaşlandırma raporunuzu elle hazırlayın

Herhangi bir sistemden önce tahsil edilmeyi bekleyen tutarın dürüst bir resmine ihtiyacınız var. Bu, finans müdürü ve satış müdürü için tek oturumluk bir alıştırmadır:

  • En büyük yirmi vadeli müşterinizin açık faturalarını çıkarın ve her faturanın vade tarihini düzenleme tarihinden değil yazılı ödeme koşullarından hesaplayın.
  • Bunları sizin seçtiğiniz dilimlere dağıtın: henüz vadesi gelmemiş, ardından koşullarınıza uyan vadesi geçmiş dilimler; ihtilaflı tutarları ve teminat kesintilerini ayırın.
  • Vadesi geçmiş her faturanın yanına son teması yazın: ne zaman, kim yaptı ve sonuç ne oldu. Yazılı hiçbir şey bulamazsanız bunu da yazın.
  • Geçen ay verilen ödeme sözlerini toplayın ve kaçının zamanında tutulduğunu kontrol edin.
  • Son teslimatları kontrol edin: vadesi geçmiş faturası olan ve onaylı bir istisnası bulunmayan bir müşteriye sipariş çıktı mı?

En son ne olduğunu kimsenin bilmediği vadesi geçmiş faturaların sayısı ve tarihi takip edilmeden geçen sözlerin sayısı, bu bölümün başlangıç noktasıdır.

Sonraki ve son bölümde

Artık her faturanın vadesinden itibaren hesaplanan bir yaşı, onu takip eden bir takvimi ve her aramayı ve sözü saklayan bir kaydı var. Yedinci ve son bölüm, para geldiğindeki durumu ele alıyor: her banka havalesini ödediği faturalarla eşleştirmek, açıklaması olmayan bir havale ya da faturadan eksik bir ödemeyle ne yapılacağı, ardından vadelerden ve kayıtlı sözlerden tedarikçi ödemeleriyle karşılaştırılan haftalık nakit akışı görünümü ve son olarak satışı tek bir gün bile durdurmayan bir sırayla dijitalleştirmek için doksan günlük bir plan.

Kaynaklar