Отчет о старении дебиторской задолженности показывает каждый неоплаченный счет по его возрасту, отсчитанному от срока оплаты, в интервалах, которые выбирает владелец, чтобы тот, кто занимается взысканием, знал, с чего начать сегодня. Но сам по себе отчет ничего не взыскивает. Взыскивает график для каждого счета: напоминание до срока оплаты, в день срока и после него, затем известная эскалация менеджеру клиента и владельцу, приостановка новых поставок, которую применяет система, журнал каждого звонка с его результатом и любой датой оплаты, которую пообещал клиент, и ежемесячная выписка, подтверждающая остаток. А если долг все равно остается неоплаченным, в этой части изложено, что говорит закон о неоплаченном простом векселе и о НДС по долгу, который так и не был взыскан.

От журнала споров к отслеживанию каждого счета

В пятой части счет начал выходить вовремя и доходить до человека, уполномоченного его утвердить, а у каждого спора появились ответственный и дата. Осталось то, что идет дальше: правильный счет без спора, доставленный нужному человеку, срок оплаты по которому еще не наступил или наступил и уже прошел. Во многих компаниях отслеживание таких счетов живет в памяти одного человека или в таблице, которую обновляют в конце месяца. Таблица — хороший инструмент, а бухгалтер, знающий каждого клиента по имени, — реальная ценность для компании, но память подводит в трех местах, которые повторяются снова и снова:

  • Приоритет получает тот, кто берет трубку. Команда звонит клиенту, чей номер знает и кто быстро отвечает, а счета менее отзывчивых клиентов растут, и никто о них не спрашивает.
  • Обещание оплаты, которое никто не отслеживает. Сотрудник клиента говорит, что платеж уйдет в четверг, четверг проходит, и только тот, кто слышал обещание, знает, что это была дата.
  • Новая поставка клиенту с просрочкой. Склад или бригада на объекте не видят просроченных счетов, поэтому новый заказ уходит клиенту, поставки которому должны были остановиться, пока он не заплатит или не будет одобрено исключение, как мы договорились в третьей части.

Ничто из этого не означает, что клиент уклоняется от оплаты или что ваша команда небрежна. Большинство задержек, как мы видели в этой серии, — это недостающий документ, счет у не того человека или спор без ответственного. Организованное отслеживание выявляет эти причины рано, прежде чем небольшой счет превратится в старый остаток, историю которого никто не помнит.

Отчет о старении: по сроку оплаты, в интервалах, которые задает владелец

Возраст долга отсчитывается от срока оплаты счета, а не от даты его выставления. Счет, выставленный месяц назад, срок по которому еще не истек, не просрочен, а счет, выставленный две недели назад с более коротким сроком, может быть просрочен уже сегодня. Поэтому правильный отчет начинается с условий оплаты, которые владелец задал для каждого клиента в третьей части: система рассчитывает срок оплаты каждого счета по его дате и условиям клиента, а затем распределяет остаток по интервалам:

  • Срок еще не наступил. Этот интервал тоже важен, потому что это то, что вы рассчитываете получить в ближайшие недели.
  • Просрочено, с разбивкой на временные интервалы, которые владелец задает исходя из своих условий оплаты и характера своих клиентов. Не существует набора интервалов, подходящего каждой компании: дистрибьютору, продающему с короткой отсрочкой, нужны более узкие интервалы, чем подрядчику, ожидающему утверждения актов выполненных работ.
  • Спорное, выделяется отдельно из журнала споров пятой части, чтобы не смешиваться с обычными просроченными суммами и чтобы отдел взыскания не гнался за ним до разрешения спора.
  • Удержания у подрядчика, отдельной строкой с условием их освобождения, потому что это деньги, срок выплаты которых еще не наступил, а не просроченный долг.

Отчет читают на двух уровнях: на уровне клиента, чтобы увидеть, у кого самый большой просроченный остаток, и на уровне счета, чтобы увидеть, о каком именно счете идет речь и какова его история. Одна строка хорошего отчета отвечает на три вопроса, не открывая другой файл: сколько счету дней, оспаривается ли он и что с ним последним происходило и когда.

Календарь взыскания: что происходит с каждым счетом и в какой день

Отчет — это снимок сегодняшнего дня; календарь взыскания — это то, что происходит завтра. Каждый счет получает календарь, который начинается в день его выставления. Владелец задает шаги и сроки для каждого клиента или группы клиентов, а система напоминает ответственному за каждый шаг в его день:

  • До срока оплаты: сообщение уполномоченному лицу клиента с номером счета, суммой и сроком оплаты, вместе с копией счета и подписанной накладной. Это сообщение рано выявляет счет, который так и не дошел или к которому не хватает документа, и это самый простой шаг календаря с самым большим эффектом.
  • В день срока: короткое напоминание о том, что срок оплаты счета наступает сегодня.
  • После срока: звонок от отдела взыскания, затем письменное напоминание, в моменты, которые задает владелец.
  • Эскалация: если счет проходит установленную точку без оплаты и без зафиксированного обещания, он переходит к менеджеру клиента, который знает этого клиента, а затем к владельцу или его заместителю.

Автоматические сообщения не означают, что отношения теряют личный характер. Ваша команда пишет каждое сообщение своим голосом, оно уходит по каналу, который клиент знает, например по электронной почте или в WhatsApp, а звонок по-прежнему делает человек, который знает клиента. Меняется то, что никому не нужно помнить, что сегодня срок этого счета. Это та же логика, которую мы описали для арендной платы в статье «Сбор платежей и продление: процесс, а не память», примененная здесь к счетам компаний, которые покупают у вас с отсрочкой платежа.

На этапе эскалации вступает в силу и приостановка новых поставок. В третьей части мы договорились, что заказ останавливается в известной точке, если у клиента есть счет с истекшим сроком оплаты или остаток выше его лимита. Здесь система берет приостановку прямо из данных о взыскании: торговый представитель и ответственный за склад или объект видят, что поставки этому клиенту приостановлены и почему, а приостановка снимается, когда оплата зарегистрирована, или через зафиксированное одобренное исключение, как в третьей части. Приостановка больше не зависит от чьей-то памяти и не остается в силе после того, как клиент заплатил.

Журнал звонков, обещания оплаты и ежемесячная выписка

Каждый контакт с клиентом записывается одной строкой в счете: кто звонил, когда, с кем говорил и каков результат. Результат выбирается из фиксированного списка, как в журнале споров: обещание оплаты, запрос документа, новое возражение, переданное в журнал споров, или нет ответа. Если результат — обещание оплаты, записываются его дата и сумма, и оно становится датой в календаре: в этот день система проверяет, пришли ли деньги, и если нет, строка возвращается к тому, кто записал обещание. У зафиксированных обещаний есть второе применение, к которому мы вернемся в последней части: это самое точное, что компания знает о деньгах, ожидаемых в ближайшие недели.

Затем ежемесячная выписка — зеркальное отражение сверки выписок поставщиков, которую мы описали со стороны покупателя в статье «Оплата поставщикам по графику и сверка выписок». В начале каждого месяца каждый клиент получает выписку с открытыми счетами, зарегистрированными платежами, кредитовыми и дебетовыми нотами и остатком на конец месяца с просьбой подтвердить остаток или объяснить расхождение. Любое расхождение, о котором сообщает клиент, классифицируется так же, как расхождение в выписке поставщика: счет, который он не получал, платеж в пути, еще не выставленная нота или счет, учтенный дважды. Выписка, подтвержденная клиентом, закрывает дверь для споров о старых остатках, а оспоренная выписка показывает проблему, пока она еще мала.

Когда клиент не платит: что говорит закон о простых векселях

Большинство счетов взыскивается благодаря отслеживанию, а некоторые — нет. Прежде чем что-либо эскалировать, знайте, что у вас на руках. В третьей части мы описали электронный простой вексель на платформе Nafith как обеспечение, которое владелец выбирает для некоторых клиентов, а не для всех. Вот что говорит закон, когда такой вексель не оплачен в срок:

  • Коммерческие бумаги — исполнительные документы. Статья 9 Закона об исполнительном производстве устанавливает, что принудительное исполнение возможно только на основании исполнительного документа о праве определенной суммы, срок которого наступил, а подпункт 4 относит коммерческие бумаги к таким документам; простой вексель — это коммерческая бумага. Поэтому неоплаченный вексель можно направить на исполнение без предварительного иска.
  • Автоматизированный порядок в Najiz. Руководство Министерства юстиции по услугам подачи заявлений об исполнении поясняет, что вексель, выпущенный на одобренной электронной платформе вроде Nafith, подается в Najiz по автоматизированному порядку (виртуальный суд), где процедуры проходят автоматически под надзором судебного состава.
  • Уклоняющийся должник. Статья 46 Закона об исполнительном производстве устанавливает, что если должник в течение 5 дней после уведомления о распоряжении об исполнении не платит или не раскрывает имущества, достаточного для погашения долга, он считается уклоняющимся (mumatil), и судья по исполнению немедленно назначает меры, включая запрет на выезд и уведомление лицензированной компании кредитной информации о неуплате.

Так говорят тексты; это не шаг, который делает отдел взыскания, и не решение системы. Система же готовит полное досье, когда оно понадобится владельцу и его юристу: счет, подписанную накладную, отправленные напоминания, звонки и их результаты, невыполненные обещания и последнюю выписку, подтвержденную клиентом. Любое решение обратиться в суд, независимо от того, стоит ли за счетом вексель, а также сроки этого шага и его влияние на отношения остаются за вашим юристом.

Долг, который так и не взыскали: что статья 40 говорит о начисленном НДС

Когда вы выставляете счет, его НДС попадает в вашу декларацию, и вы уплачиваете его Управлению, получили вы сумму от клиента или нет. Если долг так и остается невзысканным, пункт 7 статьи 40 Исполнительного регламента по НДС позволяет уменьшить начисленный НДС на налог, рассчитанный с неоплаченного вознаграждения, в той декларации, в которой выполнены все следующие условия:

  • Ранее вы включили НДС по этой поставке как начисленный налог в свою декларацию и уплатили его.
  • Поставка была сделана лицу, не связанному с вами.
  • С даты поставки прошло не менее 12 месяцев.
  • Вы предоставляете справку лицензированного дипломированного бухгалтера, аккредитованного в Королевстве, о том, что долг списан в коммерческих книгах; Управление может принять другие подтверждающие документы, если ваш бизнес не обязан назначать аудитора.
  • Если неоплаченные суммы превышают 100 000 риалов и продавец официально начал судебные действия без результата, текст говорит, что продавец может представить доказательства этих действий, например решение суда, банкротство должника или судебный приказ о начале официальной процедуры, подтверждающей требование. Формулировка не уточняет, обязательны ли такие доказательства для каждого долга выше этой суммы, поэтому спросите о своем случае налогового консультанта.

Пункт 8 устанавливает, что предприятие, применяющее кассовый метод, предусмотренный Регламентом, такую корректировку не делает. Пункт 9 устанавливает, что если вы уменьшили начисленный НДС, а позже получили всю сумму или ее часть, НДС с полученного становится к уплате в декларации за период, в котором произошла оплата, и необходимо выставить новый налоговый счет, отражающий полученную сумму. С другой стороны есть пункт для покупателя, который не заплатил, — пункт 10 той же статьи, который мы рассмотрели в шестой части серии о закупках.

На практике для этого нужен список, а не память. Система, которая хранит дату поставки каждого счета и то, что по нему получено, показывает долги, приближающиеся к 12 месяцам с даты поставки, с приложенным полным досье отслеживания, чтобы они попадали к финансовому директору и его налоговому консультанту до подготовки декларации, а не после. Отметка — это сигнал, а не решение: применяется ли текст к конкретному долгу, когда его списывать и как корректировать декларацию, решают ваш налоговый консультант и ваш дипломированный бухгалтер.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем процесс взыскания для компании, мы начинаем с ее сегодняшних просроченных счетов: кто отслеживает каждый из них, где записан последний звонок, какое обещание оплаты прошло незамеченным, когда была отправлена последняя выписка и уходила ли поставка клиенту, которому поставки должны были быть приостановлены. Эти ответы показывают текущий процесс таким, какой он есть на самом деле, еще до того, как мы нарисуем хотя бы один экран.

Затем мы превращаем их в единый связанный процесс: отчет о старении от срока оплаты с интервалами, которые владелец настраивает без программиста; календарь взыскания для каждого счета, который напоминает ответственному о каждом шаге в его день; известный путь эскалации; приостановку поставок, которую применяет система и снимает оплата; журнал звонков, в котором каждое обещание становится датой; ежемесячную выписку, которая отправляется и подтверждение которой отслеживается; и список старых долгов, который попадает к вашему налоговому консультанту до декларации, — все это связано с вашей учетной системой и электронным выставлением счетов. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаем в рамках наших услуг.

Упражнение на эту неделю: составьте отчет о старении вручную

До любой системы вам нужна честная картина того, что ожидает взыскания. Это упражнение для финансового директора и директора по продажам на одной встрече:

  • Выгрузите открытые счета ваших двадцати крупнейших клиентов, покупающих с отсрочкой, и рассчитайте срок оплаты каждого счета по письменным условиям оплаты, а не по дате выставления.
  • Распределите их по интервалам, которые выберете сами: срок еще не наступил, затем просроченные интервалы, подходящие под ваши условия, и отделите спорные суммы и удержания.
  • Рядом с каждым просроченным счетом запишите последний контакт по нему: когда, кто его сделал и каков результат. Если ничего записанного не нашлось, запишите и это.
  • Соберите обещания оплаты за прошлый месяц и проверьте, сколько из них было выполнено вовремя.
  • Проверьте недавние поставки: уходил ли заказ клиенту с просроченным счетом и без одобренного исключения?

Число просроченных счетов, о которых никто не знает, что с ними было последним, и число обещаний, срок которых прошел без отслеживания, — это исходная точка для этой части.

В следующей, заключительной части

Теперь у каждого счета есть возраст, отсчитанный от срока оплаты, календарь, который его сопровождает, и журнал, хранящий каждый звонок и каждое обещание. Седьмая, заключительная часть посвящена деньгам, когда они поступают: как сопоставить каждый банковский перевод со счетами, которые он оплачивает, что делать с переводом без назначения платежа или с оплатой меньше суммы счета, затем понедельный обзор движения денежных средств на основе сроков оплаты и зафиксированных обещаний в сопоставлении с платежами поставщикам и, наконец, девяностодневный план цифровизации продаж в таком порядке, при котором продажи не останавливаются ни на один день.

Источники