Laporan umur piutang menampilkan setiap faktur yang belum dibayar menurut umurnya, dihitung dari tanggal jatuh temponya, dalam kelompok yang dipilih pemilik, sehingga siapa pun yang menindaklanjuti penagihan tahu harus mulai dari mana hari ini. Namun laporan itu sendiri tidak menagih apa pun. Yang menghasilkan tagihan adalah jadwal untuk setiap faktur: pengingat sebelum tanggal jatuh tempo, pada hari itu, dan setelahnya, lalu eskalasi yang jelas ke manajer akun dan pemilik, penahanan pengiriman baru yang diterapkan oleh sistem, log setiap panggilan beserta hasilnya dan tanggal pembayaran yang dijanjikan pelanggan, serta laporan rekening bulanan yang mengonfirmasi saldo. Dan jika utang tetap tidak dibayar, bagian ini memaparkan apa yang dikatakan hukum tentang surat sanggup yang tidak dibayar dan tentang PPN atas utang yang tidak pernah tertagih.

Dari log sengketa ke tindak lanjut setiap faktur

Di bagian kelima, faktur mulai terkirim tepat waktu dan sampai ke orang yang berwenang menyetujuinya, dan setiap sengketa mendapat penanggung jawab dan tanggal. Yang tersisa adalah apa yang terjadi selanjutnya: faktur yang benar, tanpa sengketa, sudah sampai ke orang yang tepat, yang belum jatuh tempo, atau sudah jatuh tempo dan tanggalnya telah lewat. Di banyak perusahaan, tindak lanjut faktur-faktur ini hidup di ingatan satu orang atau di spreadsheet yang diperbarui pada akhir bulan. Spreadsheet adalah alat yang baik, dan akuntan yang mengenal setiap pelanggan dengan namanya adalah nilai nyata bagi perusahaan, tetapi ingatan meleset di tiga tempat yang terus berulang:

  • Prioritas jatuh kepada yang mengangkat telepon. Tim menelepon pelanggan yang nomornya mereka tahu dan yang cepat menjawab, sementara faktur pelanggan yang kurang responsif terus membesar tanpa ada yang menanyakannya.
  • Janji pembayaran yang tidak ditindaklanjuti siapa pun. Orang di pihak pelanggan mengatakan pembayaran keluar hari Kamis, Kamis berlalu, dan hanya orang yang mendengar janji itu yang tahu bahwa itu adalah sebuah tanggal.
  • Pengiriman baru ke pelanggan yang menunggak. Gudang atau tim lapangan tidak bisa melihat faktur yang lewat jatuh tempo, sehingga pesanan baru dikirim ke pelanggan yang pengirimannya seharusnya dihentikan sampai mereka membayar atau ada pengecualian yang disetujui, seperti yang kita sepakati di bagian ketiga.

Semua ini tidak berarti pelanggan menghindari pembayaran atau tim Anda lalai. Sebagian besar keterlambatan, seperti yang telah kita lihat dalam seri ini, adalah dokumen yang hilang, faktur yang ada di tangan orang yang salah, atau sengketa tanpa penanggung jawab. Tindak lanjut yang teratur memunculkan penyebab-penyebab itu lebih awal, sebelum faktur kecil berubah menjadi saldo lama yang ceritanya tidak diingat siapa pun.

Laporan umur: berdasarkan tanggal jatuh tempo, dalam kelompok yang ditetapkan pemilik

Umur sebuah utang dihitung dari tanggal jatuh tempo faktur, bukan dari tanggal terbitnya. Faktur yang terbit sebulan lalu dan termin pembayarannya belum habis tidaklah lewat jatuh tempo, sedangkan faktur yang terbit dua minggu lalu dengan termin yang lebih pendek bisa jadi sudah lewat jatuh tempo hari ini. Karena itu laporan yang benar dimulai dari syarat pembayaran yang ditetapkan pemilik untuk setiap pelanggan di bagian ketiga: sistem menghitung tanggal jatuh tempo setiap faktur dari tanggalnya dan syarat pelanggannya, lalu menyebar saldo ke dalam kelompok:

  • Belum jatuh tempo. Kelompok ini juga penting, karena inilah yang Anda harapkan tertagih dalam beberapa minggu ke depan.
  • Lewat jatuh tempo, dibagi ke dalam kelompok waktu yang ditetapkan pemilik sesuai syarat pembayarannya sendiri dan sifat pelanggannya. Tidak ada satu set kelompok yang tepat untuk setiap perusahaan: distributor yang menjual dengan termin pendek membutuhkan kelompok yang lebih sempit dibanding kontraktor yang menunggu tagihan termin pekerjaannya disetujui.
  • Disengketakan, diambil terpisah dari log sengketa di bagian kelima, agar tidak bercampur dengan jumlah lewat jatuh tempo biasa dan tim penagihan tidak mengejarnya sebelum sengketanya selesai.
  • Retensi untuk kontraktor, di baris terpisah beserta syarat pencairannya, karena retensi adalah uang yang belum jatuh tempo, bukan utang yang lewat jatuh tempo.

Laporan ini dibaca di dua tingkat: tingkat pelanggan, untuk melihat siapa yang memiliki saldo lewat jatuh tempo terbesar, dan tingkat faktur, untuk melihat faktur spesifik mana itu dan apa ceritanya. Satu baris dalam laporan yang baik menjawab tiga pertanyaan tanpa membuka file lain: berapa umur faktur itu, apakah disengketakan, dan apa yang terakhir terjadi padanya dan kapan.

Kalender penagihan: apa yang terjadi pada setiap faktur, dan pada hari apa

Laporan adalah gambaran hari ini; kalender penagihan adalah apa yang terjadi besok. Setiap faktur mendapat kalender yang dimulai pada hari faktur itu diterbitkan. Pemilik menetapkan langkah-langkah dan waktunya untuk setiap pelanggan atau kelompok pelanggan, dan sistem mengingatkan penanggung jawab setiap langkah pada harinya:

  • Sebelum tanggal jatuh tempo: pesan kepada orang yang berwenang di pihak pelanggan berisi nomor faktur, jumlah, dan tanggal jatuh tempo, disertai salinan faktur dan surat jalan yang sudah ditandatangani. Pesan ini menangkap lebih awal faktur yang tidak pernah sampai atau yang kurang dokumennya, dan ini adalah langkah termudah dalam kalender sekaligus yang paling berdampak.
  • Pada tanggal jatuh tempo: pengingat singkat bahwa faktur jatuh tempo hari ini.
  • Setelah tanggal jatuh tempo: telepon dari tim penagihan, lalu pengingat tertulis, pada waktu yang ditetapkan pemilik.
  • Eskalasi: jika faktur melewati titik yang ditetapkan tanpa pembayaran dan tanpa janji yang tercatat, faktur itu berpindah ke manajer akun yang mengenal pelanggan, lalu ke pemilik atau wakilnya.

Pesan otomatis tidak berarti hubungan kehilangan sentuhan pribadinya. Tim Anda menulis setiap pesan dengan gaya mereka sendiri, pesan itu dikirim melalui saluran yang dikenal pelanggan, seperti email atau WhatsApp, dan teleponnya tetap telepon dari orang yang mengenal pelanggan. Yang berubah adalah tidak ada lagi yang harus mengingat bahwa hari ini adalah tanggal faktur ini. Ini logika yang sama yang kami jelaskan untuk sewa dalam Penagihan dan Perpanjangan: Sebuah Proses, Bukan Ingatan, yang di sini diterapkan pada faktur untuk perusahaan yang membeli dari Anda secara kredit.

Eskalasi juga merupakan tempat masuknya penahanan pengiriman baru. Di bagian ketiga kita sepakat bahwa pesanan berhenti di titik yang jelas jika pelanggan memiliki faktur yang lewat jatuh tempo atau saldo di atas limitnya. Di sini sistem mengambil penahanan langsung dari data penagihan: sales dan penanggung jawab gudang atau lapangan melihat bahwa pelanggan ini sedang ditahan dan alasannya, dan penahanan dicabut ketika pembayaran tercatat, atau melalui pengecualian yang tercatat dan disetujui seperti di bagian ketiga. Penahanan tidak lagi bergantung pada ingatan seseorang, dan tidak tetap berlaku setelah pelanggan membayar.

Log panggilan, janji pembayaran, dan laporan rekening bulanan

Setiap kontak dengan pelanggan dicatat dalam satu baris pada faktur: siapa yang menelepon, kapan, dengan siapa berbicara, dan hasilnya. Hasilnya berasal dari daftar tetap, seperti pada log sengketa: janji pembayaran, permintaan dokumen, keberatan baru yang diteruskan ke log sengketa, atau tidak ada jawaban. Jika hasilnya janji pembayaran, tanggal dan jumlahnya dicatat dan menjadi tanggal di kalender: pada hari itu sistem memeriksa apakah uangnya sudah masuk, dan jika belum, baris itu kembali kepada orang yang mencatat janji tersebut. Janji yang tercatat punya kegunaan kedua yang akan kita bahas lagi di bagian terakhir: janji-janji itu adalah hal paling akurat yang diketahui perusahaan tentang uang yang diharapkan masuk dalam beberapa minggu ke depan.

Kemudian laporan rekening bulanan, cerminan dari rekonsiliasi laporan rekening pemasok yang kami jelaskan dari sisi pembeli dalam Membayar Pemasok Sesuai Jadwal dan Merekonsiliasi Laporan Rekening. Di awal setiap bulan, setiap pelanggan menerima laporan rekening berisi faktur yang masih terbuka, pembayaran yang tercatat, nota kredit dan debit, serta saldo akhir bulan, disertai permintaan untuk mengonfirmasi saldo atau menjelaskan selisihnya. Setiap selisih yang dilaporkan pelanggan diklasifikasikan dengan cara yang sama seperti selisih laporan rekening pemasok: faktur yang tidak pernah mereka terima, pembayaran yang masih dalam perjalanan, nota yang belum diterbitkan, atau faktur yang tercatat dua kali. Laporan rekening yang dikonfirmasi pelanggan menutup pintu bagi perdebatan tentang saldo lama, dan laporan yang mereka sanggah menunjukkan masalahnya selagi masih kecil.

Ketika pelanggan tidak membayar: apa yang dikatakan hukum tentang surat sanggup

Sebagian besar faktur tertagih melalui tindak lanjut, dan sebagian tidak. Sebelum eskalasi apa pun, ketahuilah apa yang Anda pegang. Di bagian ketiga kita menjelaskan surat sanggup elektronik di platform Nafith sebagai jaminan yang dipilih pemilik untuk sebagian pelanggan, bukan untuk semuanya. Inilah yang dikatakan hukum ketika surat sanggup seperti itu tidak dibayar pada tanggalnya:

  • Surat berharga komersial adalah instrumen eksekusi. Pasal 9 Undang-Undang Eksekusi menyatakan bahwa eksekusi paksa hanya dapat dilakukan berdasarkan instrumen eksekusi untuk hak dengan jumlah tertentu yang sudah jatuh tempo, dan butir 4 mencantumkan surat berharga komersial di antara instrumen tersebut; surat sanggup adalah surat berharga komersial. Karena itu surat sanggup yang tidak dibayar dapat masuk ke eksekusi tanpa gugatan terlebih dahulu.
  • Jalur otomatis di Najiz. Panduan Kementerian Kehakiman tentang layanan permohonan eksekusi menjelaskan bahwa surat sanggup yang diterbitkan di platform elektronik yang disetujui seperti Nafith diajukan di Najiz melalui jalur otomatis (pengadilan virtual), tempat prosedurnya berjalan otomatis di bawah pengawasan majelis peradilan.
  • Debitur yang menunda-nunda. Pasal 46 Undang-Undang Eksekusi menyatakan bahwa jika debitur tidak membayar, atau tidak mengungkapkan aset yang cukup untuk melunasi utang, dalam 5 hari sejak diberi tahu tentang perintah eksekusi, ia dianggap sebagai debitur yang menunda-nunda (mumatil), dan hakim eksekusi segera memerintahkan tindakan yang mencakup larangan bepergian dan pemberitahuan kepada perusahaan informasi kredit berlisensi tentang tidak dibayarnya utang tersebut.

Itulah yang dikatakan teks-teks tersebut, bukan langkah yang diambil tim penagihan atau diputuskan oleh sistem. Yang dilakukan sistem adalah menyiapkan berkas lengkap ketika pemilik dan pengacaranya membutuhkannya: faktur, surat jalan yang ditandatangani, pengingat yang terkirim, panggilan dan hasilnya, janji yang tidak ditepati, dan laporan rekening terakhir yang dikonfirmasi pelanggan. Setiap keputusan untuk menempuh jalur hukum, entah ada surat sanggup di balik faktur itu atau tidak, beserta waktunya dan dampaknya pada hubungan, ada di tangan pengacara Anda.

Utang yang tidak pernah tertagih: apa kata Pasal 40 tentang PPN keluaran

Saat Anda menerbitkan faktur, PPN-nya masuk ke dalam SPT Anda dan Anda membayarnya kepada Otoritas, baik Anda berhasil menagih jumlahnya dari pelanggan maupun tidak. Jika utang tetap tidak tertagih, ayat 7 Pasal 40 Peraturan Pelaksanaan PPN mengizinkan Anda mengurangi PPN keluaran sebesar pajak yang dihitung atas imbalan yang tidak dibayar, dalam SPT di mana semua syarat berikut terpenuhi:

  • Anda sebelumnya telah memasukkan PPN atas penyerahan ini sebagai pajak keluaran dalam SPT Anda dan membayarnya.
  • Penyerahan dilakukan kepada orang yang tidak memiliki hubungan istimewa dengan Anda.
  • Setidaknya 12 bulan telah berlalu sejak tanggal penyerahan.
  • Anda menyerahkan sertifikat dari akuntan publik berlisensi yang diakui di Kerajaan yang menunjukkan bahwa utang tersebut telah dihapusbukukan dalam pembukuan komersial; Otoritas dapat menerima dokumen pendukung lain jika usaha Anda tidak diwajibkan menunjuk auditor.
  • Jika jumlah yang tidak dibayar melebihi 100.000 riyal dan penjual telah secara resmi memulai proses hukum tanpa hasil, teks tersebut menyatakan bahwa penjual dapat menyerahkan bukti proses itu, seperti putusan pengadilan, kepailitan debitur, atau perintah pengadilan untuk memulai prosedur resmi yang membuktikan tagihan tersebut. Rumusannya tidak memastikan apakah bukti itu wajib untuk setiap utang di atas jumlah ini, jadi tanyakan kasus Anda kepada konsultan pajak Anda.

Ayat 8 menyatakan bahwa usaha yang menggunakan basis akuntansi kas sebagaimana diatur dalam Peraturan tidak melakukan penyesuaian ini. Ayat 9 menyatakan bahwa jika Anda telah mengurangi PPN keluaran lalu kemudian menerima seluruh atau sebagian jumlahnya, PPN menjadi terutang atas yang Anda terima dalam SPT untuk masa saat pembayaran itu dilakukan, dan faktur pajak baru yang mencerminkan jumlah yang diterima harus diterbitkan. Di sisi lain ada ayat untuk pembeli yang belum membayar, yaitu ayat 10 dari pasal yang sama, yang kami bahas di bagian keenam seri pengadaan.

Dalam praktiknya, ini membutuhkan daftar, bukan ingatan. Sistem yang menyimpan tanggal penyerahan setiap faktur dan apa yang sudah tertagih atasnya akan menampilkan utang yang mendekati 12 bulan sejak penyerahannya, dengan berkas tindak lanjut lengkap terlampir, sehingga utang itu sampai ke manajer keuangan dan konsultan pajaknya sebelum SPT disiapkan, bukan sesudahnya. Penanda ini adalah peringatan, bukan putusan: apakah teks itu berlaku untuk utang tertentu, kapan utang dihapusbukukan, dan bagaimana SPT disesuaikan, diputuskan oleh konsultan pajak dan akuntan publik Anda.

Pandangan Origami

Ketika kami membangun alur kerja penagihan untuk sebuah perusahaan, kami mulai dari faktur yang lewat jatuh tempo hari ini: siapa yang menindaklanjuti masing-masing, di mana panggilan terakhir dicatat, janji pembayaran mana yang lewat tanpa ada yang menyadarinya, kapan laporan rekening terakhir dikirim, dan apakah ada pengiriman ke pelanggan yang seharusnya sedang ditahan. Jawaban-jawaban itu memetakan alur kerja saat ini sebagaimana adanya, sebelum kami menggambar satu layar pun.

Lalu kami mengubahnya menjadi satu alur kerja yang terhubung: laporan umur dari tanggal jatuh tempo dengan kelompok yang dapat diubah pemilik tanpa programmer; kalender penagihan untuk setiap faktur yang mengingatkan penanggung jawab setiap langkah pada harinya; jalur eskalasi yang jelas; penahanan pengiriman yang diterapkan sistem dan dicabut oleh pembayaran; log panggilan tempat setiap janji menjadi tanggal; laporan rekening bulanan yang dikirim dan konfirmasinya dilacak; serta daftar utang lama yang sampai ke konsultan pajak Anda sebelum SPT, semuanya terhubung ke sistem akuntansi dan faktur elektronik Anda. Ini adalah bagian dari sistem khusus yang kami bangun melalui layanan kami.

Latihan minggu ini: buat laporan umur piutang Anda secara manual

Sebelum sistem apa pun, Anda membutuhkan gambaran jujur tentang apa yang menunggu untuk ditagih. Ini latihan untuk manajer keuangan dan manajer penjualan dalam satu sesi:

  • Tarik faktur yang masih terbuka untuk dua puluh pelanggan kredit terbesar Anda, dan tentukan tanggal jatuh tempo setiap faktur dari syarat pembayaran tertulis, bukan dari tanggal terbitnya.
  • Sebar ke dalam kelompok yang Anda pilih: belum jatuh tempo, lalu kelompok lewat jatuh tempo yang sesuai dengan termin Anda, dan pisahkan jumlah yang disengketakan dan retensi.
  • Di samping setiap faktur yang lewat jatuh tempo, tuliskan kontak terakhir terkait faktur itu: kapan, siapa yang melakukannya, dan hasilnya. Jika Anda tidak menemukan catatan apa pun, tuliskan itu.
  • Kumpulkan janji pembayaran yang dibuat dalam sebulan terakhir, dan periksa berapa banyak yang ditepati tepat waktu.
  • Periksa pengiriman terbaru: apakah ada pesanan yang dikirim ke pelanggan dengan faktur lewat jatuh tempo dan tanpa pengecualian yang disetujui?

Jumlah faktur lewat jatuh tempo yang tidak ada seorang pun tahu apa yang terakhir terjadi padanya, dan jumlah janji yang tanggalnya lewat tanpa tindak lanjut, adalah titik awal untuk bagian ini.

Di bagian berikutnya dan terakhir

Setiap faktur kini memiliki umur yang dihitung dari tanggal jatuh temponya, kalender yang mengikutinya, dan log yang menyimpan setiap panggilan dan janji. Bagian ketujuh dan terakhir membahas uang ketika uang itu tiba: mencocokkan setiap transfer bank dengan faktur yang dibayarnya, apa yang harus dilakukan dengan transfer tanpa referensi atau pembayaran yang kurang dari nilai faktur, lalu tampilan arus kas minggu demi minggu dari tanggal jatuh tempo dan janji yang tercatat dibandingkan dengan pembayaran kepada pemasok, dan terakhir rencana sembilan puluh hari untuk mendigitalkan penjualan dengan urutan yang tidak pernah menghentikan penjualan satu hari pun.

Sumber