Zahlungszuordnung bedeutet, jede Überweisung, die auf Ihrem Konto eingeht, noch am Tag ihres Eingangs der Rechnung oder den Rechnungen zuzuordnen, die sie begleicht, und nicht erst am Monatsende. Das Forderungsmanagement weiß dann, wer tatsächlich bezahlt hat, und hört auf, ihn zu mahnen, jeder Betrag ohne Verwendungszweck landet in einer Warteschlange mit einem Verantwortlichen, und der Inhaber weiß, wie viel Geld in den nächsten Wochen eingeht, bevor er sich auf einen großen Einkauf festlegt. In Teil sechs erhielt jede Rechnung einen Inkassokalender und ein Protokoll der Zahlungszusagen. Dieser siebte und letzte Teil vollendet den Weg: drei Fälle, die den Abgleich durcheinanderbringen, und vier Werkzeuge, die sie lösen, dann eine wöchentliche Sicht auf den Cashflow und schließlich ein 90-Tage-Plan zur Digitalisierung des Vertriebs in einer Reihenfolge, die den Verkauf keinen einzigen Tag anhält.

Drei Fälle, in denen eingehendes Geld keine Adresse hat

In vielen Unternehmen liegt der Abgleich der Zahlungseingänge bei einer einzigen Buchhalterin oder einem Buchhalter, der den Kontoauszug öffnet, den Namen des Absenders liest und sich merkt, welcher Kunde auf welche Weise zahlt. Kontoauszug und Tabellenkalkulation sind gute Werkzeuge, und ein Buchhalter, der weiß, dass die Überweisungen eines bestimmten Kunden unter dem Namen der Muttergesellschaft eingehen, ist ein echter Wert für das Unternehmen. Doch der Abgleich gerät in drei immer wiederkehrenden Fällen ins Stolpern:

  • Eine Überweisung ohne Verwendungszweck. Ein Betrag geht unter einem abgekürzten Namen oder dem Namen einer Schwestergesellschaft des Kunden ein, ohne Rechnungsnummer. Das Geld liegt auf dem Konto, der Kunde bleibt in der Altersstrukturliste überfällig, und das Forderungsmanagement ruft ihn vielleicht morgen an, um einen Betrag einzufordern, den er bereits bezahlt hat.
  • Eine Überweisung für mehrere Rechnungen. Die Buchhaltung des Kunden bündelt die Rechnungen des Monats in einer Zahlung. Weiß niemand genau, welche Rechnungen der Betrag abdeckt, wird er nach Gutdünken auf die ältesten verteilt, sodass eine Rechnung geschlossen wird, die der Kunde gar nicht bezahlen wollte, während eine andere, die er bezahlt hat, offen bleibt.
  • Eine Zahlung unter dem Rechnungsbetrag. Der Kunde zahlt die Rechnung abzüglich des Werts einer Position, die er beanstandet: ein Artikel, der beschädigt ankam, ein Wartungsbesuch, der nach seiner Aussage nie stattfand, oder eine Menge in einer Abschlagsrechnung, die er nicht freigegeben hat. Wird der Betrag ohne Grund für sich allein erfasst, wird die Differenz zu einem kleinen Saldo, dessen Geschichte zwei Monate später niemand mehr kennt.

Nichts davon bedeutet, dass der Kunde etwas verbirgt. Seine Buchhaltung arbeitet auf ihre eigene Weise und zahlt so, wie sie es immer getan hat. Die Antwort besteht darin, ihr einen Weg zu geben, auf dem jede Überweisung ihre Rechnung findet, und alles, was ohne Adresse bleibt, an einem einzigen sichtbaren Ort zu bearbeiten.

Vier Werkzeuge, mit denen jede Überweisung ihre Rechnung findet

  • Eine eigene Kontonummer je Kunde, falls Ihre Bank das anbietet. Stellt Ihre Bank virtuelle Kontonummern bereit, die mit Ihrem Hauptkonto verknüpft sind, geben Sie jedem Kunden eine eigene Nummer, die auf seinen Rechnungen und seinem Kontoauszug steht. Die Überweisung gibt ihren Absender dann über die Nummer zu erkennen, auf der sie eingegangen ist, auch wenn der Zahler gar keinen Verwendungszweck angegeben hat. Fragen Sie Ihre Bank nach dem Dienst und seinen Bedingungen, bevor Sie darauf aufbauen.
  • Ein Zahlungsavis vom Kunden. Bitten Sie die Buchhaltung des Kunden, mit jeder Überweisung ein Avis der beglichenen Rechnungen und des jeweiligen Betrags zu senden, und zwar an eine einzige, für Zahlungseingänge reservierte E-Mail-Adresse statt an das Postfach des Vertriebsmitarbeiters. Drucken Sie diese Bitte und die im Verwendungszweck anzugebende Rechnungsnummer auf die Rechnung selbst und auf den monatlichen Kontoauszug, damit die Bitte mit jedem Dokument mitreist.
  • Ein täglicher Import des Kontoauszugs. Statt den Kontoauszug am Monatsende zu öffnen, gelangen die Umsätze jedes Tages noch am selben Tag ins System: als Datei aus dem Firmenkundenportal der Bank oder über eine direkte Anbindung, wo es eine gibt. Das von der Saudi-Arabischen Zentralbank herausgegebene Open-Banking-Rahmenwerk konzentrierte sich in seiner ersten Fassung auf den Kontoinformationsdienst, mit dem Bankkunden ihre Finanzdaten sicher mit einem Drittanbieter teilen können, wie wir in Open Banking in Saudi-Arabien erläutert haben. Das System schlägt dann eine Zuordnung vor, anhand der Rechnungsnummer im Verwendungszweck, des eigenen Kontos des Kunden oder eines Betrags, der genau einer offenen Rechnung dieses Kunden entspricht, und der Buchhalter gibt sie frei.
  • Nicht zugeordnete Zahlungen als sichtbare Warteschlange mit Verantwortlichem. Jeder Betrag, dessen Rechnung unbekannt ist, kommt in eine einzige Warteschlange, nicht auf ein Verrechnungskonto, das im Stillen wächst. Jede Zeile hat einen Verantwortlichen, der sie verfolgt, und ein Datum, und ist der Kunde bekannt, die Rechnungen aber nicht, erscheint der Kunde in der Altersstrukturliste mit einer Markierung: Zahlung eingegangen, Zuordnung ausstehend. Der Inkassokalender hört auf, ihn zu mahnen, bis das geklärt ist, und der Inhaber entscheidet, ob die Liefersperre aus Teil drei vor oder nach der Zuordnung aufgehoben wird.

Eine Zahlung unter dem Rechnungsbetrag: Eingang zuordnen, Differenz protokollieren

Zahlt ein Kunde weniger als den Rechnungsbetrag, schließen Sie die Rechnung nicht und mahnen Sie die Differenz nicht an, bevor Sie den Grund kennen. Ordnen Sie den eingegangenen Betrag den unstrittigen Positionen zu und tragen Sie die Differenz mit Grund, Verantwortlichem und Datum in das Reklamationsprotokoll aus Teil fünf ein. Endet die Reklamation zu Ihren Gunsten, kehrt die Differenz mit ihrem Nachweis, etwa dem unterschriebenen Lieferschein, in den Inkassokalender zurück. Endet sie in einem Rabatt oder einer Rücksendung, ist das einer der Fälle, die nach Absatz 1 von Artikel 40 der Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer den Wert einer Lieferung ändern, wozu auch eine nach dem Verkauf vereinbarte Minderung gehört; daher wird eine Gutschrift ausgestellt, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Artikel 54, Absätze 1 und 4), und zwar spätestens am 15. Tag des Monats nach dem Ereignis (Artikel 54, Absatz 6).

Auch der umgekehrte Fall kommt vor: eine Überweisung, die die offenen Rechnungen übersteigt, oder eine Vorauszahlung vor der Lieferung, wie sie manche Bauverträge vorsehen. Die Differenz wird als Guthaben auf den Namen des Kunden erfasst, erscheint auf seinem Kontoauszug und wird mit seiner nächsten Rechnung verrechnet oder per genehmigter Entscheidung erstattet; sie verschwindet nicht im allgemeinen Konto. Jede steuerliche Behandlung einer Vorauszahlung oder eines an den Kunden erstatteten Guthabens ist eine Frage für Ihren Steuerberater.

Cashflow Woche für Woche: die Zahl vor jeder großen Verpflichtung

Sobald die Zahlungseingänge täglich abgeglichen werden, verfügt das Unternehmen über das genaueste Wissen, das es über eingehendes Geld haben kann. Eine Liquiditätsübersicht fasst es in einer einzigen Tabelle zusammen, Woche für Woche, über einen Zeitraum, den der Inhaber wählt, zum Beispiel ein Quartal, aus drei Quellen von Zuflüssen:

  • Noch nicht fällige Rechnungen, jeweils in der Woche ihrer Fälligkeit, berechnet aus den Zahlungsbedingungen, die der Inhaber in Teil drei für jeden Kunden festgelegt hat.
  • Erfasste Zahlungszusagen zu überfälligen Rechnungen aus Teil sechs, in der Woche ihrer Fälligkeit, in einer eigenen Zeile, weil sie ein Versprechen und kein Anspruch sind.
  • Strittige Beträge und Einbehalte, außerhalb der Prognose, bis die Reklamation geklärt oder die Freigabebedingung erfüllt ist, in einer Zeile nur zur Information.

Ihnen gegenüber stehen die Abflüsse: der geplante Zahlungslauf an Lieferanten, den wir in der Einkaufsserie in Lieferanten pünktlich bezahlen und Kontoauszüge abstimmen aufgebaut haben, mit den jede Woche fälligen Lieferantenrechnungen, dazu feste Verpflichtungen wie Gehälter und Miete. Die Lücke zwischen erwarteten Zuflüssen und geplanten Abflüssen jeder Woche ist die Zahl, die der Inhaber braucht, bevor er eine große Bestellung unterschreibt oder ein Projekt annimmt, das eine Vorfinanzierung erfordert. Eine Woche, die einen Fehlbetrag einen Monat im Voraus zeigt, lässt Zeit, einen Zahlungseingang zu beschleunigen oder eine Zahlung zu verschieben; ein am selben Tag entdeckter Fehlbetrag lässt nur noch einen Bankkredit und dessen Kosten.

Damit die Zahl ehrlich bleibt, vergleichen Sie jede Woche, was Sie erwartet haben, mit dem, was tatsächlich eingegangen ist, Kunde für Kunde. Eine wiederkehrende Abweichung bei einem bestimmten Kunden zeigt Ihnen, wie weit Sie sich bei der Planung auf seine Zusagen verlassen können, und ist ein Gespräch, das der Kundenbetreuer mit ihm führen sollte, kein Urteil über den Kunden.

Wo KI ins Spiel kommt

Ist die Kette in Ordnung, hat KI bei den Zahlungseingängen echte Arbeit zu leisten: Zahlungsavise lesen, die in E-Mails oder deren Anhängen eintreffen, und die Rechnungsnummern herausziehen, für eine Überweisung ohne Verwendungszweck eine Zuordnung anhand von Betrag, Datum und bisherigem Zahlungsverhalten des Kunden vorschlagen und Erinnerungen im Ton Ihres Teams entwerfen, die das Team prüft, bevor irgendetwas verschickt wird.

Doch dieser Nutzen kommt nach der Kette, nicht davor. Ein Zuordnungsvorschlag braucht einen Kunden mit einem einzigen Stammsatz statt drei Namen, Rechnungen, die aus einer bestätigten Lieferung entstehen, und Reklamationen, die mit ihren Gründen protokolliert sind. Bei unordentlichen Daten schlägt KI mit voller Überzeugung falsche Zuordnungen vor. Und ein Vorschlag bleibt ein Vorschlag: Der Buchhalter gibt ihn frei, und die Entscheidung bleibt bei einem Menschen.

Die Sicht von Origami

Wenn wir den Vertriebszyklus für ein Unternehmen aufbauen, bauen wir den Abgleich und die Liquiditätsübersicht am Ende, nicht am Anfang. Der Grund: Das Dashboard liest, was die Stationen davor erzeugen, und ein Dashboard auf einer doppelten Kundenliste und Rechnungen ohne Bezug zu einer Lieferung liefert elegante Zahlen, denen niemand traut, sodass der Inhaber wieder den Buchhalter fragt.

Deshalb beginnen wir mit dem Kundenstammsatz und der Preisliste und bauen jede Station auf der vorherigen auf, ausgerichtet darauf, wie das Unternehmen tatsächlich verkauft: wer Rabatte freigibt, wer vor Ort die Lieferung unterschreibt und wie Überweisungen und Kontoauszüge ankommen. Der Zyklus wird an Ihr Buchhaltungssystem und Ihre E-Rechnungsstellung angebunden, statt sie zu ersetzen. Das ist Teil der maßgeschneiderten Systeme, die wir über unsere Leistungen entwickeln.

Ein 90-Tage-Plan in einer Reihenfolge, die den Verkauf nie anhält

Die Versuchung ist groß, den ganzen Zyklus an einem einzigen Tag einzuschalten. Die Reihenfolge, die den täglichen Verkauf schützt, ist die, die wir in Was zuerst umziehen? Eine Migrationsreihenfolge, die den Betrieb am Laufen hält beschrieben haben: zuerst die Stammdaten, dann die Bewegungsdaten. Jede Stufe kann mit einer Filiale oder einer Kundengruppe beginnen, bevor sie auf das ganze Unternehmen ausgerollt wird.

  • Erster Monat: Kundenstammsatz, Preisliste, Angebotsfreigabe und Kreditlimits. Der Kundenstamm wird vereinheitlicht und Dubletten werden zusammengeführt, und jeder Kunde erhält nach den beiden kostenlosen amtlichen Prüfungen aus Teil drei seine Umsatzsteuernummer und seine Handelsregistereintragung, seine Zahlungsbedingungen und die Person, die Rechnungen entgegennehmen darf. Eine einzige Preisliste und die Rabattbefugnis aus Teil zwei werden freigegeben, der Inhaber legt das Kreditlimit jedes Kunden fest, und Angebote werden danach im System erstellt und freigegeben. Lieferung, Rechnungsstellung und Forderungsmanagement laufen in diesem Monat weiter wie bisher, also steht nichts still.
  • Zweiter Monat: Liefernachweis, Rechnung aus der Lieferung und Reklamationsprotokoll. Der Kunde unterschreibt die Lieferung oder die abgeschlossene Arbeit auf einem Smartphone, der Rechnungsentwurf wird aus der bestätigten Lieferung erzeugt, und jeder Einwand erhält eine Zeile mit Grund und Verantwortlichem. Der wichtigste Schritt in diesem Monat ist die Erfassung der vor dem System ausgestellten offenen Rechnungen als Eröffnungssalden je Kunde mit ihren Fälligkeitsdaten; sonst beginnt die Altersstrukturliste vom ersten Tag an unvollständig.
  • Dritter Monat: Inkassokalender, Kundenkontoauszüge, Zahlungszuordnung, danach das Cashflow-Dashboard. Der Inkassokalender startet für jede Rechnung, der erste monatliche Kontoauszug geht hinaus, der Bankauszug wird täglich importiert, und die Warteschlange für nicht zugeordnete Zahlungen wird eröffnet. Am Monatsende, sobald jede Station ihre Daten liefert, geht das Cashflow-Dashboard an den Start.

Jede Stufe hat ein angekündigtes, vom Inhaber festgelegtes Datum, ab dem der alte Weg endet: Ab einem bestimmten Datum geht kein Rabatt mehr hinaus außer über das System, und ab einem anderen wird keine Rechnung mehr ausgestellt außer aus einer bestätigten Lieferung. Ohne angekündigtes Datum laufen beide Wege nebeneinander weiter, und der bequemere gewinnt. Prüfen Sie am Ende jedes Monats drei Kennzahlen, die Sie direkt aus dem System ablesen: wie viele Rechnungen aus einer bestätigten Lieferung ausgestellt wurden, wie viele Überweisungen am Tag ihres Eingangs zugeordnet wurden und wie viele Reklamationen ihr Datum überschritten haben. Die Richtung dieser Zahlen von Monat zu Monat ist ehrlicher als jedes Ziel, das Sie zu Beginn festlegen.

Was vor dem System in Dateien, E-Mails und auf Papier existierte, wird nach dem Umzug nicht gelöscht. Absatz 1 von Artikel 66 der Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer verlangt, Rechnungen, Aufzeichnungen und Buchungsbelege mindestens 6 Jahre ab dem Ende des Steuerzeitraums aufzubewahren, auf den sie sich beziehen. Das alte Archiv bleibt aufbewahrt und erreichbar, und alles, was die besondere Lage Ihres Unternehmens betrifft, ist eine Frage für Ihren Buchhalter oder Steuerberater.

Abschluss der Serie

In sieben Teilen sind wir den Vertriebszyklus Station für Station abgegangen: Wir haben seine sieben Stationen kartiert und gezeigt, wo das Geld an jeder davon stockt, dann das Angebot und die Rabattbefugnis, dann Kreditlimits und Sicherheiten vor dem Verkauf auf Ziel, dann den Liefernachweis und die Rechnung, die von ihm ausgeht, dann die pünktliche Rechnung und das Reklamationsprotokoll, dann die Altersstruktur der Forderungen und den Inkassokalender und zuletzt die Zahlungszuordnung, die Liquiditätsübersicht und den Plan, alles umzusetzen.

Die Erkenntnis, die es wert ist, behalten zu werden: Den Vertrieb zu digitalisieren heißt nicht, den Kunden oder dem Vertriebsteam zu misstrauen. Es bedeutet, dass jeder Riyal, auf den Sie warten, einen schriftlich festgelegten Weg vom Angebot bis zum Bankkonto hat, auf dem jeder seine Rolle kennt und der Inhaber das Geld kommen sieht, bevor er sich festlegt, und nicht erst, wenn er es braucht. Der Anfang ist ein kleiner Schritt, den Sie diese Woche gehen können: Nehmen Sie die Kundenüberweisungen des letzten Monats und zählen Sie, wie viele am Tag ihres Eingangs ihrer Rechnung zugeordnet wurden und wie viele noch warten.

Quellen