Um relatório de aging de contas a receber mostra cada fatura em aberto pela sua idade, contada a partir da data de vencimento, em faixas escolhidas pelo dono, para que quem acompanha a cobrança saiba por onde começar hoje. Mas o relatório sozinho não cobra nada. O que cobra é um calendário para cada fatura: um lembrete antes do vencimento, no dia e depois, em seguida uma escalada conhecida para o gerente da conta e para o dono, um bloqueio de novas entregas aplicado pelo sistema, um registro de cada ligação com seu resultado e qualquer data de pagamento que o cliente tenha prometido, e um extrato mensal que confirma o saldo. E se mesmo assim a dívida continuar sem pagamento, esta parte mostra o que a lei diz sobre uma nota promissória não paga e sobre o IVA de uma dívida que nunca foi recebida.

Do registro de disputas ao acompanhamento de cada fatura

Na quinta parte a fatura passou a sair no prazo e a chegar à pessoa autorizada a aprová-la, e cada disputa ganhou um responsável e uma data. Falta o que vem depois: uma fatura correta, sem disputa, entregue à pessoa certa, que ainda não venceu, ou que venceu e cuja data já passou. Em muitas empresas, o acompanhamento dessas faturas mora na memória de uma pessoa ou em uma planilha atualizada no fim do mês. A planilha é uma boa ferramenta, e um contador que conhece cada cliente pelo nome é um valor real para a empresa, mas a memória falha em três pontos que se repetem sempre:

  • A prioridade vai para quem atende o telefone. A equipe liga para o cliente cujo número conhece e que responde rápido, enquanto as faturas dos clientes menos responsivos crescem sem que ninguém pergunte por elas.
  • Uma promessa de pagamento que ninguém acompanha. A pessoa no cliente diz que o pagamento sai na quinta-feira, a quinta-feira passa e só quem ouviu a promessa sabe que aquilo era uma data.
  • Uma nova entrega para um cliente em atraso. O depósito ou a equipe da obra não vê as faturas vencidas, então um novo pedido sai para um cliente cujas entregas deveriam parar até ele pagar ou até uma exceção ser aprovada, como combinamos na terceira parte.

Nada disso significa que o cliente está fugindo do pagamento ou que sua equipe é descuidada. A maioria dos atrasos, como vimos nesta série, é um documento faltando, uma fatura com a pessoa errada ou uma disputa sem responsável. Um acompanhamento organizado revela essas causas cedo, antes que uma fatura pequena vire um saldo antigo cuja história ninguém lembra.

O relatório de aging: pela data de vencimento, em faixas definidas pelo dono

A idade de uma dívida é contada a partir da data de vencimento da fatura, não da data de emissão. Uma fatura emitida há um mês cujo prazo ainda não terminou não está vencida, enquanto uma emitida há duas semanas com prazo mais curto pode estar vencida hoje. Por isso, um relatório correto parte dos prazos de pagamento que o dono definiu para cada cliente na terceira parte: o sistema calcula a data de vencimento de cada fatura a partir da data dela e dos prazos do cliente, e depois distribui o saldo em faixas:

  • A vencer. Esta faixa também importa, porque é o que você espera receber nas próximas semanas.
  • Vencido, dividido em faixas de tempo que o dono define conforme seus próprios prazos de pagamento e o perfil dos seus clientes. Nenhum conjunto de faixas serve para todas as empresas: um distribuidor que vende com prazos curtos precisa de faixas mais estreitas do que uma construtora que espera a aprovação das medições.
  • Em disputa, puxado à parte do registro de disputas da quinta parte, para não se misturar com os valores vencidos comuns e para que a cobrança não corra atrás dele antes de ser resolvido.
  • Retenções de uma construtora, em uma linha separada com sua condição de liberação, porque são dinheiro ainda não exigível, e não uma dívida vencida.

O relatório é lido em dois níveis: o do cliente, para ver quem deve o maior saldo vencido, e o da fatura, para ver de qual fatura específica se trata e qual é a sua história. Uma única linha de um bom relatório responde a três perguntas sem abrir outro arquivo: quantos dias a fatura tem, se está em disputa e o que aconteceu com ela por último e quando.

O calendário de cobrança: o que acontece com cada fatura, e em que dia

O relatório é uma foto de hoje; o calendário de cobrança é o que acontece amanhã. Cada fatura recebe um calendário que começa no dia em que é emitida. O dono define as etapas e os prazos para cada cliente ou grupo de clientes, e o sistema lembra o responsável por cada etapa no dia dela:

  • Antes do vencimento: uma mensagem para a pessoa autorizada no cliente com o número da fatura, o valor e a data de vencimento, junto com uma cópia da fatura e do comprovante de entrega assinado. Essa mensagem detecta cedo uma fatura que nunca chegou ou que está sem algum documento, e é a etapa mais fácil do calendário e a de maior efeito.
  • No dia do vencimento: um lembrete curto de que a fatura vence hoje.
  • Depois do vencimento: uma ligação da equipe de cobrança e depois um lembrete por escrito, nos momentos definidos pelo dono.
  • Escalada: se a fatura passar de um ponto definido sem pagamento e sem promessa registrada, ela vai para o gerente da conta que conhece o cliente e depois para o dono ou para quem ele delegar.

Mensagens automáticas não significam que a relação perde o toque pessoal. Sua equipe escreve cada mensagem com a própria voz, ela sai por um canal que o cliente conhece, como e-mail ou WhatsApp, e a ligação continua sendo uma ligação feita por alguém que conhece o cliente. O que muda é que ninguém precisa lembrar que hoje é a data desta fatura. É a mesma lógica que descrevemos para aluguéis em Cobrança e renovação: um processo, não uma memória, aplicada aqui às faturas de empresas que compram de você a prazo.

A escalada é também onde entra o bloqueio de novas entregas. Na terceira parte combinamos que um pedido para em um ponto conhecido se o cliente tiver uma fatura vencida ou um saldo acima do limite. Aqui o sistema puxa o bloqueio diretamente dos dados de cobrança: o vendedor e o responsável pelo depósito ou pela obra veem que este cliente está bloqueado e por quê, e o bloqueio cai quando o pagamento é registrado, ou por meio de uma exceção registrada e aprovada, como na terceira parte. O bloqueio deixa de depender de alguém lembrar, e não continua ativo depois que o cliente pagou.

O registro de ligações, as promessas de pagamento e o extrato mensal

Cada contato com o cliente é registrado em uma linha na fatura: quem ligou, quando, com quem falou e qual foi o resultado. O resultado vem de uma lista fixa, como no registro de disputas: promessa de pagamento, pedido de documento, nova contestação passada para o registro de disputas ou sem resposta. Se o resultado for uma promessa de pagamento, a data e o valor são registrados e ela vira uma data no calendário: nesse dia o sistema confere se o dinheiro chegou e, se não chegou, a linha volta para quem registrou a promessa. As promessas registradas têm um segundo uso, ao qual voltaremos na última parte: são o que a empresa sabe com mais precisão sobre o dinheiro esperado nas próximas semanas.

Depois vem o extrato mensal, a imagem espelhada da conciliação de extratos de fornecedores que descrevemos do lado do comprador em Pagar fornecedores no calendário e conciliar extratos. No início de cada mês, cada cliente recebe um extrato com suas faturas em aberto, os pagamentos registrados, as notas de crédito e de débito e o saldo do fim do mês, com o pedido de que confirme o saldo ou explique a diferença. Qualquer diferença apontada pelo cliente é classificada da mesma forma que uma diferença no extrato de um fornecedor: uma fatura que ele nunca recebeu, um pagamento em trânsito, uma nota ainda não emitida ou uma fatura lançada duas vezes. Um extrato que o cliente confirma fecha a porta para discussões sobre saldos antigos, e um extrato que ele contesta mostra o problema enquanto ainda é pequeno.

Quando o cliente não paga: o que a lei diz sobre notas promissórias

A maioria das faturas é recebida com o acompanhamento, e algumas não. Antes de qualquer escalada, saiba o que você tem em mãos. Na terceira parte descrevemos a nota promissória eletrônica na plataforma Nafith como uma garantia que o dono escolhe para alguns clientes, não para todos. Isto é o que a lei diz quando uma dessas notas não é paga na data:

  • Títulos de crédito são títulos executivos. O artigo 9 da Lei de Execução determina que a execução forçada só pode ocorrer com base em um título executivo de um direito de valor determinado e exigível, e o item 4 inclui os títulos de crédito entre esses títulos; a nota promissória é um título de crédito. Por isso, uma nota não paga pode ir para execução sem uma ação judicial prévia.
  • A via automatizada no Najiz. O guia do Ministério da Justiça sobre os serviços de pedido de execução explica que uma nota emitida em uma plataforma eletrônica aprovada como a Nafith é protocolada no Najiz pela via automatizada (o tribunal virtual), em que os procedimentos correm automaticamente sob a supervisão da câmara judicial.
  • O devedor inadimplente. O artigo 46 da Lei de Execução determina que, se o devedor não pagar, ou não declarar bens suficientes para quitar a dívida, em até 5 dias após ser notificado da ordem de execução, ele é considerado inadimplente (mumatil), e o juiz da execução determina imediatamente medidas que incluem a proibição de viajar e a comunicação do não pagamento a uma empresa de informações de crédito licenciada.

Isso é o que os textos dizem, não uma etapa que a equipe de cobrança executa ou que o sistema decide. O que o sistema faz é preparar o dossiê completo quando o dono e o advogado precisarem: a fatura, o comprovante de entrega assinado, os lembretes enviados, as ligações e seus resultados, as promessas não cumpridas e o último extrato confirmado pelo cliente. Qualquer decisão de ir para a via judicial, haja ou não uma nota por trás da fatura, assim como o momento e o efeito disso na relação, cabe ao seu advogado.

Uma dívida que nunca foi recebida: o que o artigo 40 diz sobre o IVA sobre vendas

Quando você emite uma fatura, o IVA dela entra na sua declaração e você o paga à Autoridade, recebendo ou não o valor do cliente. Se a dívida continuar sem ser recebida, o parágrafo 7 do artigo 40 do Regulamento de Execução do IVA permite reduzir o seu IVA sobre vendas no valor do imposto calculado sobre a contraprestação não paga, na declaração em que todas estas condições forem atendidas:

  • Você incluiu antes o IVA deste fornecimento como imposto sobre vendas na sua declaração e o pagou.
  • O fornecimento foi feito a uma pessoa que não é parte relacionada a você.
  • Passaram-se pelo menos 12 meses desde a data do fornecimento.
  • Você apresenta um certificado de um contador licenciado e credenciado no Reino mostrando que a dívida foi baixada nos livros comerciais; a Autoridade pode aceitar outros documentos comprobatórios se a sua empresa não for obrigada a nomear um auditor.
  • Quando os valores não pagos passam de 100.000 riais e o vendedor iniciou formalmente medidas judiciais sem resultado, o texto diz que o vendedor pode apresentar provas dessas medidas, como uma sentença judicial, a falência do devedor ou uma ordem judicial que dê início a um procedimento formal que comprove o crédito. A redação não deixa claro se essa prova é exigida para toda dívida acima desse valor, então consulte seu consultor tributário sobre o seu caso.

O parágrafo 8 determina que a empresa que usa o regime de caixa previsto no Regulamento não faz esse ajuste. O parágrafo 9 determina que, se você reduziu o seu IVA sobre vendas e depois recebe todo o valor ou parte dele, o IVA passa a ser devido sobre o que foi recebido na declaração do período em que houve o pagamento, e uma nova fatura fiscal que reflita o valor recebido deve ser emitida. Do outro lado há um parágrafo para o comprador que não pagou, o parágrafo 10 do mesmo artigo, que tratamos na sexta parte da série de compras.

Na prática, isso exige uma lista, não memória. Um sistema que guarda a data de fornecimento de cada fatura e o que já foi recebido dela mostra as dívidas que se aproximam de 12 meses desde o fornecimento, com o dossiê completo de acompanhamento anexado, para que cheguem ao gerente financeiro e ao consultor tributário antes de a declaração ser preparada, e não depois. O sinal é um alerta, não uma decisão: se o texto se aplica a uma dívida específica, quando ela é baixada e como a declaração é ajustada, quem decide é o seu consultor tributário e o seu contador licenciado.

A visão da Origami

Quando construímos o fluxo de cobrança de uma empresa, começamos pelas faturas vencidas de hoje: quem acompanha cada uma, onde foi registrada a última ligação, qual promessa de pagamento passou sem ninguém perceber, quando foi enviado o último extrato e se saiu alguma entrega para um cliente que deveria estar bloqueado. Essas respostas mapeiam o fluxo atual como ele realmente é, antes de desenharmos uma única tela.

Depois as transformamos em um único fluxo conectado: um relatório de aging a partir do vencimento, com faixas que o dono ajusta sem programador; um calendário de cobrança para cada fatura que lembra o responsável de cada etapa no dia certo; um caminho de escalada conhecido; um bloqueio de entregas que o sistema aplica e um pagamento libera; um registro de ligações em que cada promessa vira uma data; um extrato mensal enviado e com a confirmação acompanhada; e uma lista de dívidas antigas que chega ao seu consultor tributário antes da declaração, tudo conectado ao seu sistema contábil e à faturação eletrônica. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos por meio dos nossos serviços.

Um exercício para esta semana: monte seu relatório de aging à mão

Antes de qualquer sistema, você precisa de uma imagem honesta do que está esperando para ser recebido. Este é um exercício para o gerente financeiro e o gerente comercial em uma única sessão:

  • Levante as faturas em aberto dos seus vinte maiores clientes a prazo e calcule a data de vencimento de cada fatura a partir dos prazos de pagamento por escrito, não da data de emissão.
  • Distribua-as em faixas escolhidas por você: a vencer e, depois, as faixas vencidas que combinam com os seus prazos, separando os valores em disputa e as retenções.
  • Ao lado de cada fatura vencida, anote o último contato sobre ela: quando, quem fez e qual foi o resultado. Se não encontrar nada escrito, anote isso.
  • Reúna as promessas de pagamento feitas no último mês e confira quantas foram cumpridas no prazo.
  • Verifique as entregas recentes: saiu algum pedido para um cliente com fatura vencida e sem exceção aprovada?

O número de faturas vencidas sobre as quais ninguém sabe o que aconteceu por último, e o número de promessas cuja data passou sem acompanhamento, são o ponto de partida desta parte.

Na próxima e última parte

Cada fatura agora tem uma idade contada a partir do vencimento, um calendário que a acompanha e um registro que guarda cada ligação e cada promessa. A sétima e última parte trata do dinheiro quando ele chega: como conciliar cada transferência bancária com as faturas que ela paga, o que fazer com uma transferência sem referência ou com um pagamento menor que a fatura, depois uma visão semana a semana do fluxo de caixa a partir dos vencimentos e das promessas registradas em comparação com os pagamentos a fornecedores e, por fim, um plano de noventa dias para digitalizar as vendas em uma ordem que nunca deixa de vender um único dia.

Fontes