واجب الوصول رقوم کی ایجنگ رپورٹ ہر غیر ادا شدہ انوائس کو اس کی عمر کے مطابق دکھاتی ہے، جو اس کی مقررہ تاریخِ ادائیگی سے گنی جاتی ہے، اور یہ ان خانوں میں ہوتی ہے جو مالک چنتا ہے، تاکہ وصولی کا فالو اپ کرنے والا شخص جانے کہ آج کہاں سے شروع کرنا ہے۔ لیکن اکیلی رپورٹ کچھ بھی وصول نہیں کرتی۔ وصولی ہر انوائس کے ایک شیڈول سے ہوتی ہے: مقررہ تاریخ سے پہلے، اس دن اور اس کے بعد یاددہانی، پھر اکاؤنٹ مینیجر اور مالک تک ایک طے شدہ ایسکلیشن، سسٹم کی طرف سے لاگو نئی ڈیلیوری پر روک، ہر کال کا اس کے نتیجے اور کسٹمر کی وعدہ کردہ کسی بھی ادائیگی کی تاریخ کے ساتھ لاگ، اور ایک ماہانہ اسٹیٹمنٹ جو بیلنس کی تصدیق کرتا ہے۔ اور اگر قرض پھر بھی ادا نہ ہو، تو یہ حصہ بتاتا ہے کہ قانون غیر ادا شدہ پرامسری نوٹ کے بارے میں اور کبھی وصول نہ ہونے والے قرض پر VAT کے بارے میں کیا کہتا ہے۔

تنازعات کے لاگ سے ہر انوائس کے فالو اپ تک

پانچویں حصے میں انوائس وقت پر جانے لگی اور اسے منظور کرنے کے مجاز شخص تک پہنچنے لگی، اور ہر تنازع کو ایک ذمہ دار شخص اور ایک تاریخ ملی۔ اب وہ باقی ہے جو اس کے بعد ہوتا ہے: ایک درست انوائس، بغیر کسی تنازع کے، صحیح شخص تک پہنچی ہوئی، جو ابھی واجب نہیں ہوئی، یا واجب ہو چکی تھی اور تاریخ گزر گئی ہے۔ بہت سی کمپنیوں میں ان انوائسز کا فالو اپ کسی ایک شخص کی یادداشت میں یا مہینے کے آخر میں اپڈیٹ ہونے والی اسپریڈشیٹ میں رہتا ہے۔ اسپریڈشیٹ ایک اچھا ٹول ہے، اور ہر کسٹمر کو نام سے جاننے والا اکاؤنٹنٹ کمپنی کے لیے حقیقی قدر ہے، لیکن یادداشت تین جگہوں پر چوکتی ہے جو بار بار سامنے آتی ہیں:

  • ترجیح اسے ملتی ہے جو فون اٹھاتا ہے۔ ٹیم اس کسٹمر کو فون کرتی ہے جس کا نمبر اسے معلوم ہے اور جو جلدی جواب دیتا ہے، جبکہ کم جواب دینے والے کسٹمرز کی انوائسز بغیر کسی کے پوچھے بڑھتی جاتی ہیں۔
  • ادائیگی کا وعدہ جس کا کوئی فالو اپ نہیں کرتا۔ کسٹمر کی طرف کا شخص کہتا ہے کہ ادائیگی جمعرات کو نکل جائے گی، جمعرات گزر جاتی ہے، اور صرف وہی شخص جانتا ہے کہ یہ ایک تاریخ تھی جس نے وعدہ سنا تھا۔
  • پیچھے رہ جانے والے کسٹمر کو نئی ڈیلیوری۔ گودام یا سائٹ کی ٹیم واجب الادا انوائسز نہیں دیکھ پاتی، اس لیے ایک نیا آرڈر ایسے کسٹمر کو چلا جاتا ہے جس کی ڈیلیوریاں، جیسا کہ ہم نے تیسرے حصے میں طے کیا تھا، اس کے ادائیگی کرنے یا کسی استثنا کے منظور ہونے تک رکنی چاہیے تھیں۔

اس کا مطلب یہ نہیں کہ کسٹمر ادائیگی سے بچ رہا ہے یا آپ کی ٹیم لاپروا ہے۔ جیسا کہ ہم نے اس سیریز میں دیکھا ہے، زیادہ تر تاخیر ایک غائب دستاویز، غلط شخص کے پاس پڑی انوائس، یا بغیر ذمہ دار شخص والا تنازع ہوتی ہے۔ منظم فالو اپ ان وجوہات کو جلد سامنے لے آتا ہے، اس سے پہلے کہ ایک چھوٹی انوائس ایسے پرانے بیلنس میں بدل جائے جس کی کہانی کسی کو یاد نہ ہو۔

ایجنگ رپورٹ: مقررہ تاریخ کے مطابق، مالک کے طے کردہ خانوں میں

قرض کی عمر انوائس کی مقررہ تاریخِ ادائیگی سے گنی جاتی ہے، جاری ہونے کی تاریخ سے نہیں۔ ایک مہینہ پہلے جاری ہونے والی انوائس جس کی مدت ابھی پوری نہیں ہوئی، واجب الادا نہیں ہے، جبکہ دو ہفتے پہلے مختصر مدت پر جاری ہونے والی انوائس آج واجب الادا ہو سکتی ہے۔ اس لیے درست رپورٹ ادائیگی کی ان شرائط سے شروع ہوتی ہے جو مالک نے تیسرے حصے میں ہر کسٹمر کے لیے طے کی تھیں: سسٹم ہر انوائس کی مقررہ تاریخ اس کی تاریخ اور اس کے کسٹمر کی شرائط سے نکالتا ہے، پھر بیلنس کو خانوں میں تقسیم کرتا ہے:

  • ابھی واجب نہیں۔ یہ خانہ بھی اہم ہے، کیونکہ یہی وہ رقم ہے جس کی وصولی کی آپ آنے والے ہفتوں میں توقع کرتے ہیں۔
  • واجب الادا، وقت کے ان خانوں میں تقسیم جو مالک اپنی ادائیگی کی شرائط اور اپنے کسٹمرز کی نوعیت کے مطابق طے کرتا ہے۔ خانوں کا کوئی ایک سیٹ ہر کمپنی کے لیے درست نہیں ہوتا: مختصر شرائط پر بیچنے والے ڈسٹری بیوٹر کو اس ٹھیکیدار سے تنگ خانے چاہییں جو پیش رفت کے بلوں کی منظوری کا انتظار کرتا ہے۔
  • متنازع، پانچویں حصے کے تنازعات کے لاگ سے الگ نکالا گیا، تاکہ یہ عام واجب الادا رقوم میں نہ ملے اور وصولی کی ٹیم اس کے حل ہونے سے پہلے اس کے پیچھے نہ پڑے۔
  • ٹھیکیدار کے ریٹینشن، ایک الگ سطر میں ان کی رہائی کی شرط کے ساتھ، کیونکہ یہ واجب الادا قرض نہیں بلکہ ایسی رقم ہیں جو ابھی واجب نہیں ہوئی۔

رپورٹ دو سطحوں پر پڑھی جاتی ہے: کسٹمر کی سطح پر، یہ دیکھنے کے لیے کہ سب سے بڑا واجب الادا بیلنس کس کے ذمے ہے، اور انوائس کی سطح پر، یہ دیکھنے کے لیے کہ وہ کون سی مخصوص انوائس ہے اور اس کی کہانی کیا ہے۔ اچھی رپورٹ کی ایک سطر کوئی دوسری فائل کھولے بغیر تین سوالوں کا جواب دیتی ہے: انوائس کتنی پرانی ہے، کیا وہ متنازع ہے، اور اس کے ساتھ آخری بار کیا ہوا اور کب۔

وصولی کیلنڈر: ہر انوائس کے ساتھ کیا ہوتا ہے، اور کس دن

رپورٹ آج کی تصویر ہے؛ وصولی کیلنڈر وہ ہے جو کل ہوتا ہے۔ ہر انوائس کو ایک کیلنڈر ملتا ہے جو اس کے جاری ہونے کے دن سے شروع ہوتا ہے۔ مالک ہر کسٹمر یا کسٹمرز کے گروپ کے لیے اس کے مراحل اور اوقات طے کرتا ہے، اور سسٹم ہر مرحلے کے ذمہ دار شخص کو اس کے دن یاد دلاتا ہے:

  • مقررہ تاریخ سے پہلے: کسٹمر کے مجاز شخص کو انوائس نمبر، رقم اور مقررہ تاریخ کے ساتھ ایک پیغام، انوائس کی کاپی اور دستخط شدہ ڈیلیوری نوٹ کے ساتھ۔ یہ پیغام ایسی انوائس کو جلد پکڑ لیتا ہے جو کبھی پہنچی ہی نہیں یا جس میں کوئی دستاویز کم ہے، اور یہ کیلنڈر کا سب سے آسان اور سب سے مؤثر مرحلہ ہے۔
  • مقررہ تاریخ پر: ایک مختصر یاددہانی کہ انوائس آج واجب الادا ہے۔
  • مقررہ تاریخ کے بعد: وصولی کی ٹیم کی طرف سے ایک کال، پھر ایک تحریری یاددہانی، ان اوقات پر جو مالک طے کرے۔
  • ایسکلیشن: اگر انوائس بغیر ادائیگی اور بغیر درج شدہ وعدے کے ایک طے شدہ مقام سے آگے نکل جائے، تو وہ کسٹمر کو جاننے والے اکاؤنٹ مینیجر کے پاس جاتی ہے، پھر مالک یا اس کے نمائندے کے پاس۔

خودکار پیغامات کا مطلب یہ نہیں کہ تعلق اپنا ذاتی رنگ کھو دیتا ہے۔ آپ کی ٹیم ہر پیغام اپنے انداز میں لکھتی ہے، وہ ایسے چینل سے جاتا ہے جسے کسٹمر جانتا ہے، جیسے ای میل یا WhatsApp، اور کال اب بھی وہی کال ہے جو کسٹمر کو جاننے والا شخص کرتا ہے۔ بدلتا یہ ہے کہ کسی کو یہ یاد نہیں رکھنا پڑتا کہ آج اس انوائس کی تاریخ ہے۔ یہ وہی منطق ہے جو ہم نے کرائے کے لیے وصولی اور تجدید: یادداشت نہیں، ایک عمل میں بیان کی تھی، جسے یہاں ان کمپنیوں کی انوائسز پر لاگو کیا گیا ہے جو آپ سے ادھار پر خریدتی ہیں۔

ایسکلیشن وہی جگہ بھی ہے جہاں نئی ڈیلیوری پر روک آتی ہے۔ تیسرے حصے میں ہم نے طے کیا تھا کہ اگر کسٹمر کی کوئی انوائس مقررہ تاریخ سے آگے نکل چکی ہو یا اس کا بیلنس اس کی لمٹ سے زیادہ ہو، تو آرڈر ایک طے شدہ مقام پر رک جاتا ہے۔ یہاں سسٹم روک کو براہِ راست وصولی کے ڈیٹا سے لیتا ہے: سیلز نمائندہ اور گودام یا سائٹ کا انچارج شخص دیکھتے ہیں کہ یہ کسٹمر روک پر ہے اور کیوں، اور روک اس وقت ہٹتی ہے جب ادائیگی درج ہو جائے، یا تیسرے حصے کی طرح ایک درج شدہ اور منظور شدہ استثنا کے ذریعے۔ روک اب کسی کے یاد رکھنے پر منحصر نہیں رہتی، اور کسٹمر کے ادائیگی کرنے کے بعد بھی لگی نہیں رہتی۔

کال لاگ، ادائیگی کے وعدے اور ماہانہ اسٹیٹمنٹ

کسٹمر کے ساتھ ہر رابطہ انوائس پر ایک سطر میں درج ہوتا ہے: کس نے فون کیا، کب، کس سے بات ہوئی، اور نتیجہ کیا رہا۔ نتیجہ تنازعات کے لاگ کی طرح ایک طے شدہ فہرست سے آتا ہے: ادائیگی کا وعدہ، کسی دستاویز کی درخواست، تنازعات کے لاگ کو بھیجا گیا کوئی نیا اعتراض، یا کوئی جواب نہیں۔ اگر نتیجہ ادائیگی کا وعدہ ہے، تو اس کی تاریخ اور رقم درج ہوتی ہے اور وہ کیلنڈر میں ایک تاریخ بن جاتا ہے: اس دن سسٹم جانچتا ہے کہ رقم آئی یا نہیں، اور اگر نہیں آئی، تو سطر اسی شخص کے پاس لوٹ جاتی ہے جس نے وعدہ درج کیا تھا۔ درج شدہ وعدوں کا ایک دوسرا استعمال بھی ہے جس پر ہم آخری حصے میں واپس آئیں گے: آنے والے ہفتوں میں متوقع رقم کے بارے میں کمپنی جو کچھ جانتی ہے، ان میں یہ سب سے درست معلومات ہیں۔

پھر ماہانہ اسٹیٹمنٹ، جو سپلائر اسٹیٹمنٹ کے ملان کا آئینہ ہے جسے ہم نے خریدار کی طرف سے سپلائرز کو شیڈول پر ادائیگی اور اسٹیٹمنٹس کا ملان میں بیان کیا تھا۔ ہر مہینے کے آغاز میں ہر کسٹمر کو اس کی کھلی انوائسز، درج شدہ ادائیگیوں، کریڈٹ اور ڈیبٹ نوٹس، اور مہینے کے آخر کے بیلنس کا اسٹیٹمنٹ ملتا ہے، ساتھ میں بیلنس کی تصدیق کرنے یا فرق کی وضاحت کرنے کی درخواست۔ کسٹمر جو بھی فرق بتائے، اسے سپلائر اسٹیٹمنٹ کے فرق کی طرح ہی درجہ بند کیا جاتا ہے: ایسی انوائس جو اسے کبھی ملی نہیں، راستے میں موجود ادائیگی، ایسا نوٹ جو ابھی جاری نہیں ہوا، یا دو بار درج ہونے والی انوائس۔ جس اسٹیٹمنٹ کی کسٹمر تصدیق کر دے، وہ پرانے بیلنس پر بحث کا دروازہ بند کر دیتا ہے، اور جس پر وہ اعتراض کرے، وہ مسئلے کو اس وقت دکھا دیتا ہے جب وہ ابھی چھوٹا ہوتا ہے۔

جب کسٹمر ادائیگی نہ کرے: پرامسری نوٹس کے بارے میں قانون کیا کہتا ہے

زیادہ تر انوائسز فالو اپ سے وصول ہو جاتی ہیں، اور کچھ نہیں ہوتیں۔ کسی بھی ایسکلیشن سے پہلے جان لیں کہ آپ کے پاس کیا ہے۔ تیسرے حصے میں ہم نے Nafith پلیٹ فارم پر الیکٹرانک پرامسری نوٹ کو ایک ایسی ضمانت کے طور پر بیان کیا تھا جو مالک کچھ کسٹمرز کے لیے چنتا ہے، سب کے لیے نہیں۔ جب ایسا نوٹ اپنی تاریخ پر ادا نہ ہو، تو قانون یہ کہتا ہے:

  • تجارتی کاغذات قابلِ نفاذ دستاویزات ہیں۔ قانونِ نفاذ کی دفعہ 9 کہتی ہے کہ جبری نفاذ صرف کسی معین رقم کے واجب الادا حق کی قابلِ نفاذ دستاویز پر ہی ہو سکتا ہے، اور شق 4 تجارتی کاغذات کو ان دستاویزات میں شمار کرتی ہے؛ پرامسری نوٹ ایک تجارتی کاغذ ہے۔ اس لیے غیر ادا شدہ نوٹ پہلے مقدمہ دائر کیے بغیر نفاذ میں جا سکتا ہے۔
  • Najiz پر خودکار ٹریک۔ نفاذ کی درخواست کی خدمات کے بارے میں وزارتِ انصاف کی گائیڈ وضاحت کرتی ہے کہ Nafith جیسے منظور شدہ الیکٹرانک پلیٹ فارم پر جاری نوٹ Najiz پر خودکار ٹریک (ورچوئل عدالت) کے ذریعے دائر کیا جاتا ہے، جہاں کارروائیاں عدالتی بینچ کی نگرانی میں خود بخود چلتی ہیں۔
  • ٹال مٹول کرنے والا مقروض۔ قانونِ نفاذ کی دفعہ 46 کہتی ہے کہ اگر مقروض نفاذ کے حکم کی اطلاع ملنے کے 5 دن کے اندر ادائیگی نہ کرے، یا قرض چکانے کے لیے کافی اثاثے ظاہر نہ کرے، تو اسے ٹال مٹول کرنے والا (مماطل) سمجھا جاتا ہے، اور نفاذ کا جج فوری طور پر ایسے اقدامات کا حکم دیتا ہے جن میں سفری پابندی اور کسی لائسنس یافتہ کریڈٹ انفارمیشن کمپنی کو عدم ادائیگی کی اطلاع دینا شامل ہے۔

یہ وہ ہے جو متون کہتے ہیں، نہ کہ کوئی ایسا قدم جو وصولی کی ٹیم اٹھاتی ہے یا سسٹم طے کرتا ہے۔ سسٹم جو کرتا ہے وہ یہ ہے کہ ضرورت پڑنے پر مالک اور اس کے وکیل کے لیے مکمل فائل تیار کرے: انوائس، دستخط شدہ ڈیلیوری نوٹ، بھیجی گئی یاددہانیاں، کالز اور ان کے نتائج، پورے نہ ہونے والے وعدے، اور آخری اسٹیٹمنٹ جس کی کسٹمر نے تصدیق کی۔ قانونی راستہ اختیار کرنے کا کوئی بھی فیصلہ، چاہے انوائس کے پیچھے نوٹ ہو یا نہ ہو، اور اس کا وقت اور تعلق پر اس کا اثر، آپ کے وکیل کے ہاتھ میں ہے۔

کبھی وصول نہ ہونے والا قرض: آؤٹ پٹ VAT کے بارے میں دفعہ 40 کیا کہتی ہے

جب آپ انوائس جاری کرتے ہیں، تو اس کا VAT آپ کے ریٹرن میں جاتا ہے اور آپ اسے اتھارٹی کو ادا کرتے ہیں، چاہے آپ کسٹمر سے رقم وصول کریں یا نہ کریں۔ اگر قرض وصول نہ ہو، تو VAT کے نفاذی ضوابط کی دفعہ 40 کا پیراگراف 7 آپ کو غیر ادا شدہ معاوضے پر حساب کیے گئے ٹیکس کے برابر اپنا آؤٹ پٹ VAT کم کرنے کی اجازت دیتا ہے، اس ریٹرن میں جس میں یہ تمام شرائط پوری ہوں:

  • آپ نے اس فراہمی کا VAT پہلے ہی آؤٹ پٹ ٹیکس کے طور پر اپنے ریٹرن میں شامل کر کے ادا کر دیا ہو۔
  • فراہمی ایسے شخص کو کی گئی ہو جو آپ سے متعلق نہیں ہے۔
  • فراہمی کی تاریخ سے کم از کم 12 مہینے گزر چکے ہوں۔
  • آپ مملکت میں منظور شدہ کسی لائسنس یافتہ چارٹرڈ اکاؤنٹنٹ کا سرٹیفکیٹ پیش کریں جو دکھائے کہ قرض تجارتی کھاتوں میں بٹے کھاتے میں ڈال دیا گیا ہے؛ اگر آپ کے کاروبار پر آڈیٹر مقرر کرنا لازم نہیں، تو اتھارٹی دیگر معاون دستاویزات قبول کر سکتی ہے۔
  • جہاں غیر ادا شدہ رقوم 100,000 ریال سے زیادہ ہوں اور فروخت کنندہ نے باضابطہ طور پر قانونی کارروائی شروع کی ہو جس کا کوئی نتیجہ نہ نکلا ہو، وہاں متن کہتا ہے کہ فروخت کنندہ اس کارروائی کا ثبوت پیش کر سکتا ہے، جیسے عدالت کا فیصلہ، مقروض کا دیوالیہ پن، یا دعوے کو ثابت کرنے والا باضابطہ طریقۂ کار شروع کرنے کا عدالتی حکم۔ الفاظ یہ طے نہیں کرتے کہ یہ ثبوت اس رقم سے زیادہ کے ہر قرض کے لیے ضروری ہے یا نہیں، اس لیے اپنے معاملے کے بارے میں اپنے ٹیکس مشیر سے پوچھیں۔

پیراگراف 8 کہتا ہے کہ ضوابط میں مقرر نقد اکاؤنٹنگ کی بنیاد استعمال کرنے والا کاروبار یہ ایڈجسٹمنٹ نہیں کرتا۔ پیراگراف 9 کہتا ہے کہ اگر آپ نے اپنا آؤٹ پٹ VAT کم کر دیا اور بعد میں پوری رقم یا اس کا کچھ حصہ وصول کرتے ہیں، تو جو آپ کو ملا اس پر VAT اس مدت کے ریٹرن میں واجب ہو جاتا ہے جس میں ادائیگی ہوئی، اور وصول شدہ رقم کو ظاہر کرنے والی ایک نئی ٹیکس انوائس جاری کرنی ہوگی۔ دوسری طرف اس خریدار کے لیے بھی ایک پیراگراف ہے جس نے ادائیگی نہیں کی، یعنی اسی دفعہ کا پیراگراف 10، جس کا احاطہ ہم نے خریداری کی سیریز کے چھٹے حصے میں کیا تھا۔

عملی طور پر اس کے لیے یادداشت نہیں، ایک فہرست چاہیے۔ جو سسٹم ہر انوائس کی فراہمی کی تاریخ اور اس پر ہونے والی وصولی رکھتا ہے، وہ ان قرضوں کو دکھاتا ہے جو اپنی فراہمی سے 12 مہینے کے قریب پہنچ رہے ہیں، مکمل فالو اپ فائل کے ساتھ، تاکہ وہ ریٹرن تیار ہونے سے پہلے، نہ کہ بعد میں، فنانس مینیجر اور ان کے ٹیکس مشیر تک پہنچیں۔ یہ نشان ایک تنبیہ ہے، کوئی فیصلہ نہیں: متن کسی خاص قرض پر لاگو ہوتا ہے یا نہیں، اسے کب بٹے کھاتے میں ڈالا جائے اور ریٹرن کو کیسے ایڈجسٹ کیا جائے، یہ آپ کا ٹیکس مشیر اور آپ کا چارٹرڈ اکاؤنٹنٹ طے کرتے ہیں۔

Origami کا نقطۂ نظر

جب ہم کسی کمپنی کے لیے وصولی کا ورک فلو بناتے ہیں، تو ہم اس کی آج کی واجب الادا انوائسز سے شروع کرتے ہیں: ہر ایک کا فالو اپ کون کر رہا ہے، آخری کال کہاں درج ہوئی، ادائیگی کا کون سا وعدہ کسی کے نوٹس کیے بغیر گزر گیا، آخری اسٹیٹمنٹ کب بھیجا گیا، اور کیا کسی ایسے کسٹمر کو ڈیلیوری گئی جسے روک پر ہونا چاہیے تھا۔ یہ جوابات موجودہ ورک فلو کا نقشہ ویسا ہی کھینچتے ہیں جیسا وہ حقیقت میں ہے، اس سے پہلے کہ ہم ایک بھی اسکرین بنائیں۔

پھر ہم انہیں ایک جڑے ہوئے ورک فلو میں بدلتے ہیں: مقررہ تاریخ سے بنی ایجنگ رپورٹ، جس کے خانے مالک کسی پروگرامر کے بغیر بدل سکے؛ ہر انوائس کے لیے وصولی کیلنڈر، جو ہر مرحلے کے ذمہ دار شخص کو اس کے دن یاد دلائے؛ ایک طے شدہ ایسکلیشن راستہ؛ ڈیلیوری پر روک جسے سسٹم لگائے اور ادائیگی ہٹائے؛ کال لاگ جس میں ہر وعدہ ایک تاریخ بن جائے؛ ماہانہ اسٹیٹمنٹ جو بھیجا جائے اور جس کی تصدیق پر نظر رکھی جائے؛ اور پرانے قرضوں کی فہرست جو ریٹرن سے پہلے آپ کے ٹیکس مشیر تک پہنچے، اور یہ سب آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم اور ای انوائسنگ سے جڑا ہو۔ یہ ان کسٹم سسٹمز کا حصہ ہے جو ہم اپنی خدمات کے ذریعے بناتے ہیں۔

اس ہفتے کی مشق: اپنی ایجنگ رپورٹ ہاتھ سے بنائیں

کسی بھی سسٹم سے پہلے، آپ کو اس بات کی ایماندارانہ تصویر چاہیے کہ وصولی کے لیے کیا انتظار کر رہا ہے۔ یہ فنانس مینیجر اور سیلز مینیجر کے لیے ایک ہی نشست کی مشق ہے:

  • کھلی انوائسز نکالیں اپنے بیس سب سے بڑے ادھار کسٹمرز کی، اور ہر انوائس کی مقررہ تاریخ تحریری ادائیگی کی شرائط سے نکالیں، اس کے جاری ہونے کی تاریخ سے نہیں۔
  • انہیں خانوں میں تقسیم کریں جو آپ چنیں: ابھی واجب نہیں، پھر تاخیر کے وہ خانے جو آپ کی شرائط کے مطابق ہوں، اور متنازع رقوم اور ریٹینشن الگ رکھیں۔
  • ہر واجب الادا انوائس کے آگے آخری رابطہ لکھیں جو اس کے بارے میں ہوا: کب، کس نے کیا، اور نتیجہ کیا رہا۔ اگر کچھ لکھا ہوا نہ ملے، تو یہی لکھ دیں۔
  • ادائیگی کے وعدے جمع کریں جو پچھلے مہینے کیے گئے، اور جانچیں کہ ان میں سے کتنے وقت پر پورے ہوئے۔
  • حالیہ ڈیلیوریاں جانچیں: کیا کوئی آرڈر ایسے کسٹمر کو گیا جس کی انوائس واجب الادا تھی اور کوئی منظور شدہ استثنا نہیں تھا؟

ان واجب الادا انوائسز کی تعداد جن کے بارے میں کوئی نہیں جانتا کہ آخری بار کیا ہوا، اور ان وعدوں کی تعداد جن کی تاریخ بغیر فالو اپ کے گزر گئی، اس حصے کی بنیادی سطح ہیں۔

اگلے اور آخری حصے میں

اب ہر انوائس کی ایک عمر ہے جو اس کی مقررہ تاریخ سے گنی جاتی ہے، ایک کیلنڈر ہے جو اس کا پیچھا کرتا ہے، اور ایک لاگ ہے جو ہر کال اور وعدے کو محفوظ رکھتا ہے۔ ساتواں اور آخری حصہ اس رقم کے بارے میں ہے جب وہ آتی ہے: ہر بینک ٹرانسفر کو ان انوائسز سے ملانا جن کی وہ ادائیگی کرتا ہے، بغیر حوالے والے ٹرانسفر یا انوائس سے کم ادائیگی کے ساتھ کیا کریں، پھر مقررہ تاریخوں اور درج شدہ وعدوں سے بنا، سپلائر ادائیگیوں کے مقابل رکھا گیا، ہفتہ بہ ہفتہ کیش فلو کا منظر، اور آخر میں سیلز کی ڈیجیٹلائزیشن کا نوے دن کا منصوبہ، ایسی ترتیب میں جو ایک دن کے لیے بھی فروخت نہیں روکتی۔

ذرائع