Laporan penuaan akaun belum terima menunjukkan setiap invois yang belum dibayar mengikut umurnya, dikira dari tarikh matangnya, dalam kategori yang dipilih oleh pemilik, supaya sesiapa yang menyusul kutipan tahu dari mana hendak bermula hari ini. Tetapi laporan itu sendiri tidak mengutip apa-apa. Yang menghasilkan kutipan ialah jadual untuk setiap invois: peringatan sebelum tarikh matang, pada hari itu dan selepasnya, kemudian eskalasi yang jelas kepada pengurus akaun dan pemilik, penahanan penghantaran baharu yang dikenakan oleh sistem, log setiap panggilan bersama hasilnya dan sebarang tarikh bayaran yang dijanjikan oleh pelanggan, serta penyata bulanan yang mengesahkan baki. Dan jika hutang masih tidak dibayar, bahagian ini menerangkan apa yang dinyatakan undang-undang tentang nota janji hutang yang tidak dibayar dan tentang VAT atas hutang yang tidak pernah dikutip.

Daripada log pertikaian kepada susulan setiap invois

Dalam bahagian kelima, invois mula dihantar tepat pada masanya dan sampai kepada orang yang diberi kuasa untuk meluluskannya, dan setiap pertikaian mendapat pemilik dan tarikh. Yang tinggal ialah apa yang berlaku seterusnya: invois yang betul, tanpa pertikaian, sampai kepada orang yang betul, yang belum matang, atau sudah matang dan tarikhnya telah berlalu. Di banyak syarikat, susulan invois ini tersimpan dalam ingatan seorang individu atau dalam hamparan yang dikemas kini pada hujung bulan. Hamparan ialah alat yang baik, dan akauntan yang mengenali setiap pelanggan dengan namanya ialah nilai sebenar bagi syarikat, tetapi ingatan tergelincir di tiga tempat yang terus berulang:

  • Keutamaan diberikan kepada sesiapa yang menjawab telefon. Pasukan menelefon pelanggan yang nombornya mereka tahu dan yang cepat menjawab, manakala invois pelanggan yang kurang responsif terus bertambah tanpa sesiapa bertanya tentangnya.
  • Janji bayaran yang tidak disusul oleh sesiapa. Orang di pihak pelanggan berkata bayaran akan keluar pada hari Khamis, hari Khamis berlalu, dan hanya orang yang mendengar janji itu tahu bahawa ia adalah satu tarikh.
  • Penghantaran baharu kepada pelanggan yang ketinggalan bayaran. Gudang atau pasukan tapak tidak dapat melihat invois tertunggak, jadi pesanan baharu dihantar kepada pelanggan yang penghantarannya sepatutnya dihentikan sehingga mereka membayar atau pengecualian diluluskan, seperti yang kita persetujui dalam bahagian ketiga.

Semua ini tidak bermakna pelanggan mengelak daripada membayar atau pasukan anda cuai. Kebanyakan kelewatan, seperti yang telah kita lihat dalam siri ini, ialah dokumen yang tiada, invois yang berada pada orang yang salah, atau pertikaian tanpa pemilik. Susulan yang teratur menimbulkan punca-punca itu lebih awal, sebelum invois kecil bertukar menjadi baki lama yang kisahnya tidak diingati oleh sesiapa.

Laporan penuaan: mengikut tarikh matang, dalam kategori yang ditetapkan oleh pemilik

Umur sesuatu hutang dikira dari tarikh matang invois, bukan dari tarikh ia dikeluarkan. Invois yang dikeluarkan sebulan lalu yang tempoh kreditnya belum tamat tidak tertunggak, manakala invois yang dikeluarkan dua minggu lalu dengan tempoh yang lebih pendek mungkin sudah tertunggak hari ini. Oleh itu, laporan yang betul bermula daripada terma bayaran yang ditetapkan oleh pemilik bagi setiap pelanggan dalam bahagian ketiga: sistem mengira tarikh matang setiap invois daripada tarikhnya dan terma pelanggannya, kemudian mengagihkan baki ke dalam kategori:

  • Belum matang. Kategori ini juga penting, kerana inilah yang anda jangka akan dikutip dalam beberapa minggu akan datang.
  • Tertunggak, dibahagikan kepada kategori masa yang ditetapkan oleh pemilik mengikut terma bayarannya sendiri dan sifat pelanggannya. Tiada satu set kategori yang betul untuk setiap syarikat: pengedar yang menjual dengan terma pendek memerlukan kategori yang lebih sempit berbanding kontraktor yang menunggu tuntutan kemajuan diluluskan.
  • Dipertikaikan, diasingkan daripada log pertikaian dalam bahagian kelima, supaya ia tidak bercampur dengan amaun tertunggak biasa dan pasukan kutipan tidak mengejarnya sebelum ia diselesaikan.
  • Wang tahanan kontraktor, pada baris berasingan bersama syarat pelepasannya, kerana ia ialah wang yang belum matang dan bukan hutang tertunggak.

Laporan ini dibaca pada dua peringkat: peringkat pelanggan, untuk melihat siapa yang mempunyai baki tertunggak terbesar, dan peringkat invois, untuk melihat invois khusus yang mana dan apa kisahnya. Satu baris dalam laporan yang baik menjawab tiga soalan tanpa membuka fail lain: berapa umur invois itu, sama ada ia dipertikaikan, dan apa yang terakhir berlaku padanya dan bila.

Kalendar kutipan: apa yang berlaku kepada setiap invois, dan pada hari apa

Laporan ialah gambaran hari ini; kalendar kutipan ialah apa yang berlaku esok. Setiap invois mendapat kalendar yang bermula pada hari ia dikeluarkan. Pemilik menetapkan langkah-langkah dan masanya bagi setiap pelanggan atau kumpulan pelanggan, dan sistem mengingatkan orang yang bertanggungjawab atas setiap langkah pada harinya:

  • Sebelum tarikh matang: mesej kepada orang yang diberi kuasa di pihak pelanggan dengan nombor invois, amaun dan tarikh matang, bersama salinan invois dan nota penghantaran yang ditandatangani. Mesej ini mengesan lebih awal invois yang tidak pernah sampai atau yang kekurangan dokumen, dan ia ialah langkah paling mudah dalam kalendar dan yang paling berkesan.
  • Pada tarikh matang: peringatan ringkas bahawa invois itu matang hari ini.
  • Selepas tarikh matang: panggilan daripada pasukan kutipan, kemudian peringatan bertulis, pada masa yang ditetapkan oleh pemilik.
  • Eskalasi: jika invois melepasi titik yang ditetapkan tanpa bayaran dan tanpa janji yang direkodkan, ia berpindah kepada pengurus akaun yang mengenali pelanggan, kemudian kepada pemilik atau wakilnya.

Mesej automatik tidak bermakna hubungan kehilangan sentuhan peribadinya. Pasukan anda menulis setiap mesej dengan gaya mereka sendiri, ia dihantar melalui saluran yang dikenali pelanggan, seperti e-mel atau WhatsApp, dan panggilan masih panggilan yang dibuat oleh seseorang yang mengenali pelanggan. Yang berubah ialah tiada sesiapa perlu mengingati bahawa hari ini ialah tarikh invois ini. Ia logik yang sama yang kami terangkan untuk sewa dalam Kutipan dan Pembaharuan: Satu Proses, Bukan Ingatan, yang di sini digunakan pada invois untuk syarikat yang membeli daripada anda secara kredit.

Eskalasi juga ialah tempat penahanan penghantaran baharu masuk. Dalam bahagian ketiga kita bersetuju bahawa pesanan berhenti pada titik yang jelas jika pelanggan mempunyai invois yang melepasi tarikh matang atau baki melebihi hadnya. Di sini sistem mengambil penahanan terus daripada data kutipan: wakil jualan dan orang yang bertanggungjawab atas gudang atau tapak melihat bahawa pelanggan ini sedang ditahan dan sebabnya, dan penahanan ditarik balik apabila bayaran direkodkan, atau melalui pengecualian yang direkodkan dan diluluskan seperti dalam bahagian ketiga. Penahanan tidak lagi bergantung pada ingatan seseorang, dan ia tidak kekal selepas pelanggan membayar.

Log panggilan, janji bayaran dan penyata bulanan

Setiap hubungan dengan pelanggan direkodkan dalam satu baris pada invois: siapa yang menelefon, bila, dengan siapa mereka bercakap, dan hasilnya. Hasilnya datang daripada senarai tetap, seperti dalam log pertikaian: janji untuk membayar, permintaan dokumen, bantahan baharu yang dihantar ke log pertikaian, atau tiada jawapan. Jika hasilnya ialah janji untuk membayar, tarikh dan amaunnya direkodkan dan ia menjadi tarikh dalam kalendar: pada hari itu sistem menyemak sama ada wang telah masuk, dan jika belum, baris itu kembali kepada orang yang merekodkan janji tersebut. Janji yang direkodkan mempunyai kegunaan kedua yang akan kita kembali bincangkan dalam bahagian terakhir: ia ialah perkara paling tepat yang diketahui syarikat tentang wang yang dijangka masuk dalam beberapa minggu akan datang.

Kemudian penyata bulanan, iaitu imej cermin penyesuaian penyata pembekal yang kami terangkan dari sisi pembeli dalam Membayar Pembekal Mengikut Jadual dan Menyesuaikan Penyata. Pada awal setiap bulan, setiap pelanggan menerima penyata invois terbukanya, bayaran yang direkodkan, nota kredit dan debit, serta baki hujung bulan, bersama permintaan untuk mengesahkan baki atau menerangkan perbezaannya. Sebarang perbezaan yang dilaporkan oleh pelanggan diklasifikasikan dengan cara yang sama seperti perbezaan penyata pembekal: invois yang tidak pernah mereka terima, bayaran dalam transit, nota yang belum dikeluarkan, atau invois yang direkodkan dua kali. Penyata yang disahkan oleh pelanggan menutup pintu kepada pertelingkahan tentang baki lama, dan penyata yang mereka pertikaikan menunjukkan masalah itu semasa ia masih kecil.

Apabila pelanggan tidak membayar: apa yang dinyatakan undang-undang tentang nota janji hutang

Kebanyakan invois dikutip melalui susulan, dan sesetengahnya tidak. Sebelum sebarang eskalasi, ketahui apa yang anda pegang. Dalam bahagian ketiga kami menerangkan nota janji hutang elektronik di platform Nafith sebagai jaminan yang dipilih oleh pemilik untuk sesetengah pelanggan, bukan semuanya. Inilah yang dinyatakan undang-undang apabila nota sedemikian tidak dibayar pada tarikhnya:

  • Kertas perdagangan ialah instrumen penguatkuasaan. Perkara 9 Undang-undang Penguatkuasaan menyatakan bahawa penguatkuasaan paksa hanya boleh dijalankan berdasarkan instrumen penguatkuasaan bagi hak dengan amaun tertentu yang telah matang, dan butiran 4 menyenaraikan kertas perdagangan antara instrumen tersebut; nota janji hutang ialah kertas perdagangan. Oleh itu, nota yang tidak dibayar boleh terus ke penguatkuasaan tanpa tindakan mahkamah terlebih dahulu.
  • Laluan automatik di Najiz. Panduan Kementerian Keadilan tentang perkhidmatan permohonan penguatkuasaan menerangkan bahawa nota yang dikeluarkan di platform elektronik yang diluluskan seperti Nafith difailkan di Najiz melalui laluan automatik (mahkamah maya), di mana prosedurnya berjalan secara automatik di bawah penyeliaan panel kehakiman.
  • Penghutang yang melengah-lengahkan bayaran. Perkara 46 Undang-undang Penguatkuasaan menyatakan bahawa jika penghutang tidak membayar, atau tidak mendedahkan aset yang mencukupi untuk menyelesaikan hutang, dalam tempoh 5 hari selepas diberitahu tentang perintah penguatkuasaan, dia dianggap sebagai penghutang yang melengah-lengahkan bayaran (mumatil), dan hakim penguatkuasaan dengan serta-merta memerintahkan langkah-langkah termasuk larangan perjalanan dan pemberitahuan kepada syarikat maklumat kredit berlesen tentang ketidakbayaran itu.

Itulah yang dinyatakan oleh teks tersebut, bukan langkah yang diambil oleh pasukan kutipan atau diputuskan oleh sistem. Apa yang dilakukan sistem ialah menyediakan fail lengkap apabila pemilik dan peguamnya memerlukannya: invois, nota penghantaran yang ditandatangani, peringatan yang dihantar, panggilan dan hasilnya, janji yang tidak ditepati, dan penyata terakhir yang disahkan oleh pelanggan. Sebarang keputusan untuk mengambil tindakan undang-undang, sama ada terdapat nota di sebalik invois itu atau tidak, serta masanya dan kesannya terhadap hubungan, terletak pada peguam anda.

Hutang yang tidak pernah dikutip: apa kata Perkara 40 tentang VAT output

Apabila anda mengeluarkan invois, VAT-nya masuk ke dalam penyata cukai anda dan anda membayarnya kepada Pihak Berkuasa, sama ada anda mengutip amaun itu daripada pelanggan atau tidak. Jika hutang itu kekal tidak dikutip, perenggan 7 Perkara 40 Peraturan Pelaksanaan VAT membenarkan anda mengurangkan VAT output anda sebanyak cukai yang dikira atas balasan yang tidak dibayar, dalam penyata cukai di mana semua syarat ini dipenuhi:

  • Anda sebelum ini telah memasukkan VAT atas pembekalan ini sebagai cukai output dalam penyata cukai anda dan membayarnya.
  • Pembekalan itu dibuat kepada orang yang tidak berkaitan dengan anda.
  • Sekurang-kurangnya 12 bulan telah berlalu sejak tarikh pembekalan.
  • Anda mengemukakan sijil daripada akauntan bertauliah berlesen yang diiktiraf di Kerajaan Arab Saudi yang menunjukkan bahawa hutang itu telah dihapus kira dalam buku perniagaan; Pihak Berkuasa boleh menerima dokumen sokongan lain jika perniagaan anda tidak diwajibkan melantik juruaudit.
  • Jika amaun tidak berbayar melebihi 100,000 riyal dan penjual telah secara rasmi memulakan prosiding undang-undang tanpa hasil, teks itu menyatakan bahawa penjual boleh mengemukakan bukti prosiding tersebut, seperti penghakiman mahkamah, kebankrapan penghutang, atau perintah mahkamah yang memulakan prosedur rasmi yang membuktikan tuntutan itu. Kata-katanya tidak memutuskan sama ada bukti itu diperlukan bagi setiap hutang melebihi amaun ini, jadi tanya penasihat cukai anda tentang kes anda.

Perenggan 8 menyatakan bahawa perniagaan yang menggunakan asas perakaunan tunai yang ditetapkan dalam Peraturan tidak membuat pelarasan ini. Perenggan 9 menyatakan bahawa jika anda telah mengurangkan VAT output dan kemudian menerima keseluruhan atau sebahagian amaun itu, VAT menjadi kena dibayar atas apa yang anda terima dalam penyata cukai bagi tempoh di mana ia dibayar, dan invois cukai baharu yang mencerminkan amaun yang diterima mesti dikeluarkan. Di sisi yang lain terdapat perenggan untuk pembeli yang belum membayar, iaitu perenggan 10 dalam perkara yang sama, yang kami bincangkan dalam bahagian keenam siri perolehan.

Secara praktikal, ini memerlukan senarai, bukan ingatan. Sistem yang menyimpan tarikh pembekalan setiap invois dan apa yang telah dikutip atasnya menunjukkan hutang yang menghampiri 12 bulan sejak pembekalannya, dengan fail susulan lengkap dilampirkan, supaya ia sampai kepada pengurus kewangan dan penasihat cukainya sebelum penyata cukai disediakan, bukan selepasnya. Penanda itu ialah amaran, bukan keputusan: sama ada teks itu terpakai pada hutang tertentu, bila ia dihapus kira dan bagaimana penyata cukai dilaraskan diputuskan oleh penasihat cukai dan akauntan bertauliah anda.

Pandangan Origami

Apabila kami membina aliran kerja kutipan untuk sesebuah syarikat, kami bermula daripada invois tertunggaknya hari ini: siapa yang menyusul setiap satu, di mana panggilan terakhir direkodkan, janji bayaran mana yang berlalu tanpa disedari sesiapa, bila penyata terakhir dihantar, dan sama ada penghantaran keluar kepada pelanggan yang sepatutnya sedang ditahan. Jawapan-jawapan itu memetakan aliran kerja semasa sebagaimana keadaan sebenarnya, sebelum kami melukis satu skrin pun.

Kemudian kami menukarnya menjadi satu aliran kerja yang bersambung: laporan penuaan dari tarikh matang dengan kategori yang boleh dilaraskan oleh pemilik tanpa pengaturcara; kalendar kutipan untuk setiap invois yang mengingatkan orang yang bertanggungjawab atas setiap langkah pada harinya; laluan eskalasi yang jelas; penahanan penghantaran yang dikenakan oleh sistem dan ditarik balik oleh bayaran; log panggilan di mana setiap janji menjadi tarikh; penyata bulanan yang dihantar dan pengesahannya dijejaki; dan senarai hutang lama yang sampai kepada penasihat cukai anda sebelum penyata cukai, semuanya bersambung dengan sistem perakaunan dan e-invois anda. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina melalui perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: bina laporan penuaan anda secara manual

Sebelum sebarang sistem, anda memerlukan gambaran jujur tentang apa yang sedang menunggu untuk dikutip. Ini latihan untuk pengurus kewangan dan pengurus jualan dalam satu sesi:

  • Tarik invois terbuka bagi dua puluh pelanggan kredit terbesar anda, dan kira tarikh matang setiap invois daripada terma bayaran bertulis, bukan daripada tarikh ia dikeluarkan.
  • Agihkannya ke dalam kategori yang anda pilih: belum matang, kemudian kategori tertunggak yang sesuai dengan terma anda, dan asingkan amaun yang dipertikaikan dan wang tahanan.
  • Di sebelah setiap invois tertunggak, tulis hubungan terakhir mengenainya: bila, siapa yang membuatnya, dan hasilnya. Jika anda tidak menemui apa-apa yang ditulis, catatkan perkara itu.
  • Kumpulkan janji bayaran yang dibuat dalam sebulan yang lalu, dan semak berapa banyak yang ditepati tepat pada masanya.
  • Semak penghantaran terkini: adakah pesanan dihantar kepada pelanggan yang mempunyai invois tertunggak dan tiada pengecualian yang diluluskan?

Bilangan invois tertunggak yang tiada sesiapa tahu apa yang terakhir berlaku padanya, dan bilangan janji yang tarikhnya berlalu tanpa susulan, ialah garis asas untuk bahagian ini.

Dalam bahagian seterusnya dan terakhir

Setiap invois kini mempunyai umur yang dikira dari tarikh matangnya, kalendar yang mengikutinya, dan log yang menyimpan setiap panggilan dan janji. Bahagian ketujuh dan terakhir adalah tentang wang apabila ia tiba: memadankan setiap pindahan bank dengan invois yang dibayarnya, apa yang perlu dilakukan dengan pindahan tanpa rujukan atau bayaran yang kurang daripada invois, kemudian paparan aliran tunai minggu demi minggu daripada tarikh matang dan janji yang direkodkan berbanding bayaran kepada pembekal, dan akhir sekali pelan sembilan puluh hari untuk mendigitalkan jualan dalam urutan yang tidak pernah menghentikan jualan walau sehari pun.

Sumber