Kunden zahlen oft zu spät, weil die Rechnung selbst zu spät kam oder hängen geblieben ist, nicht weil sie nicht zahlen wollen. In der Praxis beginnt die Zahlungsfrist erst zu laufen, wenn eine korrekte Rechnung bei der Person des Kunden ankommt, die zur Freigabe berechtigt ist. Die Lösung hat drei Schritte. Stellen Sie die Rechnung am Tag der bestätigten Lieferung oder an einem festen Monatstermin aus; das späteste Datum nach der Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer ist der 15. des Monats nach der Lieferung. Korrigieren Sie jeden Fehler nach der Ausstellung mit einer Gutschrift oder Belastungsanzeige, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, spätestens bis zum 15. des Monats nach dem Ereignis, niemals durch Löschen. Und erfassen Sie jeden Einwand mit einem Verantwortlichen, einem Grund und einem Datum, damit der unstrittige Teil einziehbar bleibt.

Von der bestätigten Lieferung zur bezahlten Rechnung

In Teil vier bekam die Rechnung eine einzige Quelle, die bestätigte Lieferung, mit dem unterschriebenen Lieferschein als Anhang. Doch auch eine korrekte Rechnung kann aus Gründen unbezahlt liegen bleiben, die mit ihren Zahlen nichts zu tun haben. In diesem Teil geht es um die Strecke zwischen der Ausstellung der Rechnung und dem Eingang des Geldes, und dort wiederholen sich drei Ursachen, in gutem Glauben auf beiden Seiten:

  • Die Rechnung geht zu spät raus. Die Ware wurde Anfang des Monats geliefert oder die Leistung erbracht, und die Rechnung wartete bis zum Monatsende, um mit den anderen verschickt zu werden. Wenn Ihre Bedingungen die Zahlungsfrist ab dem Rechnungsdatum rechnen, ist jeder Tag, den die Rechnung wartet, ein Tag mehr, den Sie warten, ohne dass der Kunde auch nur einen Tag in Verzug ist.
  • Die Rechnung landet bei jemandem, der sie nicht freigeben kann. Sie geht an den Ansprechpartner, mit dem Ihr Team zu tun hat, oder an ein allgemeines Postfach, das niemand im Blick hat, oder sie kommt ohne die Bestellnummer, die die Kreditorenbuchhaltung des Kunden verlangt. In Teil drei begann der Kundenstamm, den Namen der Person zu führen, die Rechnungen entgegennimmt und freigibt; hier wird dieser Name zur einzigen Adresse, an die die Rechnung geschickt wird.
  • Eine Reklamation ohne Verantwortlichen. Der Kunde beanstandet in einem Telefonat mit dem Vertriebsmitarbeiter eine Position, der Mitarbeiter verspricht, sich darum zu kümmern, und die Finanzabteilung erfährt nie davon. Die ganze Rechnung bleibt beim Kunden liegen, und das Forderungsmanagement ruft an und verlangt einen Betrag, von dem der Kunde weiß, dass er strittig ist.

Denken Sie daran, dass die Buchhaltung Ihres Kunden Ihre Rechnung prüft, bevor sie sie verbucht, wie wir es aus Sicht des Käufers in Lieferantenrechnungen: Was Sie vor dem Vorsteuerabzug prüfen sollten beschrieben haben. Eine Rechnung, der eine Pflichtangabe fehlt oder die seinen Firmennamen abgekürzt statt wie im Handelsregister eingetragen trägt, bleibt dort hängen, weil sein System so arbeitet, wie es soll, nicht weil er die Zahlung vermeiden will.

Wann muss die Steuerrechnung ausgestellt werden? Was die Verordnung sagt

Die Durchführungsverordnung zum Mehrwertsteuergesetz setzt klare Grenzen für den Zeitpunkt der Rechnungsstellung bei Verkäufen zwischen Unternehmen. Diese sind am wichtigsten, wenn Sie auf Ziel verkaufen:

  • Eine Steuerrechnung zwischen Unternehmen muss spätestens am 15. Tag des Monats ausgestellt werden, der auf den Monat der Lieferung folgt (Artikel 53 Absatz 1(b)). Für eine Lieferung am 3. Oktober ist das späteste Rechnungsdatum also der 15. November.
  • Eine vereinfachte Rechnung zwischen Unternehmen ist eine Ausnahme, die nur für Lieferungen unter 1.000 Riyal zulässig ist (Artikel 53 Absatz 1(c)); sie kann die Steuerrechnung bei Ihren regulären Lieferungen an Geschäftskunden also nicht ersetzen.
  • Die monatliche Sammelrechnung: Sie dürfen einem einzelnen Kunden eine Sammel-Steuerrechnung über mehrere getrennte Lieferungen innerhalb eines Zeitraums von höchstens einem Kalendermonat ausstellen, sofern sie die in Absatz 5 desselben Artikels geforderten Angaben enthält, spätestens am 15. des Folgemonats (Artikel 53 Absatz 4). Sie passt zu einem Händler, der denselben Kunden mehrmals pro Woche beliefert, oder zu einem Wartungsunternehmen, das dasselbe Gebäude mehr als einmal im Monat besucht. Am besten bleibt jeder Lieferschein oder jedes Abnahmeprotokoll mit seiner eigenen Position in der Sammelrechnung verknüpft, damit der Nachweis nicht in der Monatsrechnung verloren geht.
  • Dienstleistungsverträge mit Zahlungen zu festen Terminen: Werden Leistungen fortlaufend erbracht und legt der Vertrag Zahlungen zu bestimmten Terminen fest, entsteht die Mehrwertsteuer zum frühesten der folgenden Zeitpunkte: Fälligkeit der Zahlung, tatsächliche Zahlung oder Rechnungsdatum, und mindestens einmal in jeweils 12 aufeinanderfolgenden Monaten (Artikel 20 Absatz 1). Andere fortlaufende Lieferungen werden zum früheren Zeitpunkt von Rechnung oder Zahlung fällig, in Höhe dieses Betrags (Artikel 20 Absatz 2). Das ist relevant für einen monatlichen Wartungsvertrag oder ein Firmenkonto bei einem Hotel, das in Raten abgerechnet wird. Für Bauleistungen nennt die Verordnung keine über Abschlagsrechnungen abgerechneten Arbeiten; fragen Sie daher Ihren Steuerberater, welcher Absatz für Ihren Vertrag gilt.

Doch das späteste Datum in der Verordnung ist eine Compliance-Grenze, kein operatives Ziel. Eine Rechnung, die am 15. des Folgemonats ausgestellt wird, ist regelkonform, aber wenn Ihre Zahlungsfrist ab ihrem Datum läuft, hat sie Ihr Geld um Wochen verzögert. Die einfachste operative Regel ist eine von zwei, die der Inhaber für jeden Kunden wählt: eine Rechnung am Tag der bestätigten Lieferung oder eine Sammelrechnung an einem festen Tag jedes Monats, mit dem Kunden vereinbart und seiner Buchhaltung bekannt. In beiden Fällen verfolgt das System jede bestätigte, noch nicht fakturierte Lieferung und zeigt ihr Alter an, wie wir es in Teil vier begonnen haben.

Kein Löschen nach der Ausstellung: Gutschrift und Belastungsanzeige

Wenn ein Kunde eine ausgestellte Rechnung beanstandet, scheint die schnellste Lösung zu sein, sie zu stornieren und an ihrer Stelle eine korrekte auszustellen. So funktionieren E-Rechnungen nicht. Der ausführliche E-Rechnungs-Leitfaden der Zakat-, Steuer- und Zollbehörde führt das Bearbeiten oder Löschen einer Rechnung nach der Ausstellung unter den verbotenen Funktionen einer E-Rechnungslösung auf und stellt fest, dass jeder, der eine Rechnung stornieren will, dies nur über eine mit ihr verknüpfte Gutschrift tun kann, gefolgt von einer neuen Rechnung (Abschnitte 5.6 und 6.5). In der Integrationsphase, so der Leitfaden, wird jede Steuerrechnung zwischen Unternehmen von der Behörde freigegeben und gestempelt, bevor Sie sie mit Ihrem Kunden teilen, und diese Freigabe umfasst die zugehörigen Gutschriften und Belastungsanzeigen (Abschnitt 6.4). Was diese Phase für den Verkäufer bedeutet, haben wir in E-Rechnungen in Fabrik und Lager behandelt.

Artikel 54 der Verordnung legt fest, wann welche Anzeige ausgestellt wird:

  • Eine Gutschrift, wenn nach der Rechnung einer der Fälle aus Artikel 40 Absatz 1 eintritt und die auf der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer höher ist als die geschuldete Mehrwertsteuer (Artikel 54 Absatz 1). Die Fälle aus Artikel 40 sind: Stornierung oder Aussetzung der Lieferung ganz oder teilweise, eine wesentliche Änderung ihrer Art, die die Steuer verändert, eine Änderung ihres vereinbarten Werts aus beliebigem Grund, einschließlich eines nachträglichen Rabatts nach dem Verkauf, oder eine Rücksendung, die der Verkäufer annimmt.
  • Eine Belastungsanzeige in denselben Fällen, wenn die ausgewiesene Mehrwertsteuer niedriger ist als die geschuldete (Artikel 54 Absatz 2).
  • Korrektur von Angaben: Finden Sie auf der Rechnung einen Fehler in Ihren eigenen Angaben oder in denen des Kunden, etwa in seinem Firmennamen oder seiner Adresse, wird er je nach Fall mit einer Belastungsanzeige oder Gutschrift korrigiert, und beide Seiten bewahren Rechnung und Anzeige zusammen auf (Artikel 54 Absatz 3).
  • Verweis auf das Original: Die Anzeige enthält die nach Artikel 53 geforderten Angaben und verweist eindeutig auf die Rechnung oder Rechnungen, auf die sie sich bezieht (Artikel 54 Absatz 4). Der Leitfaden erlaubt, dass eine einzige Anzeige über einen Bereich ihrer Seriennummern auf mehrere Rechnungen verweist (Abschnitt 4.3).

Dann die Frist, ein Absatz, den Beiträge aus der Zeit vor seiner Einfügung nicht erwähnen: Durch einen Beschluss des Vorstands der Behörde vom 19. November 2024 wurde Artikel 54 ein sechster Absatz hinzugefügt, nach dem die Anzeige spätestens am 15. Tag des Monats ausgestellt werden muss, der auf das auslösende Ereignis folgt. Vereinbart der Vertriebsleiter am 20. Oktober mit dem Kunden einen Rabatt, um eine Reklamation zu beenden, ist die Gutschrift spätestens am 15. November fällig. Diese Frist wird versäumt, wenn die Vereinbarung in einem Telefonat bleibt, von dem die Finanzabteilung nie etwas erfahren hat. Welchen Steuerzeitraum die Anzeige betrifft, haben wir in eine Rücksendung ist kein stornierter Verkauf, sondern eine Gutschrift behandelt, und Fragen zu Ihrem konkreten Fall gehören zu Ihrem Steuerberater.

Das Reklamationsprotokoll: Jeder Einwand bekommt einen Verantwortlichen, einen Grund und ein Datum

Eine Reklamation ist kein gescheiterter Verkauf; sie gehört zum Verkauf auf Ziel ganz normal dazu. Das Problem entsteht, wenn sie in einem Telefonat oder einem WhatsApp-Chat mit dem Vertriebsmitarbeiter lebt, wo weder die Person, die Anzeigen ausstellt, noch die Person, die den Forderungseinzug verfolgt, sie sehen kann. Telefon und WhatsApp sind gute Werkzeuge, um einen Einwand entgegenzunehmen, aber sie sind keine Aufzeichnung davon. Die Lösung ist ein einziges Protokoll, in das jeder Einwand in dem Moment eingeht, in dem er eintrifft, egal über welchen Kanal, und in dem jeder Eintrag Folgendes enthält:

  • Die Rechnung, die Position und den strittigen Betrag, nicht die ganze Rechnung.
  • Den Grund aus einer festen Liste: Preis, Menge, Qualität, fehlendes Dokument oder falscher Empfänger. Erst eine feste Liste macht das Protokoll zwei Monate später auswertbar: Wie viele Reklamationen betrafen den Preis, und wie viele waren ein fehlendes Dokument?
  • Den Verantwortlichen je nach Grund: Eine Preisreklamation geht an die Person, die in Teil zwei den Rabatt genehmigt hat, eine Mengenreklamation an den Betrieb, der den Lieferschein hat, eine Qualitätsreklamation an die Person, die über Ersatz oder Rabatt entscheidet, und ein fehlendes Dokument oder ein falscher Empfänger an die Finanzabteilung, die auch den Kundenstamm korrigiert, damit sich der Fehler nicht wiederholt.
  • Ein Zieldatum für die Klärung, vom Unternehmen für jeden Grund festgelegt; eine Reklamation, die es überschreitet, wird für die Führungskraft des Verantwortlichen sichtbar.
  • Das Ergebnis: ein mit Belegen wie dem unterschriebenen Lieferschein beantworteter Einwand, eine fristgerecht ausgestellte Gutschrift oder Belastungsanzeige oder ein fehlendes Dokument, das ergänzt und erneut an die richtige Person geschickt wurde.

Alle sehen das Protokoll: Der Vertriebsmitarbeiter weiß, dass der Einwand seines Kunden bei der Person angekommen ist, die ihn klären wird, die Finanzabteilung weiß, welche Anzeige auf ihre Ausstellung wartet, und das Forderungsmanagement weiß, welchen Betrag es gerade nicht einfordern soll, weil er geklärt wird. Niemand ruft einen Kunden an, um einen Betrag zu verlangen, den er vor einer Woche beanstandet hat und zu dem er noch auf unsere Antwort wartet.

Der unstrittige Teil bleibt einziehbar

Wird eine Reklamation auf Rechnungsebene erfasst, steht die ganze Rechnung wegen einer einzigen Position still. Eine Rechnung mit 12 Positionen, bei der der Kunde eine beanstandet hat, weil ein Artikel beschädigt ankam, wartet vollständig, bis diese Position geklärt ist. Wird die Reklamation auf Positionsebene erfasst, können Sie den Kunden bitten, die anderen elf Positionen freizugeben und pünktlich zu bezahlen, während nur die strittige Position im Protokoll bleibt, bis sie geklärt ist. Diese Zahlen sind ein Beispiel, doch das Prinzip gilt: Der unstrittige Betrag wird wie jede normale Forderung behandelt, und der strittige Betrag hat einen Verantwortlichen und ein Datum.

Wird der Kunde akzeptieren, einen Teil einer Rechnung zu bezahlen? Das hängt davon ab, wie seine Buchhaltung arbeitet, und manche Teams zahlen nur vollständige Rechnungen. Selbst dann wird eine Reklamation mit festgelegtem Betrag, Grund und Verantwortlichem schneller geklärt, weil beide Seiten über eine bestimmte Position sprechen statt über eine ganze Rechnung. Endet die Reklamation mit einem Rabatt oder einer Rücksendung, wird die Gutschrift mit Verknüpfung zur ursprünglichen Rechnung ausgestellt, die Rechnung wird mit ihrem korrekten Betrag abgeschlossen, und Ihr Kontoauszug stimmt mit dem Ihres Kunden überein.

Die Sicht von Origami

Wenn wir für ein Unternehmen den Workflow für Rechnungen und Reklamationen aufbauen, beginnen wir bei seinen verspäteten Rechnungen: wie viel Zeit zwischen Lieferung und Ausstellung verging, an wen sie geschickt wurden, wo der Einwand erfasst wurde, falls er überhaupt erfasst wurde, wer über den Rabatt entschieden hat und wann die Anzeige ausgestellt wurde. Diese Antworten bilden den aktuellen Workflow so ab, wie er wirklich ist, bevor wir einen einzigen Bildschirm entwerfen.

Dann machen wir daraus einen einzigen verbundenen Workflow: eine Rechnung, die aus der bestätigten Lieferung erstellt und nach dem Zeitplan ausgestellt wird, den der Inhaber für jeden Kunden festlegt, und die an den im Kundenstamm hinterlegten freigabeberechtigten Ansprechpartner geht; ein Reklamationsprotokoll auf Positionsebene mit einem Verantwortlichen und einem Datum; und eine Gutschrift oder Belastungsanzeige, die aus dem Ergebnis der Reklamation erzeugt wird und deren Frist überwacht wird, alles verbunden mit Ihrem Buchhaltungssystem und der E-Rechnung. Das ist Teil der maßgeschneiderten Systeme, die wir über unsere Leistungen entwickeln.

Eine Übung für diese Woche: Warum wurden Ihre letzten zwanzig Rechnungen zu spät bezahlt?

Vor jedem System müssen Sie wissen, warum Ihre Kunden tatsächlich zu spät zahlen. Dies ist eine Übung für den Finanzleiter und den Vertriebsleiter in einer einzigen Sitzung:

  • Wählen Sie die letzten zwanzig Rechnungen aus, die ihr Fälligkeitsdatum überschritten haben.
  • Notieren Sie für jede drei Daten: bestätigte Lieferung, Ausstellung der Rechnung und Eingang bei der berechtigten Person beim Kunden, sofern Sie es wissen.
  • Fragen Sie, ob sie die richtige Person erreicht hat, und zwar mit dem, was seine Buchhaltung verlangt, etwa der Bestellnummer und dem Lieferschein.
  • Gab es einen Einwand, ordnen Sie ihn einem der fünf Gründe zu: Preis, Menge, Qualität, fehlendes Dokument oder falscher Empfänger. Notieren Sie, wer ihn jetzt weiterverfolgt, falls überhaupt jemand.
  • Endete eine Reklamation mit einem Rabatt oder einer Rücksendung, prüfen Sie, ob die Anzeige ausgestellt wurde, und wann, gemessen am 15. des Monats nach dem Datum der Vereinbarung.

Die Zahl der verspäteten Rechnungen, deren Verzögerung auf unserer Seite und nicht beim Kunden begann, und die Zahl der Reklamationen, bei denen niemand weiß, wer sie verfolgt, sind die Ausgangsbasis für diesen Teil.

Im nächsten Teil

Die Rechnung geht jetzt pünktlich raus und erreicht die Person, die sie freigibt, und jede Reklamation hat einen Verantwortlichen und ein Datum. Im nächsten Teil geht es um die Nachverfolgung danach: Altersstruktur der Forderungen nach Fälligkeitsdatum in Stufen, die der Inhaber wählt, ein Inkassokalender für jede Rechnung mit einer Erinnerung vor, an und nach der Fälligkeit, ein bekannter Eskalationsweg, ein monatlicher Kontoauszug an den Kunden zur Bestätigung des Saldos, und dann, was das Gesetz sagt, wenn ein Kunde trotzdem nicht zahlt.

Quellen

  • Zakat-, Steuer- und Zollbehörde: Durchführungsverordnung zum Mehrwertsteuergesetz (offizieller arabischer Text) — Artikel 20 Absätze 1 und 2 (wann die Mehrwertsteuer bei fortlaufenden und laufenden Lieferungen entsteht), Artikel 40 Absatz 1 (Fälle, die den Wert einer Lieferung ändern), Artikel 53 Absatz 1(b) und (c) (spätestes Datum für eine Steuerrechnung zwischen Unternehmen und die vereinfachte Rechnung unter 1.000 Riyal) und Absatz 4 (die Sammel-Steuerrechnung), Artikel 54 Absätze 1 bis 4 (Gutschriften und Belastungsanzeigen, Korrektur von Angaben und Verweis auf die ursprüngliche Rechnung) und Absatz 6 (Frist für die Ausstellung der Anzeige, hinzugefügt vom Vorstand der Behörde am 19. November 2024).
  • Zakat-, Steuer- und Zollbehörde: Ausführlicher E-Rechnungs-Leitfaden (Arabisch) — Abschnitt 4.3 (Gutschriften und Belastungsanzeigen und Verweis auf die ursprünglichen Rechnungen), Abschnitte 5.6 und 6.5 (verbotene Funktionen, einschließlich Bearbeiten oder Löschen einer Rechnung nach der Ausstellung) und Abschnitt 6.4 (Freigabe von Rechnungen und Anzeigen, bevor sie mit dem Käufer geteilt werden).