Un report di aging dei crediti mostra ogni fattura non pagata in base alla sua anzianità, calcolata dalla data di scadenza, in fasce scelte dal titolare, così chi segue gli incassi sa da dove cominciare oggi. Ma il report da solo non incassa nulla. Ciò che incassa è un calendario per ogni fattura: un promemoria prima della scadenza, il giorno stesso e dopo, poi un'escalation nota verso il responsabile del cliente e il titolare, un blocco delle nuove consegne applicato dal sistema, un registro di ogni chiamata con il suo esito e qualsiasi data di pagamento promessa dal cliente, e un estratto conto mensile che conferma il saldo. E se il credito resta comunque non pagato, questa parte illustra cosa dice la legge su un pagherò non pagato e sull'IVA di un credito mai incassato.

Dal registro delle contestazioni al seguito di ogni fattura

Nella quinta parte la fattura ha cominciato a partire puntuale e ad arrivare alla persona autorizzata ad approvarla, e ogni contestazione ha avuto un responsabile e una data. Resta ciò che viene dopo: una fattura corretta, senza contestazioni, consegnata alla persona giusta, che non è ancora scaduta, oppure è scaduta e la data è passata. In molte aziende il seguito di queste fatture vive nella memoria di una sola persona o in un foglio di calcolo aggiornato a fine mese. Il foglio di calcolo è un buono strumento, e un contabile che conosce ogni cliente per nome è un valore reale per l'azienda, ma la memoria cede in tre punti che si ripetono continuamente:

  • La priorità va a chi risponde al telefono. Il team chiama il cliente di cui conosce il numero e che risponde subito, mentre le fatture dei clienti meno reattivi crescono senza che nessuno chieda di loro.
  • Una promessa di pagamento che nessuno segue. La persona presso il cliente dice che il pagamento parte giovedì, giovedì passa e solo chi ha sentito la promessa sa che era una data.
  • Una nuova consegna a un cliente in ritardo. Il magazzino o la squadra di cantiere non vede le fatture scadute, così parte un nuovo ordine per un cliente le cui consegne avrebbero dovuto fermarsi finché non pagava o non veniva approvata un'eccezione, come abbiamo concordato nella terza parte.

Niente di tutto questo significa che il cliente stia evitando di pagare o che il suo team sia negligente. La maggior parte dei ritardi, come abbiamo visto in questa serie, è un documento mancante, una fattura nelle mani della persona sbagliata o una contestazione senza responsabile. Un seguito organizzato fa emergere presto queste cause, prima che una piccola fattura diventi un vecchio saldo di cui nessuno ricorda la storia.

Il report di aging: per data di scadenza, in fasce fissate dal titolare

L'anzianità di un credito si calcola dalla data di scadenza della fattura, non dalla data di emissione. Una fattura emessa un mese fa il cui termine non è ancora trascorso non è scaduta, mentre una emessa due settimane fa con un termine più breve può essere scaduta oggi. Per questo un report corretto parte dai termini di pagamento che il titolare ha fissato per ogni cliente nella terza parte: il sistema calcola la data di scadenza di ogni fattura dalla sua data e dai termini del cliente, poi distribuisce il saldo nelle fasce:

  • Non ancora scaduto. Anche questa fascia conta, perché è ciò che si prevede di incassare nelle prossime settimane.
  • Scaduto, suddiviso in fasce temporali che il titolare fissa secondo i propri termini di pagamento e la natura dei suoi clienti. Nessuna suddivisione va bene per ogni azienda: un distributore che vende con termini brevi ha bisogno di fasce più strette di un'impresa edile che attende l'approvazione degli stati di avanzamento lavori.
  • Contestato, estratto a parte dal registro delle contestazioni della quinta parte, perché non si mescoli con gli importi scaduti ordinari e gli incassi non lo inseguano prima che sia risolto.
  • Ritenute per un'impresa edile, su una riga separata con la loro condizione di svincolo, perché sono denaro non ancora dovuto e non un credito scaduto.

Il report si legge su due livelli: quello del cliente, per vedere chi ha il saldo scaduto più alto, e quello della fattura, per vedere di quale fattura si tratta esattamente e qual è la sua storia. Una sola riga di un buon report risponde a tre domande senza aprire un altro file: quanto è vecchia la fattura, se è contestata e cosa le è successo per ultimo e quando.

Il calendario di incasso: cosa succede a ogni fattura, e in quale giorno

Il report è una fotografia di oggi; il calendario di incasso è ciò che succede domani. Ogni fattura riceve un calendario che parte il giorno in cui viene emessa. Il titolare fissa passaggi e tempi per ogni cliente o gruppo di clienti, e il sistema ricorda a chi è responsabile di ogni passaggio il giorno in cui tocca a lui:

  • Prima della scadenza: un messaggio alla persona autorizzata presso il cliente con numero di fattura, importo e data di scadenza, insieme a una copia della fattura e del documento di consegna firmato. Questo messaggio scopre presto una fattura mai arrivata o a cui manca un documento, ed è il passaggio più semplice del calendario e quello con più effetto.
  • Il giorno della scadenza: un breve promemoria che la fattura scade oggi.
  • Dopo la scadenza: una telefonata del team incassi, poi un sollecito scritto, nei momenti fissati dal titolare.
  • Escalation: se la fattura supera un punto stabilito senza pagamento e senza una promessa registrata, passa al responsabile del cliente che lo conosce, poi al titolare o a un suo delegato.

Messaggi automatici non significano che il rapporto perda il suo tocco personale. Il suo team scrive ogni messaggio con la propria voce, il messaggio parte da un canale che il cliente conosce, come l'email o WhatsApp, e la telefonata resta una telefonata fatta da qualcuno che conosce il cliente. Ciò che cambia è che nessuno deve ricordarsi che oggi è la data di questa fattura. È la stessa logica che abbiamo descritto per gli affitti in Incasso e rinnovo: un processo, non una memoria, applicata qui alle fatture delle aziende che acquistano da lei a credito.

L'escalation è anche il punto in cui entra il blocco delle nuove consegne. Nella terza parte abbiamo concordato che un ordine si ferma in un punto noto se il cliente ha una fattura oltre la scadenza o un saldo oltre il suo fido. Qui il sistema prende il blocco direttamente dai dati di incasso: il venditore e il responsabile del magazzino o del cantiere vedono che il cliente è bloccato e perché, e il blocco si toglie quando il pagamento viene registrato, oppure tramite un'eccezione registrata e approvata, come nella terza parte. Il blocco non dipende più dal ricordo di qualcuno e non resta attivo dopo che il cliente ha pagato.

Il registro delle chiamate, le promesse di pagamento e l'estratto conto mensile

Ogni contatto con il cliente si registra in una riga sulla fattura: chi ha chiamato, quando, con chi ha parlato e con quale esito. L'esito viene da un elenco fisso, come nel registro delle contestazioni: una promessa di pagamento, la richiesta di un documento, una nuova obiezione passata al registro delle contestazioni oppure nessuna risposta. Se l'esito è una promessa di pagamento, se ne registrano data e importo e diventa una data nel calendario: quel giorno il sistema verifica se il denaro è arrivato e, se non è arrivato, la riga torna a chi ha registrato la promessa. Le promesse registrate hanno un secondo uso su cui torneremo nell'ultima parte: sono l'informazione più precisa che l'azienda ha sul denaro atteso nelle prossime settimane.

Poi l'estratto conto mensile, l'immagine speculare della riconciliazione degli estratti conto fornitori che abbiamo descritto dal lato dell'acquirente in Pagare i fornitori secondo calendario e riconciliare gli estratti conto. All'inizio di ogni mese ogni cliente riceve un estratto con le sue fatture aperte, i pagamenti registrati, le note di credito e di debito e il saldo di fine mese, con la richiesta di confermare il saldo o di spiegare la differenza. Ogni differenza segnalata dal cliente si classifica come una differenza nell'estratto conto di un fornitore: una fattura mai ricevuta, un pagamento in transito, una nota non ancora emessa o una fattura registrata due volte. Un estratto confermato dal cliente chiude la porta alle discussioni sui vecchi saldi, e uno che contesta mostra il problema finché è ancora piccolo.

Quando il cliente non paga: cosa dice la legge sui pagherò

La maggior parte delle fatture si incassa con il seguito, alcune no. Prima di qualsiasi escalation, sappia cosa ha in mano. Nella terza parte abbiamo descritto il pagherò elettronico sulla piattaforma Nafith come una garanzia che il titolare sceglie per alcuni clienti, non per tutti. Ecco cosa dice la legge quando un pagherò di questo tipo non viene pagato alla sua data:

  • I titoli di credito sono titoli esecutivi. L'articolo 9 della Legge sull'esecuzione stabilisce che l'esecuzione forzata può avvenire solo in base a un titolo esecutivo per un diritto di importo determinato ed esigibile, e il punto 4 include i titoli di credito tra questi titoli; il pagherò è un titolo di credito. Un pagherò non pagato può quindi andare in esecuzione senza una causa preliminare.
  • Il percorso automatizzato su Najiz. La guida del Ministero della Giustizia ai servizi di richiesta di esecuzione spiega che un pagherò emesso su una piattaforma elettronica approvata come Nafith si deposita su Najiz tramite il percorso automatizzato (il tribunale virtuale), in cui le procedure si svolgono automaticamente sotto la supervisione della sezione giudiziaria.
  • Il debitore inadempiente. L'articolo 46 della Legge sull'esecuzione stabilisce che se il debitore non paga, o non dichiara beni sufficienti a estinguere il debito, entro 5 giorni dalla notifica dell'ordine di esecuzione, è considerato inadempiente (mumatil), e il giudice dell'esecuzione dispone immediatamente misure che includono il divieto di espatrio e la segnalazione del mancato pagamento a una società di informazioni creditizie autorizzata.

Questo è ciò che dicono i testi, non un passaggio che compie il team incassi o che decide il sistema. Ciò che fa il sistema è preparare il fascicolo completo quando il titolare e il suo avvocato ne hanno bisogno: la fattura, il documento di consegna firmato, i promemoria inviati, le chiamate e i loro esiti, le promesse non mantenute e l'ultimo estratto conto confermato dal cliente. Qualsiasi decisione di passare alle vie legali, che dietro la fattura ci sia o no un pagherò, con i suoi tempi e il suo effetto sul rapporto, spetta al suo avvocato.

Un credito mai incassato: cosa dice l'articolo 40 sull'IVA a debito

Quando emette una fattura, la sua IVA entra nella dichiarazione e lei la versa all'Autorità, che incassi o no l'importo dal cliente. Se il credito resta non incassato, il paragrafo 7 dell'articolo 40 del Regolamento di attuazione dell'IVA le consente di ridurre l'IVA a debito dell'imposta calcolata sul corrispettivo non pagato, nella dichiarazione in cui sono soddisfatte tutte queste condizioni:

  • Ha già incluso l'IVA su questa fornitura come imposta a debito nella dichiarazione e l'ha versata.
  • La fornitura è stata fatta a una persona non correlata a lei.
  • Sono trascorsi almeno 12 mesi dalla data della fornitura.
  • Presenta un certificato di un revisore contabile abilitato e riconosciuto nel Regno che attesta lo stralcio del credito nei libri contabili; l'Autorità può accettare altri documenti giustificativi se la sua azienda non è tenuta a nominare un revisore.
  • Se gli importi non pagati superano 100.000 riyal e il venditore ha avviato formalmente azioni legali senza esito, il testo dice che il venditore può fornire prova di tali azioni, come una sentenza, il fallimento del debitore o un provvedimento giudiziario che avvia una procedura formale che comprova il credito. Il testo non chiarisce se questa prova sia richiesta per ogni credito sopra tale importo, quindi chieda al suo consulente fiscale per il suo caso.

Il paragrafo 8 stabilisce che un'azienda che applica il regime per cassa previsto dal Regolamento non effettua questa rettifica. Il paragrafo 9 stabilisce che, se ha ridotto l'IVA a debito e in seguito riceve tutto o parte dell'importo, l'IVA diventa dovuta su quanto ricevuto nella dichiarazione del periodo in cui è stato pagato, e va emessa una nuova fattura fiscale che rifletta l'importo ricevuto. Dall'altro lato c'è un paragrafo per l'acquirente che non ha pagato, il paragrafo 10 dello stesso articolo, che abbiamo trattato nella sesta parte della serie sugli acquisti.

In pratica serve un elenco, non la memoria. Un sistema che conserva la data di fornitura di ogni fattura e quanto è stato incassato su di essa mostra i crediti che si avvicinano ai 12 mesi dalla fornitura, con il fascicolo completo del seguito allegato, così arrivano al direttore finanziario e al suo consulente fiscale prima che si prepari la dichiarazione, non dopo. La segnalazione è un avviso, non una decisione: se il testo si applica a un credito specifico, quando stralciarlo e come rettificare la dichiarazione lo decidono il suo consulente fiscale e il suo revisore contabile.

Il punto di vista di Origami

Quando costruiamo il flusso degli incassi per un'azienda, partiamo dalle sue fatture scadute di oggi: chi segue ciascuna, dove è stata registrata l'ultima chiamata, quale promessa di pagamento è passata senza che nessuno se ne accorgesse, quando è stato inviato l'ultimo estratto conto e se è partita una consegna verso un cliente che avrebbe dovuto essere bloccato. Queste risposte mappano il flusso attuale così com'è davvero, prima di disegnare una sola schermata.

Poi le trasformiamo in un unico flusso collegato: un report di aging dalla data di scadenza con fasce che il titolare regola senza un programmatore; un calendario di incasso per ogni fattura che ricorda al responsabile ogni passaggio nel suo giorno; un percorso di escalation noto; un blocco delle consegne che il sistema applica e un pagamento toglie; un registro delle chiamate in cui ogni promessa diventa una data; un estratto conto mensile inviato e con la conferma monitorata; e un elenco dei crediti vecchi che arriva al suo consulente fiscale prima della dichiarazione, il tutto collegato al suo sistema contabile e alla fatturazione elettronica. Fa parte dei sistemi su misura che realizziamo attraverso i nostri servizi.

Un esercizio per questa settimana: costruisca a mano il suo report di aging

Prima di qualsiasi sistema, le serve un quadro onesto di ciò che è in attesa di incasso. È un esercizio per il direttore finanziario e il direttore commerciale in un'unica sessione:

  • Estragga le fatture aperte dei suoi venti maggiori clienti a credito e calcoli la data di scadenza di ogni fattura dai termini di pagamento scritti, non dalla data di emissione.
  • Le distribuisca in fasce scelte da lei: non ancora scaduto, poi le fasce scadute adatte ai suoi termini, e separi gli importi contestati e le ritenute.
  • Accanto a ogni fattura scaduta, scriva l'ultimo contatto che la riguarda: quando, chi lo ha fatto e con quale esito. Se non trova nulla di scritto, annoti anche questo.
  • Raccolga le promesse di pagamento fatte nell'ultimo mese e verifichi quante sono state mantenute in tempo.
  • Controlli le consegne recenti: è partito un ordine per un cliente con una fattura scaduta e senza un'eccezione approvata?

Il numero di fatture scadute di cui nessuno sa cosa sia successo per ultimo, e il numero di promesse la cui data è passata senza seguito, sono il punto di partenza di questa parte.

Nella prossima e ultima parte

Ogni fattura ha ora un'anzianità calcolata dalla scadenza, un calendario che la segue e un registro che conserva ogni chiamata e ogni promessa. La settima e ultima parte parla del denaro quando arriva: come abbinare ogni bonifico bancario alle fatture che paga, cosa fare con un bonifico senza riferimento o con un pagamento inferiore alla fattura, poi una visione settimana per settimana del flusso di cassa a partire dalle scadenze e dalle promesse registrate, confrontata con i pagamenti ai fornitori, e infine un piano di novanta giorni per digitalizzare le vendite in un ordine che non interrompe le vendite nemmeno per un giorno.

Fonti