Balance âgée des créances clients : recouvrer selon un calendrier, pas de mémoire

Une balance âgée des créances clients présente chaque facture impayée selon son ancienneté, comptée à partir de son échéance, dans des tranches que choisit le dirigeant, afin que la personne chargée du recouvrement sache par où commencer aujourd'hui. Mais la balance seule ne recouvre rien. Ce qui recouvre, c'est un calendrier pour chaque facture : un rappel avant l'échéance, le jour même et après, puis une escalade connue vers le responsable du compte et le dirigeant, un blocage des nouvelles livraisons appliqué par le système, un journal de chaque appel avec son résultat et toute date de paiement promise par le client, et un relevé mensuel qui confirme le solde. Et si la créance reste malgré tout impayée, cette partie expose ce que dit la loi sur un billet à ordre impayé et sur la TVA d'une créance jamais encaissée.

Du registre des litiges au suivi de chaque facture

Dans la cinquième partie, la facture a commencé à partir à temps et à parvenir à la personne habilitée à l'approuver, et chaque litige a reçu un responsable et une date. Reste ce qui se passe ensuite : une facture correcte, sans litige, remise à la bonne personne, qui n'est pas encore échue, ou qui l'était et dont la date est passée. Dans beaucoup d'entreprises, le suivi de ces factures repose sur la mémoire d'une seule personne ou sur un tableur mis à jour en fin de mois. Le tableur est un bon outil, et un comptable qui connaît chaque client par son nom représente une vraie valeur pour l'entreprise, mais la mémoire flanche à trois endroits qui reviennent sans cesse :

• La priorité va à celui qui décroche. L'équipe appelle le client dont elle connaît le numéro et qui répond vite, tandis que les factures des clients moins réactifs grossissent sans que personne ne s'en inquiète.
• Une promesse de paiement que personne ne suit. La personne chez le client dit que le paiement part jeudi, le jeudi passe, et seule la personne qui a entendu la promesse sait qu'il s'agissait d'une date.
• Une nouvelle livraison à un client en retard. L'entrepôt ou l'équipe de chantier ne voit pas les factures en retard, si bien qu'une nouvelle commande part chez un client dont les livraisons devaient être suspendues jusqu'à son paiement ou l'approbation d'une exception, comme nous l'avons convenu dans la troisième partie.

Rien de tout cela ne signifie que le client esquive le paiement ou que votre équipe est négligente. La plupart des retards, comme nous l'avons vu dans cette série, tiennent à un document manquant, à une facture adressée à la mauvaise personne ou à un litige sans responsable. Un suivi organisé fait apparaître ces causes tôt, avant qu'une petite facture ne devienne un vieux solde dont plus personne ne se rappelle l'histoire.

La balance âgée : par date d'échéance, dans des tranches fixées par le dirigeant

L'ancienneté d'une créance se compte à partir de la date d'échéance de la facture, et non de sa date d'émission. Une facture émise il y a un mois dont le délai n'est pas encore écoulé n'est pas en retard, alors qu'une facture émise il y a deux semaines avec un délai plus court peut l'être aujourd'hui. Une balance correcte part donc des conditions de paiement que le dirigeant a fixées pour chaque client dans la troisième partie : le système calcule la date d'échéance de chaque facture à partir de sa date et des conditions de son client, puis répartit le solde en tranches :

• Non échu. Cette tranche compte aussi, car c'est ce que vous comptez encaisser dans les semaines à venir.
• En retard, réparti en tranches de durée que le dirigeant fixe selon ses propres conditions de paiement et la nature de ses clients. Aucun découpage ne convient à toutes les entreprises : un distributeur qui vend à court terme a besoin de tranches plus étroites qu'un entrepreneur qui attend l'approbation de ses situations de travaux.
• Contesté, extrait séparément du registre des litiges de la cinquième partie, pour qu'il ne se mélange pas aux retards ordinaires et que le recouvrement ne le relance pas avant sa résolution.
• Retenues de garantie pour un entrepreneur, sur une ligne distincte avec leur condition de libération, car il s'agit d'argent non encore exigible et non d'une créance en retard.

La balance se lit à deux niveaux : celui du client, pour voir qui doit le plus gros solde en retard, et celui de la facture, pour voir de quelle facture précise il s'agit et quelle est son histoire. Une seule ligne d'une bonne balance répond à trois questions sans ouvrir un autre fichier : quelle est l'ancienneté de la facture, est-elle contestée, et que s'est-il passé en dernier avec elle et quand.

Le calendrier de recouvrement : ce qui arrive à chaque facture, et quel jour

La balance est une photographie d'aujourd'hui ; le calendrier de recouvrement, c'est ce qui se passe demain. Chaque facture reçoit un calendrier qui commence le jour de son émission. Le dirigeant en fixe les étapes et les délais pour chaque client ou groupe de clients, et le système rappelle à chaque responsable d'étape son jour :

• Avant l'échéance : un message à la personne habilitée chez le client, avec le numéro de la facture, son montant et sa date d'échéance, accompagné d'une copie de la facture et du bon de livraison signé. Ce message détecte tôt une facture jamais arrivée ou à laquelle il manque un document ; c'est l'étape la plus simple du calendrier et celle qui a le plus d'effet.
• Le jour de l'échéance : un bref rappel indiquant que la facture est due aujourd'hui.
• Après l'échéance : un appel de l'équipe de recouvrement, puis un rappel écrit, aux moments fixés par le dirigeant.
• Escalade : si la facture dépasse un point défini sans paiement ni promesse enregistrée, elle passe au responsable du compte qui connaît le client, puis au dirigeant ou à son délégué.

Les messages automatisés ne font pas perdre à la relation sa dimension personnelle. Votre équipe rédige chaque message avec sa propre voix, il part par un canal que le client connaît, comme l'e-mail ou WhatsApp, et l'appel reste un appel passé par quelqu'un qui connaît le client. Ce qui change, c'est que personne n'a plus à se souvenir qu'aujourd'hui est la date de telle facture. C'est la même logique que celle décrite pour les loyers dans Encaissement et renouvellement : un processus, pas une affaire de mémoire, appliquée ici aux factures des entreprises qui vous achètent à crédit.

L'escalade est aussi le moment où intervient le blocage des nouvelles livraisons. Dans la troisième partie, nous avons convenu qu'une commande s'arrête à un point connu si le client a une facture échue ou un solde supérieur à sa limite. Ici, le système tire le blocage directement des données de recouvrement : le commercial et le responsable de l'entrepôt ou du chantier voient que ce client est bloqué et pourquoi, et le blocage se lève lorsque le paiement est enregistré, ou par une exception enregistrée et approuvée comme dans la troisième partie. Le blocage ne dépend plus de la mémoire de quelqu'un, et il ne reste pas en place une fois que le client a payé.

Le journal des appels, les promesses de paiement et le relevé mensuel

Chaque contact avec le client est consigné en une ligne sur la facture : qui a appelé, quand, à qui il a parlé et quel a été le résultat. Le résultat est choisi dans une liste fixe, comme dans le registre des litiges : une promesse de paiement, une demande de document, une nouvelle contestation transmise au registre des litiges, ou pas de réponse. Si le résultat est une promesse de paiement, sa date et son montant sont enregistrés et elle devient une date du calendrier : ce jour-là, le système vérifie si l'argent est arrivé et, sinon, la ligne revient à la personne qui a enregistré la promesse. Les promesses enregistrées ont une seconde utilité sur laquelle nous reviendrons dans la dernière partie : elles sont ce que l'entreprise sait de plus précis sur l'argent attendu dans les semaines à venir.

Vient ensuite le relevé mensuel, l'image inversée du rapprochement des relevés fournisseurs que nous avons décrit du côté de l'acheteur dans Payer les fournisseurs selon un calendrier et rapprocher leurs relevés. Au début de chaque mois, chaque client reçoit un relevé de ses factures ouvertes, des paiements enregistrés, des avoirs et notes de débit, et du solde de fin de mois, avec une demande de confirmer le solde ou d'expliquer l'écart. Tout écart signalé par le client est classé de la même manière qu'un écart sur un relevé fournisseur : une facture jamais reçue, un paiement en transit, une note pas encore émise ou une facture enregistrée deux fois. Un relevé confirmé par le client ferme la porte aux disputes sur les anciens soldes, et un relevé qu'il conteste révèle le problème tant qu'il est encore petit.

Quand le client ne paie pas : ce que dit la loi sur les billets à ordre

La plupart des factures sont encaissées grâce au suivi, et certaines ne le sont pas. Avant toute escalade, sachez ce que vous détenez. Dans la troisième partie, nous avons décrit le billet à ordre électronique sur la plateforme Nafith comme une garantie que le dirigeant choisit pour certains clients, pas pour tous. Voici ce que dit la loi lorsqu'un tel billet n'est pas payé à sa date :

• Les effets de commerce sont des titres exécutoires. L'article 9 de la loi sur l'exécution dispose que l'exécution forcée ne peut avoir lieu qu'en vertu d'un titre exécutoire portant sur un droit d'un montant déterminé et exigible, et son point 4 range les effets de commerce parmi ces titres ; un billet à ordre est un effet de commerce. Un billet impayé peut donc passer à l'exécution sans procès préalable.
• La voie automatisée sur Najiz. Le guide du ministère de la Justice sur les services de demande d'exécution explique qu'un billet émis sur une plateforme électronique agréée comme Nafith est déposé sur Najiz par la voie automatisée (le tribunal virtuel), où les procédures se déroulent automatiquement sous la supervision de la chambre judiciaire.
• Le débiteur défaillant. L'article 46 de la loi sur l'exécution dispose que si le débiteur ne paie pas, ou ne déclare pas de biens suffisants pour régler la dette, dans les 5 jours suivant la notification de l'ordre d'exécution, il est considéré comme défaillant (mumatil), et le juge de l'exécution ordonne immédiatement des mesures qui comprennent une interdiction de voyager et la notification du non-paiement à une société agréée d'information sur le crédit.

Voilà ce que disent les textes ; ce n'est pas une étape que l'équipe de recouvrement engage ni que le système décide. Ce que fait le système, c'est préparer le dossier complet lorsque le dirigeant et son avocat en ont besoin : la facture, le bon de livraison signé, les rappels envoyés, les appels et leurs résultats, les promesses non tenues et le dernier relevé confirmé par le client. Toute décision de passer à la voie judiciaire, qu'un billet garantisse ou non la facture, ainsi que son calendrier et son effet sur la relation, relève de votre avocat.

Une créance jamais encaissée : ce que dit l'article 40 sur la TVA collectée

Lorsque vous émettez une facture, sa TVA entre dans votre déclaration et vous la reversez à l'Autorité, que vous encaissiez ou non le montant auprès du client. Si la créance reste impayée, le paragraphe 7 de l'article 40 du règlement d'application de la TVA vous permet de réduire votre TVA collectée du montant de la taxe calculée sur la contrepartie impayée, dans la déclaration au cours de laquelle toutes les conditions suivantes sont réunies :

• Vous avez précédemment inclus la TVA sur cette livraison comme taxe collectée dans votre déclaration et l'avez payée.
• La livraison a été effectuée au profit d'une personne qui ne vous est pas liée.
• Au moins 12 mois se sont écoulés depuis la date de la livraison.
• Vous fournissez un certificat d'un expert-comptable agréé dans le Royaume attestant que la créance a été passée en perte dans les livres commerciaux ; l'Autorité peut accepter d'autres justificatifs si votre entreprise n'est pas tenue de nommer un auditeur.
• Lorsque les impayés dépassent 100 000 riyals et que le vendeur a formellement engagé des poursuites judiciaires sans résultat, le texte indique que le vendeur peut fournir la preuve de ces poursuites, comme un jugement, la faillite du débiteur ou une décision de justice ouvrant une procédure formelle qui établit la créance. La formulation ne tranche pas la question de savoir si cette preuve est exigée pour toute créance au-delà de ce montant ; interrogez donc votre conseiller fiscal sur votre cas.

Le paragraphe 8 dispose qu'une entreprise appliquant le régime de la comptabilité de caisse prévu par le règlement ne procède pas à cet ajustement. Le paragraphe 9 dispose que si vous avez réduit votre TVA collectée et recevez ensuite tout ou partie du montant, la TVA devient exigible sur ce que vous avez reçu dans la déclaration de la période au cours de laquelle il a été payé, et une nouvelle facture fiscale reflétant le montant reçu doit être émise. De l'autre côté, il existe un paragraphe pour l'acheteur qui n'a pas payé, le paragraphe 10 du même article, que nous avons traité dans la sixième partie de la série sur les achats.

En pratique, cela exige une liste, pas de la mémoire. Un système qui conserve la date de livraison de chaque facture et ce qui a été encaissé dessus fait apparaître les créances qui approchent des 12 mois depuis leur livraison, avec le dossier de suivi complet en pièce jointe, afin qu'elles parviennent au directeur financier et à son conseiller fiscal avant la préparation de la déclaration, et non après. Le signalement est une alerte, pas une décision : savoir si le texte s'applique à une créance donnée, quand elle est passée en perte et comment la déclaration est ajustée relève de votre conseiller fiscal et de votre expert-comptable.

Le regard d'Origami

Lorsque nous construisons le processus de recouvrement d'une entreprise, nous partons de ses factures en retard aujourd'hui : qui suit chacune d'elles, où le dernier appel a été consigné, quelle promesse de paiement est passée sans que personne ne le remarque, quand le dernier relevé a été envoyé, et si une livraison est partie chez un client qui aurait dû être bloqué. Ces réponses dessinent le processus actuel tel qu'il est réellement, avant que nous ne dessinions le moindre écran.

Nous les transformons ensuite en un processus unique et connecté : une balance âgée à partir de l'échéance, avec des tranches que le dirigeant ajuste sans programmeur ; un calendrier de recouvrement pour chaque facture qui rappelle à chaque responsable son étape le jour venu ; un circuit d'escalade connu ; un blocage des livraisons que le système applique et qu'un paiement lève ; un journal des appels où chaque promesse devient une date ; un relevé mensuel envoyé et dont la confirmation est suivie ; et une liste des anciennes créances qui parvient à votre conseiller fiscal avant la déclaration, le tout connecté à votre système comptable et à la facturation électronique. Cela fait partie des systèmes sur mesure que nous développons dans le cadre de nos services.

Un exercice pour cette semaine : construisez votre balance âgée à la main

Avant tout système, il vous faut une image honnête de ce qui attend d'être encaissé. Voici un exercice pour le directeur financier et le directeur commercial, en une seule séance :

• Sortez les factures ouvertes de vos vingt plus gros clients à crédit, et calculez la date d'échéance de chaque facture à partir des conditions de paiement écrites, et non de sa date d'émission.
• Répartissez-les en tranches que vous choisissez : non échu, puis les tranches de retard adaptées à vos conditions, et mettez à part les montants contestés et les retenues de garantie.
• À côté de chaque facture en retard, notez le dernier contact à son sujet : quand, par qui, et avec quel résultat. Si vous ne trouvez rien d'écrit, notez-le.
• Rassemblez les promesses de paiement faites au cours du mois écoulé, et vérifiez combien ont été tenues à temps.
• Vérifiez les livraisons récentes : une commande est-elle partie chez un client ayant une facture en retard sans exception approuvée ?

Le nombre de factures en retard dont personne ne sait ce qui s'est passé en dernier, et le nombre de promesses dont la date est passée sans suivi, constituent le point de départ de cette partie.

Dans la prochaine et dernière partie

Chaque facture a désormais une ancienneté comptée à partir de son échéance, un calendrier qui la suit et un journal qui conserve chaque appel et chaque promesse. La septième et dernière partie porte sur l'argent lorsqu'il arrive : rapprocher chaque virement bancaire des factures qu'il règle, que faire d'un virement sans référence ou d'un paiement inférieur à la facture, puis une vue semaine par semaine de la trésorerie à partir des échéances et des promesses enregistrées, mise en regard des paiements fournisseurs, et enfin un plan de quatre-vingt-dix jours pour numériser les ventes dans un ordre qui n'interrompt jamais les ventes, pas même un seul jour.

Sources

• Autorité de la zakat, des impôts et des douanes (ZATCA) : règlement d'application de la loi sur la TVA (texte officiel en arabe) : article 40, paragraphe 7 (conditions de réduction de la TVA collectée sur une contrepartie impayée ; alinéa (d) modifié par le conseil de l'Autorité le 15 juin 2023), paragraphe 8 (l'exclusion de la comptabilité de caisse), paragraphe 9 (TVA exigible et nouvelle facture lorsque le montant est encaissé plus tard) et paragraphe 10 (l'ajustement de la TVA déductible pour un acheteur qui n'a pas payé).
• Loi sur l'exécution, décret royal M/53 de 1433H, portail juridique du ministère de la Justice (en arabe) : article 9 (titres exécutoires, dont les effets de commerce au point 4) et article 46 (le débiteur défaillant et les mesures ordonnées par le juge de l'exécution, dont l'interdiction de voyager et la notification à une société agréée d'information sur le crédit).
• Ministère de la Justice : guide des services de demande d'exécution sur Najiz, deuxième édition (en arabe) : dépôt d'une demande d'exécution pour un billet à ordre électronique par la voie automatisée (le tribunal virtuel) pour les billets émis sur des plateformes électroniques agréées comme Nafith.