تقرير أعمار الديون: تحصيل مستحقاتك بجدول لا بالذاكرة

تقرير أعمار الديون يعرض كل فاتورة لم تسدد بعمرها محسوبا من تاريخ استحقاقها، في فئات يحددها المالك، فيعرف من يتابع التحصيل من أين يبدأ اليوم. لكن التقرير وحده لا يحصل ريالا، فالذي يحصل هو جدول متابعة لكل فاتورة: تذكير قبل موعد الاستحقاق وفي يومه وبعده، ثم تصعيد معروف إلى مدير الحساب ثم المالك، وإيقاف للتسليم الجديد يطبقه النظام، وسجل لكل مكالمة ونتيجتها وأي موعد سداد وعد به العميل، وكشف حساب شهري يؤكد الرصيد. وإن بقي الدين رغم ذلك، فهذا الجزء ينقل ما تقوله الأنظمة عن السند لأمر غير المسدد، وعن ضريبة القيمة المضافة على دين لم يحصل.

من سجل النزاعات إلى متابعة كل فاتورة

في الجزء الخامس صارت الفاتورة تصدر في وقتها وتصل إلى المخول باعتمادها، وصار لكل نزاع مالك وموعد. بقي ما يحدث بعد ذلك: فاتورة صحيحة، بلا نزاع، وصلت إلى الشخص الصحيح، ولم يحن موعدها بعد أو حان ومضى. وفي كثير من الشركات تعيش متابعة هذه الفواتير في ذاكرة شخص واحد، أو في جدول بيانات يحدث آخر الشهر. والجدول أداة جيدة، والمحاسب الذي يعرف عملاءه بأسمائهم قيمة حقيقية للشركة، لكن الذاكرة تتعثر في ثلاثة مواضع تتكرر:

• الأولوية لمن يرد على الهاتف. يتصل الفريق بالعميل الذي يعرف رقمه ويرد سريعا، وتبقى فواتير عملاء أقل تواصلا تكبر دون أن يسأل عنها أحد.
• وعد سداد لا يتابع. يقول المسؤول عند العميل إن الدفعة ستخرج يوم الخميس، ويمر الخميس ولا يعرف أنه كان موعدا إلا من سمع الوعد.
• تسليم جديد لعميل متأخر. المستودع أو فريق الموقع لا يرى الفواتير المتأخرة، فيخرج طلب جديد لعميل كان يفترض أن يتوقف تسليمه حتى يسدد أو يعتمد استثناء، كما اتفقنا في الجزء الثالث.

والمقصود ليس أن العميل يتهرب ولا أن فريقك مقصر. أغلب التأخير كما رأينا في هذه السلسلة مستند ناقص، أو فاتورة عند غير صاحبها، أو نزاع بلا مالك. والمتابعة المنظمة تكشف هذه الأسباب مبكرا، قبل أن تتحول فاتورة صغيرة إلى رصيد قديم لا يتذكر أحد قصته.

تقرير أعمار الديون: بتاريخ الاستحقاق وفي فئات يحددها المالك

يحسب عمر الدين من تاريخ استحقاق الفاتورة، لا من تاريخ إصدارها. فاتورة صدرت قبل شهر ومهلتها لم تنته بعد ليست متأخرة، وفاتورة صدرت قبل أسبوعين بمهلة أقصر قد تكون متأخرة اليوم. لذلك يبدأ التقرير الصحيح من شروط الدفع التي وضعها المالك لكل عميل في الجزء الثالث: يحسب النظام تاريخ استحقاق كل فاتورة من تاريخها وشروط عميلها، ثم يوزع الرصيد على فئات:

• لم يحن موعدها بعد. فئة تهم هي أيضا، لأنها ما تتوقع تحصيله في الأسابيع القادمة.
• متأخرة، مقسمة إلى فئات زمنية يحددها المالك بحسب شروط الدفع عنده وطبيعة عملائه. لا توجد فئات صحيحة لكل الشركات: موزع يبيع بمهل قصيرة يحتاج فئات أضيق من مقاول ينتظر اعتماد مستخلصاته.
• متنازع عليها، تأتي منفصلة من سجل النزاعات في الجزء الخامس، فلا تختلط بالمتأخر العادي، ولا يطالب بها فريق التحصيل قبل أن تحل.
• المحتجزات عند المقاول، في سطر مستقل بشرط الإفراج عنها، لأنها مال غير مستحق الآن وليست دينا متأخرا.

ويقرأ التقرير على مستويين: مستوى العميل، لترى من عليه أكبر رصيد متأخر، ومستوى الفاتورة، لترى أي فاتورة بعينها وما قصتها. والسطر الواحد في تقرير جيد يجيب عن ثلاثة أسئلة دون أن تفتح ملفا آخر: كم عمر الفاتورة، وهل عليها نزاع، وما آخر ما حدث معها ومتى.

جدول التحصيل: ماذا يحدث لكل فاتورة وفي أي يوم

التقرير صورة لليوم، أما جدول التحصيل فهو ما يحدث غدا. لكل فاتورة تقويم يبدأ يوم صدورها، يضع المالك خطواته ومواعيدها لكل عميل أو فئة من العملاء، ويذكر النظام صاحب كل خطوة في يومها:

• قبل الاستحقاق: رسالة إلى الشخص المخول عند العميل، فيها رقم الفاتورة ومبلغها وتاريخ استحقاقها، ومعها نسخة منها وسند التسليم الموقع. هذه الرسالة تكشف مبكرا فاتورة لم تصل أو ينقصها مستند، وهي أسهل خطوة في الجدول وأكثرها أثرا.
• يوم الاستحقاق: تذكير قصير بأن الفاتورة استحقت اليوم.
• بعد الاستحقاق: اتصال من فريق التحصيل، ثم تذكير مكتوب، في مواعيد يحددها المالك.
• التصعيد: إن تجاوزت الفاتورة موعدا محددا دون سداد أو وعد مسجل، تنتقل إلى مدير الحساب الذي يعرف العميل، ثم إلى المالك أو من يفوضه.

والرسائل الآلية لا تعني أن تفقد العلاقة طابعها. نص كل رسالة يكتبه فريقك بأسلوبه، وتخرج من قناة يعرفها العميل كالبريد أو واتساب، والمكالمة تبقى مكالمة يجريها شخص يعرف العميل. ما يتغير أن أحدا لا يحتاج أن يتذكر أن اليوم موعد هذه الفاتورة. وهو المنطق نفسه الذي شرحناه لتحصيل الإيجار في التحصيل والتجديد: إجراء لا ذاكرة، لكنه هنا يطبق على فواتير شركات تشتري منك بالآجل.

وعند التصعيد يأتي إيقاف التسليم الجديد. في الجزء الثالث اتفقنا أن الطلب يتوقف عند نقطة معروفة إذا كانت على العميل فاتورة تجاوزت موعدها أو تجاوز رصيده حده. هنا يأخذ النظام الإيقاف من بيانات التحصيل مباشرة: يرى المندوب ومسؤول المستودع أو الموقع أن هذا العميل موقوف وسبب ذلك، ويرفع الإيقاف حين يسجل السداد، أو باستثناء معتمد مسجل كما في الجزء الثالث. فلا يعتمد الإيقاف على من يتذكر، ولا يبقى قائما بعد أن يسدد العميل.

سجل المكالمات ووعود السداد، وكشف الحساب الشهري

كل اتصال بالعميل يسجل في سطر واحد على الفاتورة: من اتصل، ومتى، ومع من تحدث، وما النتيجة. والنتيجة من قائمة ثابتة كما في سجل النزاعات: وعد بالسداد، أو طلب مستند، أو اعتراض جديد يحال إلى سجل النزاعات، أو لم يرد. فإن كانت النتيجة وعدا بالسداد، سجل تاريخه ومبلغه، وصار موعدا في الجدول: يفحص النظام في ذلك اليوم هل وصل المبلغ، فإن لم يصل عاد السطر إلى من سجل الوعد. وللوعود المسجلة فائدة ثانية نعود إليها في الجزء الأخير: هي أدق ما تعرفه الشركة عن المال المتوقع دخوله في الأسابيع القادمة.

ثم كشف الحساب الشهري، وهو صورة المرآة لمطابقة كشف المورد التي شرحناها من جهة المشتري في سداد الموردين بجدول ومطابقة كشف حساب المورد. في أول كل شهر يرسل إلى كل عميل كشف بفواتيره المفتوحة، والدفعات المسجلة، والإشعارات الدائنة والمدينة، والرصيد في نهاية الشهر، مع طلب تأكيد الرصيد أو بيان الفرق. وأي فرق يرد به العميل يصنف كما يصنف فرق كشف المورد: فاتورة لم تصله، أو دفعة في الطريق، أو إشعار لم يصدر، أو فاتورة مسجلة مرتين. والكشف الذي يؤكده العميل يغلق باب الخلاف على الأرصدة القديمة، والكشف الذي يعترض عليه يكشف المشكلة وهي صغيرة.

حين لا يسدد العميل: ما تقوله النصوص عن السند لأمر

أغلب الفواتير تحصل بالمتابعة، وبعضها لا يحصل. وقبل أي تصعيد، اعرف ما في يدك. في الجزء الثالث شرحنا السند لأمر الإلكتروني على منصة نافذ ضمانا يختاره المالك لبعض العملاء لا لكلهم، وهذا ما تقوله النصوص حين لا يسدد السند في موعده:

• الأوراق التجارية سندات تنفيذية. تنص المادة 9 من نظام التنفيذ على أنه لا يجوز التنفيذ الجبري إلا بسند تنفيذي لحق محدد المقدار حال الأداء، وتعد الأوراق التجارية في البند 4 من السندات التنفيذية، والسند لأمر ورقة تجارية. أي أن السند غير المسدد يقدم إلى التنفيذ دون دعوى تسبقه.
• المسار الآلي في ناجز. يشرح الدليل الإرشادي لخدمات طلب التنفيذ لدى وزارة العدل أن السند الصادر من منصة إلكترونية معتمدة مثل نافذ يقدم في ناجز على المسار الآلي (المحكمة الافتراضية)، وهو مسار تنفذ فيه الإجراءات آليا تحت إشراف الدائرة القضائية.
• المدين المماطل. تنص المادة 46 من نظام التنفيذ على أن المدين إذا لم ينفذ، أو لم يفصح عن أموال تكفي للوفاء بالدين، خلال 5 أيام من تاريخ إبلاغه بأمر التنفيذ، عد مماطلا، وأمر قاضي التنفيذ حالا بإجراءات منها منعه من السفر، وإشعار جهة مرخص لها بتسجيل المعلومات الائتمانية بواقعة عدم التنفيذ.

هذا ما تقوله النصوص، لا خطوة يتخذها فريق التحصيل أو يقررها النظام. ما يفعله النظام أن يجهز الملف كاملا حين يحتاجه المالك ومحاميه: الفاتورة، وسند التسليم الموقع، والتذكيرات المرسلة، والمكالمات ونتائجها، والوعود التي لم تنفذ، وآخر كشف أكده العميل. أما قرار التصعيد القانوني، في فاتورة يقف خلفها سند أو لا يقف، وتوقيته وأثره على العلاقة مع العميل، فمكانه محاميك.

دين لم يحصل: ما تقوله المادة 40 عن ضريبة المخرجات

حين تصدر الفاتورة تدخل ضريبتها في إقرارك وتسددها للهيئة، حصلت المبلغ من العميل أم لم تحصله. فإن بقي الدين دون تحصيل، تجيز الفقرة 7 من المادة 40 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة أن تخفض ضريبة مخرجاتك بقدر الضريبة المحسوبة على المقابل الذي لم يسدد، في الإقرار الذي تستوفى فيه هذه الحالات جميعا:

• أن تكون قد أضفت ضريبة هذا التوريد سابقا إلى ضريبة المخرجات في إقرارك وسددتها.
• أن يكون التوريد لشخص غير مرتبط بك.
• أن تكون قد مضت 12 شهرا على الأقل من تاريخ التوريد.
• أن تقدم شهادة من محاسب قانوني مرخص له ومعتمد في المملكة تدل على شطب الدين من الدفاتر التجارية، وللهيئة أن تقبل مستندات ثبوتية أخرى إن كانت منشأتك غير ملزمة بتعيين مراجع حسابات.
• وفي الحالات التي تزيد فيها المبالغ غير المسددة على 100,000 ريال، ويكون البائع قد باشر الإجراءات القانونية رسميا دون نتيجة، يذكر النص أنه يستطيع أن يقدم ما يدل على ذلك، كحكم قضائي أو إفلاس المدين أو أمر من المحكمة ببدء إجراء رسمي يثبت المطالبة. وصياغة هذه الفقرة لا تحسم هل هذا الدليل مطلوب في كل دين يتجاوز هذا المبلغ، فاسأل مستشارك الضريبي عن حالتك.

وتنص الفقرة 8 على أن من يستخدم أساس المحاسبة النقدية الذي تبينه اللائحة لا يجري هذا التعديل. وتنص الفقرة 9 على أنك إن خفضت ضريبة المخرجات ثم استلمت المبلغ أو جزءا منه لاحقا، تستحق الضريبة على ما استلمته في إقرار الفترة التي تم فيها السداد، ويجب إصدار فاتورة ضريبية جديدة تعكس المبلغ المستلم. وفي الجهة الأخرى نص يخص المشتري الذي لم يسدد، وهو الفقرة 10 من المادة نفسها، وقد شرحناه في الجزء السادس من سلسلة المشتريات.

عمليا، هذا يحتاج قائمة لا ذاكرة. النظام الذي يحمل تاريخ التوريد لكل فاتورة وما حصل منها يعرض الديون التي تقترب من مرور 12 شهرا على توريدها، ومعها ملف المتابعة كاملا، فتصل إلى المدير المالي ومستشاره الضريبي قبل إعداد الإقرار لا بعده. والعلامة تنبيه لا حكم: هل ينطبق النص على دين بعينه، ومتى يشطب، وكيف يعدل الإقرار، يقرره مستشارك الضريبي ومحاسبك القانوني.

نظرة أوريجامي

حين نبني مسار التحصيل لشركة، نبدأ من فواتيرها المتأخرة اليوم: من يتابع كل واحدة منها، وأين سجلت آخر مكالمة، وأي وعد سداد مضى دون أن يلاحظه أحد، ومتى أرسل آخر كشف حساب، وهل خرج تسليم لعميل كان يفترض أن يتوقف. هذه الإجابات ترسم المسار الحالي كما هو، قبل أن نرسم أي شاشة.

ثم نحولها إلى مسار متصل: تقرير أعمار من تاريخ الاستحقاق بفئات يعدلها المالك بنفسه دون مبرمج، وجدول تحصيل لكل فاتورة يذكر صاحب كل خطوة في يومها، وتصعيد معروف، وإيقاف تسليم يطبقه النظام ويرفعه السداد، وسجل مكالمات يتحول فيه كل وعد إلى موعد، وكشف حساب شهري يرسل ويتابع تأكيده، وقائمة بالديون القديمة تصل إلى مستشارك الضريبي قبل الإقرار، كل ذلك متصل بنظامك المحاسبي والفوترة الإلكترونية. هذا جزء مما نبنيه من أنظمة مخصصة ضمن خدماتنا.

تمرين لهذا الأسبوع: ابن تقرير أعمار ديونك بيدك

قبل أي نظام، تحتاج صورة صادقة لما ينتظر التحصيل. هذا تمرين ينفذه المدير المالي مع مدير المبيعات في جلسة واحدة:

• استخرج الفواتير المفتوحة لأكبر عشرين عميلا بالآجل، واحسب لكل فاتورة تاريخ استحقاقها من شروط الدفع المكتوبة، لا من تاريخ إصدارها.
• وزعها على فئات تختارها أنت: لم يحن موعدها، ثم فئات التأخير التي تناسب شروطك، وافصل المتنازع عليه والمحتجزات.
• اكتب أمام كل فاتورة متأخرة آخر اتصال بشأنها: متى، ومن أجراه، وما نتيجته. وإن لم تجد شيئا مكتوبا فاكتب ذلك.
• اجمع وعود السداد التي قيلت في الشهر الماضي، وافحص كم منها نفذ في موعده.
• افحص التسليمات الأخيرة: هل خرج طلب لعميل عليه فاتورة متأخرة دون استثناء معتمد؟

عدد الفواتير المتأخرة التي لا يعرف أحد آخر ما حدث معها، وعدد الوعود التي مضى موعدها دون متابعة، هما خط الأساس لهذا الجزء.

في الجزء القادم والأخير

صار لكل فاتورة عمر يحسب من استحقاقها، وجدول يتابعها، وسجل يحفظ كل مكالمة ووعد. الجزء السابع والأخير عن المال حين يصل: مطابقة كل تحويل بنكي بالفواتير التي يسددها، وما تفعله بتحويل بلا مرجع أو بدفعة تقل عن الفاتورة، ثم رؤية التدفق النقدي أسبوعا بأسبوع من مواعيد الاستحقاق والوعود المسجلة مقابل دفعات الموردين، ثم خطة تسعين يوما لرقمنة المبيعات بترتيب لا يوقف البيع يوما واحدا.

مصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة (النص العربي) — المادة 40 الفقرة 7 (شروط تخفيض ضريبة المخرجات عن المقابل غير المسدد، وعدلت الفقرة الفرعية د بقرار مجلس إدارة الهيئة في 15 يونيو 2023)، والفقرة 8 (استثناء أساس المحاسبة النقدية)، والفقرة 9 (استحقاق الضريبة وإصدار فاتورة جديدة عند التحصيل اللاحق)، والفقرة 10 (تعديل ضريبة المدخلات على المشتري الذي لم يسدد).
• نظام التنفيذ الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/53 لعام 1433هـ، البوابة القانونية لوزارة العدل — المادة 9 (السندات التنفيذية، ومنها الأوراق التجارية في البند 4)، والمادة 46 (المدين المماطل وما يأمر به قاضي التنفيذ، ومنه المنع من السفر وإشعار جهة مرخص لها بتسجيل المعلومات الائتمانية).
• وزارة العدل: الدليل الإرشادي لخدمات طلب التنفيذ عبر ناجز، الإصدار الثاني — تقديم طلب تنفيذ السند لأمر الإلكتروني على المسار الآلي (المحكمة الافتراضية) للسندات الصادرة من المنصات الإلكترونية المعتمدة مثل نافذ.