売掛金年齢表は、未払いの請求書をすべて、支払期日から数えた経過日数ごとに、オーナーが選んだ区分で示すものです。これによって、回収をフォローする担当者は今日どこから手をつければよいかがわかります。しかし、年齢表だけでは何も回収できません。回収を生むのは、すべての請求書に対するスケジュールです。支払期日の前・当日・後のリマインダー、続いて担当営業責任者とオーナーへの決められたエスカレーション、システムが適用する新規納品の停止、すべての通話とその結果、顧客が約束した支払日を記録するログ、そして残高を確認する月次の残高確認書です。それでも債権が未払いのまま残った場合について、今回は未払いの約束手形について法律が定めていること、そして回収できなかった債権に係るVATについて説明します。

係争ログから、すべての請求書のフォローへ

第五回では、請求書が期限どおりに発行され、承認権限を持つ人に届くようになり、すべての係争に担当者と期日がつきました。残っているのはその次に起きることです。係争がなく、正しい担当者に届いた正しい請求書で、まだ期日が来ていないもの、あるいは期日が来てすでに過ぎたものです。多くの会社では、こうした請求書のフォローは一人の人の記憶か、月末に更新されるスプレッドシートの中にあります。スプレッドシートは良い道具ですし、すべての顧客を名前で知っている経理担当者は会社にとって本物の価値です。しかし記憶は、繰り返し起こる三つの場面でこぼれ落ちます。

  • 優先されるのは電話に出る相手です。チームは番号を知っていてすぐに電話に出る顧客に電話をかけ、反応の遅い顧客の請求書は誰にも問い合わせられないまま膨らんでいきます。
  • 誰もフォローしない支払約束。顧客側の担当者が支払いは木曜日に出ると言い、木曜日が過ぎても、それが期日だったと知っているのは約束を聞いた本人だけです。
  • 支払いが遅れている顧客への新規納品。倉庫や現場のチームには延滞している請求書が見えないため、第三回で合意したとおり支払いがあるか例外が承認されるまで納品を止めるはずだった顧客に、新しい注文が出荷されてしまいます。

これは、顧客が支払いを逃れようとしているとか、チームが不注意だという意味ではありません。このシリーズで見てきたように、遅延の多くは書類の不足、間違った人の手元にある請求書、あるいは担当者のいない係争です。整理されたフォローは、小さな請求書が誰も経緯を覚えていない古い残高に変わる前に、こうした原因を早い段階で浮かび上がらせます。

年齢表:支払期日を基準に、オーナーが設定する区分で

債権の経過日数は、請求書の発行日ではなく支払期日から数えます。一か月前に発行されても支払期限がまだ来ていない請求書は延滞ではなく、二週間前に発行されたものでも支払期限が短ければ今日すでに延滞しているかもしれません。そのため、正しい年齢表は第三回でオーナーが顧客ごとに設定した支払条件から始まります。システムは各請求書の日付とその顧客の条件から支払期日を計算し、残高を次の区分に振り分けます。

  • 期日未到来。この区分も重要です。これからの数週間で回収を見込める金額だからです。
  • 延滞。オーナーが自社の支払条件と顧客の性質に応じて設定する期間区分に分けます。どの会社にも正しい区分の組み合わせというものはありません。短い支払条件で販売する卸売業者は、出来高請求の承認を待つ請負業者よりも細かい区分を必要とします。
  • 係争中。第五回の係争ログから別に取り出し、通常の延滞額と混ざらないようにし、解決する前に回収担当が催促しないようにします。
  • 請負業者の留保金。解除条件とともに別の行に表示します。延滞した債権ではなく、まだ期日の来ていないお金だからです。

年齢表は二つのレベルで読みます。顧客レベルでは延滞残高が最も大きいのは誰かを見て、請求書レベルではそれが具体的にどの請求書で、どんな経緯があるのかを見ます。良い年齢表の一行は、別のファイルを開かなくても三つの問いに答えます。請求書の経過日数、係争中かどうか、そして最後に何が、いつあったかです。

回収カレンダー:各請求書に何が、どの日に起きるか

年齢表は今日の姿であり、回収カレンダーは明日起きることです。すべての請求書は、発行された日から始まるカレンダーを持ちます。オーナーが顧客ごと、あるいは顧客グループごとに手順とタイミングを設定し、システムはその日に各手順の担当者に知らせます。

  • 支払期日の前:顧客側の権限者に、請求書番号、金額、支払期日を記したメッセージを、請求書の写しと署名済みの納品書を添えて送ります。このメッセージによって、届いていない請求書や書類が欠けている請求書を早めに見つけることができます。カレンダーの中で最も簡単で、最も効果の大きい手順です。
  • 支払期日の当日:請求書の期日が今日であることを伝える短いリマインダー。
  • 支払期日の後:オーナーが設定したタイミングで、回収チームからの電話、続いて書面のリマインダー。
  • エスカレーション:支払いも記録された約束もないまま請求書が決められた時点を過ぎると、その顧客をよく知る担当営業責任者に移り、次にオーナーまたはその代理人に移ります。

メッセージの自動化は、関係から人の温かみが失われることを意味しません。各メッセージはチームが自分たちの言葉で書き、メールや WhatsApp など顧客が慣れているチャネルで送られ、電話も相変わらず顧客を知る人がかける電話です。変わるのは、今日がこの請求書の期日だと誰も覚えておく必要がなくなることです。これは回収と更新:記憶ではなくプロセスでで家賃について説明したのと同じ考え方を、ここでは掛けで購入する企業向けの請求書に当てはめたものです。

エスカレーションは、新規納品の停止が関わってくる場面でもあります。第三回では、顧客に支払期日を過ぎた請求書があるか、残高が限度額を超えている場合、注文は決められた時点で止まると合意しました。ここではシステムが回収データから直接停止を判断します。営業担当者と倉庫や現場の責任者には、この顧客が停止中であることとその理由が表示され、停止は入金が記録されたとき、あるいは第三回のとおり記録・承認された例外によって解除されます。停止はもはや誰かが覚えていることに依存せず、顧客が支払った後まで残ることもありません。

通話ログ、支払約束、そして月次の残高確認書

顧客とのすべての連絡は、請求書の上に一行で記録されます。誰が、いつ電話し、誰と話し、結果はどうだったか。結果は係争ログと同じく決まったリストから選びます。支払約束、書類の要求、係争ログに回す新たな異議、あるいは応答なしです。結果が支払約束であれば、その日付と金額が記録されてカレンダー上の期日になります。その日にシステムは入金があったかを確認し、なければその行は約束を記録した人のもとに戻ります。記録された約束には、最終回で改めて取り上げる二つ目の使い道があります。それは、これからの数週間に見込まれる入金について会社が知っている最も正確な情報なのです。

次は月次の残高確認書です。これはスケジュールどおりの仕入先への支払いと残高確認書の照合で購入側から説明した仕入先残高確認書の照合を、鏡に映したものです。毎月の初めに、すべての顧客は未決済の請求書、記録された入金、貸方票と借方票、そして月末残高を記した残高確認書を受け取り、残高の確認か差異の説明を求められます。顧客が報告した差異は、仕入先残高確認書の差異と同じ方法で分類します。受け取っていない請求書、送金途中の入金、まだ発行されていない票、あるいは二重に記録された請求書です。顧客が確認した残高確認書は古い残高をめぐる議論に終止符を打ち、顧客が異議を唱えた残高確認書は、問題がまだ小さいうちにそれを示してくれます。

顧客が支払わないとき:約束手形について法律が定めていること

ほとんどの請求書はフォローによって回収されますが、そうでないものもあります。エスカレーションの前に、自分の手元に何があるかを把握してください。第三回では、Nafith プラットフォーム上の電子約束手形を、すべての顧客ではなく一部の顧客に対してオーナーが選ぶ担保として説明しました。そのような手形が期日に支払われなかった場合について、法律は次のように定めています。

  • 商業証券は執行名義です。執行法第9条は、強制執行は期日が到来した特定金額の権利に係る執行名義に基づいてのみ行うことができると定め、第4号で商業証券をその執行名義の一つに挙げています。約束手形は商業証券です。したがって、未払いの手形は先に訴訟を起こさなくても執行に進むことができます。
  • Najiz 上の自動化トラック。法務省の執行申立てサービスのガイドは、Nafith のような認可された電子プラットフォームで発行された手形は、Najiz 上で自動化トラック(バーチャル裁判所)を通じて申し立てられ、手続きは司法部の監督のもとで自動的に進むと説明しています。
  • 支払遅延者となる債務者。執行法第46条は、債務者が執行命令の通知から5日以内に支払わない場合、または債務を弁済するのに十分な資産を開示しない場合、その債務者は支払遅延者(mumatil)とみなされ、執行裁判官は直ちに、出国禁止や、ライセンスを受けた信用情報会社への不払いの通知を含む措置を命じると定めています。

これは条文が定めていることであり、回収チームが取る手順でも、システムが決めることでもありません。システムが行うのは、オーナーとその弁護士が必要とするときに完全なファイルを用意することです。請求書、署名済みの納品書、送ったリマインダー、通話とその結果、守られなかった約束、そして顧客が最後に確認した残高確認書です。法的手段に訴えるかどうかの判断は、請求書の裏に手形があるかどうかにかかわらず、そのタイミングと取引関係への影響も含めて、顧問弁護士に委ねるべきものです。

回収できなかった債権:売上VATについて第40条が定めていること

請求書を発行すると、そのVATは申告に含まれ、顧客から代金を回収したかどうかにかかわらず、あなたはそれを当局に納付します。債権が回収されないまま残った場合、付加価値税施行規則第40条第7項は、次の要件がすべて満たされた申告において、未払いの対価について計算された税額だけ売上VATを減額することを認めています。

  • この供給に係るVATを、すでに売上税として申告に含めて納付していること。
  • 供給が、あなたと関連のない者に対して行われたこと。
  • 供給日から少なくとも12か月が経過していること。
  • 王国で認可された、ライセンスを持つ公認会計士による、債権が商業帳簿上で貸倒処理されたことを示す証明書を提出すること。事業者が監査人の選任を義務づけられていない場合、当局はその他の裏付け書類を受け入れることがあります。
  • 未払額が100,000リヤルを超え、売り手が正式に法的手続きを開始したものの成果がなかった場合、条文は、売り手がその手続きの証拠、たとえば裁判所の判決、債務者の破産、あるいは請求を立証する正式な手続きを開始する裁判所命令を提出できるとしています。この文言は、その証拠がこの金額を超えるすべての債権に必要なのかどうかを明確にしていないため、自社のケースについては税務顧問に確認してください。

第8項は、規則に定める現金主義会計を採用している事業者はこの調整を行わないと定めています。第9項は、売上VATを減額した後に代金の全部または一部を受け取った場合、受け取った額についてVATが支払われた期間の申告で課税され、受け取った金額を反映した新たな税務請求書を発行しなければならないと定めています。反対側には、支払っていない買い手についての項、同じ条の第10項があり、これは購買シリーズの第六回で取り上げました。

実務上、これに必要なのは記憶ではなくリストです。すべての請求書の供給日とそれに対する回収額を保持するシステムは、供給から12か月に近づいている債権を、フォローの完全なファイルを添えて表示します。これにより、それらの債権は申告の準備の後ではなく前に、財務責任者とその税務顧問のもとに届きます。この表示は警告であって判定ではありません。条文が特定の債権に適用されるかどうか、いつ貸倒処理するか、申告をどう調整するかは、税務顧問と公認会計士が判断します。

Origami の視点

ある会社のために回収のワークフローを構築するとき、私たちはその会社の今日の延滞請求書から始めます。それぞれを誰がフォローしているのか、最後の通話はどこに記録されたのか、どの支払約束が誰にも気づかれないまま過ぎたのか、最後の残高確認書はいつ送られたのか、そして停止すべきだった顧客に納品が出ていないか。これらの答えが、画面を一つも描く前に、現在のワークフローを実際のとおりに描き出します。

そのうえで、それらを一つのつながったワークフローに変えます。プログラマーなしでオーナーが区分を調整できる、支払期日を基準とした年齢表。各手順をその日に担当者に知らせる、すべての請求書の回収カレンダー。決められたエスカレーションの経路。システムが適用し、入金によって解除される納品停止。すべての約束が期日になる通話ログ。送付され、確認状況が追跡される月次の残高確認書。そして申告の前に税務顧問に届く古い債権のリスト。これらすべてが会計システムと電子インボイスにつながっています。これは私たちのサービスを通じて構築するカスタムシステムの一部です。

今週の演習:年齢表を手作業で作ってみる

どんなシステムよりも先に、回収を待っているものの正直な姿が必要です。これは財務責任者と営業責任者が一回のセッションで行う演習です。

  • 未決済の請求書を抽出します。掛け取引の大口顧客上位二十社について抽出し、各請求書の支払期日を、発行日からではなく書面の支払条件から算出します。
  • 区分に振り分けます。区分は自分で選びます。期日未到来、次に自社の条件に合った延滞の区分とし、係争中の金額と留保金は分けておきます。
  • 延滞している請求書のそれぞれの横に、最後の連絡を書きます。いつ、誰が行い、結果はどうだったか。何も書かれたものが見つからなければ、そのことを書き留めます。
  • 支払約束を集めます。過去一か月になされた約束を集め、そのうちいくつが期限どおりに守られたかを確認します。
  • 最近の納品を確認します。延滞している請求書があり、承認された例外もない顧客に注文が出荷されていませんか?

最後に何があったのか誰も知らない延滞請求書の数と、フォローされないまま期日が過ぎた約束の数が、今回の出発点になります。

次回、最終回では

すべての請求書が、支払期日から数えた経過日数、それを追いかけるカレンダー、そしてすべての通話と約束を残すログを持つようになりました。第七回、最終回は、お金が届いたときの話です。各銀行振込をそれが支払う請求書と照合すること、参照番号のない振込や請求額に満たない入金をどう扱うか、次に支払期日と記録された約束から仕入先への支払いと突き合わせた週ごとのキャッシュフローの見通し、そして最後に、販売を一日も止めない順序で販売をデジタル化する九十日間の計画です。

出典