Eine korrekte Rechnung beginnt mit dem Liefernachweis, nicht mit dem Kundenauftrag. Bei Waren ist dieser Nachweis ein Lieferschein, den eine berechtigte Person beim Kunden unterschreibt und der an der Tür auf einem Smartphone erfasst wird: die auf jeder Zeile tatsächlich erhaltene Menge, Name und Unterschrift des Empfängers, Uhrzeit und Standort, ein Foto der Ware und alles Abgelehnte mit dem Grund. Bei einer Dienstleistung ist es eine Abnahmebestätigung durch den Vertreter des Kunden, und im Bauwesen ist es eine vom Ingenieur oder Berater des Bauherrn freigegebene Abschlagsrechnung. Das System macht aus diesem Nachweis dann ohne erneutes Abtippen einen Rechnungsentwurf, sodass eine nicht gelieferte Zeile nie berechnet wird, der unterschriebene Lieferschein an der Rechnung hängt und eine spätere Reklamation in einer Minute beantwortet ist, nicht in einer Woche.

Vom Kreditlimit zum Moment der Lieferung

In Teil drei bekam jeder Kunde einen geprüften Stammsatz, ein Limit, das das System bei jedem Auftrag und jeder Lieferung prüft, und eine bekannte Person, die Rechnungen entgegennimmt und freigibt. In diesem Teil geht es um den Moment, in dem ein Verkauf zu etwas wird, das man in Rechnung stellen kann: die Lieferung. Der Kundenauftrag sagt, was vereinbart wurde; bezahlt wird, was tatsächlich beim Kunden angekommen ist. Dazwischen liegen kleine Abweichungen, die jeden Tag vorkommen, in gutem Glauben auf beiden Seiten: Ein Artikel war im Lager ausgegangen, also ging die Sendung unvollständig hinaus, zwei Kartons wurden unterwegs beschädigt und der Empfänger lehnte sie ab, eine Baustelle bat darum, die Hälfte der Menge auf die nächste Woche zu verschieben.

Wird die Rechnung aus dem Kundenauftrag erstellt, trägt sie diese Abweichungen mit sich, und die Buchhaltung des Kunden erhält einen Betrag, der nicht zu dem passt, was sein Lager erhalten hat. Wenn Ihr Kunde Lieferantenrechnungen so abgleicht, wie wir es aus Sicht des Käufers in Wareneingang und Drei-Wege-Abgleich beschrieben haben, bezahlt er eine Rechnung erst, wenn sie mit seiner Bestellung und mit dem Wareneingangsbeleg übereinstimmt, den er selbst erstellt hat, und die ganze Rechnung wartet, bis die Abweichung geklärt ist, nicht nur die abweichende Zeile. Dort beginnt ein großer Teil des Zahlungsverzugs, den wir in Teil eins beschrieben haben: kein Streit über die Forderung, nur ein Dokument, das nicht zu einem anderen passt. Eine Rechnung, die auf derselben Zahl beruht, die sein Empfänger unterschrieben hat, besteht seinen Abgleich, ohne dass jemand nachfragt.

Waren: ein an der Tür auf dem Smartphone erfasster Lieferschein

Der Lieferschein aus Papier ist ein gutes Werkzeug und funktioniert in vielen Unternehmen noch immer. Aber er erreicht den Buchhalter erst Tage später, wenn überhaupt; er kann im Handschuhfach des Lkw nass werden oder verloren gehen; und die Unterschrift darauf verrät weder, wer unterschrieben hat, noch ob die Person berechtigt war. Den Lieferschein aufs Smartphone zu verlegen, ändert nicht die Idee, sondern den Zeitpunkt: Die Lieferung wird in dem Moment erfasst, in dem sie stattfindet, und erreicht das System im selben Moment. Ein guter Lieferschein enthält sechs Angaben:

  • Die auf jeder Zeile tatsächlich erhaltene Menge, verglichen mit der Menge im Ladeauftrag. Der Fahrer oder Außendienstmitarbeiter öffnet den Lieferauftrag auf seinem Smartphone und bestätigt jede Position mit dem Empfänger, sodass jede Abweichung sichtbar wird, solange der Lkw noch vor der Tür steht.
  • Name, Funktion und Unterschrift des Empfängers. Der berechtigte Empfänger stammt aus dem Kundenstammsatz, den wir in Teil drei aufgebaut haben: der Lagerverwalter, der Bauleiter oder wen auch immer der Kunde für jeden Standort benennt. Unterschreibt jemand anderes, zeigt sich das noch am selben Tag auf dem Lieferschein, nicht einen Monat später.
  • Uhrzeit und Standort, automatisch vom Smartphone erfasst, damit niemand ein Datum aus dem Gedächtnis einträgt.
  • Ein Foto der Ware nach dem Abladen und ein Foto des Kundenstempels auf dem Lieferschein, falls er einen verwendet. Fotografiert werden die Ware und das Dokument, keine Personen.
  • Abgelehnte Positionen und der Grund: beschädigt, nicht der Bestellung entsprechend oder mehr als bestellt, mit einem Foto. Abgelehnte Ware geht zurück auf den Lkw und wird als Rücklauf ins Lager erfasst, damit sie nicht zwischen dem, was hinausging, und dem, was berechnet wurde, verloren geht.
  • Die Bestellnummer des Kunden, falls seine Buchhaltung sie verlangt; sie gehört zu den Angaben, die der Kundenstammsatz enthält.

Eine Teillieferung ist keine Ausnahme, die man am Telefon klärt. Hat der Kunde 100 Kartons bestellt und wurden heute 60 geliefert, erfasst der Lieferschein 60, und 40 bleiben im Kundenauftrag offen, bis sie geliefert werden oder der Kunde sie storniert. Hat der Empfänger 4 Kartons abgelehnt, weil sie beschädigt waren, erfasst der Lieferschein 56 angenommene und 4 abgelehnte, mit Grund und Foto. Diese Zahlen sind ein Beispiel, aber das Prinzip gilt: Jede Zeile des Kundenauftrags endet in einem von drei bekannten Zuständen, geliefert und angenommen, mit Grund abgelehnt oder noch offen. Keine Zeile bleibt in einer Grauzone, nach der der Buchhalter den Fahrer zwei Wochen später fragen muss.

Dienstleistungen und Bauwesen: Abnahmebestätigung und freigegebene Abschlagsrechnung

Eine Dienstleistung kommt nicht mit einem Lkw an, also gibt es an der Tür nichts zu zählen. Der Nachweis ist hier eine Abnahmebestätigung durch den Vertreter des Kunden am Ende der Arbeit: was erledigt wurde, wann, ob etwas offen ist, mit Fotos der fertigen Arbeit. Ein Wartungsunternehmen, das ein Wohnhochhaus mit einem Monatsvertrag betreut, schließt jeden Einsatz mit einer Bestätigung des Gebäudeverwalters ab; ein Hotel, das eine Veranstaltung auf Firmenrechnung ausrichtet, schließt sie mit einer Bestätigung des Koordinators der Firma darüber ab, was tatsächlich erbracht wurde; ein Immobilienbetreiber schließt Reparaturen außerhalb des Vertrags mit der Unterschrift dessen ab, der sie angefordert hat. Unter Arbeitsaufträge haben wir erklärt, wie jede Anfrage aus dem Feld zu einem Auftrag mit Nummer, Status und Verantwortlichem wird; dieser Teil ergänzt, dass der Abschluss des Arbeitsauftrags mit der Unterschrift des Kunden selbst der Liefernachweis ist, auf dem die Rechnung aufbaut. Zusatzarbeiten außerhalb des Vertrags brauchen eine erfasste Freigabe, bevor sie ausgeführt werden, nicht danach, sonst landen sie als Zeile auf der Rechnung, die beim Kunden niemand wiedererkennt.

Ein Bauunternehmer berechnet keine Sendung und keinen Einsatz, sondern ausgeführte Mengen, die in einer Abschlagsrechnung (mustakhlas) aufgemessen werden. Der Nachweis ist hier die Freigabe der Abschlagsrechnung durch den Ingenieur oder Berater des Bauherrn, nicht ihre Einreichung durch den Auftragnehmer. Die eingereichte Abschlagsrechnung ist die Schätzung des Auftragnehmers, was erledigt wurde; die freigegebene ist das, dem die andere Seite zugestimmt hat. Deshalb beruht die Zahlungsforderung auf den freigegebenen Zahlen, und die Differenz zwischen eingereicht und freigegeben wird bei jeder Position mit Grund erfasst, denn diese Differenz ist entweder noch nicht aufgemessene Arbeit, die in die nächste Abschlagsrechnung aufgenommen wird, oder eine Meinungsverschiedenheit, die einen Verantwortlichen braucht. Wie Mengen aufgemessen und Kosten dem Projekt zugeordnet werden, haben wir in Kostenkontrolle und Abschlagsrechnungen behandelt; der Zeitpunkt der Steuerrechnung bei einem Bauvertrag ist eine Frage für Ihren Steuerberater.

Von der bestätigten Lieferung zum Rechnungsentwurf

Ist eine Lieferung abgeschlossen und bestätigt, tippt sie niemand erneut in die Fakturierungssoftware ein. Das System macht aus dem bestätigten Lieferschein einen Rechnungsentwurf: den Kunden aus seinem Stammsatz, die Preise aus dem freigegebenen Kundenauftrag mit seinem Rabatt, wie in Teil zwei freigegeben, die Mengen aus dem Lieferschein statt aus dem Auftrag und das Lieferdatum vom Smartphone. Der Buchhalter prüft den Entwurf und stellt ihn aus, tippt aber keine Zahlen ein. Aus diesem Aufbau ergeben sich drei Regeln, die das System durchsetzt und nicht das Gedächtnis:

  • Eine nicht gelieferte Zeile wird nie berechnet. Die offene Menge bleibt im Kundenauftrag, und abgelehnte Mengen gelangen nie in die Rechnung.
  • Eine Lieferung wird nie zweimal berechnet. Jeder Lieferschein ist mit der aus ihm erstellten Rechnung verknüpft und kann daher in keine zweite gelangen.
  • Eine bestätigte Lieferung bleibt nie unberechnet. Sie erscheint mit ihrem Alter auf einer täglichen Liste, denn was geliefert und nicht berechnet wurde, ist Geld, das noch niemand angefordert hat, und es ist einer der Salden, die die Kreditlimitprüfung aus Teil drei addiert.

Die Lieferung hängt direkt mit dem zusammen, was die Durchführungsverordnung zum Mehrwertsteuergesetz für eine Steuerrechnung verlangt. Artikel 53 Absatz 5 verlangt, dass die Rechnung Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen ausweist, sowie das Lieferdatum, falls es vom Rechnungsdatum abweicht. Artikel 53 Absatz 1(b) legt als spätesten Termin für die Ausstellung einer Steuerrechnung für eine Lieferung zwischen Unternehmen den 15. Tag des Monats fest, der auf den Monat folgt, in dem die Lieferung stattfand. Mit anderen Worten: Menge und Datum, die die Rechnung braucht, sind genau das, was der Lieferschein erfasst, und die Frist läuft ab dem Monat der Lieferung, nicht ab dem Tag, an dem der Lieferschein beim Buchhalter ankommt. Wird eine Rechnung für eine nicht gelieferte Menge ausgestellt, erfordert ihre Korrektur nach der Ausstellung eine Gutschrift, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Artikel 54 Absätze 1 und 4), und genau das ist das Thema des nächsten Teils.

Wenn die Buchhaltung des Kunden Wochen später anruft und sagt, die Menge sei nicht vollständig angekommen, öffnet der Mitarbeiter im Forderungsmanagement die Rechnung und findet den angehängten Lieferschein: wer empfangen hat, wann, wo, wie viel angenommen, wie viel abgelehnt wurde, und ein Foto der Ware nach dem Abladen. Er schickt ihn in derselben Antwort mit, und entweder ist die Frage erledigt, oder es stellt sich heraus, dass der Fehler bei uns lag, und er wird korrigiert. So oder so durchsucht niemand die Papiere der Fahrer, und niemand wartet eine Woche.

Was das Beweisgesetz über einen digitalen Lieferschein sagt

Unternehmer fragen danach, wenn die Unterschrift vom Papier auf einen Bildschirm wandert: Zählt dieser Lieferschein, wenn ein Streit vor Gericht landet? Das Beweisgesetz, erlassen durch Königlichen Erlass Nr. M/43 aus dem Jahr 1443 der Hidschra, enthält ein Kapitel über digitale Beweismittel. Artikel 53 definiert ein digitales Beweismittel als jeden Beweis, der aus Daten abgeleitet ist, die mit digitalen Mitteln erstellt, ausgestellt, übermittelt, gespeichert oder mitgeteilt wurden, sofern sie in verständlicher Form abgerufen oder gewonnen werden können. Artikel 54 nennt zu seinen Formen den digitalen Datensatz, das digitale Dokument, die digitale Signatur, die digitale Korrespondenz und digitale Medien. Artikel 55 legt fest, dass der Beweis durch digitale Beweismittel nach dem Gesetz denselben Rang hat wie der schriftliche Beweis.

Am wichtigsten für die Praxis ist Artikel 57: Nicht amtliche digitale Beweismittel sind für die Parteien des Geschäfts verbindlich, sofern nicht das Gegenteil bewiesen wird, in Fällen, zu denen Beweismittel gehören, die über ein im streitigen Vertrag festgelegtes digitales Mittel gewonnen wurden. Artikel 58 legt die Beweislast dafür, dass ein digitales Beweismittel nicht echt ist, demjenigen auf, der dies behauptet. Mit anderen Worten: Die Art, wie Sie und Ihr Kunde die Bestätigung der Lieferung vereinbaren, sollte im Vertrag oder in den Verkaufsbedingungen festgehalten werden und nicht eine mündlich vereinbarte Gewohnheit bleiben. Wie diese Klausel zu formulieren ist und was im Einzelfall genügt, sind Fragen für Ihren Anwalt. Unabhängig davon verlangt Artikel 66 Absatz 1 der Durchführungsverordnung zur Mehrwertsteuer, dass Rechnungen, Aufzeichnungen und Buchungsbelege mindestens 6 Jahre ab dem Ende des betreffenden Steuerzeitraums aufbewahrt werden, und ein an seine Rechnung angehängter Lieferschein bleibt so lange bei ihr, wie die Rechnung aufbewahrt wird.

Die Sicht von Origami

Wenn wir für ein Unternehmen den Ablauf von Lieferung und Fakturierung aufbauen, beginnen wir damit, wie es die Lieferung heute nachweist: wer beim Kunden unterschreibt, wohin die Lieferscheine nach der Unterschrift gehen, wie viel Zeit zwischen Lieferung und Rechnung vergeht und wer die Mengen eintippt. Eine Rechnung, die nach der Ausstellung korrigiert werden musste, zeigt uns, wo der heutige Ablauf bricht, bevor wir einen einzigen Bildschirm entwerfen.

Dann machen wir daraus einen Ablauf, der auf den Smartphones von Fahrern, Technikern und Bauleitern läuft: ein Lieferauftrag oder Arbeitsauftrag, der sich auf dem Smartphone öffnet; eine Bestätigung, die Menge, Unterschrift, Uhrzeit, Standort, Foto und Ablehnungen mit ihren Gründen erfasst, auch auf einer Baustelle ohne Empfang, und sendet, sobald die Verbindung zurück ist; ein Rechnungsentwurf, der aus der bestätigten Lieferung erstellt wird; und ein an jede Rechnung angehängter Lieferschein, alles verbunden mit Ihrem Buchhaltungssystem und der E-Rechnung. Das ist Teil der maßgeschneiderten Systeme, die wir über unsere Leistungen entwickeln.

Eine Übung für diese Woche: die letzten zwanzig Rechnungen, nach denen jemand gefragt hat

Vor jedem System brauchen Sie ein Bild davon, was zwischen Lieferung und Rechnung tatsächlich passiert. Dies ist eine Übung für den Finanzleiter und den Betriebsleiter in einer einzigen Sitzung:

  • Wählen Sie die letzten zwanzig Rechnungen aus, die verspätet bezahlt wurden, die der Kunde beanstandet hat oder die nach der Ausstellung korrigiert wurden.
  • Suchen Sie zu jeder Rechnung den Liefernachweis: einen unterschriebenen Lieferschein, eine Abnahmebestätigung oder eine freigegebene Abschlagsrechnung. Notieren Sie, wie lange die Suche gedauert hat und wo Sie ihn gefunden haben.
  • Vergleichen Sie die Menge auf der Rechnung mit der Menge auf dem Lieferschein und notieren Sie, woher die Rechnungsmenge stammt: aus dem Kundenauftrag oder aus dem Lieferschein.
  • Prüfen Sie, wer unterschrieben hat: Gehört die Person zu den berechtigten Empfängern im Kundenstammsatz, und ist ihr Name lesbar?
  • Zählen Sie die Tage zwischen Lieferung und Rechnung für jede einzelne.

Die Zahl der Rechnungen, deren Nachweis Sie nicht innerhalb von Minuten finden konnten, und die Zahl derer, deren Mengen aus dem Kundenauftrag statt aus dem Lieferschein stammten, sind der Ausgangswert für diesen Teil. Der längste Abstand zwischen Lieferung und Rechnung zeigt Ihnen, wo der Lieferschein auf dem Weg zum Buchhalter hängen bleibt.

Im nächsten Teil

Die Rechnung hat jetzt eine einzige Quelle, die bestätigte Lieferung, und ihr Nachweis reist mit ihr. Der nächste Teil fragt, warum die Zahlung trotzdem noch auf sich warten lässt: die Rechnung, die zu spät ausgestellt wird oder bei jemandem landet, der sie nicht freigeben darf, die Ausstellungsfristen der Durchführungsverordnung, die monatliche Sammelrechnung und die Korrektur einer Rechnung nach der Ausstellung mit einer Gutschrift oder Lastschrift, statt sie zu löschen. Dann das Reklamationsprotokoll: Jede Reklamation bekommt einen Verantwortlichen, einen Grund und ein Datum, und der unstrittige Teil der Rechnung bleibt einziehbar.

Quellen