प्राप्य राशि एजिंग रिपोर्ट हर अवैतनिक इनवॉइस को उसकी उम्र के अनुसार दिखाती है, जो उसकी देय तिथि से गिनी जाती है, और यह उन खानों में होती है जो मालिक चुनता है, ताकि वसूली का फ़ॉलो-अप करने वाला व्यक्ति जाने कि आज कहाँ से शुरू करना है। लेकिन अकेली रिपोर्ट कुछ भी वसूल नहीं करती। वसूली होती है हर इनवॉइस के एक शेड्यूल से: देय तिथि से पहले, उस दिन और उसके बाद रिमाइंडर, फिर अकाउंट मैनेजर और मालिक तक एक तय एस्केलेशन, सिस्टम द्वारा लागू की गई नई डिलीवरी पर रोक, हर कॉल का उसके नतीजे और ग्राहक द्वारा वादा की गई किसी भी भुगतान तिथि के साथ लॉग, और एक मासिक स्टेटमेंट जो बैलेंस की पुष्टि करता है। और अगर कर्ज़ फिर भी अवैतनिक रहे, तो यह भाग बताता है कि कानून अवैतनिक वचन-पत्र के बारे में और कभी वसूल न हुए कर्ज़ पर VAT के बारे में क्या कहता है।

विवाद लॉग से हर इनवॉइस के फ़ॉलो-अप तक

पाँचवें भाग में इनवॉइस समय पर जाने लगा और उसे मंज़ूर करने के लिए अधिकृत व्यक्ति तक पहुँचने लगा, और हर विवाद को एक ज़िम्मेदार व्यक्ति और एक तारीख़ मिली। अब बचा है वह जो उसके बाद होता है: एक सही इनवॉइस, बिना किसी विवाद के, सही व्यक्ति तक पहुँचा हुआ, जो अभी देय नहीं है, या देय था और तारीख़ निकल चुकी है। कई कंपनियों में इन इनवॉइस का फ़ॉलो-अप किसी एक व्यक्ति की याददाश्त में या महीने के अंत में अपडेट होने वाली स्प्रेडशीट में रहता है। स्प्रेडशीट एक अच्छा टूल है, और हर ग्राहक को नाम से जानने वाला अकाउंटेंट कंपनी के लिए असली मूल्य है, लेकिन याददाश्त तीन जगहों पर चूकती है जो बार-बार सामने आती हैं:

  • प्राथमिकता उसे मिलती है जो फ़ोन उठाता है। टीम उस ग्राहक को फ़ोन करती है जिसका नंबर उसे पता है और जो जल्दी जवाब देता है, जबकि कम जवाब देने वाले ग्राहकों के इनवॉइस बिना किसी के पूछे बढ़ते जाते हैं।
  • भुगतान का वादा जिसका कोई फ़ॉलो-अप नहीं करता। ग्राहक की ओर का व्यक्ति कहता है कि भुगतान गुरुवार को निकल जाएगा, गुरुवार बीत जाता है, और सिर्फ़ वही व्यक्ति जानता है कि वह एक तारीख़ थी जिसने वादा सुना था।
  • पीछे चल रहे ग्राहक को नई डिलीवरी। गोदाम या साइट की टीम बकाया इनवॉइस नहीं देख पाती, इसलिए एक नया ऑर्डर ऐसे ग्राहक को चला जाता है जिसकी डिलीवरी, जैसा हमने तीसरे भाग में तय किया था, उसके भुगतान करने या किसी अपवाद के मंज़ूर होने तक रुकनी चाहिए थी।

इसका मतलब यह नहीं कि ग्राहक भुगतान से बच रहा है या आपकी टीम लापरवाह है। जैसा हमने इस सीरीज़ में देखा है, ज़्यादातर देरी एक गायब दस्तावेज़, ग़लत व्यक्ति के पास पड़ा इनवॉइस, या बिना ज़िम्मेदार व्यक्ति वाला विवाद होती है। व्यवस्थित फ़ॉलो-अप इन कारणों को जल्दी सामने ले आता है, इससे पहले कि एक छोटा इनवॉइस ऐसे पुराने बैलेंस में बदल जाए जिसकी कहानी किसी को याद न हो।

एजिंग रिपोर्ट: देय तिथि के अनुसार, मालिक द्वारा तय किए गए खानों में

कर्ज़ की उम्र इनवॉइस की देय तिथि से गिनी जाती है, जारी करने की तिथि से नहीं। एक महीने पहले जारी हुआ इनवॉइस जिसकी अवधि अभी पूरी नहीं हुई है, बकाया नहीं है, जबकि दो हफ़्ते पहले छोटी अवधि पर जारी हुआ इनवॉइस आज बकाया हो सकता है। इसलिए सही रिपोर्ट उन भुगतान शर्तों से शुरू होती है जो मालिक ने तीसरे भाग में हर ग्राहक के लिए तय की थीं: सिस्टम हर इनवॉइस की देय तिथि उसकी तारीख़ और उसके ग्राहक की शर्तों से निकालता है, फिर बैलेंस को खानों में बाँटता है:

  • अभी देय नहीं। यह खाना भी मायने रखता है, क्योंकि यही वह राशि है जिसकी वसूली की आप आने वाले हफ़्तों में उम्मीद करते हैं।
  • बकाया, समय के उन खानों में बँटा हुआ जो मालिक अपनी भुगतान शर्तों और अपने ग्राहकों के स्वभाव के अनुसार तय करता है। खानों का कोई एक सेट हर कंपनी के लिए सही नहीं होता: छोटी शर्तों पर बेचने वाले डिस्ट्रीब्यूटर को उस ठेकेदार से संकरे खाने चाहिए जो प्रगति बिलों के मंज़ूर होने का इंतज़ार करता है।
  • विवादित, पाँचवें भाग के विवाद लॉग से अलग निकाला गया, ताकि यह सामान्य बकाया राशियों में न मिले और वसूली टीम इसके सुलझने से पहले इसके पीछे न पड़े।
  • ठेकेदार के रिटेंशन, एक अलग पंक्ति में उनकी रिहाई की शर्त के साथ, क्योंकि ये बकाया कर्ज़ नहीं बल्कि ऐसा पैसा हैं जो अभी देय नहीं है।

रिपोर्ट दो स्तरों पर पढ़ी जाती है: ग्राहक स्तर पर, यह देखने के लिए कि सबसे बड़ा बकाया बैलेंस किस पर है, और इनवॉइस स्तर पर, यह देखने के लिए कि वह कौन-सा ख़ास इनवॉइस है और उसकी कहानी क्या है। अच्छी रिपोर्ट की एक पंक्ति कोई दूसरी फ़ाइल खोले बिना तीन सवालों का जवाब देती है: इनवॉइस कितना पुराना है, क्या वह विवादित है, और उसके साथ आख़िरी बार क्या हुआ और कब।

वसूली कैलेंडर: हर इनवॉइस के साथ क्या होता है, और किस दिन

रिपोर्ट आज की तस्वीर है; वसूली कैलेंडर वह है जो कल होता है। हर इनवॉइस को एक कैलेंडर मिलता है जो उसके जारी होने के दिन से शुरू होता है। मालिक हर ग्राहक या ग्राहकों के समूह के लिए उसके चरण और समय तय करता है, और सिस्टम हर चरण के ज़िम्मेदार व्यक्ति को उसके दिन याद दिलाता है:

  • देय तिथि से पहले: ग्राहक के अधिकृत व्यक्ति को इनवॉइस नंबर, राशि और देय तिथि के साथ एक संदेश, इनवॉइस की प्रति और हस्ताक्षरित डिलीवरी नोट के साथ। यह संदेश ऐसे इनवॉइस को जल्दी पकड़ लेता है जो कभी पहुँचा ही नहीं या जिसमें कोई दस्तावेज़ कम है, और यह कैलेंडर का सबसे आसान और सबसे असरदार चरण है।
  • देय तिथि पर: एक छोटा रिमाइंडर कि इनवॉइस आज देय है।
  • देय तिथि के बाद: वसूली टीम की ओर से एक कॉल, फिर एक लिखित रिमाइंडर, उस समय पर जो मालिक तय करे।
  • एस्केलेशन: अगर इनवॉइस बिना भुगतान और बिना दर्ज वादे के एक तय बिंदु पार कर जाए, तो वह ग्राहक को जानने वाले अकाउंट मैनेजर के पास जाता है, फिर मालिक या उसके प्रतिनिधि के पास।

स्वचालित संदेशों का मतलब यह नहीं कि रिश्ता अपना व्यक्तिगत स्पर्श खो देता है। आपकी टीम हर संदेश अपनी आवाज़ में लिखती है, वह ऐसे चैनल से जाता है जिसे ग्राहक जानता है, जैसे ईमेल या WhatsApp, और कॉल अब भी वही कॉल है जो ग्राहक को जानने वाला व्यक्ति करता है। बदलता यह है कि किसी को यह याद नहीं रखना पड़ता कि आज इस इनवॉइस की तारीख़ है। यह वही तर्क है जो हमने किराये के लिए वसूली और नवीनीकरण: याददाश्त नहीं, एक प्रक्रिया में बताया था, जिसे यहाँ उन कंपनियों के इनवॉइस पर लागू किया गया है जो आपसे उधार पर ख़रीदती हैं।

एस्केलेशन वही जगह भी है जहाँ नई डिलीवरी पर रोक आती है। तीसरे भाग में हमने तय किया था कि अगर ग्राहक का कोई इनवॉइस देय तिथि पार कर चुका हो या उसका बैलेंस उसकी लिमिट से ऊपर हो, तो ऑर्डर एक तय बिंदु पर रुक जाता है। यहाँ सिस्टम रोक को सीधे वसूली डेटा से लेता है: सेल्स प्रतिनिधि और गोदाम या साइट का प्रभारी व्यक्ति देखते हैं कि यह ग्राहक रोक पर है और क्यों, और रोक तब हटती है जब भुगतान दर्ज हो जाए, या तीसरे भाग की तरह एक दर्ज और मंज़ूर अपवाद के ज़रिए। रोक अब किसी के याद रखने पर निर्भर नहीं रहती, और ग्राहक के भुगतान करने के बाद भी लगी नहीं रहती।

कॉल लॉग, भुगतान के वादे और मासिक स्टेटमेंट

ग्राहक के साथ हर संपर्क इनवॉइस पर एक पंक्ति में दर्ज होता है: किसने फ़ोन किया, कब, किससे बात हुई, और नतीजा क्या रहा। नतीजा विवाद लॉग की तरह एक तय सूची से आता है: भुगतान का वादा, किसी दस्तावेज़ का अनुरोध, विवाद लॉग को भेजी गई कोई नई आपत्ति, या कोई जवाब नहीं। अगर नतीजा भुगतान का वादा है, तो उसकी तारीख़ और राशि दर्ज होती है और वह कैलेंडर में एक तारीख़ बन जाता है: उस दिन सिस्टम जाँचता है कि पैसा आया या नहीं, और अगर नहीं आया, तो पंक्ति उसी व्यक्ति के पास लौट जाती है जिसने वादा दर्ज किया था। दर्ज किए गए वादों का एक दूसरा उपयोग भी है जिस पर हम अंतिम भाग में लौटेंगे: आने वाले हफ़्तों में अपेक्षित पैसे के बारे में कंपनी जो कुछ जानती है, उसमें ये सबसे सटीक जानकारी हैं।

फिर मासिक स्टेटमेंट, जो सप्लायर स्टेटमेंट मिलान की दर्पण छवि है जिसे हमने ख़रीदार की ओर से सप्लायरों को शेड्यूल पर भुगतान और स्टेटमेंट का मिलान में बताया था। हर महीने की शुरुआत में हर ग्राहक को उसके खुले इनवॉइस, दर्ज भुगतानों, क्रेडिट और डेबिट नोट, और महीने के अंत के बैलेंस का स्टेटमेंट मिलता है, साथ में बैलेंस की पुष्टि करने या अंतर समझाने का अनुरोध। ग्राहक जो भी अंतर बताए, उसे सप्लायर स्टेटमेंट के अंतर की तरह ही वर्गीकृत किया जाता है: ऐसा इनवॉइस जो उसे कभी मिला नहीं, रास्ते में अटका भुगतान, ऐसा नोट जो अभी जारी नहीं हुआ, या दो बार दर्ज हुआ इनवॉइस। जिस स्टेटमेंट की ग्राहक पुष्टि कर दे, वह पुराने बैलेंस पर बहस का दरवाज़ा बंद कर देता है, और जिस पर वह आपत्ति करे, वह समस्या को तब दिखा देता है जब वह अभी छोटी होती है।

जब ग्राहक भुगतान न करे: वचन-पत्रों के बारे में कानून क्या कहता है

ज़्यादातर इनवॉइस फ़ॉलो-अप से वसूल हो जाते हैं, और कुछ नहीं होते। किसी भी एस्केलेशन से पहले जान लें कि आपके पास क्या है। तीसरे भाग में हमने Nafith प्लेटफ़ॉर्म पर इलेक्ट्रॉनिक वचन-पत्र को एक ऐसी गारंटी के रूप में बताया था जो मालिक कुछ ग्राहकों के लिए चुनता है, सभी के लिए नहीं। जब ऐसे वचन-पत्र का भुगतान उसकी तारीख़ पर न हो, तो कानून यह कहता है:

  • वाणिज्यिक पत्र प्रवर्तन लिखत हैं। प्रवर्तन कानून का अनुच्छेद 9 कहता है कि अनिवार्य प्रवर्तन केवल किसी निर्दिष्ट राशि के देय अधिकार के प्रवर्तन लिखत पर ही हो सकता है, और मद 4 वाणिज्यिक पत्रों को उन लिखतों में गिनाती है; वचन-पत्र एक वाणिज्यिक पत्र है। इसलिए अवैतनिक वचन-पत्र पहले मुक़दमा किए बिना प्रवर्तन में जा सकता है।
  • Najiz पर स्वचालित ट्रैक। प्रवर्तन अनुरोध सेवाओं पर न्याय मंत्रालय की गाइड बताती है कि Nafith जैसे स्वीकृत इलेक्ट्रॉनिक प्लेटफ़ॉर्म पर जारी वचन-पत्र Najiz पर स्वचालित ट्रैक (वर्चुअल कोर्ट) के ज़रिए दाखिल किया जाता है, जहाँ प्रक्रियाएँ न्यायिक पीठ की निगरानी में अपने आप चलती हैं।
  • टालमटोल करने वाला कर्ज़दार। प्रवर्तन कानून का अनुच्छेद 46 कहता है कि अगर कर्ज़दार प्रवर्तन आदेश की सूचना मिलने के 5 दिन के भीतर भुगतान न करे, या कर्ज़ चुकाने के लिए पर्याप्त संपत्ति का खुलासा न करे, तो उसे टालमटोल करने वाला (mumatil) माना जाता है, और प्रवर्तन न्यायाधीश तुरंत ऐसे उपायों का आदेश देता है जिनमें यात्रा प्रतिबंध और किसी लाइसेंसशुदा क्रेडिट-सूचना कंपनी को भुगतान न होने की सूचना देना शामिल है।

यह वह है जो पाठ कहते हैं, न कि कोई ऐसा कदम जो वसूली टीम उठाती है या सिस्टम तय करता है। सिस्टम जो करता है, वह है ज़रूरत पड़ने पर मालिक और उसके वकील के लिए पूरी फ़ाइल तैयार करना: इनवॉइस, हस्ताक्षरित डिलीवरी नोट, भेजे गए रिमाइंडर, कॉल और उनके नतीजे, न निभाए गए वादे, और आख़िरी स्टेटमेंट जिसकी ग्राहक ने पुष्टि की। कानूनी रास्ता अपनाने का कोई भी फ़ैसला, चाहे इनवॉइस के पीछे वचन-पत्र हो या न हो, और उसका समय तथा रिश्ते पर उसका असर, आपके वकील के हाथ में है।

कभी वसूल न हुआ कर्ज़: आउटपुट VAT के बारे में अनुच्छेद 40 क्या कहता है

जब आप इनवॉइस जारी करते हैं, तो उसका VAT आपके रिटर्न में जाता है और आप उसे प्राधिकरण को चुकाते हैं, चाहे आप ग्राहक से राशि वसूल करें या न करें। अगर कर्ज़ वसूल न हो, तो VAT कार्यान्वयन विनियमों के अनुच्छेद 40 का पैराग्राफ़ 7 आपको अवैतनिक प्रतिफल पर गणना किए गए कर के बराबर अपना आउटपुट VAT घटाने की अनुमति देता है, उस रिटर्न में जिसमें ये सभी शर्तें पूरी हों:

  • आपने इस आपूर्ति का VAT पहले ही आउटपुट कर के रूप में अपने रिटर्न में शामिल करके चुका दिया हो।
  • आपूर्ति ऐसे व्यक्ति को की गई हो जो आपसे संबंधित नहीं है।
  • आपूर्ति की तारीख़ से कम से कम 12 महीने बीत चुके हों।
  • आप राज्य में मान्यता प्राप्त किसी लाइसेंसशुदा चार्टर्ड अकाउंटेंट का प्रमाणपत्र दें जो दिखाए कि कर्ज़ वाणिज्यिक बहीखातों में बट्टे खाते में डाला गया है; अगर आपके व्यवसाय के लिए ऑडिटर नियुक्त करना अनिवार्य नहीं है, तो प्राधिकरण अन्य सहायक दस्तावेज़ स्वीकार कर सकता है।
  • जहाँ अवैतनिक राशियाँ 100,000 रियाल से अधिक हों और विक्रेता ने औपचारिक रूप से कानूनी कार्यवाही शुरू की हो जिसका कोई नतीजा न निकला हो, वहाँ पाठ कहता है कि विक्रेता उस कार्यवाही का प्रमाण दे सकता है, जैसे अदालत का फ़ैसला, कर्ज़दार का दिवालियापन, या दावे को साबित करने वाली औपचारिक प्रक्रिया शुरू करने का अदालती आदेश। शब्दावली यह तय नहीं करती कि यह प्रमाण इस राशि से ऊपर के हर कर्ज़ के लिए ज़रूरी है या नहीं, इसलिए अपने मामले के बारे में अपने कर सलाहकार से पूछें।

पैराग्राफ़ 8 कहता है कि विनियमों में निर्धारित नकद लेखांकन आधार का उपयोग करने वाला व्यवसाय यह समायोजन नहीं करता। पैराग्राफ़ 9 कहता है कि अगर आपने अपना आउटपुट VAT घटा दिया और बाद में पूरी राशि या उसका कुछ हिस्सा प्राप्त करते हैं, तो जो आपको मिला उस पर VAT उस अवधि के रिटर्न में देय हो जाता है जिसमें भुगतान हुआ, और प्राप्त राशि को दर्शाता एक नया टैक्स इनवॉइस जारी करना होगा। दूसरी ओर उस ख़रीदार के लिए भी एक पैराग्राफ़ है जिसने भुगतान नहीं किया, उसी अनुच्छेद का पैराग्राफ़ 10, जिसे हमने ख़रीद सीरीज़ के छठे भाग में कवर किया था।

व्यवहार में इसके लिए याददाश्त नहीं, एक सूची चाहिए। जो सिस्टम हर इनवॉइस की आपूर्ति तिथि और उस पर हुई वसूली रखता है, वह उन कर्ज़ों को दिखाता है जो अपनी आपूर्ति से 12 महीने के क़रीब पहुँच रहे हैं, पूरी फ़ॉलो-अप फ़ाइल के साथ, ताकि वे रिटर्न तैयार होने से पहले, न कि बाद में, फ़ाइनेंस मैनेजर और उनके कर सलाहकार तक पहुँचें। यह संकेत एक चेतावनी है, कोई निर्णय नहीं: पाठ किसी ख़ास कर्ज़ पर लागू होता है या नहीं, उसे कब बट्टे खाते में डाला जाए और रिटर्न को कैसे समायोजित किया जाए, यह आपका कर सलाहकार और आपका चार्टर्ड अकाउंटेंट तय करते हैं।

Origami का दृष्टिकोण

जब हम किसी कंपनी के लिए वसूली वर्कफ़्लो बनाते हैं, तो हम उसके आज के बकाया इनवॉइस से शुरू करते हैं: हर एक का फ़ॉलो-अप कौन कर रहा है, आख़िरी कॉल कहाँ दर्ज हुई, कौन-सा भुगतान वादा किसी के ध्यान दिए बिना निकल गया, आख़िरी स्टेटमेंट कब भेजा गया, और क्या किसी ऐसे ग्राहक को डिलीवरी गई जिसे रोक पर होना चाहिए था। ये जवाब मौजूदा वर्कफ़्लो का नक्शा वैसा ही खींचते हैं जैसा वह असल में है, इससे पहले कि हम एक भी स्क्रीन बनाएँ।

फिर हम उन्हें एक जुड़े हुए वर्कफ़्लो में बदलते हैं: देय तिथि से बनी एजिंग रिपोर्ट, जिसके खाने मालिक बिना प्रोग्रामर के बदल सके; हर इनवॉइस के लिए वसूली कैलेंडर, जो हर चरण के ज़िम्मेदार व्यक्ति को उसके दिन याद दिलाए; एक तय एस्केलेशन रास्ता; डिलीवरी पर रोक जिसे सिस्टम लगाए और भुगतान हटाए; कॉल लॉग जिसमें हर वादा एक तारीख़ बन जाए; मासिक स्टेटमेंट जो भेजा जाए और जिसकी पुष्टि पर नज़र रखी जाए; और पुराने कर्ज़ों की सूची जो रिटर्न से पहले आपके कर सलाहकार तक पहुँचे, और यह सब आपके अकाउंटिंग सिस्टम और ई-इनवॉइसिंग से जुड़ा हो। यह उन कस्टम सिस्टम का हिस्सा है जो हम अपनी सेवाओं के ज़रिए बनाते हैं।

इस हफ़्ते का अभ्यास: अपनी एजिंग रिपोर्ट हाथ से बनाएँ

किसी भी सिस्टम से पहले, आपको इस बात की ईमानदार तस्वीर चाहिए कि वसूली के लिए क्या इंतज़ार कर रहा है। यह फ़ाइनेंस मैनेजर और सेल्स मैनेजर के लिए एक ही बैठक का अभ्यास है:

  • खुले इनवॉइस निकालें अपने बीस सबसे बड़े उधार ग्राहकों के, और हर इनवॉइस की देय तिथि लिखित भुगतान शर्तों से निकालें, उसकी जारी करने की तिथि से नहीं।
  • उन्हें खानों में बाँटें जो आप चुनें: अभी देय नहीं, फिर बकाया के वे खाने जो आपकी शर्तों के अनुकूल हों, और विवादित राशियाँ तथा रिटेंशन अलग रखें।
  • हर बकाया इनवॉइस के आगे आख़िरी संपर्क लिखें जो उसके बारे में हुआ: कब, किसने किया, और नतीजा क्या रहा। अगर कुछ लिखा हुआ न मिले, तो वही लिख दें।
  • भुगतान के वादे इकट्ठा करें जो पिछले महीने किए गए, और जाँचें कि उनमें से कितने समय पर निभाए गए।
  • हाल की डिलीवरी जाँचें: क्या कोई ऑर्डर ऐसे ग्राहक को गया जिसका इनवॉइस बकाया था और कोई मंज़ूर अपवाद नहीं था?

उन बकाया इनवॉइस की संख्या जिनके बारे में कोई नहीं जानता कि आख़िरी बार क्या हुआ, और उन वादों की संख्या जिनकी तारीख़ बिना फ़ॉलो-अप के निकल गई, इस भाग की आधार-रेखा हैं।

अगले और अंतिम भाग में

अब हर इनवॉइस की एक उम्र है जो उसकी देय तिथि से गिनी जाती है, एक कैलेंडर है जो उसका पीछा करता है, और एक लॉग है जो हर कॉल और वादे को सँभालकर रखता है। सातवाँ और अंतिम भाग उस पैसे के बारे में है जब वह आता है: हर बैंक ट्रांसफ़र को उन इनवॉइस से मिलाना जिनका वह भुगतान करता है, बिना संदर्भ वाले ट्रांसफ़र या इनवॉइस से कम भुगतान के साथ क्या करें, फिर देय तिथियों और दर्ज वादों से बना, सप्लायर भुगतानों के सामने रखा, हफ़्ते-दर-हफ़्ते कैश फ़्लो का नज़रिया, और अंत में बिक्री के डिजिटलीकरण की नब्बे दिन की योजना, ऐसे क्रम में जो एक दिन के लिए भी बिक्री नहीं रोकता।

स्रोत