Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar muestra cada factura impagada según su antigüedad, contada desde su fecha de vencimiento, en tramos que elige el dueño, para que quien hace el seguimiento de los cobros sepa por dónde empezar hoy. Pero el informe por sí solo no cobra nada. Lo que cobra es un calendario para cada factura: un recordatorio antes del vencimiento, el mismo día y después, luego una escalada conocida al gestor de la cuenta y al dueño, una retención de nuevas entregas que aplica el sistema, un registro de cada llamada con su resultado y cualquier fecha de pago que el cliente haya prometido, y un estado de cuenta mensual que confirma el saldo. Y si aun así la deuda sigue sin pagarse, esta parte expone lo que dice la ley sobre un pagaré impagado y sobre el IVA de una deuda que nunca se cobró.

Del registro de disputas al seguimiento de cada factura

En la quinta parte la factura empezó a salir a tiempo y a llegar a la persona autorizada para aprobarla, y cada disputa pasó a tener un responsable y una fecha. Queda lo que viene después: una factura correcta, sin disputa, entregada a la persona adecuada, que aún no ha vencido, o que venció y cuya fecha ya pasó. En muchas empresas, el seguimiento de estas facturas vive en la memoria de una persona o en una hoja de cálculo que se actualiza a fin de mes. La hoja de cálculo es una buena herramienta, y un contable que conoce a cada cliente por su nombre es un valor real para la empresa, pero la memoria falla en tres puntos que se repiten una y otra vez:

  • La prioridad es para quien contesta el teléfono. El equipo llama al cliente cuyo número conoce y que responde rápido, mientras las facturas de los clientes menos receptivos crecen sin que nadie pregunte por ellas.
  • Una promesa de pago a la que nadie da seguimiento. La persona del cliente dice que el pago sale el jueves, el jueves pasa y solo quien oyó la promesa sabe que era una fecha.
  • Una nueva entrega a un cliente que va atrasado. El almacén o el equipo de obra no ve las facturas vencidas, así que sale un pedido nuevo para un cliente cuyas entregas debían detenerse hasta que pagara o se aprobara una excepción, como acordamos en la tercera parte.

Nada de esto significa que el cliente esté eludiendo el pago ni que su equipo sea descuidado. La mayoría de los retrasos, como hemos visto en esta serie, se deben a un documento que falta, una factura en manos de la persona equivocada o una disputa sin responsable. Un seguimiento organizado saca a la luz esas causas pronto, antes de que una factura pequeña se convierta en un saldo antiguo cuya historia nadie recuerda.

El informe de antigüedad: por fecha de vencimiento, en tramos que fija el dueño

La antigüedad de una deuda se cuenta desde la fecha de vencimiento de la factura, no desde su fecha de emisión. Una factura emitida hace un mes cuyo plazo aún no ha terminado no está vencida, mientras que una emitida hace dos semanas con un plazo más corto puede estar vencida hoy. Por eso, un informe correcto parte de las condiciones de pago que el dueño fijó para cada cliente en la tercera parte: el sistema calcula la fecha de vencimiento de cada factura a partir de su fecha y de las condiciones de su cliente, y luego reparte el saldo en tramos:

  • Aún no vencido. Este tramo también importa, porque es lo que espera cobrar en las próximas semanas.
  • Vencido, dividido en tramos de tiempo que el dueño fija según sus propias condiciones de pago y el tipo de clientes que tiene. No existe un conjunto de tramos válido para todas las empresas: un distribuidor que vende a plazos cortos necesita tramos más estrechos que un contratista que espera la aprobación de sus certificaciones de obra.
  • En disputa, extraído aparte del registro de disputas de la quinta parte, para que no se mezcle con los importes vencidos ordinarios y cobros no lo persiga antes de que se resuelva.
  • Retenciones de un contratista, en una línea aparte con su condición de liberación, porque son dinero que aún no es exigible y no una deuda vencida.

El informe se lee en dos niveles: el del cliente, para ver quién debe el mayor saldo vencido, y el de la factura, para ver de qué factura concreta se trata y cuál es su historia. Una sola línea de un buen informe responde a tres preguntas sin abrir otro archivo: qué antigüedad tiene la factura, si está en disputa y qué ocurrió con ella por última vez y cuándo.

El calendario de cobro: qué ocurre con cada factura y qué día

El informe es una foto de hoy; el calendario de cobro es lo que ocurre mañana. Cada factura recibe un calendario que empieza el día en que se emite. El dueño fija sus pasos y plazos para cada cliente o grupo de clientes, y el sistema recuerda a quien es responsable de cada paso que le toca ese día:

  • Antes del vencimiento: un mensaje a la persona autorizada del cliente con el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento, junto con una copia de la factura y del albarán de entrega firmado. Este mensaje detecta pronto una factura que nunca llegó o a la que le falta un documento, y es el paso más sencillo del calendario y el que más efecto tiene.
  • El día del vencimiento: un breve recordatorio de que la factura vence hoy.
  • Después del vencimiento: una llamada del equipo de cobros y luego un recordatorio por escrito, en los momentos que fija el dueño.
  • Escalada: si la factura supera un punto fijado sin pago y sin promesa registrada, pasa al gestor de la cuenta que conoce al cliente y después al dueño o a quien este delegue.

Que los mensajes sean automáticos no significa que la relación pierda su toque personal. Su equipo redacta cada mensaje con su propia voz, este sale por un canal que el cliente conoce, como el correo electrónico o WhatsApp, y la llamada sigue siendo una llamada de alguien que conoce al cliente. Lo que cambia es que nadie tiene que recordar que hoy es la fecha de esta factura. Es la misma lógica que describimos para los alquileres en Cobro y renovación: un proceso, no una memoria, aplicada aquí a las facturas de empresas que le compran a crédito.

La escalada es también donde entra la retención de nuevas entregas. En la tercera parte acordamos que un pedido se detiene en un punto conocido si el cliente tiene una factura con el vencimiento superado o un saldo por encima de su límite. Aquí el sistema toma la retención directamente de los datos de cobro: el comercial y el responsable del almacén o de la obra ven que este cliente está retenido y por qué, y la retención se levanta cuando se registra el pago o mediante una excepción registrada y aprobada, como en la tercera parte. La retención ya no depende de que alguien se acuerde, y no sigue activa después de que el cliente haya pagado.

El registro de llamadas, las promesas de pago y el estado de cuenta mensual

Cada contacto con el cliente se registra en una línea de la factura: quién llamó, cuándo, con quién habló y cuál fue el resultado. El resultado sale de una lista fija, como en el registro de disputas: una promesa de pago, una petición de un documento, una nueva objeción trasladada al registro de disputas o sin respuesta. Si el resultado es una promesa de pago, se registran su fecha y su importe y se convierte en una fecha del calendario: ese día el sistema comprueba si el dinero llegó y, si no llegó, la línea vuelve a quien registró la promesa. Las promesas registradas tienen un segundo uso al que volveremos en la última parte: son lo más preciso que sabe la empresa sobre el dinero que espera en las próximas semanas.

Después, el estado de cuenta mensual, la imagen especular de la conciliación de estados de cuenta de proveedores que describimos desde el lado del comprador en Pagar a los proveedores según calendario y conciliar estados de cuenta. A principios de cada mes, cada cliente recibe un estado de sus facturas abiertas, los pagos registrados, las notas de crédito y de débito y el saldo a fin de mes, con la petición de que confirme el saldo o explique la diferencia. Cualquier diferencia que señale el cliente se clasifica igual que una diferencia en el estado de cuenta de un proveedor: una factura que nunca recibió, un pago en tránsito, una nota aún no emitida o una factura registrada dos veces. Un estado de cuenta que el cliente confirma cierra la puerta a discusiones sobre saldos antiguos, y uno que discute muestra el problema mientras todavía es pequeño.

Cuando el cliente no paga: lo que dice la ley sobre los pagarés

La mayoría de las facturas se cobran con el seguimiento, y algunas no. Antes de cualquier escalada, sepa qué tiene en la mano. En la tercera parte describimos el pagaré electrónico en la plataforma Nafith como una garantía que el dueño elige para algunos clientes, no para todos. Esto es lo que dice la ley cuando uno de estos pagarés no se paga en su fecha:

  • Los títulos valores son títulos ejecutivos. El artículo 9 de la Ley de Ejecución establece que la ejecución forzosa solo puede llevarse a cabo en virtud de un título ejecutivo por un derecho de importe determinado y exigible, y el punto 4 incluye los títulos valores entre esos títulos; un pagaré es un título valor. Por tanto, un pagaré impagado puede ir a ejecución sin una demanda previa.
  • La vía automatizada en Najiz. La guía del Ministerio de Justicia sobre los servicios de solicitud de ejecución explica que un pagaré emitido en una plataforma electrónica aprobada como Nafith se presenta en Najiz por la vía automatizada (el tribunal virtual), donde los trámites se desarrollan automáticamente bajo la supervisión de la sala judicial.
  • El deudor moroso. El artículo 46 de la Ley de Ejecución establece que, si el deudor no paga, o no declara bienes suficientes para saldar la deuda, en un plazo de 5 días desde que se le notifica la orden de ejecución, se le considera moroso (mumatil), y el juez de ejecución ordena de inmediato medidas que incluyen la prohibición de viajar y la comunicación del impago a una empresa de información crediticia con licencia.

Eso es lo que dicen los textos, no un paso que dé el equipo de cobros ni algo que decida el sistema. Lo que hace el sistema es preparar el expediente completo cuando el dueño y su abogado lo necesitan: la factura, el albarán de entrega firmado, los recordatorios enviados, las llamadas y sus resultados, las promesas incumplidas y el último estado de cuenta que confirmó el cliente. Cualquier decisión de acudir a la vía legal, haya o no un pagaré detrás de la factura, así como su momento y su efecto en la relación, corresponde a su abogado.

Una deuda que nunca se cobró: lo que dice el artículo 40 sobre el IVA repercutido

Cuando emite una factura, su IVA entra en su declaración y usted lo paga a la Autoridad, cobre o no el importe al cliente. Si la deuda sigue sin cobrarse, el apartado 7 del artículo 40 del Reglamento de Aplicación del IVA le permite reducir su IVA repercutido en el impuesto calculado sobre la contraprestación impagada, en la declaración en la que se cumplan todas estas condiciones:

  • Previamente incluyó el IVA de este suministro como impuesto repercutido en su declaración y lo pagó.
  • El suministro se hizo a una persona no vinculada con usted.
  • Han pasado al menos 12 meses desde la fecha del suministro.
  • Aporta un certificado de un contador público colegiado con licencia y autorizado en el Reino que demuestre que la deuda se dio de baja en los libros comerciales; la Autoridad puede aceptar otros documentos justificativos si su empresa no está obligada a nombrar un auditor.
  • Cuando los importes impagados superan los 100.000 riales y el vendedor ha iniciado formalmente acciones legales sin resultado, el texto dice que el vendedor puede aportar pruebas de esas acciones, como una sentencia judicial, la quiebra del deudor o una orden judicial que inicie un procedimiento formal que acredite la reclamación. La redacción no aclara si esa prueba es obligatoria para toda deuda por encima de este importe, así que consulte su caso con su asesor fiscal.

El apartado 8 establece que una empresa que aplica el criterio de caja previsto en el Reglamento no realiza este ajuste. El apartado 9 establece que, si redujo su IVA repercutido y más tarde recibe todo o parte del importe, el IVA pasa a ser exigible sobre lo recibido en la declaración del periodo en que se pagó, y debe emitirse una nueva factura fiscal que refleje el importe recibido. Del otro lado hay un apartado para el comprador que no ha pagado, el apartado 10 del mismo artículo, que tratamos en la sexta parte de la serie de compras.

En la práctica, esto necesita una lista, no memoria. Un sistema que guarda la fecha de suministro de cada factura y lo que se ha cobrado de ella muestra las deudas que se acercan a los 12 meses desde su suministro, con el expediente completo de seguimiento adjunto, para que lleguen al director financiero y a su asesor fiscal antes de preparar la declaración, no después. La señal es una alerta, no una resolución: si el texto se aplica a una deuda concreta, cuándo se da de baja y cómo se ajusta la declaración lo deciden su asesor fiscal y su contador público colegiado.

La visión de Origami

Cuando construimos el flujo de cobros de una empresa, empezamos por sus facturas vencidas de hoy: quién hace el seguimiento de cada una, dónde se registró la última llamada, qué promesa de pago pasó sin que nadie se diera cuenta, cuándo se envió el último estado de cuenta y si salió una entrega a un cliente que debería haber estado retenido. Esas respuestas trazan el flujo actual tal como es en realidad, antes de que dibujemos una sola pantalla.

Después las convertimos en un único flujo conectado: un informe de antigüedad desde la fecha de vencimiento con tramos que el dueño ajusta sin un programador; un calendario de cobro para cada factura que recuerda al responsable cada paso en su día; una vía de escalada conocida; una retención de entregas que aplica el sistema y que un pago levanta; un registro de llamadas en el que cada promesa se convierte en una fecha; un estado de cuenta mensual que se envía y cuya confirmación se sigue; y una lista de deudas antiguas que llega a su asesor fiscal antes de la declaración, todo conectado con su sistema contable y con la facturación electrónica. Esto forma parte de los sistemas a medida que construimos a través de nuestros servicios.

Un ejercicio para esta semana: construya a mano su informe de antigüedad

Antes de cualquier sistema, necesita una imagen honesta de lo que está pendiente de cobro. Este es un ejercicio para el director financiero y el director comercial en una sola sesión:

  • Saque las facturas abiertas de sus veinte mayores clientes a crédito y calcule la fecha de vencimiento de cada factura a partir de las condiciones de pago escritas, no de su fecha de emisión.
  • Repártalas en tramos que usted elija: aún no vencidas y, después, los tramos vencidos que se ajusten a sus condiciones, y separe los importes en disputa y las retenciones.
  • Junto a cada factura vencida, anote el último contacto sobre ella: cuándo, quién lo hizo y cuál fue el resultado. Si no encuentra nada escrito, anótelo también.
  • Reúna las promesas de pago hechas en el último mes y compruebe cuántas se cumplieron a tiempo.
  • Revise las entregas recientes: ¿salió algún pedido para un cliente con una factura vencida y sin una excepción aprobada?

El número de facturas vencidas de las que nadie sabe qué ocurrió por última vez, y el número de promesas cuya fecha pasó sin seguimiento, son el punto de partida de esta parte.

En la próxima y última parte

Cada factura tiene ahora una antigüedad contada desde su vencimiento, un calendario que la sigue y un registro que guarda cada llamada y cada promesa. La séptima y última parte trata del dinero cuando llega: cómo asignar cada transferencia bancaria a las facturas que paga, qué hacer con una transferencia sin referencia o con un pago inferior a la factura, después una visión semana a semana del flujo de caja a partir de los vencimientos y las promesas registradas frente a los pagos a proveedores y, por último, un plan de noventa días para digitalizar las ventas en un orden que no deje de vender ni un solo día.

Fuentes