应收账款账龄分析表按账龄展示每一张未付发票，账龄从到期日起算，并按老板选择的区间划分，让负责催收的人知道今天从哪里开始。但报表本身收不回一分钱。真正能收回款项的，是每张发票的一套日程：到期前、到期当天和到期后的提醒，随后是向客户经理和老板的既定升级流程，由系统执行的暂停新发货，记录每次通话结果以及客户承诺的任何付款日期的日志，以及确认余额的月度对账单。如果债务仍然没有付清，本部分还会说明法律对未兑付本票的规定，以及对从未收回的债务的增值税如何处理。

从争议登记到跟进每一张发票

在第五部分中，发票开始按时发出，并送达有权审批的人，每一项争议都有了负责人和日期。剩下的是之后发生的事：一张正确、无争议、已送达正确人员的发票，尚未到期，或已经到期且日期已过。在许多公司，这些发票的跟进工作存在于某一个人的记忆里，或者存在于月底才更新的电子表格中。电子表格是好工具，一位能叫出每位客户名字的会计也是公司的真正财富，但记忆会在三个反复出现的地方出错：

  • 优先权给了接电话的人。团队给自己知道号码、回复又快的客户打电话，而那些不太回应的客户的发票不断累积，却没有人过问。
  • 没人跟进的付款承诺。客户那边的人说付款周四发出，周四过去了，只有听到承诺的那个人知道那是一个日期。
  • 给拖欠客户的新发货。仓库或工地团队看不到逾期发票，于是新订单发给了一个本应在付款或获批例外之前暂停发货的客户，正如我们在第三部分约定的那样。

这些都不意味着客户在逃避付款，也不意味着您的团队粗心大意。正如我们在本系列中看到的，大多数延误源于缺少某份单据、发票在错误的人手里，或争议没有负责人。有序的跟进能及早暴露这些原因，避免一张小额发票变成一笔没人记得来龙去脉的陈年余额。

账龄分析表：按到期日计算，按老板设定的区间划分

债务的账龄从发票的到期日起算，而不是开票日。一张一个月前开出、账期尚未届满的发票并未逾期，而一张两周前以更短账期开出的发票今天可能已经逾期。因此，一份正确的报表要从老板在第三部分为每位客户设定的付款条件出发：系统根据每张发票的日期和客户的付款条件计算其到期日，然后把余额分配到各个区间：

  • 尚未到期。这个区间同样重要，因为它是您预计在未来几周内收回的款项。
  • 已逾期，按老板根据自身付款条件和客户特点设定的时间区间划分。没有一套区间适用于所有公司：以短账期销售的经销商，需要比等待进度款审批的承包商更窄的区间。
  • 有争议，从第五部分的争议登记中单独提取，以免与普通逾期金额混在一起，也避免催收团队在争议解决之前去追讨。
  • 承包商的保留金，连同其释放条件单独列为一行，因为这是尚未到期的款项，而不是逾期债务。

报表在两个层面阅读：客户层面，查看谁的逾期余额最大；发票层面，查看具体是哪张发票以及它的来龙去脉。一份好报表中的一行，无需打开其他文件就能回答三个问题：发票的账龄有多长，是否有争议，以及最后一次发生了什么、发生在何时。

催收日程：每张发票在哪一天发生什么

报表是今天的快照；催收日程则是明天要发生的事。每张发票从开出当天起都有一套日程。老板为每位客户或每组客户设定步骤和时间，系统在每一步的当天提醒该步骤的负责人：

  • 到期前：向客户的授权人员发送消息，注明发票编号、金额和到期日，并附上发票和已签收送货单的副本。这条消息能及早发现从未送达或缺少单据的发票，是日程中最简单、效果也最大的一步。
  • 到期当天：一条简短提醒，告知发票今天到期。
  • 到期后：在老板设定的时间，由催收团队打电话，然后发出书面提醒。
  • 升级：如果发票超过设定的节点仍未付款，也没有登记的承诺，就转给了解该客户的客户经理，再转给老板或其授权人。

自动消息并不意味着客户关系失去人情味。您的团队用自己的语气撰写每条消息，消息通过客户熟悉的渠道发出，例如电子邮件或 WhatsApp，电话也仍然由了解客户的人来打。改变的是，再也不需要有人记住今天是这张发票的日期。这与我们在《收租与续约：靠流程，不靠记忆》中描述的租金逻辑相同，这里应用于向您赊购的公司的发票。

升级也是暂停新发货介入的环节。在第三部分中，我们约定：如果客户有超过到期日的发票，或余额超过其信用额度，订单就在一个既定节点停下。在这里，系统直接从催收数据中获取暂停状态：销售代表以及仓库或工地负责人都能看到该客户处于暂停状态及其原因；当付款登记入账，或者像第三部分那样通过一项已登记并获批的例外，暂停即解除。暂停不再取决于有人记得，也不会在客户付款后仍然保留。

通话日志、付款承诺和月度对账单

与客户的每一次联系都在发票上记录为一行：谁打的电话、何时、与谁通话、结果如何。结果从一个固定列表中选择，就像争议登记一样：付款承诺、索要单据、转入争议登记的新异议，或无人应答。如果结果是付款承诺，就记录其日期和金额，并把它变成日程中的一个日期：到了那天，系统核查款项是否到账，如果没有，这一行就退回给登记承诺的人。已登记的承诺还有第二个用途，我们将在最后一部分再谈：它们是公司对未来几周预期回款最准确的了解。

接下来是月度对账单，它是我们在《按日程付款给供应商并核对对账单》中从买方角度描述的供应商对账的镜像。每个月初，每位客户都会收到一份对账单，列出其未结发票、已登记付款、贷项和借项通知单以及月末余额，并请其确认余额或说明差异。客户报告的任何差异，都按供应商对账单差异的方式归类：从未收到的发票、在途付款、尚未开具的通知单，或重复记录的发票。客户确认的对账单，关上了围绕陈年余额争论的大门；客户提出异议的对账单，则在问题还小的时候就把它暴露出来。

客户不付款时：法律对本票的规定

大多数发票通过跟进就能收回，有些则不能。在任何升级之前，先弄清楚您手里有什么。在第三部分中，我们把 Nafith 平台上的电子本票描述为老板为部分客户而非所有客户选择的一种担保。当这样的本票到期未兑付时，法律是这样规定的：

  • 商业票据属于执行依据。《执行法》第9条规定，强制执行只能依据针对金额确定且已到期权利的执行依据进行，第4项将商业票据列为此类依据之一；本票是一种商业票据。因此，未兑付的本票无需先行起诉即可申请执行。
  • Najiz 上的自动化通道。司法部关于执行申请服务的指南说明，在 Nafith 等经批准的电子平台上开具的本票，通过 Najiz 的自动化通道（虚拟法院）提交，程序在审判庭的监督下自动进行。
  • 拖延履行的债务人。《执行法》第46条规定，债务人在收到执行令通知后 5 天内未付款，或未申报足以清偿债务的财产的，即被视为拖延履行者（mumatil），执行法官应立即下令采取措施，包括禁止出境，以及将未付款情况通报一家持牌信用信息公司。

这是条文的规定，而不是催收团队要采取的步骤，也不是由系统做出的决定。系统要做的，是在老板和律师需要时准备好完整的档案：发票、已签收的送货单、已发送的提醒、通话及其结果、未兑现的承诺，以及客户最后确认的对账单。无论发票背后是否有本票，任何诉诸法律的决定，以及其时机和对客户关系的影响，都应由您的律师决定。

从未收回的债务：第40条关于销项增值税的规定

当您开出一张发票，其增值税就进入您的申报表，无论您是否从客户那里收到款项，都要向管理局缴纳。如果债务一直未能收回，增值税实施条例第40条第7款允许您在满足以下全部条件的那一期申报中，按未收到对价计算的税额冲减销项增值税：

  • 您此前已将该笔供应的增值税作为销项税列入申报表并已缴纳。
  • 该供应的对象是与您无关联的人。
  • 自供应之日起已满至少 12 个月。
  • 您提供一份由在王国获认可的持牌注册会计师出具的证明，表明该债务已在商业账簿中核销；如果您的企业无须聘请审计师，管理局可以接受其他证明文件。
  • 如果未付金额超过 100,000 里亚尔，且卖方已正式启动法律程序但没有结果，条文规定卖方可以提供这些程序的证据，例如法院判决、债务人破产，或启动证明该债权的正式程序的法院命令。条文措辞并未明确是否每一笔超过该金额的债务都必须提供此类证据，因此请就您的情况咨询税务顾问。

第8款规定，采用条例所规定的收付实现制的企业不进行此项调整。第9款规定，如果您已冲减销项增值税，之后收到全部或部分款项，则所收款项的增值税在付款所属期间的申报中产生纳税义务，并且必须开具一张反映所收金额的新税务发票。另一方面，同一条的第10款针对尚未付款的买方，我们已在采购系列的第六部分中介绍过。

实际上，这需要的是一份清单，而不是记忆。一个保存了每张发票的供应日期及其已收款情况的系统，会列出自供应之日起即将满 12 个月的债务，并附上完整的跟进档案，使其在准备申报之前而不是之后送到财务经理及其税务顾问手中。这个标记是提醒，而不是裁定：条文是否适用于某笔具体债务、何时核销以及如何调整申报，由您的税务顾问和注册会计师决定。

Origami 的观点

当我们为一家公司搭建催收流程时，会从它今天的逾期发票入手：每张发票由谁跟进，最后一次通话记录在哪里，哪个付款承诺在无人察觉的情况下过期了，最后一份对账单是何时发出的，以及是否向本应暂停发货的客户发了货。这些答案在我们画出任何一个界面之前，就描绘出了当前流程的真实面貌。

然后，我们把它们变成一个互相连接的统一流程：从到期日起算、区间可由老板自行调整而无需程序员的账龄分析表；为每张发票设定、在每一步当天提醒负责人的催收日程；既定的升级路径；由系统执行、由付款解除的发货暂停；每一个承诺都变成日期的通话日志；按时发送并跟踪确认情况的月度对账单；以及在申报前送达税务顾问的陈年债务清单，全部与您的会计系统和电子发票相连接。这是我们通过我们的服务构建的定制系统的一部分。

本周练习：手工编制您的账龄分析表

在任何系统之前，您需要一幅关于待收款项的真实图景。这是一项供财务经理和销售经理在一次会议中完成的练习：

  • 调出未结发票：选取您最大的二十位赊销客户，根据书面付款条件而不是开票日期，计算出每张发票的到期日。
  • 分配到您选择的区间：尚未到期，然后是适合您付款条件的逾期区间，并把有争议的金额和保留金单独分出。
  • 在每张逾期发票旁写下最后一次联系：何时、由谁联系、结果如何。如果找不到任何书面记录，也把这一点写下来。
  • 汇总付款承诺：整理过去一个月做出的承诺，核查其中有多少按时兑现。
  • 检查近期发货：是否有订单发给了有逾期发票且没有获批例外的客户？

没人知道最后发生了什么的逾期发票数量，以及日期已过却无人跟进的承诺数量，就是本部分的基线。

下一部分，也是最后一部分

现在，每张发票都有了从到期日起算的账龄、一套跟进它的日程，以及一份保存每次通话和每个承诺的日志。第七部分，也是最后一部分，讲的是款项到账时的事：如何把每一笔银行转账与其所支付的发票匹配，如何处理没有附言的转账或少于发票金额的付款，然后根据到期日和已登记的承诺，对照供应商付款，逐周查看现金流，最后是一份九十天计划，按照一个让销售一天也不停顿的顺序推进销售数字化。

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