Den Verkauf auf Ziel bekommen Sie vor der ersten Lieferung mit vier Schritten in den Griff: ein Kundenstammsatz, der einmal, beim Anlegen, gegen zwei kostenlose amtliche Quellen geprüft wird; ein Kreditlimit und Zahlungsbedingungen, die der Inhaber für jeden Kunden festlegt; eine Prüfung, die das System bei jedem Auftrag und jeder Lieferung gegen den offenen Saldo, das noch nicht Fakturierte und überfällige Rechnungen durchführt; und eine Überschreitung, die als Genehmigung mit Begründung, Name und Uhrzeit protokolliert wird, nicht als Telefonanruf. Dann wählt der Inhaber die passende Sicherheit für jeden Kunden: eine Anzahlung, eine Bankgarantie oder einen elektronischen Eigenwechsel auf der Plattform Nafith, ein Handelspapier, das Artikel 9 des Vollstreckungsgesetzes unter den Vollstreckungstiteln aufführt.

Vom Angebot zur ersten Lieferung auf Ziel

In Teil zwei bekam der Preis eine einzige Quelle, Angebote bekamen gesicherte Versionen, und jeder Rabatt bekam einen Genehmiger, den alle kennen. Dort schrieben wir auch, dass das Angebot die Zahlungsbedingungen enthält, die der Inhaber für diesen Kunden festlegt; in diesem Teil geht es um diese Bedingungen und darum, was hinter ihnen steht. Verkauf auf Ziel ist eine Finanzierung, die Sie aus Ihrer eigenen Liquidität leisten: Sie liefern die Ware oder schließen die Arbeit heute ab und warten auf das Geld bis zu einem vereinbarten Datum. Die Frage vor der ersten Lieferung ist nicht, ob Sie diesem Kunden vertrauen, denn wie wir in Teil eins gesehen haben, beruhen die meisten Zahlungsverzögerungen auf einem fehlenden Dokument oder einer Rechnung, die bei der falschen Person gelandet ist. Die Frage lautet: Wie viel sind wir bereit, bei diesem Kunden zu jedem Zeitpunkt offen zu haben, zu welchen Bedingungen, und was schützt uns, wenn er verspätet zahlt?

Der Kundenstammsatz: einmal erfasst und beim Anlegen geprüft

Jeder Kundenauftrag, jede Rechnung und jeder Zahlungseingang verweist später auf einen Kunden. Wird ein Kunde unter drei Namen erfasst, verteilt sich sein Saldo auf drei Stammsätze, niemand weiß, was er wirklich schuldet, und sein nächster Auftrag besteht die Limitprüfung, weil jeder Stammsatz für sich unter dem Limit liegt. Deshalb beginnt Kredit beim Kundenstammsatz, und ein guter Stammsatz enthält fünf Grundangaben:

  • Den Namen, wie er im Handelsregister steht, nicht den Projektnamen und nicht den Namen des Einkäufers, mit dem der Verkäufer spricht. Ein Kurzname kann als Suchfeld bleiben, aber auf Vertrag und Rechnung steht der amtliche Name.
  • Die einheitliche nationale Nummer des Unternehmens. Das ist die Kennung, die sich nie wiederholt: Das System lehnt einen zweiten Stammsatz mit derselben Nummer ab und sucht vor dem Anlegen nach ähnlichen Namen, sodass es dem Mitarbeiter sagt, dass der Kunde bereits existiert, statt es seinem Gedächtnis zu überlassen.
  • Die Umsatzsteuernummer, sofern der Kunde für die Umsatzsteuer registriert ist; auf die Rechnung selbst kommen wir in Teil fünf zurück.
  • Die Adresse laut Registrierung sowie die Adresse jeder Baustelle oder Filiale, die Sie beliefern oder betreuen, falls es mehrere gibt.
  • Die Person, die Rechnungen entgegennehmen und freigeben darf: Name, Funktion und Kontaktdaten, und was die Buchhaltung des Kunden verlangt, bevor sie eine Rechnung annimmt, etwa eine Bestellnummer oder die Unterschrift des Bauleiters. Allein diese Angabe verhindert einen Großteil der Verzögerungen, die mit einer Rechnung beginnen, die an den Verkäufer statt an die freigebende Person geschickt wurde.

Bevor der Kunde in Ihre Liste aufgenommen wird, genügen zwei kostenlose amtliche Prüfungen, dieselben zwei, die wir aus Sicht des Einkäufers in Vom Angebot zur Bestellung: geprüfter Lieferant, fester Preis beschrieben haben:

  • Die Prüfung der Umsatzsteuerregistrierung bei der Behörde für Zakat, Steuern und Zoll (ZATCA). Ein Dienst, der Steuerpflichtigen und der Öffentlichkeit offensteht: Sie suchen nach Umsatzsteuernummer, Handelsregisternummer oder Nummer der Umsatzsteuerbescheinigung und sehen den Registrierungsstatus des Unternehmens.
  • Die Handelsregisterabfrage beim Handelsministerium. Ein sofortiger, kostenloser Dienst, bei dem Sie nach Unternehmensname oder einheitlicher nationaler Nummer suchen.

Es geht nicht darum, dem Kunden zu misstrauen, sondern zu bestätigen, dass der Name im Handelsregister, der mit der Umsatzsteuernummer verknüpfte Name und der Name auf der Bestellung oder dem Vertrag übereinstimmen. Wenn nicht, wird die Frage jetzt gestellt, vor der ersten Lieferung, und nicht nach der ersten überfälligen Rechnung.

Und eine Kreditauskunft über SIMAH? SIMAH ist eine der Kreditauskunfteien, und die Durchführungsverordnung zum Kreditinformationsgesetz, veröffentlicht im Regelwerk der Saudischen Zentralbank (SAMA), definiert einen Verbraucher als natürliche oder juristische Person mit Kreditgeschäften, sodass Unternehmen eingeschlossen sind. Die Abfrage steht aber nicht jedem Unternehmen offen, das sie möchte: Ein Mitglied im Sinne der Verordnung ist eine Stelle, die mit einer Kreditauskunftei einen Vertrag über den Austausch von Kreditinformationen geschlossen hat, und Artikel 40(1) verpflichtet das Mitglied, vor einer Abfrage die schriftliche Einwilligung des Verbrauchers einzuholen. Dieser Weg erfordert also eine Mitgliedschaft und vor jeder Abfrage die schriftliche Einwilligung Ihres Kunden.

Kreditlimit und Zahlungsbedingungen: Der Inhaber legt sie fest, das System prüft sie

Das Kreditlimit ist der Höchstbetrag, den ein Kunde Ihnen zu einem beliebigen Zeitpunkt schulden darf. Die Zahlungsbedingungen legen fest, wie lange er für jede Rechnung Zeit hat und ob ein Teil im Voraus gezahlt wird. Beides sind Entscheidungen, die der Inhaber oder eine von ihm beauftragte Person für jeden Kunden trifft, weil sie die Liquidität des Unternehmens, die bisherige Erfahrung mit diesem Kunden, die Größe seiner Aufträge und die vorliegende Sicherheit widerspiegeln. Es gibt kein Limit, das für jedes Unternehmen richtig ist, und kein Zahlungsziel, das für jede Branche richtig ist, und ein Betrag, der von einem anderen Unternehmen übernommen wird, kann den Vertrieb bremsen oder gar nichts schützen.

Limit und Bedingungen werden im Kundenstammsatz erfasst, nicht im Gedächtnis eines Verkäufers, zusammen mit der Angabe, wer sie wann genehmigt hat, und dem Datum der nächsten Überprüfung. Dann kommt der Teil, den kein Gedächtnis leisten kann: Das System prüft das Limit bei jedem Auftrag, nicht nur bei der Kontoeröffnung. Die Prüfung addiert drei Beträge, nicht einen:

  • Den offenen Saldo: ausgestellte und noch nicht bezahlte Rechnungen.
  • Das noch nicht Fakturierte: genehmigte, noch nicht gelieferte Kundenaufträge, Lieferungen, die der Kunde quittiert hat, die aber noch nicht fakturiert sind, und abgeschlossene Arbeiten, die noch in keiner Abschlagsrechnung enthalten sind.
  • Den neuen Auftrag selbst.

Übersteigt die Summe das Limit oder hat der Kunde eine Rechnung über dem Fälligkeitsdatum, stoppt der Auftrag an einer bekannten Stelle, und der Verkäufer sieht den Grund: welche Rechnung überfällig ist und um wie viel der Auftrag das Limit übersteigt. Die Prüfung läuft bei der Lieferung erneut, nicht nur bei der Auftragserfassung, denn ein Kundenauftrag kann Wochen vor dem Versand genehmigt werden, und in diesen Wochen kann eine frühere Rechnung überfällig werden. Die Prüfung nimmt die Form der jeweiligen Branche an:

  • Fabrik oder Händler. Wöchentlich wiederkehrende Aufträge, also läuft die Prüfung bei jedem Auftrag und jedem Ladeauftrag, und kein Lkw fährt zu einem Kunden über seinem Limit, ohne dass es jemand weiß.
  • Wartungsfirma, Immobilienbetreiber oder Hotel. Ein Monatsvertrag oder ein Firmenkonto, bei dem sich Leistungen vor der Rechnungsstellung ansammeln, sodass meist der nicht fakturierte Teil im Bild fehlt.
  • Bauunternehmen. Hier wird das Limit auf Vertragsebene gelesen, nicht auf Auftragsebene; darauf kommen wir gleich zurück.

Limitüberschreitung: eine protokollierte Genehmigung mit Begründung, kein Anruf

Es wird den Tag geben, an dem Sie über das Limit hinaus liefern müssen: ein Großkunde in seiner Hochsaison, eine Baustelle, die stillsteht, wenn das Material nicht ankommt, oder eine überfällige Rechnung, die sich verzögert, weil ihr Lieferschein auf Ihrer Seite verloren ging, nicht auf seiner. Kontrolle bedeutet hier nicht, dass das System immer Nein sagt; sie bedeutet, dass eine Ausnahme eine Entscheidung mit einem bekannten Verantwortlichen ist. Der Verkäufer beantragt die Ausnahme an seinem Bildschirm mit einer Begründung, und der Antrag erreicht das Telefon des Genehmigers mit den Zahlen, die er braucht: dem Limit, dem offenen Saldo, dem noch nicht Fakturierten, dem Überfälligen und seit wann, und der vorliegenden Sicherheit. Die Genehmigung wird mit dem Namen des Genehmigers, der Uhrzeit und ihrem Umfang protokolliert: nur dieser Auftrag oder ein zusätzlicher Betrag bis zu einem festgelegten Datum.

Es ist dieselbe Logik wie bei der Rabattmatrix in Teil zwei: Der Inhaber legt die Stufen fest, niemand genehmigt seine eigene Ausnahme, die Befugnis gehört zur Rolle und nicht zur Person, und jeder Genehmiger hat einen benannten Vertreter für seine Abwesenheit. Wiederholte Ausnahmen für denselben Kunden sind ein Signal, kein Verstoß: Entweder passt sein Limit nicht mehr zum Umfang der Geschäftsbeziehung und sollte überprüft werden, oder seine verspäteten Zahlungen erfordern ein Gespräch vor dem nächsten Auftrag. In beiden Fällen sieht der Inhaber es in einem Bericht, nicht in einem Anruf am Monatsende.

Sicherheiten: was der Inhaber vor dem Verkauf auf Ziel wählt

Eine Sicherheit ersetzt das Kreditlimit nicht; sie entscheidet, wie viel Sie riskieren, wenn ein Kunde seinen Termin verpasst. Nicht jeder Kunde braucht eine Sicherheit, und nicht jede Sicherheit passt zu jedem Kunden, daher trifft der Inhaber diese Entscheidung pro Kunde oder pro Kundengruppe. Zu den Optionen gehören:

  • Anzahlung. Ein Teil, der vor der Lieferung oder vor Arbeitsbeginn gezahlt wird und den Betrag verringert, der einem Zahlungsverzug ausgesetzt ist. Sie wird als Saldo zum Kundenauftrag oder Vertrag erfasst, den die Rechnungen wie vereinbart aufbrauchen, nicht als Betrag auf dem Bankkonto, den niemand einem Auftrag zuordnen kann.
  • Bankgarantie. Von der Bank des Kunden zu Ihren Gunsten über einen festen Betrag und eine feste Laufzeit ausgestellt. Sie wird im Kundenstammsatz mit Betrag, Ablaufdatum und dem abgedeckten Vertrag erfasst, und das System warnt eine festgelegte Zeit vor dem Ablauf, eine Vorlaufzeit, die der Inhaber bestimmt, denn eine Garantie, die unbemerkt abgelaufen ist, ist keine Garantie. Ihr Wortlaut und ihre Bedingungen sind Fragen für Ihre Bank und Ihren Anwalt.
  • Ein elektronischer Eigenwechsel auf der Plattform Nafith. Wir erklären ihn hier, weil Unternehmer diese Option am wenigsten kennen.

Nafith ist eine elektronische Plattform zur Erstellung von Eigenwechseln, die der Leitfaden des Justizministeriums zu Vollstreckungsdiensten als Beispiel für eine zugelassene elektronische Plattform nennt, und sie steht in Saudi-Arabien registrierten Personen und Unternehmen offen. Laut Plattform stellt der Gläubiger, also Sie, den Antrag auf Erstellung des Wechsels, und der Schuldner bestätigt ihn anschließend mit einem Bestätigungscode, den er über Nafath, die nationale Einmalanmeldung, erhält, was als Erstellung des Wechsels durch den Schuldner gilt. Ein Wechsel kann nach der Bestätigung nicht mehr geändert werden; der Gläubiger kann ihn stornieren, der Schuldner nicht. Die Plattform erlaubt auch mehrere Wechsel zu einem Antrag mit unterschiedlichen Fälligkeiten, von denen jeder einzeln vollstreckt werden kann, was zu einer Ratenzahlungsvereinbarung passt.

Warum ist das wichtig? Weil Artikel 9 des Vollstreckungsgesetzes bestimmt, dass Zwangsvollstreckung nur aufgrund eines Vollstreckungstitels über einen bestimmten und fälligen Geldanspruch möglich ist, und Punkt 4 Handelspapiere unter den Vollstreckungstiteln aufführt; ein Eigenwechsel ist ein Handelspapier. Ein Wechsel, der bei Fälligkeit nicht bezahlt wird, geht also direkt in die Vollstreckung, ohne vorherige Klage. Der Leitfaden des Justizministeriums erläutert, dass Titel, die über zugelassene Plattformen wie Nafith ausgestellt wurden, auf Najiz über den automatisierten Weg (das virtuelle Gericht) eingereicht werden: Der Antragsteller gibt die Wechselnummer ein, und die Angaben werden automatisch geladen. Und Artikel 46 des Gesetzes in geänderter Fassung bestimmt, dass der Schuldner als säumig gilt, wenn er nicht innerhalb von 5 Tagen nach Zustellung des Vollstreckungsbeschlusses zahlt oder ausreichendes Vermögen offenlegt, und der Vollstreckungsrichter ordnet sofort Maßnahmen an, darunter ein Reiseverbot und die Meldung der Nichtzahlung an eine lizenzierte Kreditauskunftei.

Das sagen die Texte; es ist keine Empfehlung, von jedem Kunden einen Wechsel zu verlangen. Ein Wechsel hat einen festen Betrag und ein festes Datum, während sich der offene Saldo jede Woche ändert, daher sind die Höhe des Wechsels, wann man ihn verlangt und was passiert, wenn der Saldo ihn übersteigt, Fragen für Ihren Anwalt, ebenso jede Entscheidung zur Eskalation. Wichtig im System ist, dass jede Sicherheit im Kundenstammsatz erfasst wird: Art, Betrag, Fälligkeits- oder Ablaufdatum, was sie abdeckt und wo das Original oder seine Plattformnummer aufbewahrt wird, damit derjenige, der das Limit genehmigt, die vorliegende Sicherheit vor seiner Entscheidung sieht.

Das Bauunternehmen: Vorauszahlung und Einbehalt als Salden zum Vertrag

Ein Bauunternehmen verkauft anders auf Ziel: Es liefert keine Sendung und stellt sie in Rechnung, sondern führt wochenlang Arbeiten aus, reicht eine Abschlagsrechnung ein, die der Ingenieur oder Berater des Bauherrn freigibt, und wartet dann auf die Zahlung. Die meisten Verträge enthalten zwei Salden, die der normalen Forderungsverfolgung entgehen, weil keiner von ihnen als überfällige Rechnung erscheint:

  • Vorauszahlung. Das Bauunternehmen erhält sie zu Vertragsbeginn vom Bauherrn, und sie wird dann gemäß Vertrag von den Abschlagsrechnungen abgezogen. Verfolgen Sie sie als Saldo zum Vertrag: wie viel eingegangen ist, wie viel bisher abgezogen wurde und wie viel noch offen ist. Andernfalls wird sie doppelt oder gar nicht abgezogen, und die Differenz taucht als Streit bei der Schlussrechnung auf.
  • Einbehalt. Ein Teil, den der Bauherr von jeder Abschlagsrechnung zurückhält, bis eine Vertragsbedingung erfüllt ist, etwa die Abnahme oder das Ende der Gewährleistungsfrist. Es ist Ihr Geld, aber noch nicht fällig. Wird er nicht als eigener Saldo mit seiner Freigabebedingung und dem erwarteten Datum verfolgt, gerät er nach der Abnahme in Vergessenheit oder erscheint in der Altersstrukturliste als überfällig, obwohl er es nicht ist.

Bei einem Bauunternehmen wird das Kreditlimit auf Vertragsebene gelesen: ausgeführte, aber noch nicht abgerechnete Arbeiten, eingereichte, aber nicht freigegebene Abschlagsrechnungen, freigegebene, aber nicht bezahlte Abschlagsrechnungen und noch nicht freigegebene Einbehalte. Die Summe dieser vier Salden ist das, was das Bauunternehmen dem Bauherrn an jedem beliebigen Tag tatsächlich finanziert. Wie Abschlagsrechnungen funktionieren und wie Kosten einem Projekt zugeordnet werden, haben wir in Kostenkontrolle und Abschlagsrechnungen behandelt; was dieser Teil ergänzt, ist der gemeinsame Blick auf die vier Salden, bevor Sie Zusatzarbeiten oder einen neuen Vertrag desselben Bauherrn annehmen.

Die Sicht von Origami

Wenn wir den Kreditprozess für ein Unternehmen aufbauen, beginnen wir damit, wie es heute auf Ziel verkauft: wer die Zahlungsbedingungen für einen neuen Kunden festlegt, wo Limits erfasst werden, falls es sie gibt, wer genehmigt, wenn ein Großkunde trotz überfälliger Rechnung eine Lieferung verlangt, und wo Sicherheiten und ihre Ablaufdaten aufbewahrt werden. Eine telefonisch erteilte Ausnahme zeigt uns, wo die heutige Genehmigung zu langsam ist, bevor sie uns zeigt, wo die Kontrolle verschärft werden muss.

Dann machen wir daraus einen Prozess, den das System durchsetzt: ein Kundenstammsatz mit einer Kennung, die sich nie wiederholt, Limits und Bedingungen, die der Inhaber ohne Programmierer anpasst, eine Prüfung bei jedem Auftrag und jeder Lieferung, die den offenen Saldo und das noch nicht Fakturierte addiert, eine Ausnahme, die das Telefon des Genehmigers erreicht und protokolliert wird, ein Sicherheitenregister, das vor dem Ablauf warnt, und Salden für Vorauszahlung und Einbehalt zu jedem Vertrag, alles verbunden mit Ihrer Buchhaltung und der E-Rechnung. Das gehört zu den maßgeschneiderten Systemen, die wir im Rahmen unserer Leistungen entwickeln.

Eine Übung für diese Woche: Prüfen Sie Ihre zwanzig größten Kunden auf Ziel

Vor jedem System brauchen Sie ein Bild davon, was zwischen dem Verkauf auf Ziel und dem Limit, das Sie für vorhanden halten, tatsächlich passiert. Ein Finanzleiter und ein Vertriebsleiter können das in ein oder zwei Sitzungen erledigen:

  • Wählen Sie Ihre zwanzig größten Kunden nach dem heute offenen Saldo aus.
  • Notieren Sie für jeden Kunden Limit und Zahlungsbedingungen so, wie sie schriftlich festgehalten sind, nicht wie sich jemand daran erinnert. Wenn Sie sie nicht schriftlich finden, notieren Sie das.
  • Addieren Sie, was sie tatsächlich schulden: offene Rechnungen, noch nicht fakturierte Lieferungen, genehmigte, noch nicht gelieferte Kundenaufträge und Einbehalte, wenn Sie ein Bauunternehmen sind. Vergleichen Sie dann die Summe mit dem Limit.
  • Prüfen Sie den Stammsatz: Entspricht der Name dem Handelsregister, gibt es einen Stammsatz oder mehrere, und ist die Person bekannt, die Rechnungen entgegennehmen darf?
  • Listen Sie die Sicherheiten auf, die Sie für jeden Kunden halten, das Ablaufdatum jeder Sicherheit und wo das Original liegt.

Die Zahl der Kunden ohne schriftliches Limit und die Zahl derer, deren tatsächlicher Saldo das Limit ohne eine Genehmigung übersteigt, die irgendjemand benennen kann, sind Ihr Ausgangswert für diesen Teil. Schreiben Sie dann auf eine Seite: wer das Limit für einen neuen Kunden festlegt, wann es überprüft wird, wer eine Überschreitung genehmigt und welche Sicherheit Sie von welcher Kundengruppe verlangen. Die Lücke zwischen dieser Seite und dem, was Sie bei den zwanzig Kunden gefunden haben, muss das System schließen.

Im nächsten Teil

Jeder Kunde hat jetzt einen geprüften Stammsatz, ein Limit, das bei jedem Auftrag und jeder Lieferung geprüft wird, und Sicherheiten, die jeder finden und datieren kann. Der nächste Teil geht zu dem Moment über, in dem ein Verkauf zu etwas wird, das Sie in Rechnung stellen können: dem Liefernachweis. Wir erklären, warum die Rechnung von einem vom Kunden unterschriebenen Lieferschein oder einer von seinem Ingenieur freigegebenen Abschlagsrechnung ausgehen sollte statt vom Kundenauftrag, und wie dieser Nachweis an der Tür oder auf der Baustelle per Telefon erfasst wird, damit jeder spätere Streit in einer Minute beantwortet ist, nicht in einer Woche.

Quellen