在第一次发货之前，用四个步骤就能把赊销管控起来：客户档案在添加时一次性通过两个免费官方来源核查；老板为每位客户设定信用额度和付款条件；系统在每张订单和每次交货时，对照未结余额、尚未开票的金额和逾期发票进行检查；超出额度时以附有理由、姓名和时间的审批记录下来，而不是靠一通电话。然后，老板为每位客户选择合适的担保：预付款、银行保函，或 Nafith 平台上的电子本票，这是一种商业票据，《执行法》第 9 条将其列为执行文书。

从报价到第一次赊销发货

在第二部分中，价格有了唯一来源，报价有了保存的版本，每项折扣都有了人人知道的审批人。我们在那里还写到，报价单载明老板为该客户设定的付款条件；本部分讲的正是这些条件以及支撑它们的东西。赊销是您用自有现金提供的融资：今天交付货物或完成工作，然后等到约定日期才收到钱。第一次发货前要问的不是您是否信任这位客户，因为正如我们在第一部分看到的，大多数拖欠源于缺少某份单据，或发票送到了错误的人手里。真正的问题是：我们愿意在任何时候让这位客户欠我们多少钱，按什么条件，如果他晚付款，什么能保护我们？

客户档案：录入一次，添加时核查

之后的每张销售订单、发票和收款都会指向某个客户。如果同一客户以三个名称录入，其余额就分散在三份档案中，没人知道他实际欠多少，而他的下一张订单也会通过额度检查，因为每份档案单独看都低于额度。所以信用管理从客户档案开始，一份好的档案包含五项基本信息：

  • 商业登记中的名称，而不是项目名称，也不是销售人员打交道的采购员的名字。简称可以保留为搜索字段，但合同和发票上出现的是正式名称。
  • 企业的统一国家编号。这是永不重复的标识：系统会拒绝以同一编号建立第二份档案，并在新建前搜索相似名称，从而主动告知员工该客户已存在，而不是靠他的记忆。
  • 增值税号，如果客户已进行增值税登记；关于发票本身，我们将在第五部分再谈。
  • 登记地址，如果有多个工地或分支机构，还包括您送货或提供服务的每个工地或分支机构的地址。
  • 有权接收和审批发票的人员：其姓名、职务和联系方式，以及客户财务部门在接受发票前要求的内容，例如采购订单号或现场工程师的签字。仅这一项就能避免大量延误，这些延误往往始于发票被发给了销售人员而不是审批人。

在客户进入您的名单之前，两项免费的官方核查就足够了，与我们在从报价到采购订单：经核实的供应商，确定的价格中从买方角度介绍的两项相同：

  • 天课、税务和海关总局 (ZATCA) 的增值税登记查询。这是一项面向纳税人和公众开放的服务，可按增值税号、商业登记号或增值税证书编号搜索，查看企业的登记状态。
  • 商务部的商业登记查询。这是一项即时、免费的服务，可按企业名称或统一国家编号搜索。

目的不是怀疑客户，而是确认商业登记中的名称、与增值税号关联的名称以及采购订单或合同上的名称相互一致。如果不一致，问题要现在提出，在第一次发货之前，而不是在第一张发票逾期之后。

那么通过 SIMAH 进行信用查询呢？SIMAH 是信用信息公司之一，而发布在沙特中央银行 (SAMA) 规则手册中的《信用信息法实施条例》将消费者定义为有信贷交易的自然人或法人，因此企业也包括在内。但查询并非向任何想查的公司开放：根据条例，会员是指与信用信息公司签订了信用信息交换合同的机构，而第 40(1) 条要求会员在查询前取得消费者的书面同意。因此，这条途径需要会员资格，并且在任何查询之前都需要取得客户的书面同意。

信用额度和付款条件：老板设定，系统检查

信用额度是您愿意让一位客户在任何时候欠您的最高金额。付款条件是他支付每张发票的期限，以及是否需要预先支付一部分。两者都是老板或其授权人员针对每位客户做出的决定，因为它们反映了公司的现金状况、与该客户的往来历史、其订单规模以及手中的担保。没有适用于所有公司的额度，也没有适用于所有行业的付款期限，从别家公司照搬来的数字可能会拖慢销售，也可能什么都保护不了。

额度和条件记录在客户档案中，而不是销售人员的脑子里，同时记录由谁、在何时批准，以及下次复核的日期。接下来是记忆做不到的部分：系统在每张订单时检查额度，而不仅仅是在开户时。检查加总的是三个数字，而不是一个：

  • 未结余额：已开具但尚未支付的发票。
  • 尚未开票的金额：已批准但尚未交付的销售订单、客户已签收但尚未开票的交货，以及已完成但尚未纳入进度款申请的工作。
  • 新订单本身。

如果合计超过额度，或客户有发票已过到期日，订单就会停在一个明确的节点，销售人员可以看到原因：哪张发票逾期，以及订单超出额度多少。检查在交货时会再次执行，而不仅仅是在录入订单时，因为销售订单可能在发货前几周就已批准，而在这几周里，之前的某张发票可能已经逾期。检查会因行业而呈现不同形式：

  • 工厂或经销商。每周都有重复订单，因此每张订单和每张装车单都要检查，不会有卡车在无人知晓的情况下发往超出额度的客户。
  • 维修公司、物业运营商或酒店。月度合同或企业账户，服务在开票前不断累积，所以通常从全貌中缺失的正是未开票部分。
  • 承包商。这里的额度按合同层面而不是订单层面来看；我们稍后再谈。

超出额度：附有理由的审批记录，而不是一通电话

总有一天您需要超出额度交货：旺季中的大客户，材料不到就会停工的工地，或者一张逾期发票之所以延迟，是因为它的送货单在您这边丢失了，而不是在客户那边。这里的管控并不意味着系统总是说不；它意味着例外是一项有明确负责人的决定。销售人员在自己的界面上提交附有理由的例外申请，申请送达审批人的手机，并附上他需要的数字：额度、未结余额、尚未开票的金额、逾期金额及逾期多久，以及手中的担保。审批连同审批人姓名、时间和适用范围一并记录：仅限本订单，或在设定日期之前追加一笔金额。

这与第二部分的折扣矩阵是同一逻辑：老板设定层级，任何人都不能批准自己的例外，权限属于岗位而不是个人，每位审批人都有指定的代理人在其不在时代行。同一客户反复出现例外是一个信号，而不是违规：要么他的额度已不再符合双方关系的规模，应当复核；要么他的拖欠付款需要在下一张订单之前沟通。无论哪种情况，老板都是在报表中看到，而不是在月底的一通电话里。

担保：赊销前老板要选择什么

担保不能取代信用额度；它决定的是客户错过付款日期时您要承担多少风险。并非每位客户都需要担保，也并非每种担保都适合每位客户，因此这是老板针对每位客户或每类客户做出的决定。可选方式包括：

  • 预付款。在交货或开工前支付的一部分款项，可减少面临拖欠风险的金额。它作为挂在销售订单或合同上的余额记录，由发票按约定逐步冲抵，而不是银行账户里一笔没人能对应到订单的款项。
  • 银行保函。由客户的银行以您为受益人开立，金额和期限固定。它与金额、到期日及所覆盖的合同一起记录在客户档案中，系统会在到期前的设定时间发出提醒，提前多久由老板决定，因为一份到期了却无人察觉的保函就等于没有保函。其措辞和条款应咨询您的银行和律师。
  • Nafith 平台上的电子本票。我们在这里加以说明，因为这是企业主最不熟悉的选项。

Nafith 是一个用于开立本票的电子平台，司法部的执行服务指南将其列为经批准电子平台的示例，服务对象是在沙特阿拉伯注册的个人和企业。平台说明，开立本票的申请由债权人即您发起，债务人随后用通过国家统一登录系统 Nafath 收到的确认码进行确认，这即视为债务人开立了本票。本票一经确认便不能修改；债权人可以撤销，债务人则不能。平台还允许在同一申请下关联多张到期日不同的本票，每张都可以单独申请执行，适合分期付款的约定。

为什么这很重要？因为《执行法》第 9 条规定，强制执行只能依据针对金额确定且已到期权利的执行文书进行，而第 4 项将商业票据列为执行文书；本票属于商业票据。因此，到期未付的本票可直接进入执行程序，无需先行起诉。司法部指南说明，通过 Nafith 等经批准平台出具的文书可在 Najiz 上通过自动化通道（虚拟法庭）提交：申请人输入本票编号，其信息便会自动加载。此外，经修订的该法第 46 条规定，如果债务人在收到执行令通知后 5 天内既不付款，也不申报足以清偿的财产，即被视为拒不履行的债务人，执行法官将立即下令采取措施，包括禁止出行以及将未付款情况通报给持牌信用信息公司。

以上是法律条文的内容，并不是建议您向每位客户都索要本票。本票载明固定金额和确定日期，而未结余额每周都在变化，因此本票的金额、何时要求出具以及余额超过本票金额时如何处理，都是需要咨询律师的问题，是否采取进一步措施也是如此。在系统中重要的是，每项担保都记录在客户档案中：其类型、金额、到期日或失效日、所覆盖的范围，以及原件或平台编号的保存位置，这样审批额度的人在决定之前就能看到手中的担保。

承包商：预付款和保留金作为合同上的余额

承包商的赊销方式不同：他们不是交付一批货再开票，而是连续数周施工，提交由业主的工程师或顾问审批的进度款申请，然后等待付款。大多数合同都有两笔余额会游离于常规收款跟踪之外，因为两者都不会显示为逾期发票：

  • 预付款。承包商在合同开始时从项目业主处收取，随后按合同规定从进度款中扣回。应将其作为合同上的余额来跟踪：收到多少，迄今已扣回多少，还剩多少。否则它可能被扣两次或根本没扣，差额会在最终结算时演变为争议。
  • 保留金。业主从每笔进度款中扣留的一部分，直到合同中的某项条件满足，例如移交或缺陷责任期结束。这是您的钱，但尚未到期。如果不将其作为单独的余额并连同释放条件和预计日期一起跟踪，它要么在移交后被遗忘，要么在账龄报告中显示为逾期，而实际上并未逾期。

对承包商而言，信用额度按合同层面来看：已完成但尚未申请的工作、已提交但未批准的进度款、已批准但未支付的进度款，以及尚未释放的保留金。这四笔余额之和，就是承包商在任何一天实际为业主垫付的资金。进度款申请如何运作、成本如何归集到项目，我们已在成本控制与进度款申请中介绍；本部分补充的是，在接受同一业主的追加工程或新合同之前，把这四笔余额放在一起看。

Origami 的观点

在为一家公司搭建信用流程时，我们从它今天如何赊销入手：新客户的付款条件由谁决定，额度如果有的话记录在哪里，大客户在有逾期发票时要求发货由谁审批，担保及其到期日保存在哪里。一项在电话里给出的例外，会先告诉我们现有审批在哪里太慢，然后才告诉我们管控在哪里需要收紧。

然后，我们把这些变成由系统强制执行的流程：带有永不重复标识的客户档案，老板无需程序员即可调整的额度和条件，在每张订单和每次交货时把未结余额与尚未开票金额相加的检查，送达审批人手机并留有记录的例外，到期前提醒的担保登记，以及每份合同上的预付款和保留金余额，全部与您的会计系统和电子发票相连。这是我们在我们的服务中构建的定制系统的一部分。

本周练习：复查您最大的二十个赊销客户

在任何系统之前，您需要弄清赊销与您以为存在的额度之间实际发生了什么。一位财务经理和一位销售经理用一到两次会议就能完成：

  • 选出您最大的二十个客户，依据是他们今天的未结余额。
  • 为每位客户写下其额度和付款条件，以书面记载为准，而不是凭某人的记忆。如果找不到书面记录，请注明。
  • 加总他们实际欠下的金额：未结发票、尚未开票的交货、已批准但尚未交付的销售订单，如果您是承包商，还有保留金。然后将合计与额度比较。
  • 检查他们的档案：名称是否与商业登记一致，他们只有一份档案还是有好几份，有权接收发票的人员是否明确？
  • 列出您持有的担保，按客户列出，注明每项担保的到期日以及原件存放位置。

没有书面额度的客户数量，以及实际余额超过额度却没有任何人能说出审批人的客户数量，就是您在本部分的基准。然后在一页纸上写下：谁为新客户设定额度，何时复核，谁批准超额，以及对哪类客户要求哪种担保。这页纸与您在这二十个客户中发现的情况之间的差距，就是系统需要弥补的。

下一部分

现在，每位客户都有经过核查的档案、在每张订单和每次交货时都会检验的额度，以及人人都能找到并知道日期的担保。下一部分将转向销售变成可开票事项的那一刻：交货证明。我们将解释为什么发票应当以客户签收的送货单或其工程师批准的进度款申请为起点，而不是以销售订单为起点，以及如何在门口或工地用手机采集这一证明，使之后的任何争议都能在一分钟内而不是一周内得到答复。

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