在第五部分中，供应商发票变得完整，已与采购订单和收货记录匹配，并以原始文件形式保存。还剩最后一站，也就是资金真正流出的一站：付款。当付款没有计划时，顺序就由电话决定。每天早上打电话的预拌混凝土供应商最先拿到钱，按时完工却没有催款的分包商只能等待，而住宅塔楼的电梯维保公司到月底才发现，根本没有人申请支付它那张已匹配的发票。

本部分涵盖的内容

本部分涵盖四件事：如何把已匹配的发票按到期日纳入一个只需审批一次的计划批次进行支付；如何确认任何更改供应商银行信息的请求；增值税实施条例对供货次月起满十二个月仍未支付的余额作何规定；以及如何每月核对每家供应商的对账单。最后我们介绍贵公司向非居民供应商购买服务时可能承担的两项义务。我们转述条文的内容并注明条款编号。关于贵公司具体情况的问题，请咨询您的税务顾问。

按到期日付款，而不是看谁电话打得多

每张发票都有到期日，不应该靠任何人去记。在第三部分中，我们把约定的付款条件放进供应商档案，并说明这些条件会自动带入每一张采购订单。因此，当发票到达并通过匹配时，系统会按同样的条件计算其到期日：货到付款，或按约定在发票日期或收货日期之后的一段固定期限。具体期限由所有者制定的政策与各供应商约定，而不是由本文决定。

接下来是付款批次。系统不再在供应商催款时逐张付款，而是在所有者选定的固定日期，编制一份清单，列出所有已到期或将在下一批次之前到期的已匹配发票。清单为每张发票列出供应商、发票编号、关联的采购订单和收货记录、到期日和金额，然后列出总额与可用资金的对比。由第二部分审批矩阵中拥有权限的人一次性审批，而不是每张发票单独审批，转账则严格按照审批后的清单执行。

  • 任何发票在匹配之前都不能进入批次。因数量或价格差异被暂扣的发票连同原因留在批次之外，供应商会在付款日之前而不是之后，从采购部门得知这个原因。
  • 预付款与其采购订单挂钩。当供应商的条件要求预付款时，预付款记在其所支付的采购订单下，这样在供货发票到达时就能从应付金额中扣除。与订单没有关联的预付款，是同一笔钱付两次最容易的途径。
  • 分包商保留金有释放条件。当分包合同规定每笔付款的一部分保留至最终移交时，系统会从合同中带入保留和释放条件，使保留金额在条件满足时出现在批次中，而不是等到有人想起来。我们在成本控制与工程进度款一文中讲过保留金在项目利润中的位置。
  • 批次之外的紧急付款可以进行，但要留有记录。总会有某个供应商必须今天付款。这种情况会发生，但需要书面理由和拥有权限者的审批，并出现在所有者能看到的清单上。如果这份清单越来越长，它在告诉您：批次频率不够，或者与某些供应商的付款条件需要重新审视。
  • 支付的是发票，不是对账单。供应商对账单是对账工具，不是付款凭证。进入批次的是按编号识别的已匹配发票，正是这一点防止了第一部分中的情况：同一张发票按邮件付了一次，又按对账单付了一次。

付款批次的作用不止于控制。发票完整且已匹配的供应商知道自己何时收款，每天的催款电话因此减少；财务经理也能提前几天知道哪一天会流出多少资金，而不是事后从银行对账单中得知。

更改银行信息的请求：拨打您已有的号码

一封电子邮件来自一家您合作多年的供应商，带着熟悉的签名和标志，称其银行账户已变更。邮件附上新的IBAN，并要求本月付款汇入该账户。这个请求可能完全真实，公司确实会更换银行。但这封邮件也可能来自供应商本身已被入侵的邮箱，或来自与真实地址只差一个字母的地址，两种情况下它看起来都与以往的每封邮件一模一样。根据这封邮件更改IBAN的会计并非粗心大意，他信任的是一封与真实邮件毫无区别的消息。因此，这条规则并不假定有人能凭肉眼识破伪造，而是阻止任何变更只经由单一渠道完成：

  • 由您主动拨打供应商档案中已有的号码进行确认，而不是拨打要求变更的邮件里写的号码，也不是回复那封邮件。如果邮件是伪造的，其中的号码和回复都是伪造的一部分。
  • 走IBAN首次登记时的同一路径。在第三部分中，我们要求IBAN必须通过供应商的正式公函提供，且账户持有人名称与供应商的注册名称一致。变更须满足同样的条件，不能更少。
  • 录入变更的人不是审批变更的人。一人登记请求及其文件，另一人在确认后审批，两者都按姓名和日期记录在案。
  • 向近期变更账户的第一笔付款会在批次中被标记，使审批批次的人在知道该账户是新账户的情况下看到它。
  • 变更后向供应商的已知联系人发送通知，告知其银行信息已在贵方记录中更新。如果供应商并没有申请变更，它会在资金流出之前得知。

即使是您接到的电话也不足以作为证明，因为如今用随手可得的工具就能模仿声音，我们在深度伪造与人工智能欺诈一文中已经说明。关键在于由您来拨打电话，打到您在请求之前就已掌握的号码。在这一切之前还有一个问题：到底谁能编辑供应商档案中的IBAN字段？如果任何打开供应商档案的人都能编辑，这条规则就只能依赖诚信。这正是我们在权限：谁能看到什么一文中阐述的内容。在系统中，只有一个指定的角色可以编辑这个字段，每次编辑都会记录姓名、日期以及修改前后的值。这条规则保护的不只是资金，它还保护诚实的会计，使其不必独自为一封根本无法分辨的消息承担责任。

供货次月起满十二个月仍未支付的余额

有些发票未能按时支付是有正当理由的：因工程质量争议而暂扣的分包商发票，酒店里等待一份无人签署的竣工记录的维保发票，等待供应商承诺却迟迟未开的贷项通知单的发票。这类发票可能在账上挂好几个月，而其进项增值税已在之前的申报表中抵扣。在这里，增值税实施条例把付款与增值税直接挂钩。

第40(10)条规定，已就所接受的供应抵扣进项增值税、但在供应发生当月的次月起满十二个月后仍未全额支付的纳税人，必须按截至该日仍未支付的对价计算的增值税调整其可抵扣进项增值税，并将该调整纳入包含十二个月届满当月的纳税期申报表。同一款将以下情形排除在外：根据融资租赁、穆拉巴哈和租赁至拥有等融资合同，从获准从事这些活动的纳税人处取得、并以定期分期方式支付的货物供应，前提是合同仍然有效、合同不存在司法争议、供应商已在该供应所属纳税期的申报表中申报了全部应纳增值税，且客户持有供应商出具的书面证明予以确认。

随后，第40(11)条规定，如果进项增值税已按此方式调整，而纳税人日后支付了对价，则可在付款所属纳税期或其后任何纳税期的申报表中，按已付对价计算的增值税增加进项增值税抵扣。第40(12)条规定，所有这些调整均须遵守法律或条例规定的期限。因此，在该期限届满后，条文将抵扣与付款挂钩：期限届满而未付款时进行调整，支付对价时可在上述期限内再次增加抵扣。

在实践中，这需要一份清单，而不是靠记忆。一个保存每张发票的供货日期及其已付金额的系统，可以按账龄排序显示未付和部分支付的发票，并标记那些接近十二个月期满的发票，让清单在编制申报表之前而不是之后送到财务经理及其税务顾问手中。这个标记是提醒，而不是裁定：条文是否适用于某张发票、是否属于例外情形以及如何进行调整，都由您的税务顾问决定。这份清单在增值税之外也有用：一张数月未付的发票，可能是一桩无人解决的供应商争议，与其任其扩大，不如及早解决。

每月核对每家供应商的对账单

月末，供应商寄来一份对账单，显示它认为您欠它的余额，而您的账簿对同一家供应商显示的是另一个余额。两个数字乍看可能对不上，但这并不意味着有人出了错。核对供应商对账单，意味着弄清差额中每一里亚尔的原因，而不是用一笔调整分录把它抹平。常见差异有四种：

  • 您从未入账的发票。供应商寄出了，但它从未到达发票收件箱；或者已经到达，却因等待收货或匹配而被暂扣。问题在于：它到底到了没有？如果到了，为什么没有入账？
  • 在途付款。款项在月末最后一天付出，所以出现在您的账簿上，但尚未出现在供应商的对账单上。这是下个月会自行消除的时间性差异，只需注明日期即可。
  • 从未送达的贷项通知单。供应商接受了退货或同意了折让，并从其余额中扣减，但通知单本身从未送达您；或者相反：它承诺开具却尚未开具的通知单。无论哪种情况，您都要索取与发票关联的通知单，如第五部分所述。
  • 重复入账的发票，在您方或供应商方。在您这一方，这正是重复检查在录入时就会拦截的情况，如果有漏网之鱼，对账会把它找出来。

每项差异都要有状态、负责人和日期：下月跟进的时间性差异，您方需更正的错误，或您要求供应商更正的对方错误。对账从双方认可的期初余额开始，因为一项从未解决的旧差异会混入其后的每一项新差异。您不必从第一天起就每月核对每家供应商。先从采购额最大的供应商开始，或从差异反复出现的供应商开始，优先顺序由所有者决定。

当采购订单存放在电子表格里、发票在邮件里、付款在银行对账单上时，这是一场令人疲惫的搜寻。当系统从一开始就保存了采购订单、收货记录、发票、任何通知单和付款，并全部关联到同一个编号时，对账就变成了比对，而不是搜寻：导入供应商对账单，系统按发票编号和金额逐行匹配，您只需处理未匹配的部分，同时还能看到系统对每张发票掌握的信息：是否已收货、是否被暂扣、是否已开具与之相关的通知单。

王国境外的供应商：可能落在贵公司身上的两项义务

当您向非居民供应商购买服务时，例如为技术办公室订阅设计软件、与国外制造商签订生产线维保合同，或为项目购买工程咨询，可能产生两项在本地供应商身上看不到的义务，而一旦适用，承担义务的是贵公司，而不是供应商：第一种情况是申报增值税，第二种情况是代扣税款并缴纳给天课、税务和海关总局（ZATCA）。这里我们把它们作为机制加以描述；细节以及各自适用的条件，见其出处：

  • 反向征收增值税。第47(1)条规定，如果海湾合作委员会统一增值税协定规定由应税客户就从非居民供应商处取得的供应缴纳增值税，则增值税通过反向征收机制缴纳：客户在该纳税期的增值税申报表中申报该供应的销项增值税，并在其可享受抵扣的范围内申报任何可抵扣的进项增值税。因此，外国供应商的发票上没有沙特增值税，并不意味着该供应不含增值税，而可能意味着申报义务已转移给您。
  • 向非居民付款的预提税。ZATCA的《预提税通用指南》说明，负有代扣义务的人从王国境内来源向非居民支付的款项属于预提范围，负有义务的人必须提交月度预提申报表，涵盖当月支付的所有应予预提的金额，并在向受益人付款当月的次月头十天内提交申报表并缴纳所扣税款。指南中的例子：1月20日向非居民支付的特许权使用费，最迟于2月10日申报并缴纳税款，并向受益人出具一份载明已付金额和已扣税款的证明。如果某个月没有应予预提的付款，则无需提交月度申报表。各类付款的预提税率以及避免双重征税协定的影响，应查阅指南本身并咨询您的税务顾问。指南还指出，供应货物的收入不属于预提范围；向王国供应货物的合同，仅就在王国境内进行的附带工作（如境内运输、安装、维护或培训）属于预提范围。指南还为扣缴人规定了其他义务，包括在ZATCA登记和提交年度申报表。

操作层面从供应商档案开始：一个表明该供应商为非居民的字段，同时带出这两种影响。其发票到达会计部门时被标记为需要进行反向征收审查，其付款出现在批次中时被标记为可能属于当月预提申报表的项目，使负责人在每月第十天之前就知道需要申报和缴纳什么，而不是事后从银行对账单中拼凑。系统负责编制清单，每笔付款的最终归类由您的税务顾问确定。

Origami的观点

在为企业搭建付款环节时，我们从两个问题入手：如今是如何决定先付谁的？谁能更改供应商的银行信息？然后，我们根据每份供应商档案中的付款条件搭建付款批次，使只有已匹配的发票才能进入，并按审批矩阵一次性审批；同时把IBAN变更变成一个两步流程，并配有无法删除的日志。

我们把供应商对账单核对变成系统基于已有单据自动执行的比对，为编制申报表的人准备未付发票账龄清单和非居民供应商清单，并把税务决定留给您的顾问。所有这些都与企业现有的会计系统对接，而不是取而代之。这是我们构建的定制系统的一部分，详见我们的服务。

本周练习：三个月的付款

这个练习不需要任何新工具，财务经理可以和负责转账的人一起完成：

  • 从银行对账单中调出过去三个月的供应商付款，并在每笔旁边注明：其发票是否已匹配？是在到期日、提前还是延后支付的？是谁要求付款的？
  • 统计在任何计划之外付出的款项，如果知道原因，请逐笔写下。
  • 收集过去一年中所有供应商银行信息的变更，并逐一询问：请求是如何到来的？是如何确认的？由谁审批的？
  • 将未付发票按供货日期起算的账龄排序，标记那些从供货次月起算即将满十二个月的发票，并把清单发给您的税务顾问。
  • 向您最大的三家供应商索取对账单并进行核对，把每项差异归类为：未入账发票、在途付款、未收到的通知单或重复记录。

这个练习能让您清楚地看到该从哪里着手。如果大部分付款是在计划之外付出的，就从付款批次开始。如果银行信息变更没有书面确认，就先从这里着手，优先于其他一切，因为这正是资金落入他人之手的缺口。如果对账单差异频繁，就到付款之前的环节去找原因：收货、匹配和发票收件箱。

下一部分

每一笔付给供应商的里亚尔，现在都有了一条完整的路径：经批准的申请、采购订单、有记录的收货、已匹配的发票、计划内的付款和已核对的对账单。第七部分也是最后一部分，将把这一切汇集成一个统一的支出视图：您已承诺但尚未收到发票的金额有多少，谁才是您真正的最大供应商，以及哪些类别是在采购订单之外购买的。随后，它将提出一个为期九十天的采购数字化计划，其实施顺序不会让采购中断哪怕一天。

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