一张正确的发票，起点是交付证明，而不是销售订单。对于货物，这份证明就是由客户方授权人员签字、在门口用手机采集的送货单：每一行实际收到的数量、收货人的姓名和签名、时间和位置、货物照片，以及所有被拒收的物品和原因。对于服务，它是客户代表签署的完工确认单；在工程承包中，它是业主方工程师或咨询顾问审批通过的进度款申请。随后，系统无需重新录入就把这份证明转换成发票草稿，这样未交付的行永远不会被开票，签字的送货单始终附在发票上，日后出现的争议一分钟就能答复，而不是一周。

从信用额度到交付时刻

在第三部分中，每位客户都有了一份经过核实的档案、一个系统在每张订单和每次交付时都会检查的额度，以及一位明确的发票接收和审批人。这一部分讲的是销售变成可以主张收款之物的那一刻：交付。销售订单说明双方约定了什么；客户付钱的，却是实际送到他们手里的东西。两者之间每天都会出现一些小差异，而且双方都是出于善意：某个物品仓库缺货，于是发货时数量不足；两箱货在路上损坏，收货人拒收；某个工地要求把一半数量推迟到下周。

如果发票依据销售订单开具，就会把这些差异一并带上，客户的财务部门收到的金额与其仓库实际收到的货物对不上。如果您的客户像我们在收货与三单匹配一文中从买方角度所描述的那样核对供应商发票，那么在发票与其采购订单以及他们自己做的收货记录一致之前，他们不会付款；而且在差异得到解释之前，整张发票都要等待，而不仅仅是有差异的那一行。我们在第一部分描述的许多延迟付款正是从这里开始的：双方对欠款本身并无分歧，只是一份文件与另一份文件对不上。一张依据其收货人签字确认的同一数字开出的发票，无需任何人询问就能通过核对。

货物：在门口用手机采集的送货单

纸质送货单是个好工具，在许多公司里依然管用。但它要过好几天才能到会计手里，甚至根本到不了；它可能在卡车的手套箱里被弄湿或丢失；而上面的签名既说明不了是谁签的，也说明不了签字人是否获得授权。把送货单搬到手机上并不改变其理念，改变的是时机：交付在发生的那一刻就被记录下来，并在同一时刻进入系统。一份好的送货单包含六项内容：

  • 每一行实际收到的数量，并与装车单上的数量对照。司机或销售代表在手机上打开交货单，与收货人逐项确认，这样任何差异在卡车还停在门口时就能显现出来。
  • 收货人的姓名、职务和签名。授权收货人来自我们在第三部分建立的客户档案：对方的仓库管理员、现场工程师，或客户为每个地点指定的任何人。如果是别人签字，当天就会在送货单上显示出来，而不是一个月之后。
  • 时间和位置，由手机自动采集，这样就没有人凭记忆填写日期。
  • 卸货后的货物照片，如果客户使用印章，还要拍下送货单上的客户印章。照片拍的是货物和单据，而不是人。
  • 拒收的物品及原因：损坏、与订单不符或超出订购数量，并附照片。拒收的货物装回卡车，并登记为退回仓库，这样它们就不会在发出的货物与开票的货物之间丢失。
  • 客户的采购订单号，如果对方财务部门要求的话，这也是客户档案中记录的信息之一。

部分交付不是一个靠打电话处理的例外情况。如果客户订购了100箱，今天交付了60箱，送货单就记录60箱，其余40箱在销售订单上保持未结，直到交付或客户取消为止。如果收货人因为损坏拒收了4箱，送货单就记录接收56箱、拒收4箱，并附上原因和照片。这些数字只是举例，但原则不变：销售订单上的每一行都以三种明确状态之一结束，即已交付并接收、注明原因的拒收，或仍未结。没有哪一行会停留在灰色地带，让会计两周后还得去问司机。

服务与工程承包：完工确认单和审批通过的进度款申请

服务不是用卡车运来的，所以在门口没有什么可清点的。这里的证明是工作结束时由客户代表签署的完工确认单：做了什么、何时完成、是否还有遗留事项，并附上完工照片。一家按月度合同为一座住宅大楼提供服务的维保公司，每次上门都以楼宇经理的确认签字结束；一家为某公司挂账承办活动的酒店，以该公司协调人对实际所提供内容的确认签字结束；一家物业运营商以提出维修请求者的签名来结束合同外的维修。在工单一文中，我们解释了每一个现场请求如何变成一张有编号、状态和负责人的工单；这一部分补充的是：以客户签字关闭工单，这本身就是发票所依据的交付证明。合同外的额外工作需要在动工之前、而不是之后获得有记录的批准，否则它会以一行客户方无人认得的项目出现在发票上。

承包商开票的对象不是一批货或一次上门，而是在进度款申请（mustakhlas）中计量的已完工程量。这里的证明是业主方工程师或咨询顾问对进度款申请的审批，而不是承包商的提交。提交的申请是承包商对已完成工作的估计；审批通过的则是另一方认可的内容。因此付款申请以审批通过的数字为依据，提交量与审批量之间的差异在每个分项上连同原因一起登记，因为这个差异要么是尚未计量、将纳入下一期申请的工作，要么是需要有人负责处理的分歧。工程量如何计量、成本如何计入项目，我们在成本控制与进度款申请一文中已经介绍过；工程合同下税务发票的开具时间，是需要向您的税务顾问咨询的问题。

从已确认的交付到发票草稿

一旦交付完成并得到确认，就没有人再把它重新录入开票软件。系统将已确认的送货单转换成发票草稿：客户取自客户档案，价格取自已批准的销售订单，折扣按第二部分中的批准执行，数量取自送货单而不是订单，交付日期取自手机。会计审核草稿并开具发票，但不录入其中的数字。这一设计带来三条规则，由系统而不是靠记忆来执行：

  • 未交付的行永远不会开票。未结数量留在销售订单上，被拒收的数量永远不会进入发票。
  • 同一次交付永远不会开票两次。每张送货单都与依据它开出的发票关联，因此不能再进入第二张发票。
  • 已确认的交付永远不会漏开票。它会连同账龄出现在每日清单上，因为已交付却未开票的部分是还没有人去要的钱，而且它也是第三部分中信用额度检查所累加的余额之一。

交付与《增值税法实施条例》对税务发票的要求直接相关。第53条第5款要求发票注明所供货物的数量和性质，或所提供服务的范围和性质，以及在与发票日期不同时注明供应日期。第53条第1(b)款规定，企业之间的供应，开具税务发票的最晚日期为供应发生月份的次月15日。换句话说，发票所需的数量和日期，正是送货单所记录的内容，而开票期限从供应发生的月份起算，而不是从送货单到达会计手中的那一天起算。如果对未交付的数量开具了发票，开具后的更正需要一张明确引用原发票的贷项通知单（第54条第1款和第4款），这正是下一部分的主题。

当客户的财务部门在几周后打电话说货物没有全部到齐时，回款专员打开发票，就能找到附带的送货单：谁收的货、何时、在哪里、接收了多少、拒收了多少，以及卸货后的货物照片。他在同一封回复中把它发过去，要么问题就此了结，要么发现错误在我方并予以更正。无论哪种情况，都没有人去翻找司机的单据，也没有人需要等上一周。

《证据法》对数字送货单的规定

当签名从纸面转到屏幕上时，企业主们会问：如果争议闹上法庭，这份送货单算数吗？依伊斯兰历1443年第M/43号王室法令颁布的《证据法》设有专门一章规定数字证据。第53条将数字证据定义为源自以数字方式创建、签发、交付、存储或传送的数据的任何证据，前提是能够以可理解的形式调取或获得。第54条列举的形式包括数字记录、数字文件、数字签名、数字通信和数字媒介。第55条规定，依法以数字证据证明与书面证明具有同等效力。

在实践中最相关的是第57条：非官方数字证据对交易各方具有约束力，除非有相反证明，适用情形包括通过争议合同中指定的数字方式获得的证据。第58条规定，主张数字证据不真实的一方承担举证责任。换句话说，您与客户约定的确认交付方式，值得写进合同或销售条款，而不是停留在口头约定的习惯上。这一条款如何措辞、在具体案件中怎样才算充分，都是需要请教您律师的问题。另外，《增值税实施条例》第66条第1款要求发票、记录和会计凭证自相关纳税期结束起至少保存6年，而附在发票上的送货单会随发票一起保存，保存多久就跟随多久。

Origami的观点

当我们为一家公司搭建交付与开票流程时，我们首先了解它今天如何证明交付：客户方由谁签字，送货单签字后去了哪里，交付与开票之间隔了多久，以及由谁录入数量。一张开具后不得不更正的发票，会在我们画出第一个界面之前，就告诉我们现有流程在哪里出了问题。

然后，我们把这些转化为一个在司机、技术人员和现场主管手机上运行的流程：一张能在手机上打开的交货单或工单；一个采集数量、签名、时间、位置、照片以及拒收及其原因的确认环节，即使在没有信号的工地也能使用，网络恢复后即自动发送；一张依据已确认交付生成的发票草稿；以及附在每张发票上的送货单，所有这些都与您的会计系统和电子发票相连接。这是我们通过我们的服务打造的定制系统的一部分。

本周练习：最近二十张被人问起的发票

在引入任何系统之前，您需要先弄清交付与开票之间实际发生了什么。这是一个供财务经理和运营经理在一次会议中共同完成的练习：

  • 挑出最近二十张发票，它们是付款延迟的、客户提出疑问的，或开具后被更正过的。
  • 为每张发票找到交付证明：签字的送货单、完工确认单或审批通过的进度款申请。记录找到它花了多长时间，以及在哪里找到的。
  • 将发票上的数量与送货单上的数量进行比较，并记录发票数量的来源：是销售订单还是送货单。
  • 检查签字人是谁：此人是否在客户档案的授权收货人之列，其姓名是否清晰可辨？
  • 计算每一张发票从交付到开票之间的天数。

几分钟内找不到证明的发票数量，以及数量取自销售订单而不是送货单的发票数量，就是这一部分的基准。交付与开票之间最长的间隔，会告诉您送货单在送往会计的路上卡在了哪里。

下一部分

现在，发票只有一个来源，即已确认的交付，而且它的证明随发票一同流转。下一部分将探讨为什么付款仍然在等待：开具过晚的发票，或送到了无权审批者手中的发票；《实施条例》中的开票期限；月度汇总发票；以及发票开具后用贷项或借项通知单进行更正，而不是将其删除。随后是争议登记：每一项争议都有负责人、原因和日期，发票中没有争议的部分仍然可以收款。

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