报价与折扣审批靠四条规则保持受控：一份带有效期的价目表，所有人都从这里取价；编号的报价，新版本绝不覆盖客户已经看过的版本；审批人在报价发出前就能看到的毛利；以及一个由老板设定各级额度、由系统而不是靠记忆来执行的折扣审批矩阵。客户接受某个具体版本后，它就成为销售订单或合同，之后的每一次交货、每一张发票和每一次争议都回溯到它。

从第一部分的练习到报价

在第一部分中，我们把赊销拆成七个站点，并建议做一个练习：把最早的十张未付发票逐一追溯到它们的报价、订单和交货凭证。您要找的第一份文件，就是客户接受的那份报价。如果您找到一份报价有三个版本，却没人确定接受的是哪一个，或者有一笔折扣，谁也说不清是谁给的，那么我们就从这里开始。报价之前的环节，也就是商机和潜在客户的跟进，不在本系列范围内；我们在面向沙特企业的 CRM 指南中讲过。

一份带有效期的价目表

很多公司同一件商品有不止一个价格，却从来没有人这样决定过：经理上个月更新过的电子表格里有一个价格，某个销售人员发给类似客户、又被同事照抄的最近一份报价里有一个价格，还有一个价格在很久没更新的会计系统里。每个销售人员都从手边最近的来源取价，于是两个相似的客户拿到两个不同的价格，而这并非任何人的本意。

解决办法是只有一个价格来源，并且有专人负责。价目表列出每种商品或服务及其价格和单位，并有开始日期和结束日期。它会因行业而呈现不同形态：

  • 工厂或分销商。按商品和销售单位定价，也可以按客户群体设不同价目表，例如批发和项目，由老板决定哪些客户归入哪个群体。
  • 承包商。为常见的工程子目设定单价，用于给每份报价中的工程量清单计价，另有一些子目按项目逐个报价。
  • 维保公司或物业运营商。在明确范围内一次上门、一小时或一份月度合同的价格，以及这个价格包含什么、哪些另行收费，例如备件和额外工作。

价格变动时，不要修改旧价目表，而是发布一份新的、带新开始日期的价目表。变动前开出的每份报价仍按开出时的价格锁定，客户已经看过的报价，不会因为有人事后更新了价目表而改动任何数字。修改价目表是老板指定的某一个角色的权限，销售人员则从价目表中选取，而不是手动输入价格。

给某个客户的特价，是一份有截止日期的协议。大客户在某些商品上拿到更优惠的价格，或者框架协议在固定期限内锁定单价，或者年度维保合同固定了每次上门的价格。这些价格往往只存在于某个销售人员的记忆里，或者存在于他和客户采购人员的 WhatsApp 聊天里；销售人员一走，价格也跟着走了，同事再给同一个客户报价，就会报出另一个价格。更好的做法是把特价作为一份协议记录在客户档案上：覆盖哪些商品或品类、价格或折扣、开始和结束日期、附带的任何条件，以及由谁批准。系统随后会自动把它应用到该客户的报价和发票上，并在到期前发出提醒，这样续期就成了有人作出的决定，而不是因为没人注意而一直延续的习惯。

编号的报价：每个版本都保持客户看到时的样子

在第一部分中，我们描述过一笔折扣：它出现在通过 WhatsApp 发出的修订版里，却从未和订单一起保存。之所以会这样，是因为报价通常在同一个文件里修改：销售人员打开报价，改了价格或数量，然后覆盖保存上一个版本。两周后客户接受了报价，可接受的是哪个版本？销售人员笔记本电脑上的那份，不一定就是客户手里的那份。

规则很简单：每份报价都有编号，每次修订都是该编号下的一个新版本，已发出的版本永不修改。系统按发出时的原样保存每个版本，连同日期、发送人和接收人；当客户说您报价里的价格不是这个时，您打开他那天收到的版本即可，而不必凭记忆争论。报价文件由记录本身生成，因此客户看到的就是系统里的内容。然后您再通过 WhatsApp 或电子邮件发送，看客户习惯哪种；只要文件出自记录，用什么渠道都无所谓。

报价上还要载明后续各个环节都会用到的信息，而不只是价格：

  • 有效期。没有截止日期的报价会一直敞开，客户几个月后回来，接受一个成本早已变化的价格。报价过期后，要在新版本中重新定价。
  • 付款条件。按老板为这个客户设定的条件填写，这是下一部分的主题。
  • 范围与除外事项。在工程和维保领域，争议可能在几个月后因为一行没人写下的内容而起：清运垃圾和保洁包含在价格里吗？备件在月度合同范围内吗？
  • 客户的参考信息。客户的需求编号或项目名称，因为他们的财务团队之后会据此核对您的发票。

客户接受某个具体版本后，该版本就成为销售订单或合同；如果客户发来了采购订单号，也一并保存。从这一刻起，每一次交货、每一张发票和每一次争议都指向这张订单，因此从任何一张发票出发，您都能找到客户接受的价格以及批准其折扣的人，这正是您在第一部分练习中要找的东西。

报价发出前，毛利摆在审批人面前

销售人员申请批准折扣时，审批人往往只看到一个数字，即折扣后的价格，然后凭经验决定，却没有真正需要的那个数字。真正的问题是：给了这笔折扣后，我们还剩多少？这就需要在价格旁边列出成本，而成本从哪里来取决于行业：

  • 工厂和分销商。商品档案中的商品成本：采购成本，如果是自产则为生产成本。这个数字的准确程度，取决于背后的库存和成本核算有多准确。
  • 承包商。工程量清单中每个子目在材料、人工、设备和分包上的预估成本，毛利按子目计算，也按整份报价计算。
  • 维保公司。服务范围本身的成本：上门次数、技术人员工时，以及价格中包含的材料和备件。

这样，审批人就能在一个界面上看到标价、申请价、成本、折扣前后的毛利，以及销售人员写下的理由：竞争对手的价格、大批量采购，或者是公司想进入的某个行业里的新客户。同样的折扣在一份报价上可以接受，在另一份上却不行，因为两者背后的毛利不同。

谁能看到成本和毛利，首先是权限问题，其次才是销售问题。老板可以决定让销售人员看到毛利，好让他们知道自己的底线再去谈判；也可以决定只让审批人看到。两种做法都合理，只要系统执行这一选择。我们在《权限：数据离开文件后谁能看到什么》中解释过这个原则：以文件形式四处传递的成本表，会落到本不该看到它的人手里。

折扣审批矩阵：哪种折扣由谁批准？

折扣审批矩阵是一张只回答一个问题的表：销售人员不经请示最多可以给多少折扣，超出部分由谁批准？这与我们在采购端《采购申请与审批额度》中讲的逻辑相同，只是换了一个方向：在那里，您控制的是从您口袋里流出去的钱；在这里，您控制的是钱进来之前您让出去的部分。

各级额度本身，即销售人员能批多少、哪些交给销售经理、哪些要到财务经理或老板那里，由老板设定，因为它们反映的是公司自身的毛利和市场。不存在放之四海而皆准的上限，照搬别家公司的上限，可能太紧而让销售停滞，也可能太松而什么都管不住。老板可以按折扣率设定额度，也可以按折扣后剩余的毛利设定；后者能拦住那种在本已毛利微薄的商品上看起来很小的折扣。

比数字更重要的，是弄清楚什么算折扣，因为价格让步并不总是出现在一行名为“折扣”的条目上：

  • 明面上的折扣，出现在报价的某一行或报价总额上。
  • 免费赠送的额外数量，或者平时要收费、现在却免费的送货和安装。
  • 比该客户惯常条件更长的付款期限，因为这等于您用自己的现金为客户提供融资。
  • 维保合同中额外的上门次数，比平常更长的质保期，或者免费做的范围外小活。

这些都要走同一个矩阵；否则您管住了写在纸上的折扣，却放任了没写下来的让步。采购端的规则在这里同样适用：任何人都不能批准自己的折扣，权限属于角色而不属于个人，每位审批人都有指定的代理人在其不在时代为审批，审批记录在报价版本本身上，附有审批人姓名和时间；如果版本在批准后发生变动，就退回给他重新审批。审批请求以链接形式发到审批人的手机上，他无需打开笔记本电脑就能批准，因为审批太慢，正是逼得销售人员在电话里随口许诺的原因。

为什么要在开票之前，而不是之后？在报价中批准的折扣是价格的一部分，第一次开票时就会体现在发票上。销售之后承诺的折扣，按照《增值税实施条例》走的是另一条路：第40条第(1)款列出的改变供应价值的情形中，包括事先约定、之后因任何原因改变的价值，其中就有销售完成后额外给予的折扣。如果这发生在税务发票开具之后，且发票上的增值税超过应缴增值税，第54条要求开具一张明确引用原发票的贷项通知单，最迟在该事项发生次月的15日开具。所以，开票后在电话里给的折扣，并不只是销售人员和客户之间的事；它会变成一份有期限的税务单据，而财务部门可能根本不知道需要开具。具体情况，应当咨询您的税务顾问。

Origami 的观点

我们为一家公司搭建报价流程时，会从它今天实际的定价方式入手：销售人员从哪里取价，一份报价通常要改几个版本，谁来批准折扣，重点客户的特价存放在哪里。一笔在电话里给出的折扣，首先告诉我们现有审批在哪里太慢，然后才告诉我们哪里需要收紧控制。

然后，我们把这些变成由系统执行的流程：带有效期的价目表；按编号版本管理、文件出自记录的报价；按各角色权限显示的毛利；老板无需程序员就能调整各级额度的折扣矩阵；直达手机的审批；以及客户接受后转为销售订单、并与您的会计系统和电子发票相连的报价。这是我们在我们的服务中构建的定制系统的一部分。

本周练习：回顾客户最近接受的二十份报价

在上任何系统之前，您需要先看清价目表和客户之间实际发生了什么。一位销售经理和一位财务经理用一到两次会议就能完成：

  • 调出客户最近接受的二十份报价，如果找到了第一部分练习中那十张发票背后的报价，也一并加入。
  • 对每份报价追问价格从何而来：来自现行价目表、来自之前的某份报价，还是手动输入。
  • 统计每份报价的版本数，确定客户接受的是哪个版本，并检查能否找到客户当时看到的原样。
  • 列出报价中的每一项让步：折扣、免费数量、免费送货、更长的付款期限或额外上门次数，并在每一项旁边注明由谁批准、批准记录在哪里。
  • 记下审批人在批准报价的那一刻是否知道毛利。

说不清由谁批准的让步有多少项，就是您在这一部分的基准。然后，把您想要的折扣矩阵写在一页纸上：在您公司什么算折扣，适合您的各级额度，每一级由哪个角色批准，以及审批人不在时由谁代理。这一页纸和您在二十份报价中发现的情况之间的差距，就是系统需要弥合的部分。

下一部分

现在价格只有一个来源，报价的各个版本都得到保存，每笔折扣都有一个人人皆知的审批人。下一部分将进入首次发货之前的站点：信用额度与担保。我们先从客户档案讲起，在新增客户时对照两个免费的官方来源核查一次；接着是由老板设定、系统在每张订单和每次交货时检查的信用额度和付款条件；然后是老板在赊销之前可以选择的各种担保方式。

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