客户迟付款，往往是因为发票本身开晚了或卡住了，而不是因为他们不想付款。实际上，付款期限要等到一张正确的发票送达客户方有权审批它的人手里才开始计算。解决办法分三步。在交货确认当天或每月固定日期开具发票；根据增值税实施条例，最迟日期是供应发生次月的15日。开具后发现的任何错误，都要在事件发生次月的15日之前，用引用原发票的贷项通知单或借项通知单更正，绝不删除发票。并且把每一项异议连同负责人、原因和日期登记下来，让无争议的部分仍然可以收回。

从已确认的交货到一张能收到钱的发票

在第四部分中，发票有了唯一的来源：已确认的交货，并附上签字的送货单。但一张正确的发票，仍可能因为与其数字毫无关系的原因而迟迟未付。本部分讨论的是从开具发票到收到款项之间的距离，在这段距离里，三个原因反复出现，而且双方都是出于善意：

  • 发票开晚了。货物在月初就已交付，或服务在月初就已完成，发票却等到月底才和其他发票一起发出。如果您的条款从发票日期起算付款期限，那么发票每等一天，您的等待就多一天，而客户一天也没有拖延。
  • 发票送到了无权审批的人手里。发票发给了与您团队对接的联系人，或者发到一个没人查看的公共邮箱，或者送达时没有附上客户会计部门要求的采购订单号。在第三部分中，客户档案开始记录负责接收和审批发票的人员姓名；在这里，这个名字成为发票唯一的发送地址。
  • 无人负责的争议。客户在与销售代表的通话中对某一行提出异议，销售代表答应去核实，而财务部门却始终不知情。整张发票在客户那里被搁置，催收人员还打电话去要一笔客户明知存在争议的款项。

请记住，客户的会计部门在入账之前会核查您的发票，我们在供应商发票：申报进项增值税前要检查什么中从买方角度介绍过这一点。一张缺少必填信息的发票，或者把对方公司名称写成简称而不是商业登记上的全称，会在那里停下来，这是因为他们的系统在正常运作，而不是因为他们在逃避付款。

税务发票必须何时开具？条例怎么说

增值税法实施条例对企业之间销售的开票时间设定了明确的界限。如果您采用赊销，以下几条最为重要：

  • 企业之间的税务发票必须不迟于供应发生当月的次月第15日开具（第53条第1款(b)项）。因此，10月3日完成的供应，其发票最迟日期为11月15日。
  • 企业之间的简化发票是一种例外，仅允许用于低于1,000里亚尔的供应（第53条第1款(c)项），因此不能在您对企业客户的常规供应中取代税务发票。
  • 月度汇总发票：您可以为同一客户开具一张汇总税务发票，涵盖不超过一个日历月期间内的多笔单独供应，前提是发票载有同条第5款要求的信息，并不迟于次月15日开具（第53条第4款）。它适合每周多次向同一客户送货的分销商，或每月不止一次上门维护同一栋楼的维保公司。最好让每张送货单或完工确认单都与汇总发票上对应的那一行保持关联，以免证据淹没在当月的发票里。
  • 约定日期付款的服务合同：当服务持续提供且合同约定在特定日期付款时，增值税在付款到期日、实际付款日或发票日期中最早的那一天产生纳税义务，并且每连续12个月至少产生一次（第20条第1款）。其他连续供应在发票或付款中较早者发生时产生纳税义务，以该金额为限（第20条第2款）。这关系到月度维保合同，或在酒店分期结算的企业账户。至于工程承包，条例并未点名通过进度款申请结算的工程，因此请向您的税务顾问确认哪一款适用于您的合同。

但条例中的最迟日期是合规底线，而不是运营目标。在次月15日开具的发票是合规的，但如果您的付款期限从发票日期起算，它已经让您的回款推迟了好几周。最简单的运营规则是二选一，由老板为每位客户选定：在交货确认当天开具发票，或在每月固定的一天开具汇总发票，这一天与客户商定，并让对方会计部门知晓。无论哪种方式，系统都会跟踪每一笔已确认但尚未开票的交货并显示其账龄，这是我们在第四部分开始做的。

开具后不得删除：贷项通知单和借项通知单

当客户对已开具的发票提出异议时，最快的办法似乎是作废它，再开一张正确的来替代。电子发票不是这样运作的。天课、税务和海关总局的电子发票详细指南将发票开具后的编辑或删除列为电子发票解决方案的禁止功能，并规定任何想要作废发票的人，只能通过与其关联的贷项通知单来完成，之后再开具新发票（第5.6节和第6.5节）。指南指出，在集成阶段，企业之间的每张税务发票在您与客户共享之前，都要经总局清关审核并加盖印章，相关的贷项和借项通知单也在审核范围之内（第6.4节）。这一阶段对卖方意味着什么，我们在工厂和仓库中的电子发票中讨论过。

条例第54条规定了每种通知单的开具时机：

  • 贷项通知单：在开具发票后，发生第40条第1款所列情形之一，且发票上显示的增值税高于应缴增值税时开具（第54条第1款）。第40条所列情形为：供应全部或部分取消或暂停；其性质发生改变税额的实质性变化；其约定价值因任何原因发生变化，包括售后追加折扣；或卖方接受的退货。
  • 借项通知单：在相同情形下，显示的增值税低于应缴增值税时开具（第54条第2款）。
  • 更正信息：如果您发现发票上您自己的信息或客户的信息有误，例如对方的公司名称或地址，应视情况用借项或贷项通知单更正，双方将发票和通知单一并保存（第54条第3款）。
  • 引用原发票：通知单载有第53条要求的信息，并明确引用其所涉及的一张或多张发票（第54条第4款）。指南允许一张通知单通过序列号范围引用多张发票（第4.3节）。

接下来是期限，这一款是在它被增补之前撰写的文章都没有提到的：根据总局董事会于2024年11月19日作出的决定，第54条增加了第六款，要求通知单不迟于引发它的事件发生次月的第15日开具。如果销售经理在10月20日与客户商定折扣以结束一项争议，贷项通知单最迟应在11月15日开具。当这项约定只停留在财务部门从未听说的一通电话里时，这个期限就会被错过。通知单影响哪个纳税期间，我们在退货不是取消的销售，而是一张贷项通知单中讨论过；具体情况请咨询您的税务顾问。

争议登记表：每一项异议都有负责人、原因和日期

争议不是一笔失败的销售，而是赊销的正常组成部分。问题在于它只存在于与销售代表的一通电话或一段WhatsApp聊天里，开具通知单的人和跟进催收的人都看不到。电话和WhatsApp是接收异议的好工具，但它们不是异议的记录。解决办法是建立一张登记表，每一项异议无论通过什么渠道到来，都在到来的那一刻登记进去，每条记录包括：

  • 发票、行项目和争议金额，而不是整张发票。
  • 从固定清单中选择的原因：价格、数量、质量、缺少文件或收件人错误。正是固定清单让登记表在两个月后可以统计：有多少争议是关于价格的，又有多少是缺少文件？
  • 按原因指定的负责人：价格争议交给在第二部分中批准折扣的人，数量争议交给持有送货单的运营部门，质量争议交给决定换货或折扣的人，缺少文件或收件人错误交给财务部门，财务部门同时更正客户档案，避免错误重复发生。
  • 目标解决日期，由公司按每种原因设定；超过该日期的争议会显示给负责人的上级。
  • 处理结果：用签字送货单等证据答复的异议、按时开具的贷项或借项通知单，或者补齐后重新发送给正确人员的缺失文件。

所有人都能看到这张登记表：销售代表知道客户的异议已经送到负责解决的人手里，财务知道哪张通知单正在等待开具，催收知道哪笔金额正在处理中、暂时不要催。没有人会打电话给客户，催要一笔对方一周前就提出异议、至今仍在等我们答复的款项。

无争议的部分仍然可以收回

如果争议登记在发票层面，整张发票就会因为一行而停滞。一张有12行的发票，客户因为一件商品到货时损坏而对其中一行提出异议，整张发票都要等到这一行解决为止。如果争议登记在行项目层面，您就可以请客户审批其余十一行并按时付款，只有有争议的那一行留在登记表里，直到解决。这些数字只是示例，但原则不变：无争议的金额按任何正常应收账款处理，有争议的金额则有负责人和日期。

客户会接受只付发票的一部分吗？这取决于对方会计部门的工作方式，有些团队只支付完整的发票。即便如此，金额、原因和负责人都明确的争议也会解决得更快，因为双方讨论的是具体的一行，而不是整张发票。当争议以折扣或退货结束时，开具与原发票关联的贷项通知单，发票按正确金额结清，您的对账单也与客户的一致。

Origami的观点

在为一家公司搭建开票和争议处理流程时，我们从它的逾期发票入手：交货到开票之间隔了多久，发给了谁，异议登记在哪里（如果登记过的话），折扣由谁决定，通知单何时开具。这些答案描绘出当前流程的真实面貌，然后我们才开始画第一个界面。

接着，我们把它们变成一个互相连接的流程：根据已确认的交货生成发票，按老板为每位客户设定的时间表开具，并发送给客户档案中的授权审批人；在行项目层面建立带负责人和日期的争议登记表；根据争议结果生成贷项或借项通知单，并跟踪其期限；所有这些都与您的会计系统和电子发票相连。这是我们通过我们的服务构建的定制系统的一部分。

本周练习：您最近二十张发票为什么都付晚了？

在上任何系统之前，您需要弄清楚客户实际迟付款的原因。这是一个由财务经理和销售经理在一次会议中完成的练习：

  • 挑出最近二十张已超过到期日的发票。
  • 为每张发票记录三个日期：交货确认日、发票开具日，以及送达客户方授权人员的日期（如果您知道的话）。
  • 问一问它是否送到了正确的人手里，并且附上了对方会计部门要求的内容，例如采购订单号和送货单。
  • 如果有异议，将其归类到五种原因之一：价格、数量、质量、缺少文件或收件人错误。记录现在由谁在跟进，如果有人在跟进的话。
  • 如果某项争议以折扣或退货结束，检查通知单是否已开具、何时开具，并与约定日期次月的15日对照。

延误始于我方而非客户方的逾期发票数量，以及没人知道由谁跟进的争议数量，就是本部分的基线。

下一部分

发票现在按时开出，送达审批它的人手里，每项争议都有负责人和日期。下一部分讨论之后的跟进：按到期日、以老板选定的区间划分的应收账款账龄，为每张发票制定的催收日历，在到期前、到期当天和到期后发送提醒，一条明确的升级路径，每月发送给客户确认余额的对账单，以及客户仍不付款时法律怎么说。

资料来源

  • 天课、税务和海关总局：增值税法实施条例（阿拉伯文官方文本） — 第20条第1款和第2款（持续供应和连续供应的增值税纳税义务何时产生），第40条第1款（改变供应价值的情形），第53条第1款(b)项和(c)项（企业之间税务发票的最迟日期，以及低于1,000里亚尔的简化发票）和第4款（汇总税务发票），第54条第1款至第4款（贷项和借项通知单、更正信息以及引用原发票）和第6款（开具通知单的期限，由总局董事会于2024年11月19日增补）。
  • 天课、税务和海关总局：电子发票详细指南（阿拉伯文） — 第4.3节（贷项和借项通知单及引用原发票），第5.6节和第6.5节（禁止功能，包括发票开具后的编辑或删除），以及第6.4节（发票和通知单在与买方共享前的清关审核）。