回款核销是指在每一笔转账到账的当天，而不是在月底，将它与其支付的一张或多张发票对应起来。这样，催收人员就知道谁已经真正付款，不再去催他；任何没有附言的款项都会进入一个有负责人的队列；老板在做出大额采购承诺之前，也能知道未来几周会有多少现金进账。在第六部分中，每张发票都有了催收日历和付款承诺记录。这第七部分也是最后一部分将把整条路走完：先是三种扰乱匹配的情况和解决它们的四种工具，然后是逐周的现金流视图，最后是一份按照一天都不中断销售的顺序推进销售数字化的 90 天计划。

让到账资金“无处可去”的三种情况

在许多公司里，回款匹配依赖于某一位会计：他打开银行对账单，读出汇款人的名称，并记得哪个客户是怎样付款的。对账单和电子表格都是好工具，一位知道某个客户的转账是以其母公司名义汇来的会计，对企业来说是实实在在的价值。但匹配工作会在三种反复出现的情况下受阻：

  • 没有附言的转账。一笔款项以缩写名称或客户关联公司的名称到账，没有发票号。钱在账户里，客户在账龄报告中仍显示为逾期，催收人员明天可能会打电话向他追讨一笔他早已付过的款项。
  • 一笔转账支付多张发票。客户的财务部门把当月的发票合并成一笔付款。如果没人确切知道这笔款项涵盖哪些发票，它就会被凭猜测分摊到最早的几张发票上，结果客户本不打算支付的一张发票被关闭，而他实际支付的另一张却仍然未结。
  • 付款少于发票金额。客户支付发票金额时扣除了他有异议的一行的金额：一件到货时已损坏的商品、一次他说从未发生过的维护上门，或者一份他未批准的进度款申请中的数量。如果只单独记录这笔金额而不注明原因，差额就会变成一笔两个月后无人知晓来龙去脉的小余额。

这一切都不意味着客户在隐瞒什么。他的财务团队按自己的方式工作，按一贯的方式付款。解决办法是为他们提供一条让每笔转账都能找到对应发票的路径，并把仍然无处可去的款项集中在一个可见的地方处理。

让每笔转账找到对应发票的四种工具

  • 如果银行提供，为每个客户分配专属账号。如果你的银行提供与主账户关联的虚拟账号，就给每个客户分配一个专属账号，并印在他的发票和对账单上。这样，即使付款人完全没有填写附言，转账也能通过其汇入的账号识别出汇款人。在以此为基础搭建流程之前，先向你的银行了解该服务及其条款。
  • 客户的付款通知。请客户的财务团队在每次转账时，把一份列明所付发票及各自金额的通知发送到一个专门用于收款的电子邮箱，而不是销售代表的收件箱。把这一要求以及需要在转账附言中注明的发票号印在发票本身和月度对账单上，让这一要求随每份单据一同送达。
  • 每日导入银行对账单。不再在月底打开对账单，而是让每天的交易当天就进入系统：可以是从银行企业网银下载的文件，也可以是在条件具备时的直连接口。沙特中央银行发布的开放银行框架在第一版中聚焦于账户信息服务，它让银行客户能够安全地与第三方服务商共享其财务数据，我们在沙特阿拉伯的开放银行一文中对此做过说明。随后，系统会根据附言中的发票号、客户的专属账号，或者与该客户唯一一张未结发票相符的金额提出匹配建议，由会计批准。
  • 把未核销回款做成有负责人的可见队列。每一笔不知道对应发票的款项都进入同一个队列，而不是进入一个悄悄膨胀的暂记账户。每一行都有跟进的负责人和日期；如果客户已知但发票未知，该客户会在账龄报告中带上标记：已收款，待分配。在问题解决之前，催收日历停止对其催收，并由老板决定第三部分中的暂停发货是在分配之前还是之后解除。

付款少于发票金额：先核销已到款项，再记录差额

当客户支付的金额少于发票金额时，在弄清原因之前，既不要关闭发票，也不要追讨差额。把收到的金额核销到无争议的行项目上，并将差额连同原因、负责人和日期记入第五部分中的争议记录。如果争议的结果对你有利，差额连同其证据（例如已签收的送货单）重新进入催收日历。如果结果是折扣或退货，这就属于《增值税实施条例》第 40 条第 1 款所规定的改变供应价值的情形之一，其中包括销售后约定的降价，因此应开具一张明确引用原始发票的贷项通知单（第 54 条第 1 款和第 4 款），且最迟不晚于该事项发生后次月的第 15 日（第 54 条第 6 款）。

反过来的情况也会发生：一笔超过未结发票金额的转账，或者像某些工程承包合同所约定的那样在交付前支付的预付款。差额作为贷方余额记在该客户名下，显示在其对账单上，并用于抵扣其下一张发票，或经批准的决定予以退还；它不会消失在总账户中。预付款或退还客户余额的任何税务处理问题，都应咨询你的税务顾问。

逐周现金流：任何重大承诺之前的那个数字

一旦回款每天都得到匹配，公司就掌握了关于流入资金最准确的信息。现金视图把这些信息汇总到一张表中，按周排列，时间范围由老板选择，例如一个季度，流入来源有三个：

  • 尚未到期的发票，每张放在其到期日所在的那一周，到期日根据老板在第三部分中为每个客户设定的付款条件计算。
  • 已记录的付款承诺，针对第六部分中的逾期发票，放在其到期的那一周，并单列一行，因为它们是承诺，而不是应得的权利。
  • 有争议的金额和保留金，在争议解决或释放条件满足之前不计入预测，仅单列一行供参考。

与之对照的是流出：我们在采购系列按计划向供应商付款并核对对账单一文中建立的已排定供应商付款批次，包括每周到期的供应商发票，再加上工资和租金等固定支出。每一周预期流入与计划流出之间的缺口，就是老板在签署大额采购订单或接下需要先期垫资的项目之前所需要的数字。如果某一周提前一个月显示出资金缺口，就有时间加快一笔回款或重新安排一笔付款；而当天才发现的缺口，除了银行授信及其成本之外，别无选择。

为了让这个数字保持真实，每周都要逐个客户地比较预期与实际到账。与某个特定客户反复出现的差距，会告诉你在做计划时可以在多大程度上依赖他的承诺；这是客户经理需要与他沟通的话题，而不是对客户下的结论。

AI 在哪里发挥作用

一旦整条链条理顺，AI 在回款环节就有实实在在的工作可做：读取通过电子邮件或附件发来的付款通知并提取发票号；根据金额、日期以及客户以往的付款方式，为没有附言的转账提出匹配建议；以你团队的口吻起草催款提醒，由团队在发送任何内容之前审阅。

但这种价值出现在链条之后，而不是之前。提出匹配建议需要一个只有一份档案而不是三个名称的客户、依据已确认交付开具的发票，以及连同原因一起记录的争议。在混乱的数据上，AI 会信心十足地提出错误的匹配。而且建议终究只是建议：由会计批准，决定权始终在人手中。

Origami 的观点

当我们为一家公司搭建销售流程时，我们把匹配和现金视图放在最后搭建，而不是一开始。原因在于，看板读取的是它之前各个环节产生的数据；建立在重复的客户名单和与交付没有关联的发票之上的看板，只会给出一些漂亮却无人信任的数字，于是老板又回过头去问会计。

因此，我们从客户档案和价目表开始，在前一个环节的基础上搭建下一个环节，并围绕公司实际的销售方式来设计：谁批准折扣，谁在现场签收交付，转账和银行对账单是如何到达的。这一流程与你的会计系统和电子发票对接，而不是取代它们。这是我们通过我们的服务构建的定制系统的一部分。

一份永不中断销售的 90 天计划

人们往往想在一天之内启用整个流程。能够保护日常销售的顺序，是我们在先迁移什么？一个让业务持续运转的迁移顺序中描述过的：先固定数据，后交易。每个阶段都可以先从一个分支机构或一组客户开始，再推广到整个公司。

  • 第一个月：客户档案、价目表、报价审批和信用额度。统一客户档案并合并重复记录，每个客户在完成第三部分中的两项免费官方核验后，录入其增值税号和商业登记、付款条件以及有权接收发票的人员。批准统一的价目表和第二部分中的折扣权限，老板为每个客户设定信用额度，此后报价在系统中开具和审批。本月的交付、开票和催收照旧进行，因此不会有任何停顿。
  • 第二个月：交付凭证、依据交付开具的发票和争议记录。客户在手机上签收交付或已完成的工作，发票草稿根据已确认的交付生成，每一项异议都有一行记录其原因和负责人。本月最重要的一步，是将系统上线之前开具的未结发票作为每个客户的期初余额录入，并附上到期日；否则账龄报告从第一天起就是不完整的。
  • 第三个月：催收日历、客户对账单、回款核销，然后是现金流看板。每张发票都启动催收日历，发出第一份月度对账单，每天导入银行对账单，并开启未核销回款队列。到月底，当每个环节都在产生数据时，现金流看板正式开启。

每个阶段都有一个由老板设定并公布的日期，届时旧方式停止：从某个日期起，任何折扣都只能通过系统发出；从另一个日期起，任何发票都只能依据已确认的交付开具。如果没有公布的日期，两种方式就会并行存在，而更省事的那一种会胜出。在每个月底，检查三个直接从系统中读取的指标：有多少张发票是依据已确认交付开具的，有多少笔转账在到账当天完成匹配，有多少项争议超过了期限。这些数字逐月变化的方向，比你一开始设定的任何目标都更真实。

系统上线之前存在于文件、电子邮件和纸质材料中的内容，在迁移之后不会被删除。《增值税实施条例》第 66 条第 1 款要求发票、记录和会计凭证自其所属纳税期结束之日起至少保存 6 年。旧档案继续保存并可随时查阅，任何与你公司具体情况相关的问题，都应咨询你的会计师或税务顾问。

系列结语

在七个部分中，我们逐个环节走完了销售流程：我们梳理了它的七个环节以及资金在每个环节卡住的地方，接着是报价和折扣权限，然后是赊销之前的信用额度和担保，再然后是交付凭证和由此开具的发票，接下来是按时开票和争议记录，然后是应收账款账龄和催收日历，最后是回款核销、现金视图以及把这一切落地的计划。

值得记住的一点是：销售数字化并不是不信任客户或销售团队。它意味着你在等待的每一里亚尔，从报价到银行账户都有一条书面的路径，每个人都清楚自己的角色，老板在做出承诺之前就能看到资金的到来，而不是在需要用钱之后才发现。起点是这周就可以迈出的一小步：拿出上个月的客户转账，数一数有多少笔在到账当天就与发票匹配上了，又有多少笔仍在等待。

资料来源