İlk üç bölüm temeli attı. Kayıtlı bakiyenin neden hiçbir zaman rafla uyuşmadığına baktık, ardından her hareketi gerçekleştiği anda barkod okutarak kaydedip bu açığı kapattık, sonra da tüketimi gerçek maliyeti olan bir üretim emrine bağladık. Sonuç daha güzel raporlar değil. Çok daha pratik bir şey: artık her kalem için güvenilir bir tüketim geçmişiniz var.

Bu geçmiş, bir depodaki en zor iki kararı tahminden aritmetiğe dönüştüren şeydir. Ne zaman sipariş veririm? Ve ne kadar? Bugün çoğu fabrikada iki soru da tek bir cümleyle yanıtlanır: depocu bir kalemin bitmek üzere olduğunu söylediğinde. Bu cümle size iki taraftan birden maliyet çıkarır, çünkü aynı anda kritik kalemlerde stoksuzluk, diğerlerinde ise ölü stok üretir.

İçgüdüyle sipariş vermek tam olarak neden başarısız olur

İçgüdüyle sipariş vermek rastgele değildir. Gerçek bir deneyime dayanır. Sorunu, tek bir kişiye bağlı olması, tüm kalemlere aynı şekilde davranması ve değişkenliği ele almanın hiçbir yolunun olmamasıdır. Bu yüzden üç tekrarlayan biçimde ortaya çıkar:

  • Çok geç sipariş vermek: biri kalemi neredeyse bittiğinde fark eder, böylece her satın alma bir acil duruma dönüşür: daha yüksek fiyat, daha hızlı ve daha pahalı nakliye ve bazen farklı kalitede alternatif bir tedarikçi.
  • Çok fazla sipariş vermek: kalem, stoksuzluğa karşı korunmak ya da miktar indiriminin peşinden gitmek için büyük miktarlarda alınır ve sermaye rafta uyuyan mala dönüşür, başka bir kalemin gerçekten ihtiyaç duyduğu alanı işgal eder.
  • Tüm kalemlere aynı şekilde davranmak: bir üretim hattını durduran kalem, bir saat içinde yerelden satın alabileceğiniz kalemle tamamen aynı şekilde yönetilir. Dikkat eşit dağıtılır, oysa sonuçlar eşit değildir.

Alternatif, sizin yerinize sipariş veren bir sistem değildir. Kalem başına bir kez hesapladığınız ve belirli aralıklarla gözden geçirdiğiniz üç sayıdır.

Birinci sayı: ortalama tüketim

Bu kalemden günde ya da haftada kaç birim tüketiyorsunuz? Bu sayı hafızadan gelmez. İkinci bölümde oluşturduğunuz çıkış geçmişinden gelir. Burada iki şey önemlidir.

Birincisi, gerçekliğinizi temsil eden bir dönem seçin. Planlı bir duruş ya da yoğun bir sezon içeren tek bir ay üzerinden hesaplanan ortalama size yanıltıcı bir rakam verir. İkincisi, yalnızca ortalamayı değil eğilimi de izleyin. Ortalaması bir yıldır sabit kalan bir kalem, bir ürün daha çok sattığı için tüketimi her ay artan bir kalemden farklı bir durumdur. Ortalama size nerede durduğunuzu söyler; eğilim ise sayının ne zaman gözden geçirilmesi gerektiğini söyler.

İkinci sayı: tedarik süresi ve değişkenliği

Tedarik süresi, bir satın alma siparişinin açılmasıyla malın rafta çıkışa hazır olarak bulunması arasında geçen süredir. En pahalı hata burada yapılır: fabrika sahipleri tedarik süresini yalnızca tedarikçinin vaadine göre hesaplar, oysa gerçeklik talebin iç onayını, nakliyeyi, ithal kalemler için gümrüklemeyi ve depoda kontrol ile teslim almayı da kapsar.

Ortalama tedarik süresinden daha önemli olan değişkenliğidir. Her zaman iki haftada teslim eden bir tedarikçi, bazen bir haftada bazen de beş haftada teslim edenden çok daha iyidir, ortalama aynı olsa bile. Bu yüzden sistem her satın alma siparişinin tarihini ve gerçekten teslim alındığı tarihi kaydetmelidir. Bu kayıt size her tedarikçinin teklifinde yazan süre yerine gerçek tedarik süresini verir.

Üçüncü sayı: yeniden sipariş noktası ve emniyet stoku

Yeniden sipariş noktası, satın alma siparişinin derhal açılması gereken bakiyedir. Sade bir ifadeyle: tedarik süresi boyunca tükettiğiniz miktar artı sizi sürprizlerden koruyan bir emniyet stoku.

İlk kısım basittir. Günde on birim tüketiyorsanız ve gerçek tedarik süresi on dört günse, bekleme dönemini karşılamak için yüz kırk birime ihtiyacınız vardır. Ancak bu rakam her şeyin plana göre gideceğini varsayar ve bu varsayım tutmaz. Emniyet stoku iki olasılığı karşılamak için eklenir: tüketimin ortalamanın üzerine çıkması ya da tedarikçinin söz verilenden geç gelmesi.

Emniyet stoku tüm kalemlere uygulanan sabit tek bir rakam değildir. Tüketim daha değişken, tedarik süresi daha az öngörülebilir ve tükenmenin sonucu daha ağır hale geldikçe büyür. Güvenilir bir tedarikçiden gelen ve istikrarlı tüketilen bir kalem küçük bir tampona ihtiyaç duyar; tedarik süresi düzensiz olan ve yokluğu bir hattı durduran ithal bir kalem çok daha büyüğünü hak eder.

Yalnızca örnek amaçlı rakamlarla uygulamalı bir örnek: günde on birim tüketilen bir kalem, on dört günlük gerçek tedarik süresi ve gecikmelerin dört güne kadar ek süreye ulaşabildiğini gösteren bir kayıt. Tedarik süresi karşılığı yüz kırk birim, olası gecikme için emniyet stoku kırk birimdir; dolayısıyla yeniden sipariş noktası yüz seksen birimdir. Uygulamada anlamı şudur: bakiye yüz seksene dokunduğu anda, kimsenin görüşüne bakılmaksızın satın alma siparişi açılır. Bu sayılar bir örnektir, tavsiye değildir. Her kalem kendi verilerinizden hesaplanır.

Her kalem aynı ilgiyi hak etmez

Bin kalem barındıran bir depo, her birini eşit özenle gözden geçirerek yönetilemez. Önem sırasına göre sınıflandırma bunu çözer: kalemlerinizi yıllık tüketim değerine göre sıralayın ve çoğu depoda geçerli olan bilindik örüntüyü göreceksiniz; kalemlerin küçük bir kısmı tüketim değerinin büyük bölümünü oluşturur.

  • Üst grup: az sayıda yüksek değerli kalem. Bunları düzenli olarak gözden geçirin, daha sık sayın ve yeniden sipariş noktalarını dikkatle hesaplayın.
  • Orta grup: orta değerli kalemler. Daha seyrek gözden geçirme ve daha basit kurallar.
  • Alt grup: çok sayıda düşük değerli kalem. Bunlara yönetim zamanı harcamayın ve rahat bir tamponla tutun, çünkü bunları elde tutmanın maliyeti, üzerlerine düşünmenin maliyetinden düşüktür.

Ardından değerin üzerine ikinci bir boyut ekleyin: kritiklik. Yokluğu hattı durduran ucuz bir kalem, fiyatı ne olursa olsun alt grup kalemi değildir ve üst grubun kurallarıyla yönetilmelidir.

Madalyonun öbür yüzü: ölü stok

Stoksuzluktan kaçınmaya dair her konuşmaya ölü stoka dair bir konuşma eşlik etmelidir; yoksa hiçbir şeyin tükenmediği ama hiçbir şeyin de hareket etmediği dolu bir depoyla karşı karşıya kalırsınız. Ölü stok, doğasına göre uzun süredir hareket etmemiş bir kalemdir ve yalnızca işgal edilmiş alan değildir. Bağlanmış sermaye artı eskime ya da son kullanma tarihinin geçmesi riskidir.

İlk adım, her kalem için son hareket tarihini ve güncel bakiye değerini gösteren bir rapordur; bu da önceki bölümlerdeki hareket disiplini oturmadan güvenle üretemeyeceğiniz bir rapordur. Bundan sonra sırayla hareket edersiniz: kalemin neden durduğunu inceleyin, çünkü üretimi durdurulmuş bir ürüne ait olabilir; tesis içinde alternatif bir kullanım arayın; ilişki elverdiği ölçüde tedarikçiyle iade ya da değişim için pazarlık edin; indirimli satışı değerlendirin; ve son olarak kayıttan düşme ya da imha için belgelenmiş bir karar alın. En önemlisi bir kararın alınmasıdır, çünkü ölü stok zamanla kendiliğinden çözülmez. Daha da kötüleşir.

Ardından sorunun tekrarlanmaması için döngüyü kapatın: ölü stok listesine giren her kalemin yeniden sipariş noktası ve sipariş miktarı gözden geçirilmelidir, çünkü orada bulunması genellikle kötü şansın değil yanlış bir sipariş kuralının sonucudur.

Origami'nin bakışı

Sanayi ve depolar sektöründe, yeniden sipariş noktası ve emniyet stoku alanları olan bir sistem satın alıp sonra bu alanları boş bırakan ya da canlıya geçişte bir kez girilip bir daha hiç gözden geçirilmeyen tahminlerle dolduran şirketleri tekrar tekrar görüyoruz. Sonuç, kimsenin güvenmediği uyarılar üreten bir sistemdir ve karar, sistemden önce var olan aynı içgüdüye geri döner.

Önerdiğimiz sıra şudur: doğru kaydedilmiş üç ila altı aylık hareketiniz olmadan bu sayıları hesaplamayın; tüm depoyla değil, yalnızca üst grup ve kritik kalemlerle başlayın; ve sayıların gözden geçirilmesini, uygulama sırasında bir kez yaşanan bir olay yerine sorumlusu ve tarihi olan tekrarlayan bir görev haline getirin. İşe yarayan kural, gözden geçirilen kuraldır. Geri kalan her şey yalnızca bir alandaki bir sayıdır.

Bir sonraki bölümde

Miktardan kimliğe geçiyoruz. Bir malzemenin hangi tedarikçiden geldiğini, bir ürünün hangi müşteriye gittiğini ve ikisini hangi parti numarasının birbirine bağladığını nasıl bilirsiniz? Beşinci bölüm, parti izlenebilirliğini ve piyasadan geri çağırmayı günler yerine saatler içinde mümkün kılan şeyi ele alıyor.

Kaynaklar