Herhangi bir fabrika ya da depo sahibine basit bir soru sorun: Şu anda bu kalemden ne kadar var? İki sayı alırsınız. Biri sistemden ya da tablodan, diğeri de depo sorumlusunun rafa yürüyüp baktıktan sonra söylediği. İkisi tutmadığında hangisinin doğru olduğunu kimse bilmez, bu yüzden operasyon bir tahmine dayanarak yürür.

İşte bu doğruluk açığıdır ve kimsenin ölçmediği en önemli sayıdır. Bu seriye onunla başlıyoruz, çünkü diğerlerinin yanında duran bir sorun değil — hepsinin dallandığı köktür. Hammadde bakiyesi yanlışsa bir üretim emrinin maliyetini doğru hesaplayamazsınız. Kayıtlı tüketim gerçeği yansıtmıyorsa yeniden sipariş noktası belirleyemezsiniz. Hareketlerin kendisi hiç kayda geçmemişse bir partiyi izleyemezsiniz. Bu yüzden sistemlerden, barkodlardan ya da otomasyondan söz etmeden önce açığın oluştuğu yerlerin tam olarak adının konması gerekir.

Açık nerede oluşuyor

Açığı tek bir büyük hata yaratmaz. Onu her gün işleyen yedi küçük boşluk yaratır:

  • Kaydetmeden teslim almak. Tedarikçinin kamyonu öğleden sonra gelir, depo yoğundur, bu yüzden mallar yere indirilir ve satın alma siparişiyle karşılaştırılması yarına bırakılır. Yarın genellikle gelmez, geldiğinde de kimsenin açıklayamadığı miktar farklarıyla gelir.
  • Belgesiz çıkış yapmak. Üretim şefinin hemen malzemeye ihtiyacı vardır, hat boştadır, bu yüzden malzemeyi alır ve depo sorumlusuna sonra kaydetmesini söyler. Bu tek cümle, en büyük tekil fark kaynağıdır, çünkü o anda kaydedilmeyen şey genellikle hiç kaydedilmez.
  • İadeler. Bir miktar ihtiyacı aştığı için hattan ya da siparişle uyuşmadığı için müşteriden geri gelir. Fiziksel olarak rafa döner ama sisteme hiç dönmez, bu yüzden kayıtlı bakiye gerçeğin altında kalır ve zaten sahip olduğunuz şeyi satın alırsınız.
  • Fire ve hasar. Bir işçi bir koliyi kırar, nem bir malzemeyi bozar, hat spesifikasyon dışı ürün üretir. Bu miktarlar raftan karşılığında bir işlem olmadan çıkar, bu yüzden sistemde sonsuza dek yaşarlar.
  • Lokasyonlar arası transferler. Mallar ana depodan bir şubeye, bir yarı mamul deposuna ya da bir dağıtım aracına geçer. Birinciden çıkışı kaydedilir, ikinciye girişi hiç kaydedilmez, bu yüzden arada kaybolurlar.
  • Yalnızca bir yıllık sayım. Yılda bir kez saymak, bir hatayı yapıldıktan on iki ay sonra, nedenini yeniden kurmak imkânsızken keşfetmek demektir. Düzeltme, sorunu çözmek yerine gizleyen bir muhasebe kaydına dönüşür.
  • Bir kalemin birden fazla kod altında olması. Aynı malzeme farklı adlarla iki kez tanımlanmıştır — bir kez ticari adıyla, bir kez tedarikçinin tanımıyla. Bakiye iki koda bölünür, biri tükenmiş, diğeri ölü stok gibi görünür ve ikisi de aynı şeydir.

Dikkat edin, yedisinden hiçbiri bir niyet sorunu değil. Depo sorumlusu bir şey saklamıyor, üretim şefi de dikkatsizlik etmiyor. Sorun, hareketin bir anda, kaydın ise başka bir anda gerçekleşmesidir ve bu iki an arasındaki mesafe açığın ta kendisidir.

Açığın size gerçekte maliyeti

Doğrulukla ilgili sorun, gelir tablosunda hiçbir zaman kendi satırı olarak görünmemesidir, bu yüzden bedava gibi görünür. Bedeli beş yerde ödenir:

  • Duran bir üretim hattı. Açık ara en ağır maliyet. Mevcut olarak kaydedilmiş ama fiziksel olarak bulunmayan tek bir kalem, işçiliği, kapasitesi ve bir müşteri teslim tarihiyle birlikte koca bir hattı durdurur.
  • Daha yüksek fiyatla acil satın alma. Eksikliği geç fark ettiğinizde en iyi tedarikçiden değil en yakın tedarikçiden, hacim indiriminizi kaybettiren küçük bir miktarda ve hızlandırılmış nakliyeyle satın alırsınız. Aradaki fark doğrudan kâr marjınızdan çıkar.
  • Sermaye bağlayan ölü stok. Hattı durdurma korkusu insanları her şeyden bir tampon tutmaya iter. Sonuç, raflarda uyuyan para, parasını ödediğiniz depolama alanı ve kullanılmadan önce süresi dolan ya da eskiyen malzemelerdir.
  • Depoyu günlerce kapatan bir sayım. Kayıtlara güvenilmediğinde sayım, hareketlerin dondurulmasını ve ekiplerin işlerinden çekilmesini gerektiren eksiksiz bir çalışmaya dönüşür. Günlük sayılara güvenilemediği için koca günler boyunca duruş.
  • Yanlış maliyete dayanan fiyatlandırma kararları. En tehlikelisi, çünkü sessizdir. Birim başına tüketilen malzeme miktarı yanlışsa birim maliyet de yanlıştır ve fiyat belirlediğiniz ve teklif verdiğiniz marj hayalidir. Kârlı olduğuna inandığınız bir ürünü, her biriminde para kaybederken satıyor olabilirsiniz.

Daha dikkatli bir çalışan bunu neden düzeltmez

Bir fark keşfedildiğinde ilk tepki depo sorumlusunu sorgulamak ya da onu değiştirmektir. Bu nadiren işe yarar, çünkü sorun kişide değil tasarımdadır. Bir insanın, gerçekleştikten iki saat sonra bir hareketi kaydetmeyi hatırlamasına dayanan bir süreç, o insan ne kadar disiplinli olursa olsun başarısız olur, çünkü günlük baskı bireysel disiplini yener.

Çözüm, insanlardan daha fazla doğruluk talep etmek değildir. Bir hareketin gerçekleşmesi ile kaydedilmesi arasındaki mesafeyi sıfıra inene kadar kısaltmaktır. Çıkışı kaydetmek, malzemenin kapıdan çıkmasının şartı olduğunda, unutmaya yer kalmaz. Bir sonraki bölümün konusu tam olarak budur.

Origami'nin bakışı

Sanayi ve depolar uzmanlaştığımız sektörlerden biridir ve bu alandaki her projeye tek bir ekran göstermeden önce doğruluk açığını ölçerek başlarız. Nedeni şu: yanlış verilerin üzerine bir sistem kurmak, yanlış sayıları daha hızlı sunan zarif bir sistem ortaya çıkarır — ve birkaç ay içinde ekip ona olan güvenini kaybedip kâğıda ve hafızaya geri döner.

Önerdiğimiz sıra: kalemleri ve kodları temizleyip mevcut açığı ölçmek, ardından kayıt noktasını kapatmak, sonra bunun üzerine üretim emirlerini, maliyetlendirmeyi ve faturalamayı kurmak. Bu serinin geri kalanı bu sırayı izler ve sanayi ve depolar sektörüne böyle yaklaşırız, çünkü sonraki her katman, altındaki katmanın doğru olmasına bağlıdır.

Kendi doğruluğunuzu bir haftada nasıl ölçersiniz

Herhangi bir şey satın almadan önce, sorunun büyüklüğünü söyleyen bir sayıya ihtiyacınız var. Bu çalışma yeni araçlar olmadan kendi sahanızda yapılır:

  • Yalnızca yirmi kalem seçin, deponun tamamını değil. Elinizdeki en hızlı dönen, en yüksek değerli ve hat için en kritik kalemler olsun.
  • Bu kalemlerin sistem bakiyesini pazar sabahı kaydedin, ve sayfayı ekipten uzak tutun.
  • Hafta boyunca, bu belirli kalemlerdeki her hareketin gerçekleştiği anda kaydedilmesini şart koşun — girişler, çıkışlar, iadeler, fire, transferler — kapının yanındaki tek bir defterde bile olsa.
  • Bir sonraki pazar sabahı yirmi kalemi fiziksel olarak sayın ve gerçek sayıyı yazın.
  • Her kalem için beklenen ve gerçek bakiye arasındaki fark yüzdesini hesaplayın ve yirmi kalemden kaçının tam olarak tuttuğunu sayın.

Tutan kalem sayısının yirmiye bölümü kabaca stok doğruluğunuzdur — ve sonraki her iyileştirmenin ölçüleceği başlangıç çizgisidir. Rakamın kendisinden daha önemlisi: tutmayan her kalemin yanına nedenini yazın, çünkü o liste sizin gerçek öncelik sıranızdır. Genellikle farkın büyük kısmının yukarıdaki yedi boşluktan yalnızca bir ya da ikisine dayandığını keşfedeceksiniz.

Sonraki bölümlerde

Açığın adı kondu; onu kapatmak bir sıralama meselesi. Bir sonraki bölüm hareketin kendisinin gerçekleştiği noktadan başlıyor: her stok işleminin ay sonunda hafızadan yeniden kurulmak yerine, gerçekleştiği anda tarama ile nasıl kayda alındığı. Ardından üretim emrine ve çıktının hammaddeden mamule kadar izlenmesine, sonra ne zaman ve ne kadar yeniden sipariş verileceğine, sonra bir şeyler ters gittiğinde parti izlenebilirliğine, sonra e-faturanın depo hareketlerine bağlanmasına geçeceğiz — ve seriyi tüm bunları doğru sıraya koyan doksan günlük bir yol haritasıyla kapatacağız.

Kaynaklar