Bir tedarikçi faturası muhasebe masasına düşer ve muhasebeci onu ödemeden önce dört basit soru sorar. Bu satın almayı kim istedi? Kim onayladı? Hangi fiyatta anlaştık? Hepsi geldi mi? Her cevap mevcuttur, sadece tek bir yerde değil. Talep, şantiye mühendisi ile satın alma sorumlusu arasındaki bir WhatsApp yazışmasındadır, onay bir çekmecedeki imzalı bir kâğıttır, fiyat tek bir kişinin tablosundadır ve teslim alma, birinin kapıda imzaladığı bir irsaliyedir. Böylece muhasebeci bir telefon trafiği başlatır ya da tedarikçi beklediği için güvene dayanarak öder.

Satın Almayı Dijitalleştirmek: paranın çıkışını izlemek

Satın Almayı Dijitalleştirmek serisini bu sahneyle açıyoruz, çünkü her gün satın alma yapan her şirkette tekrarlanır: şantiyeye teslim edilen malzemeleri alan bir müteahhit, hammadde ve yedek parça alan bir fabrika, bakım hizmetleri ve sarf malzemesi alan bir otel ya da gayrimenkul işletmecisi. Seri, ihtiyaç belli olduktan sonra başlar; ne zaman ve ne kadar yeniden sipariş verileceğini yeniden sipariş noktası ve emniyet stoğu yazısında ele aldık. Burada sonrasında olanları izliyoruz: bir satın alma talebinden tedarikçiye yapılan ödemeye uzanan yolu ve bu yol boyunca paranın nerelerden sızdığını.

Yedi istasyon, her birinin olağan bir kırılması var

Her satın alma, ne kadar küçük olursa olsun, yedi istasyondan geçer. Her birinde, alışkanlığa dönüşene kadar tekrarlanan bir kırılma vardır:

  • Talep: yazılı talep olmadan satın almak. Şantiye şefinin inşaat demirine ya da bir otel teknisyeninin klima için bir parçaya ihtiyacı vardır, bu yüzden doğrudan satın alma sorumlusunu ya da tedarikçiyi ararlar. Hiçbir belge kimin neye, hangi proje için ve neden ihtiyaç duyduğunu kaydetmez, dolayısıyla sonraki belgelerin işaret edebileceği hiçbir şey yoktur.
  • Onay: kimsenin kanıtlayamadığı sözlü bir evet. Yönetici bir telefon görüşmesinde, bir sesli mesajda ya da bir WhatsApp grubunda hızlı bir OK ile onay verdi. Onay gerçekti, ama belirli bir talebe bağlı değil ve iki ay sonra kimse tam olarak neyin ya da ne kadarının onaylandığını kanıtlayamıyor.
  • Tedarikçi ve teklif: anlaşılandan farklı bir fiyat. Teklif bir sohbete fotoğraf olarak geldi, fatura ise daha yüksek bir birim fiyatla ya da teklifin hiç bahsetmediği bir teslimat ücretiyle geldi. Kimse farkı fark etmez, çünkü fatura kontrol edilirken teklif onun yanında değildir.
  • Satın alma siparişi: kâğıdı olmayan bir taahhüt. Sipariş tedarikçiye telefonla verildi ya da satın alma siparişi, faturayı karşılamak için fatura geldikten sonra yazıldı. Faturadan sonra yazılan bir satın alma siparişi hiçbir şeyi kontrol etmez: faturanın kendisine göre ölçüldüğü referans olmak yerine faturayı kopyalar.
  • Teslim alma: gelenden fazla faturalanan miktar. Malzeme kamyonu şantiyeye gün batımından hemen önce ulaşır ya da fabrikanın teslimatı iki kalem eksik gelir ve biri saymadan irsaliyeyi imzalar. Sonra fatura tam miktar üzerinden gelir. Bu, stok doğruluğu açığı yazısında anlattığımız açıklıkların ilkidir: kayda girmeden giren her şey daha sonra başka bir yerde ortaya çıkar.
  • Fatura: KDV indiriminizi zayıflatan eksik bilgiler. Tedarikçinin KDV numarası olmayan ya da malların miktarını ve niteliğini göstermeyen genel bir açıklama taşıyan bir fatura. KDV Uygulama Yönetmeliği, bir vergi faturasının taşıması gereken bilgileri sayar ve indirilecek KDV'nin indirimini verginin kanıtına sahip olma şartına bağlar; ancak işletmeler arasında 1.000 riyalin altındaki bir teslim için daha az ayrıntılı basitleştirilmiş bir faturaya izin verir. Fatura teslimattan haftalar sonra da gelebilir, çünkü düzenlenme süresi teslimin yapıldığı aydan sonraki ayın 15'idir ve o zamana kadar kimse gerçekte neyin teslim alındığını hatırlamaz.
  • Ödeme: iki kez ödenen bir fatura. Tedarikçi faturayı e-postayla gönderdi, sonra WhatsApp'tan bir kopyasını yolladı ya da ay sonu hesap ekstresinde yeniden talep etti; böylece fatura bir kez faturadan, bir kez de ekstreden ödendi. Kimse kasıtlı olarak yanlış bir şey yapmadı; yol boyunca hiçbir şey bu faturanın zaten ödendiğini işaret etmedi.

Yedisinden hiçbirinin bir dürüstlük meselesi olmadığına dikkat edin. Satın alma sorumlusu hiçbir şey saklamıyor ve şantiye şefi dikkatsiz değil. Her biri günün işini bitirmek için eline en yakın aracı kullanıyor ve WhatsApp ile tablolar bunun için mükemmel araçlardır. Sorun, sınırlarının ötesinde kullanıldıklarında ortaya çıkar.

Sorun insanlarda değil, tasarımda

Yedi istasyona yukarıdan bakın, tek bir neden bulursunuz: her istasyon kendi kaydını tutar. Talep edenin bir sohbeti, onaylayanın hafızası, satın almanın bir gelen kutusu, şantiye ya da deponun irsaliyeleri, muhasebenin ise muhasebe sistemi vardır. Bu kayıtları bağlayan tek bir numara yoktur, bu yüzden kimse zincirin tamamını görmez. Onu görmeye çalışan tek kişi, son istasyonda, para çıkmak üzereyken muhasebecidir.

Bu, müteahhitlik ve bakım şirketlerinin kârlarını nerede kaybettiği yazısında anlattığımız aynı örüntüdür: sızıntı büyük tek bir hatadan değil, farklı kişilere ait adımlar arasındaki küçük boşluklardan gelir. Birinin satın alma siparişini düzenlemeyi, teslimatı saymayı ya da faturanın daha önce ödenmediğini kontrol etmeyi hatırlamasına bağlı bir kontrol, o kişi ne kadar disiplinli olursa olsun günlük baskı altında başarısız olur. Çözüm insanlardan daha dikkatli olmalarını istemek değildir. Çözüm, her belgeyi bir sonraki adımın şartı hâline getirmektir: onaylanmış talep olmadan satın alma siparişi yok, faturayla eşleşen bir teslim alma olmadan ödeme yok.

Fark etmeden size neye mal oluyor

Kırık bir döngünün maliyeti gelir tablosunda asla ayrı bir satır olarak görünmez, bu yüzden bedava gibi görünür. Bedeli beş yerde ödenir:

  • Anlaşılanın üzerinde bir fiyat. Fark tek bir faturada küçüktür, ama tekrarlanır ve kimse yakalamaz, çünkü karşılaştırma, fatura kontrol edilirken orada olmayan bir belge gerektirir.
  • Hiç gelmeyen şeyin parasını ödemek. Eksik miktar tam olarak ödenir, bitmemiş hizmet bitmiş gibi ödenir ve farkı sonradan geri almak elinizde olmayan kanıtlar gerektirir.
  • Mükerrer ödemeler. Para çıkmıştır ve geri almak önce birinin fark etmesine, sonra tedarikçinin işbirliğine ve peşine düşen kişinin zamanına bağlıdır.
  • Risk altındaki indirilecek KDV. Eksik bir fatura, KDV'sini indirme hakkınızı zayıflatabilir ve faturalar ile kayıtlar ilgili oldukları vergi döneminin sonundan itibaren en az altı yıl saklanmalıdır. Bir çalışanın telefonunda duran bir fatura, ihtiyacınız olduğunda orada olmayabilir.
  • Daha uzun bir ay sonu kapanışı ve bekletilen tedarikçiler. Muhasebe kapanış günlerini belge peşinde geçirir, doğru faturalar kimse teslim almayı onaylamadığı için bekler ve zamanında teslim eden tedarikçiye yapılacak ödeme gecikir, bu da ilişkiyi zorlar.

Origami'nin bakışı

Satın alma, müteahhitlik ve bakımdan sanayi ve depolara, gayrimenkul ve otellere kadar çalıştığımız her sektörden geçer. Her seferinde tek bir soruyla başlarız: Bir faturayı, tek bir yerden, talebine, onayına, siparişine ve teslim alma kaydına bağlayabiliyor musunuz? Tek bir ekran çizmeden önce döngüyü şirkette gerçekte nasıl işliyorsa öyle haritalarız: kim talep eder, kim onaylar, mallar nerede teslim alınır ve faturayı kim girer.

Ardından satın alma iş akışını bu döngünün etrafında kurarız: sonraki her belgenin izlediği bir numara taşıyan bir talep, sistemin işletme sahibinin belirlediği eşiklere göre uyguladığı bir onay, gerçekleştiği yerde kaydedilen teslim alma ve her faturayı ödemeye ulaşmadan önce siparişi ve teslim alma kaydıyla eşleştiren bir tedarikçi faturası gelen kutusu. Bunların hepsi muhasebe sisteminizin ve e-faturanın yerini almak yerine onlara bağlanır. Hizmetlerimizin bir parçası olarak özel sistemler geliştirmekten kastettiğimiz budur.

Bu haftanın alıştırması: son on faturanızın izini sürün

Herhangi bir sistemden ya da araçtan önce, sorunun boyutunu gösteren bir sayıya ihtiyacınız var. Bir operasyon ya da finans yöneticisi bunu yeni araçlar olmadan bir haftada yapabilir:

  • Ödenmiş son on tedarikçi faturanızı alın ve olabildiğince karıştırın: malzeme, hizmet ve varsa acil bir satın alma.
  • Her fatura için dört belge arayın: satın alma talebi, onayı, satın alma siparişi ve teslim alma kaydı ya da hizmetin verildiğinin kanıtı.
  • Her belgeyi nerede bulduğunuzu not edin: sistemde, e-postada, WhatsApp'ta, kâğıtta ya da sormak zorunda kaldığınız birinin hafızasında.
  • Faturadaki fiyat ve miktarı satın alma siparişi ve teslim alma kaydıyla karşılaştırın ve ne kadar küçük olursa olsun her farkı not edin.
  • Kimseye sormadan dört belgenin de tek bir yerde olduğu kaç fatura bulunduğunu sayın.

Ondan çıkan bu sayı, sonraki her iyileştirmenin ölçüleceği başlangıç çizgisidir. Daha da faydalısı, her belgenin nerede bulunduğuna dair notunuzdur, çünkü şirketinizde hangi istasyonun en sık kırıldığını size söyler. Genellikle açığın büyük kısmının bir ya da iki istasyonda toplandığını keşfedersiniz ve başlayacağınız yer orasıdır.

Önümüzdeki bölümlerde

Döngü haritalandı ve kırılmaları adlandırıldı; geriye onları istasyon istasyon düzeltmek kalıyor. Sonraki bölüm ilk belgeyle başlıyor: satın alma talebi ve onay matrisi, tutara ve satın alma türüne göre kimin neyi onayladığı ve bir sistemin onun etrafındaki geçici çözümleri nasıl kapattığı. Ardından bir teklifi bağlayıcı bir satın alma siparişine dönüştürmeye, sonra teslim almaya ve üçlü eşleştirmeye, sonra KDV'sini indirmeden önce bir tedarikçi faturasında neleri kontrol ettiğinize, sonra ödemeleri planlamaya ve tedarikçi ekstrelerinin mutabakatına geçiyoruz ve seriyi harcamalarınızın tam bir görünümü ve hepsini düzene sokan doksan günlük bir planla kapatıyoruz.

Kaynaklar