Altıncı bölümde yol tamamlandı: ödeme bir kez onaylanan bir takvime kavuştu, bir tedarikçinin banka bilgilerindeki değişiklik iki adıma ve bir kayda bağlandı, her tedarikçinin ekstresi de her farkı açıklayan aylık bir mutabakata kavuştu. Böylece bir tedarikçiye giden her riyalin sonundan başına kadar izlenebilen eksiksiz bir izi oldu: onaylı bir talep, bir satın alma siparişi, belgelenmiş bir teslim alma, eşleştirilmiş bir fatura ve planlanmış bir ödeme.

Yanıtsız kalan soru: ne kadar harcıyoruz?

Geriye bir soru kalıyor; bir işletme sahibinin veya finans müdürünün sorduğu ve çoğu şirkette hızlı bir yanıt alamadığı soru: ne kadar harcıyoruz, neye, kiminle ve henüz gelmemiş ne kadarını taahhüt ettik? Bu son bölüm, kurduğumuz zinciri tek bir harcama görünümüne dönüştürmeyi ve ardından serinin her parçasını, satın almayı tek bir gün bile durdurmayan bir sırayla hayata geçirecek doksan günlük bir planı ele alıyor.

Harcama görünürlüğü: aylık bir proje değil, canlı bir görünüm

Çoğu şirkette ne harcadığınızı bilmek tekrar eden bir projedir. İşletme sahibi satın almanın bir resmini ister; muhasebeci faturaları e-postadan, ödemeleri banka ekstresinden ve satın alma siparişlerini satın alma sorumlusunun tuttuğu bir dosyadan toplar, sonra günlerini tedarikçi adlarını standartlaştırmaya ve faturaları elle sınıflandırmaya harcar. Elektronik tablo bu iş için iyi bir araçtır, ancak rapor anlattığı ay geçtikten sonra gelir ve aynı çaba bir sonraki ay yeniden başlar.

Her satın alma kurduğumuz istasyonlardan geçtiğinde, her belge doğduğu andan itibaren raporun ihtiyaç duyduğu verileri taşır: kendisini öncesindeki ve sonrasındaki her şeye bağlayan talep numarası, tedarikçinin tek kimliği, maliyetin ait olduğu proje, saha veya mülk ve satın alma kategorisi. Ay sonunda kimsenin bir şey toplaması gerekmez, çünkü sınıflandırma faturadan sonra değil, talep anında yapılmıştır. Harcama görünürlüğü artık birinin hazırladığı bir rapor değil, şu anki verileri gösteren ve açtığınız bir görünümdür; bu görünümü dört eksen üzerinde çevirebilirsiniz:

  • Tedarikçiye göre: her tedarikçiden ne kadar satın aldığımız, henüz tamamlanmamış siparişlerde onunla ne kadarının hâlâ açık olduğu ve faturalarından kaçının bir fark nedeniyle bekletildiği ve neden.
  • Kategoriye göre: inşaat malzemeleri, yedek parçalar, hammaddeler, bakım hizmetleri, sarf malzemeleri veya şirketinize uyan herhangi bir ayrım. Önemli olan, kategorilerin işletme sahibinin onayladığı ve talep edenin içinden seçtiği kısa bir liste olmasıdır; her çalışanın kendi bildiği gibi yazdığı serbest metin değil.
  • Projeye, sahaya veya mülke göre: her müteahhitlik projesine, üretim hattına, konut kulesine veya otele yansıtılanlar. Bu, daha ikinci bölümde satın alma talebinin şartı hâline getirdiğimiz alandır.
  • Aşamaya göre: neyi taahhüt ettiğimiz, neyin faturalandığı ve neyin ödendiği. En önemli eksen budur, bu yüzden sıradaki konu o.

Her yeni taahhütten önce üç rakam

Satın alma raporlarının çoğu faturadan başlar, çünkü muhasebeye ulaşan belge odur. Ama fatura geç gelir: para, faturanın geldiği gün değil, satın alma siparişinin çıktığı gün taahhüt edilmiştir. Bu yüzden işletme sahibinin her proje, saha veya mülk ve her tedarikçi için yan yana üç rakama ihtiyacı vardır:

  • Taahhüt edilen: henüz faturalanmamış açık satın alma siparişlerinin bakiyesi. Sipariş edilip teslim edilmemiş malzemeler, teslim edilip henüz faturalanmamış malzemeler ya da hakedişi henüz gelmemiş bir alt yükleniciye verilmiş işler.
  • Faturalanan: alınmış ve eşleştirilmiş ama henüz ödenmemiş faturalar; her birinin vade tarihi tedarikçi kaydındaki ödeme koşullarından hesaplanır.
  • Ödenen: planlı ödeme çalıştırmalarında ya da kaydedilmiş acil ödemeler olarak fiilen çıkmış olan.

Bu üçünü karşılaştırmak, bir işletme sahibinin bir sonraki taahhüdü imzalamadan önce ihtiyaç duyduğu rakamdır. Maliyet kontrolü ve hakedişler yazısında her projenin gerçek maliyetini metraj cetvelinde fiyatlanan tutarla karşılaştırmıştık, üçüncü bölümde de açık siparişler katmanını ekledik. Burada resim tamamlanıyor: faturaları bütçesine göre rahat görünen bir proje, bütçesinin neredeyse tamamını açık siparişlerde taahhüt etmiş olabilir. Vade tarihleriyle birlikte faturalanan rakam, finans müdürüne önümüzdeki haftalarda ne kadar nakit çıkacağını, taahhüt edilen rakam ise ondan sonra ne geleceğini söyler.

Taahhüt edilen rakamın dürüst olması için bir disipline ihtiyaç vardır: kalan bakiyesini artık kimsenin beklemediği bir sipariş, üçüncü bölümde söylediğimiz gibi, yazılı bir gerekçeyle kapatılır. Unutulmuş açık bir bakiye ekrandaki taahhütleri şişirir ve işletme sahibi, paranın zaten ayrıldığını düşünerek yerinde bir kararı erteler.

Görünümün bir dakikada yanıtladığı sorular

Çoğu şirkette bu sorular elektronik tablolardan yanıtlanabilir, ancak günlerce süren derlemenin ardından ve çoğu zaman yanıta ihtiyaç duyan karar çoktan geçtikten sonra. Satın alma zincir üzerinden yürüdüğünde, görünüm bunları bir dakikada yanıtlar:

  • Mükerrer adlar birleştirildiğinde en büyük tedarikçilerimiz gerçekte kimler? Üçüncü bölümde her tedarikçi kaydını birleşik ulusal numaraya bağladık ve mükerrerleri birleştirdik. Gerçek sıralama ancak o zaman ortaya çıkar: harcaması üç ada bölünmüş bir tedarikçi, çalıştığınız en büyük tedarikçi olabilir. Bu, pazarlık masasında önemlidir; bu tedarikçinin sendelemesinin birden fazla sahayı durdurabileceğini fark ettiğinizde daha da önemlidir.
  • Faturalanmamış ne kadar taahhüdümüz var? Her proje, saha ve mülk için ve her tedarikçi için; kimsenin hangi siparişlerin çıktığını sormak için satın alma sorumlusunu araması gerekmeden.
  • Hangi kategoriler satın alma siparişi dışında alınıyor? Satın alma siparişi olmadan gelen bir fatura, kategorisi ve departmanıyla birlikte fatura gelen kutusunda görünür. Bu bir kategoride tekrar ediyorsa, genellikle birinin süreci atladığı anlamına gelmez. Sürecin o kategoriye uymadığı anlamına gelir: her hafta alınan sarf malzemeleri, her seferinde tam bir teklif turuna değil, altında ardışık siparişlerin verildiği bir fiyat anlaşmasına ihtiyaç duyar.
  • Acil satın alma en çok nerede yaşanıyor? Her saha veya departmanda acil yoldan geçen taleplerin oranı. İkinci bölümde söylediğimiz gibi, bu birinin kusuruna değil, planlamaya veya yavaş onaya işaret eder.
  • Hangi tedarikçilerin faturaları en sık bekletiliyor ve neden? Dördüncü bölümdeki üçlü eşleştirmenin durdurduğu miktar ve fiyat farkları, tedarikçiye ve nedene göre gruplanmış hâlde. Farkları tekrar eden bir tedarikçiyle konuşmak gerekir. Bir sahadaki tüm tedarikçilerde tekrar eden bir fark ise oradaki teslim almaya bakmayı gerektirir.
  • Aynı ürünün fiyatı nasıl değişiyor? Aynı ürün için, aynı tedarikçiden ve diğerlerinden verilen ardışık satın alma siparişlerindeki birim fiyat. Bu ancak ürünün tek bir kodu varsa mümkündür; tedarikçilere uyguladığımız kuralın aynısı.

Yapay zekâ nerede devreye giriyor

Zincir kurulduğunda yapay zekânın satın almada gerçek bir işi vardır: fotoğraf veya taranmış sayfa olarak gelen tedarikçi faturalarını okuyup yeniden yazmak yerine veriye dönüştürmek, o ürün için olağan dışı bir birim fiyatı ya da benzer bir tedarikçi adıyla zaten kaydedilmiş bir faturaya benzeyen bir faturayı işaretlemek ve ardından satın alma ve stok yönetiminde yapay zekâ yazısında ele aldığımız talep tahmini.

Ama bu getiri zincirden önce değil, sonra gelir. Olağandışı bir fiyatı işaretlemek, karşılaştırılacak olağan bir fiyat gerektirir; bu da tek bir ürün koduna kaydedilmiş satın alma siparişleri demektir. Mükerrer bir faturayı yakalamak, her tedarikçinin tek bir kaydı olmasını gerektirir. Üç adı olan bir tedarikçi ve siparişsiz faturalar üzerinde çalışan bir yapay zekâ, gürültülü veriyi gürültülü veriyle karşılaştırır. Ve bir uyarı uyarı olarak kalır: vakayı sorumlusuna iletir, kararı bir insan verir.

Origami'nin bakışı

Bir şirket için satın alma döngüsünü kurduğumuzda harcama görünürlüğünü başta değil, sonda kurarız. Görünüm, kendisinden önceki istasyonların ürettiğini okur; kayıtlar düzene girmeden kurulan bir pano düzgün ama yanlış rakamlar verir, böylece işletme sahibi ona güvenini kaybeder ve yeniden elle hazırlanan bir rapor istemeye döner. Bu yüzden tedarikçi kaydı, satın alma kategorileri ve talepteki proje alanıyla başlar, ardından her istasyonu bir öncekinin üzerine kurarız.

Tüm döngüyü şirketin gerçekte nasıl satın aldığına göre kurarız: kimin sahadan talep ettiği, kimin telefonundan onayladığı ve tedarikçi faturalarının nasıl geldiği. Döngü, şirketin zaten kullandığı muhasebe sistemine ve e-faturaya, onların yerini almak yerine bağlanır. Bu, hizmetlerimiz sayfasında anlatılan, kurduğumuz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Satın almayı hiç durdurmayan bir sırayla doksan günlük plan

Yaygın hata, tüm döngüyü tek bir günde devreye almaya çalışmaktır. Günlük satın almayı koruyan sıra, önce ne taşınır yazısında ortaya koyduğumuz sıradır: önce ana veriler, sonra işlemler. Ayrıca her aşama, tüm şirkete yayılmadan önce tek bir saha veya departmanda başlayabilir.

  • Birinci ay: tedarikçi kaydı, onay matrisi ve satın alma talebi. Tedarikçi kaydı temizlenir ve birleşik ulusal numaraya bağlanır, mükerrer kayıtlar birleştirilir ve her tedarikçi, üçüncü bölümdeki iki resmî kontrolden sonra KDV numarasını, ödeme koşullarını ve resmî bir yazıdan alınan IBAN'ını alır. İşletme sahibi onay matrisinin limitlerini, satın alma kategorileri listesini ve acil yolun koşullarını belirler. Ardından satın alma talepleri telefondan başlar ve onay doğrudan talebin üzerinde verilir. Bu ay siparişler, teslim alma ve ödeme eskisi gibi yürür, böylece hiçbir şey durmaz.
  • İkinci ay: satın alma siparişi ve belgelenmiş teslim alma. Satın alma siparişleri teslimattan önce onaylı taleplerden verilir, teslim almalar kapıda veya sahada sipariş satırına karşılık kaydedilir, alt yükleniciler ve hizmetler için tamamlama tutanakları onaylanır. Bu ayın en önemli adımı, sistemden önce verilmiş açık siparişleri açılış bakiyesi olarak girmektir; aksi hâlde taahhüt edilen rakam ilk gününden eksik başlar.
  • Üçüncü ay: fatura gelen kutusu, eşleştirme, ödeme çalıştırması, ekstre mutabakatı ve ardından harcama panosu. Tedarikçi faturaları için tek bir adres belirlenir, üçlü eşleştirme her faturada çalışır, planlı ödeme çalıştırması başlar ve önce en büyük tedarikçilerin ekstreleri mutabakata alınır. Ay sonunda, her istasyon kendi verisini üretir hâle geldiğinde, harcama görünümü açılır.

Her aşamanın, işletme sahibinin belirlediği, eski yol için ilan edilmiş bir bitişi vardır: belirli bir tarihten itibaren onaylı bir talep olmadan hiçbir sipariş verilmez, başka bir tarihten itibaren de kaydedilmiş acil yoldan geçenler dışında hiçbir fatura eşleştirilmeden ödenmez. İlan edilmiş bir tarih olmadan iki yol yan yana devam eder ve kolay olan kazanır. Her ayın sonunda sistemin kendisinden okuduğunuz üç göstergeyi gözden geçirin: kaç talebin sistemden geçtiği, kaç faturanın satın alma siparişiyle geldiği ve kaç faturanın bekletildiği ve neden. Bu rakamların aydan aya gidişatı, başta koyduğunuz herhangi bir hedeften daha dürüsttür.

Sistemden önce var olanlara gelince, dosyalar, e-postalar ve kâğıtlar, geçişten sonra hiçbiri silinmez. KDV Uygulama Yönetmeliği'nin 66(1). maddesi, vergi mükellefinin tutmakla yükümlü olduğu faturaları, kayıtları ve muhasebe belgelerini ilgili oldukları vergi döneminin sonundan itibaren en az altı yıl saklamasını şart koşar; sermaye varlıklarına ilişkin kayıtlar için aynı fıkrada daha uzun bir süre belirlenmiştir. Dolayısıyla eski arşiv saklanmaya ve erişilebilir olmaya devam eder, yeni sistem açılış bakiyelerinden başlar ve şirketinizin durumuna özgü her konu muhasebecinize veya vergi danışmanınıza sorulacak bir sorudur.

Seriyi kapatırken

Yedi bölüm boyunca satın alma döngüsünü istasyon istasyon dolaştık: yedi istasyonu ve olağan kopma noktalarını haritaladık, ardından satın alma talebini ve onay matrisini, ardından doğrulanmış tedarikçi kaydını ve bağlayıcı satın alma siparişini, ardından belgelenmiş teslim almayı ve üçlü eşleştirmeyi, ardından bir tedarikçi faturasında KDV'sini indirmeden önce nelerin kontrol edileceğini, ardından planlı ödemeyi ve ekstre mutabakatını, son olarak da harcama görünürlüğünü ve her şeyi hayata geçirme planını ele aldık.

Akılda tutulmaya değer nokta şu: satın almayı dijitalleştirmek, satın alan insanlara güvensizlik değildir. Bir tedarikçiye giden her riyalin, talep edeni, onaylayanı, teslim alanı ve ödeyeni koruyan yazılı bir yolu olması ve işletme sahibine ödemeden sonra değil, taahhütten önce karar verebileceği bir resim sunması demektir. Başlangıç, bu hafta atabileceğiniz küçük bir adımdır: şu anda açık olan satın alma siparişlerinin listesini isteyin ve bunlardan kaçını hâlâ gerçekten bekleyen biri olduğunu sorun.

Kaynaklar