Beşinci bölümde tedarikçi faturası tamamlandı, satın alma siparişi ve mal kabul kaydıyla eşleştirildi ve orijinal dosyasında saklandı. Geriye bir durak kaldı, paranın gerçekten çıktığı durak: ödeme. Ödemenin bir takvimi olmadığında sırayı telefon belirler. Her sabah arayan hazır beton tedarikçisi önce ödenir, işini zamanında bitirip peşine düşmeyen taşeron bekler, konut kulesindeki asansör bakım firması da ay sonunda eşleştirilmiş faturasının ödenmesini kimsenin istemediğini öğrenir.

Bu bölüm neleri kapsıyor

Bu bölüm dört konuyu kapsıyor: eşleştirilmiş faturaların vade tarihine göre, bir kez onaylanan tek bir planlı partide nasıl ödeneceği, bir tedarikçinin banka bilgilerini değiştirme talebinin nasıl doğrulanacağı, KDV Uygulama Yönetmeliği'nin tedarikin ardından gelen aydan itibaren on iki ay sonra hâlâ ödenmemiş bir bakiye hakkında ne dediği ve her tedarikçinin ekstresinin her ay nasıl mutabık kılınacağı. Şirketiniz yerleşik olmayan bir tedarikçiden hizmet satın aldığında ona düşebilecek iki yükümlülükle bitiriyoruz. Metinlerin ne dediğini madde numaralarıyla aktarıyoruz. Şirketinizdeki belirli bir durumla ilgili sorular vergi danışmanınıza aittir.

En çok arayana göre değil, vadeye göre ödeyin

Her faturanın bir vade tarihi vardır ve kimsenin bunu aklında tutmak zorunda kalmaması gerekir. Üçüncü bölümde anlaşılan ödeme koşullarını tedarikçi kartına koyduk ve bunların her satın alma siparişine otomatik olarak aktarıldığını söyledik. Böylece bir fatura gelip eşleştirmeden geçtiğinde sistem vadesini aynı koşullardan hesaplar: teslimde ya da fatura tarihinden veya mal kabul tarihinden sonraki belirli bir süre, hangisinde anlaşıldıysa. Sürelerin kendisi bu yazıyla değil, işletme sahibinin belirlediği bir politikaya göre her tedarikçiyle kararlaştırılır.

Ardından ödeme listesi gelir. Her faturayı tedarikçisi peşine düştüğünde tek tek ödemek yerine sistem, işletme sahibinin seçtiği sabit bir günde, vadesi gelmiş ya da bir sonraki listeden önce vadesi gelecek tüm eşleştirilmiş faturaların tek bir listesini hazırlar. Liste her fatura için tedarikçiyi, fatura numarasını, bağlı satın alma siparişini ve mal kabul kaydını, vade tarihini ve tutarı, ardından mevcut nakde karşı toplamı gösterir. İkinci bölümdeki onay matrisinde yetkiyi elinde tutan kişi, her fatura için ayrı onay yerine listeyi bir kez onaylar ve havaleler tam onaylandığı şekilde bu listeden yapılır.

  • Hiçbir fatura eşleşmeden listeye girmez. Miktar ya da fiyat farkı nedeniyle bekletilen bir fatura gerekçesiyle birlikte listenin dışında kalır ve tedarikçi bu gerekçeyi ödeme gününden sonra değil, önce satın alma biriminden öğrenir.
  • Avans, satın alma siparişine bağlıdır. Bir tedarikçinin koşulları avans gerektirdiğinde avans, karşılığında ödendiği satın alma siparişine kaydedilir; böylece teslimat faturası geldiğinde borçtan düşülür. Siparişiyle bağlantısı olmayan bir avans, aynı tutarı iki kez ödemenin en kolay yoludur.
  • Taşeron teminat kesintilerinin bir serbest bırakma koşulu vardır. Bir taşeron sözleşmesi her ödemenin bir kısmının kesin teslime kadar tutulmasını öngörüyorsa, sistem kesinti ve serbest bırakma koşullarını sözleşmeden alır; böylece tutulan tutar, biri hatırladığında değil, koşulu gerçekleştiğinde bir listede görünür. Teminat kesintilerinin bir projenin kâr marjında nerede durduğunu maliyet kontrolü ve hakedişler yazısında ele aldık.
  • Liste dışında acil ödeme mümkündür ama kayda geçer. Bugün ödenmesi gereken bir tedarikçi her zaman olacaktır. Bu olur, ancak yazılı bir gerekçeyle ve yetkiyi elinde tutan kişinin onayıyla, ve işletme sahibinin gördüğü bir listede yer alır. Bu liste uzarsa size listenin yeterince sık çalışmadığını ya da bazı tedarikçilerle ödeme koşullarının yeniden gözden geçirilmesi gerektiğini söylüyordur.
  • Ekstreler değil, faturalar ödenir. Tedarikçi ekstresi bir mutabakat aracıdır, ödeme belgesi değildir. Listeye giren şey numarasıyla eşleştirilmiş faturadır ve birinci bölümdeki durumu önleyen de budur: bir kez e-postasından, bir kez de ekstreden ödenen fatura.

Ödeme listesi kontrolden fazlasını yapar. Faturası tam ve eşleşmiş bir tedarikçi ne zaman ödeneceğini bilir, bu yüzden günlük aramalar azalır; finans müdürü de ne kadar nakdin hangi gün çıkacağını sonradan banka ekstresinden öğrenmek yerine günler öncesinden bilir.

Banka bilgisi değişikliği talebi: elinizdeki numarayı arayın

Yıllardır çalıştığınız bir tedarikçiden, alışıldık imzası ve logosuyla, banka hesabının değiştiğini bildiren bir e-posta gelir. Yeni bir IBAN ekler ve bu ayın ödemesinin oraya yapılmasını ister. Talep tamamen gerçek olabilir; şirketler banka değiştirir. Ya da e-posta, tedarikçinin kendi posta kutusu ele geçirildikten sonra oradan veya gerçeğinden tek harfi farklı bir adresten gelmiş olabilir ve her iki durumda da önceki tüm mesajlara benzer. O e-postaya dayanarak IBAN'ı değiştiren muhasebeci dikkatsiz davranmış değildir. Gerçeklerinden hiçbir şeyin ayırmadığı bir mesaja güvenmiştir. Bu yüzden kural, kimsenin sahteliği gözle fark edeceğini varsaymaz. Bir değişikliğin tek bir kanaldan geçmesini engeller:

  • Tedarikçi kartında zaten kayıtlı bir numarayı kendiniz arayarak doğrulayın, değişikliği isteyen e-postada yazan numarayı değil, o e-postayı yanıtlayarak da değil. E-posta sahteyse, numarası ve yanıtları da sahteliğin bir parçasıdır.
  • IBAN'ın ilk seferinde izlediği yolun aynısı. Üçüncü bölümde IBAN'ın, hesap sahibinin adı tedarikçinin tescilli unvanıyla eşleşen resmi bir tedarikçi yazısıyla gelmesini şart koştuk. Bir değişiklik de daha azından değil, aynı koşullardan geçer.
  • Değişikliği giren kişi onu onaylayan kişi değildir. Bir kişi talebi ve belgelerini kaydeder, bir başkası doğrulamadan sonra onaylar ve her ikisi de ad ve tarihle kayda geçer.
  • Yakın zamanda değiştirilmiş bir hesaba yapılan ilk ödeme listede işaretlenir, böylece listeyi onaylayan kişi hesabın yeni olduğunu bilerek görür.
  • Değişiklikten sonra tedarikçinin bilinen irtibat kişisine bir bildirim gider, banka bilgilerinin kayıtlarınızda güncellendiğini söyler. Tedarikçi değişikliği istemediyse, para çıkmadan önce öğrenir.

Size gelen bir arama bile yeterli kanıt değildir, çünkü deepfake ve yapay zekâ dolandırıcılığı yazısında açıkladığımız gibi sesler artık kolayca bulunabilen araçlarla taklit edilebiliyor. Önemli olan aramayı sizin yapmanız, talepten önce elinizde olan bir numaraya. Ve tüm bunlardan önce gelen bir soru var: Bir tedarikçi kartındaki IBAN alanını en başta kim düzenleyebiliyor? Tedarikçi dosyasını açan herkes düzenleyebiliyorsa, kural yalnızca iyi niyete dayanır. Bunu yetkiler: kim neyi görür yazısında ortaya koyduk. Bir sistemde bu alanı tanımlı tek bir rol düzenler ve her düzenleme ad, tarih ve önceki ile sonraki değerle kayda geçer. Kural paradan fazlasını korur. Dürüst bir muhasebeciyi, ayırt etmesinin hiçbir yolu olmayan bir mesajın suçunu tek başına taşımaktan korur.

Tedarikin ardından gelen aydan itibaren on iki ay sonra hâlâ ödenmemiş bir bakiye

Bazı faturalar haklı bir nedenle zamanında ödenmez: işin kalitesi konusundaki bir anlaşmazlık nedeniyle bekletilen bir taşeron faturası, bir otelde kimsenin imzalamadığı bir tamamlama tutanağını bekleyen bakım faturası, tedarikçinin söz verip düzenlemediği bir alacak dekontunu bekleyen fatura. Bu tür faturalar aylarca defterlerde kalabilir, oysa indirilecek KDV'leri önceki bir beyannamede zaten indirilmiştir. Burada KDV Uygulama Yönetmeliği ödemeyi doğrudan KDV'ye bağlar.

40(10). madde, aldığı bir teslim için indirilecek KDV'yi indiren ve teslimin gerçekleştiği ayı izleyen aydan itibaren on iki ay sonra bedelin tamamını ödememiş olan vergi mükellefinin, indirilecek KDV'sini o tarihte hâlâ ödenmemiş bedel üzerinden hesaplanan KDV kadar düzeltmesi gerektiğini, düzeltmeyi on iki ayın sona erdiği ayı kapsayan vergilendirme döneminin beyannamesine dahil ederek yapacağını söyler. Aynı fıkra, finansal kiralama, murabaha ve kiralayarak sahip olma gibi finansman sözleşmeleri kapsamında, bu faaliyetleri yürütmek için lisanslı bir vergi mükellefinden alınan ve dönemsel taksitlerle ödenen mal teslimlerini; sözleşmenin yürürlükte kalması, sözleşmeye ilişkin bir yargı uyuşmazlığı bulunmaması, tedarikçinin o teslimin vergilendirme dönemi beyannamesinde ödenmesi gereken KDV'nin tamamını beyan etmiş olması ve müşterinin bunu teyit eden yazılı bir tedarikçi belgesine sahip olması koşuluyla kapsam dışında tutar.

40(11). madde ardından, indirilecek KDV bu şekilde düzeltilmiş ve vergi mükellefi bedeli daha sonra ödemişse, indirilecek KDV'nin ödenen bedel üzerinden hesaplanan KDV kadar artırılabileceğini, bunun ödemenin yapıldığı vergilendirme döneminin ya da sonraki herhangi bir dönemin beyannamesinde yapılabileceğini öngörür. 40(12). madde tüm bu düzeltmeleri kanundaki veya yönetmelikteki sürelere tabi kılar. Yani bu süre geçtikten sonra metin indirimi ödemeye bağlar: süre ödeme olmadan geçtiğinde düzeltilir, bedel ödendiğinde de bu süreler içinde yeniden artırılabilir.

Uygulamada bu, hafıza değil bir liste gerektirir. Her faturanın teslim tarihini ve karşılığında ne ödendiğini tutan bir sistem, ödenmemiş ve kısmen ödenmiş faturaları yaşa göre sıralı gösterebilir ve on iki ayın sonuna yaklaşanları işaretleyebilir; böylece liste finans müdürüne ve vergi danışmanına beyanname hazırlandıktan sonra değil, önce ulaşır. İşaret bir uyarıdır, bir karar değildir: metnin belirli bir faturaya uygulanıp uygulanmadığına, istisnaya girip girmediğine ve düzeltmenin nasıl yapılacağına vergi danışmanınız karar verir. Aynı liste KDV'nin ötesinde de işe yarar: aylardır ödenmemiş bir fatura, kimsenin çözmediği bir tedarikçi anlaşmazlığı olabilir ve onu çözmek büyümesine izin vermekten iyidir.

Her tedarikçinin ekstresini her ay mutabık kılmak

Ay sonunda bir tedarikçi, ona borçlu olduğunuzu düşündüğü bakiyeyi gösteren bir ekstre gönderir ve defterleriniz aynı tedarikçi için başka bir bakiye gösterir. İki rakam ilk bakışta tutmayabilir ve bu, birinin hata yaptığı anlamına gelmez. Bir tedarikçi ekstresini mutabık kılmak, farkı bir düzeltme kaydıyla kapatmak değil, farkın her riyalinin nedenini bilmek demektir. Olağan farklar dört tanedir:

  • Hiç kaydetmediğiniz bir fatura. Tedarikçi göndermiştir ama fatura gelen kutusuna hiç ulaşmamıştır, ya da ulaşmış ve mal kabul veya eşleştirme beklediği için bekletilmektedir. Soru şudur: Hiç geldi mi? Geldiyse neden kaydedilmedi?
  • Yoldaki bir ödeme. Ayın son günü çıkmıştır, bu yüzden defterlerinizde görünür ama henüz tedarikçinin ekstresinde görünmez. Bu, ertesi ay kendiliğinden kapanan bir zamanlama farkıdır ve yalnızca tarihiyle not edilmesi gerekir.
  • Hiç gelmeyen bir alacak dekontu. Tedarikçi bir iadeyi kabul etmiş ya da bir indirimde anlaşmış ve bunu bakiyesinden düşmüştür, ama dekontun kendisi size hiç ulaşmamıştır; ya da tersi: söz verdiği ve henüz düzenlemediği bir dekont. Her iki durumda da, beşinci bölümde anlatıldığı gibi faturaya bağlı dekontu istersiniz.
  • İki kez kaydedilmiş bir fatura, sizin tarafınızda ya da tedarikçinin tarafında. Sizin tarafınızda bu, mükerrer kontrolünün giriş sırasında durdurduğu durumdur ve biri gözden kaçarsa mutabakat onu yakalar.

Her farka bir durum, bir sorumlu ve bir tarih verilir: ertesi ay takip edilecek bir zamanlama farkı, sizin tarafınızda düzeltilen bir hata ya da tedarikçiden düzeltmesini istediğiniz, onun tarafındaki bir hata. Mutabakat, üzerinde anlaşılmış bir açılış bakiyesinden başlar, çünkü hiç çözülmemiş eski bir fark ondan sonraki her yeni farka karışır. İlk günden itibaren her tedarikçiyi her ay mutabık kılmanız gerekmez. En çok alım yaptığınız tedarikçilerle ya da farkların tekrarlandığı tedarikçilerle başlayın ve öncelik sırasını işletme sahibinin kararına bırakın.

Satın alma siparişleri bir tabloda, faturalar e-postada ve ödemeler banka ekstresinde durduğunda bu yorucu bir avdır. Sistem en başından beri satın alma siparişini, mal kabul kaydını, faturayı, her türlü dekontu ve ödemeyi tek bir numaraya bağlı olarak tuttuğunda, mutabakat bir arama değil bir karşılaştırma olur: tedarikçinin ekstresi girilir, sistem her satırı fatura numarası ve tutarla eşleştirir ve size yalnızca eşleşmeyenler kalır; yanında da sistemin her fatura hakkında bildikleri: teslim alınıp alınmadığı, bekletilip bekletilmediği ve karşılığında dekont düzenlenip düzenlenmediği.

Krallık dışındaki tedarikçiler: şirketinize düşebilecek iki yükümlülük

Teknik ofis için bir tasarım yazılımı aboneliği, bir üretim hattı için yurt dışındaki üreticisiyle yapılan bir bakım sözleşmesi ya da bir proje için mühendislik danışmanlığı gibi, yerleşik olmayan bir tedarikçiden hizmet satın aldığınızda, yerli bir tedarikçide görmediğiniz iki yükümlülük doğabilir ve uygulandıkları yerde tedarikçiye değil şirketinize düşerler: ilk durumda KDV'yi beyan etmek, ikincisinde vergiyi kesip Zekât, Vergi ve Gümrük İdaresi'ne (ZATCA) ödemek. Burada bunları mekanizma olarak anlatıyoruz; ayrıntılar ve her birinin uygulanma koşulları kaynaklarında yer alıyor:

  • Sorumlu sıfatıyla KDV (reverse charge). 47(1). madde, KİK Birleşik KDV Anlaşması'nın yerleşik olmayan bir tedarikçiden alınan bir teslim için KDV ödeme yükümlülüğünü vergi mükellefi müşteriye yüklediği durumda KDV'nin tersine işleme (reverse charge) mekanizmasıyla ödendiğini söyler: müşteri, teslim üzerindeki hesaplanan KDV'yi ve indirimden yararlanabildiği ölçüde indirilecek KDV'yi o vergilendirme döneminin KDV beyannamesinde beyan eder. Yani yabancı bir tedarikçinin faturasında Suudi KDV'si bulunmaması, teslimin KDV taşımadığı anlamına gelmez. Beyan yükümlülüğünün size geçtiği anlamına gelebilir.
  • Yerleşik olmayanlara yapılan ödemelerde stopaj. ZATCA'nın Stopaj Vergisi Genel Kılavuzu, stopaj yapmakla yükümlü bir kişinin Krallık kaynaklı olarak yerleşik olmayan birine yaptığı ödemelerin stopaj kapsamına girdiğini ve yükümlünün, o ay içinde ödenen ve stopaja tabi tutarları kapsayan aylık bir stopaj beyannamesi vermesi, bunu verip kesilen vergiyi lehtara ödemenin yapıldığı ayı izleyen ayın ilk on günü içinde ödemesi gerektiğini açıklar. Kılavuzun örneği: yerleşik olmayan birine 20 Ocak'ta ödenen bir gayri maddi hak bedeli en geç 10 Şubat'a kadar beyan edilir ve vergisi ödenir, lehtara da ödenen tutarı ve kesilen vergiyi gösteren bir belge verilir. Bir ayda stopaja tabi ödeme yoksa aylık beyanname gerekmez. Ödeme türüne göre stopaj oranları ve çifte vergilendirmeyi önleme anlaşmalarının etkisi kılavuzun kendisinde ve vergi danışmanınızla ele alınmalıdır. Kılavuz ayrıca mal tesliminden elde edilen gelirin stopaj kapsamı dışında olduğunu ve Krallık'a mal teslimi sözleşmesinin yalnızca Krallık içinde yapılan yurt içi taşıma, kurulum, bakım veya eğitim gibi tamamlayıcı işler bakımından kapsama girdiğini belirtir. Stopaj yapan için ZATCA'ya kayıt ve yıllık bir beyanname dahil başka yükümlülükler de belirler.

Operasyonel taraf tedarikçi kartında başlar: tedarikçinin yerleşik olmadığını gösteren ve her iki etkiyi de beraberinde taşıyan bir alan. Faturası muhasebeye tersine işleme incelemesi gerektiği işaretiyle ulaşır, ödemesi de listede o ayın stopaj beyannamesine girebileceği işaretiyle görünür; böylece sorumlu kişi neyin beyan edilip ödenmesi gerektiğini banka ekstresinden toparlamak yerine ayın onundan önce bilir. Sistem listeyi hazırlar, her ödemenin nihai sınıflandırmasını vergi danışmanınız yapar.

Origami'nin bakışı

Bir şirket için ödeme aşamasını kurarken iki soruyla başlarız: Bugün kimin önce ödeneceğine nasıl karar veriliyor ve bir tedarikçinin banka bilgilerini kim değiştirebiliyor? Ardından ödeme listesini her tedarikçi kartındaki ödeme koşullarından kurarız; böylece listeye yalnızca eşleşmiş faturalar girer ve onay matrisine göre bir kez onaylanır. IBAN değişikliğini de silinemeyen bir kayıtla iki adımlı bir yola dönüştürürüz.

Tedarikçi ekstresi mutabakatını, sistemin zaten elinde olan belgeler üzerinde yürüttüğü bir karşılaştırmaya dönüştürür, ödenmemiş faturaların yaşlandırma listesini ve yerleşik olmayan tedarikçiler listesini beyannameleri hazırlayan kişi için hazırlar, vergi kararlarını danışmanınıza bırakırız. Bunların tümü, şirketin halihazırda kullandığı muhasebe sistemiyle değiştirilmeden entegre olur. Bu, hizmetlerimiz sayfasında anlatılan, geliştirdiğimiz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu hafta için bir alıştırma: üç aylık ödemeler

Bu alıştırma yeni bir araç gerektirmez; finans müdürü havaleleri yapan kişiyle birlikte yapabilir:

  • Son üç ayın tedarikçi ödemelerini banka ekstresinden çıkarın, ve her birinin karşısına not edin: Faturası eşleşmiş miydi? Vadesinde mi, önce mi, sonra mı ödendi? Ödenmesini kim istedi?
  • Herhangi bir takvim dışında çıkan ödemeleri sayın, ve biliyorsanız her birinin nedenini yazın.
  • Geçen yıl içindeki tüm tedarikçi banka bilgisi değişikliklerini toplayın, ve her biri için sorun: Talep nasıl geldi? Nasıl doğrulandı? Kim onayladı?
  • Ödenmemiş faturaları teslim tarihlerinden itibaren yaşa göre sıralayın, teslimi izleyen aydan itibaren on iki aya yaklaşanları işaretleyin ve listeyi vergi danışmanınıza gönderin.
  • En büyük üç tedarikçinizden ekstre isteyin ve mutabık kılın, her farkı sınıflandırarak: kaydedilmemiş fatura, yoldaki ödeme, alınmamış dekont ya da mükerrer kayıt.

Alıştırma size nereden başlayacağınıza dair net bir tablo verir. Ödemelerin çoğu takvim dışında çıktıysa ödeme listesinden başlayın. Banka bilgisi değişikliklerinin belgelenmiş bir doğrulaması yoksa her şeyden önce oradan başlayın, çünkü paranın yanlış ellere gittiği açık budur. Ekstre farkları sıksa, nedenini ödemeden önceki duraklarda arayın: mal kabul, eşleştirme ve fatura gelen kutusu.

Bir sonraki bölümde

Bir tedarikçiye giden her riyalin artık eksiksiz bir yolu var: onaylanmış bir talep, bir satın alma siparişi, belgelenmiş bir mal kabul, eşleştirilmiş bir fatura, planlı bir ödeme ve mutabık kılınmış bir ekstre. Yedinci ve son bölüm bunların hepsini tek bir harcama görünümünde bir araya getiriyor: henüz faturası gelmemiş ne kadar taahhütte bulunduğunuz, en büyük tedarikçilerinizin gerçekte kimler olduğu ve hangi kategorilerin satın alma siparişleri dışında alındığı. Ardından satın almayı dijitalleştirmek için, alımları tek bir gün bile durdurmayan bir sırayla doksan günlük bir plan ortaya koyuyor.

Kaynaklar