Üçüncü bölümde satın alma işlemi doğrulanmış bir tedarikçiye ve kalemi, miktarı, fiyatı ve koşulları içeren yazılı bir satın alma siparişine kavuştu. Ancak satın alma siparişi iki taraf arasında bir sözdür ve tedarikçi söylediğinden az teslim edebilir, sipariş edilene yakın bir şey getirebilir veya kararlaştırılan fiyattan farklı bir fiyatla fatura kesebilir. Bunların hiçbiri kâğıtta görünmez. Depo kapısında, kamyon boşaltılırken şantiyede ya da teknisyen işi bitirdiğinde otel odasında görünür.

Kâğıdın gerçekle buluştuğu yer

Bu bölüm kâğıdın gerçekle buluştuğu iki durağı ele alıyor: gerçekte neyin geldiğini kaydeden mal kabul ve herhangi bir para çıkmadan önce geleni kararlaştırılanla ve tedarikçinin talep ettiğiyle karşılaştıran üçlü eşleştirme. Birinci bölümde buradaki olağan kopukluğu anlatmıştık: saymadan imzalanan bir irsaliye, ardından tam miktar için kesilen bir fatura. Bunu burada düzeltiyoruz.

Mal kabul: tedarikçinin irsaliyesinde yazanı değil, gerçekte geleni

Sevkiyat, tedarikçinin gönderdiklerini gösteren bir irsaliyeyle gelir. O irsaliye tedarikçinin belgesidir, sizin değil. Sizinki, satın alma siparişine ve satırlarına karşı kendi girdiğiniz mal kabul kaydıdır ve dört şey içerir:

  • Gerçekten sayılan miktar, irsaliyede yazan miktar değil. İkisi arasındaki fark ortaya çıkması gereken ilk şeydir ve günler sonra değil, sürücü hâlâ kapıdayken ortaya çıkmalıdır.
  • Durum: sağlam, hasarlı, ambalajı eksik ya da malzemenin raf ömrü varsa son kullanma tarihine yakın. Gerektiğinde fotoğraf ekleyin, çünkü teslim anında çekilen bir fotoğraf sonradan yazılan her açıklamadan daha güçlüdür.
  • Reddedilen miktar ve nedeni: şartnameye uymayan, hasarlı ya da sipariş edilenden fazla. Nedeniyle kaydedilen bir ret, tedarikçinin düzeltmesinin daha sonra üzerine kurulduğu temeldir; sürücüye sözlü olarak söylenen bir ret, fatura gelmeden kaybolur.
  • Kimin, ne zaman ve nerede teslim aldığı: ana depo, belirli proje şantiyesi ya da mülk. Doğrudan şantiyeye indirilen malzeme depodan hiç geçmez, bu nedenle mal kabulünün şantiyenin kendisinden kaydedilmesi gerekir.

Kayıtlı stokunuz neden raftakiyle hiç tutmuyor yazısında stok farkındaki ilk açık tam olarak buydu: yere bırakılan bir sevkiyat ve satın alma siparişiyle eşleştirilmesinin hiç gelmeyen bir yarına ertelenmesi. Buradaki çözüm de aynı: mal kabul, gerçekleştiği anda, şantiye şefinin telefonundan ya da depo görevlisinin cihazından, açık satın alma siparişine karşı kaydedilir; sonradan sisteme yazılan bir kâğıda değil. Barkod ve tarama yazısında depo görevlisinin önce satın alma siparişini, sonra her kalemi nasıl taradığını gösterdik; böylece fark, kimse teslimatı imzalamadan ortaya çıkar.

Denemeye değer bir uygulama: teslim alan kişi sipariş edilen miktarı görmeden sayar ve tedarikçinin irsaliyesindeki rakamı değil, saydığını kaydeder. Beklenen rakamı gören kişi, özellikle günün sonunda kamyon beklerken, iyi niyetle onu teyit etme eğilimindedir. Görmeyen kişi ise yalnızca sayabilir. Sistem daha sonra sayımı siparişle karşılaştırır ve farkı takip eden kişiye gösterir. Bazı kalemler kabulden önce bir adım daha gerektirir: fabrika sertifikasının kontrol edilmesi gereken inşaat demiri ya da üretim hattına ulaşmadan önce kalite kontrolden geçmesi gereken bir hammadde. Bunlar muayenede olarak teslim alındı şeklinde kaydedilir; böylece kabul ya da reddedilene kadar ne çıkış yapılır ne de eşleştirilir.

Ve teslim alan kişi, tedarikçiyle anlaşan kişi değildir: satın alma anlaşır, depo veya şantiye teslim alır, muhasebe öder. Kimse şüpheli olduğu için değil, her biri diğerlerinin kanıtlayamayacağı bir parçayı kanıtladığı için.

Hizmetler ve taşeronlar: iş tamamlama tutanağı

Hizmet kamyonla gelmez, bu yüzden kapıda sayılacak bir şey yoktur: bir konut kulesinde asansör bakımı, bir projede taşeronun yaptığı yalıtım işi, bir üretim hattında onarılan bir pompa. Burada mal kabul, işi talep eden kişinin işin kararlaştırıldığı gibi yapıldığını teyit ettiği bir iş tamamlama tutanağıdır: neyin tamamlandığı, ne zaman ve geriye bir şey kalıp kalmadığı. Tutanağı sözleşmeyi imzalayan satın alma değil, işi talep eden ya da işin yapıldığı yerden sorumlu olan kişi imzalar, çünkü işin gerçekten yapılıp yapılmadığını bilen, işi talep eden kişidir.

Haftalarca süren taşeron işleri aşamalı olarak teslim alınır: her kalemin bugüne kadar ne kadarının tamamlandığı, tıpkı işin bir hakediş başvurusunda ölçüldüğü gibi. Böylece taşeronun hakediş başvurusu, yalnızca taşeronun tahminine değil, talep eden kişinin veya şantiye mühendisinin teyit ettiğine dayanan, fiilen tamamlanan miktarların mal kabul kaydıyla karşılaştırılır. Malzemelerde olduğu gibi, kabul edilmeyen her şey nedeniyle kaydedilir: yeniden yapılması gereken bir iş ya da bitmemiş bir kalem.

Üçlü eşleştirme: aynı şeyi söylemesi gereken üç belge

Tedarikçinin faturası geldiğinde şirketin elinde aynı satın almayla ilgili üç belge vardır: satın alma siparişi neyde anlaştığımızı, mal kabul kaydı neyin geldiğini, fatura ise tedarikçinin ne talep ettiğini gösterir. Üçlü eşleştirme, ödemeden önce bu üçünü satır satır karşılaştırmak demektir: aynı kalem, aynı mal kabule karşı daha önce faturalananlarla birlikte kabul edilen miktardan yüksek olmayan bir faturalanan miktar ve satın alma siparişinin onaylanmış son sürümündeki fiyata eşit bir fatura birim fiyatı. Üçü uyuşursa fatura kimsenin sormasına gerek kalmadan ödemeye geçer. Uyuşmazsa fark açıklanana kadar durur.

Eşleşmenin harfiyen birebir olması gerekmez. Ağırlıkla ya da metreküple ölçülen malzeme sipariş edilenden biraz farklı gelebilir ve halalaların yuvarlanması bir satır toplamını kaydırabilir. Bu yüzden şirket bir tolerans belirler ve bunu sistem ya da faturayı giren kişi değil, işletme sahibi belirler; tolerans bir satın alma türünden diğerine farklı olabilir. Önemli olan, toleransın yazılı olması ve herkese uygulanması, ayrıca bunun içinde kalan her farkın ne kadar küçük olursa olsun yine de kaydedilmesidir. Aynı küçük fark bir tedarikçide tekrar tekrar ortaya çıkıyorsa, sorulmaya değer bir soru hâline gelir.

Eşleştirmeyi tasarlayan kişinin anlaması gereken üç durum vardır:

  • Birden fazla mal kabul için tek fatura. KDV Uygulama Yönetmeliği, tedarikçinin bir müşteriye bir takvim ayını aşmayan bir dönem içinde yapılan birden fazla ayrı teslimi kapsayan özet bir vergi faturası düzenlemesine izin verir (Madde 53(4)). Bir ay boyunca şantiyeye parti parti teslimat yapan bir tedarikçi, o ayın teslimatları için tek bir fatura gönderebilir; bu nedenle eşleştirme belge sayısıyla değil, satırlar ve miktarlarla çalışır.
  • Haftalar sonra gelen bir fatura. Birinci bölümde belirtildiği gibi, işletmeler arası teslimlerde vergi faturası düzenlemek için son tarih, teslimin gerçekleştiği ayı izleyen ayın 15. günüdür (Madde 53(1)(b)). Mal kabul gerçekleştiği gün kaydedilmediyse, fatura geldiğinde kimse neyin girdiğini hatırlamaz ve eşleştirme yeniden bir telefon trafiğine dönüşür.
  • Fiziksel teslimatı olmayan tekrarlayan hizmetler. Aylık bir yazılım aboneliği ya da ekipman veya depo için sabit bir kira. Her ay teslim alınacak bir şey yoktur, bu yüzden eşleştirme satın alma siparişi veya sözleşme ile fatura arasında ikilidir. Bu, o satın alma türü için siparişin kendisine kaydedilen bir karardır, birinin sonradan keşfettiği bir boşluk değil: sistem bu siparişin ikili eşleştirildiğini ve diğerlerinin mal kabul olmadan geçmediğini bilir. Siparişte ayrıca bir bitiş tarihi ve her yenilemede hizmete hâlâ ihtiyaç olduğunu teyit eden isimli bir sorumlu bulunur; böylece hizmet sona erdikten sonra faturalar geçmeye devam etmez.

Sahalar ve teknisyen araçları arasında yedek parça ve stok yazısında üçlü eşleştirmeden tek bir satırda, hiç gelmemiş bir miktar için ödeme yapılmasını ve aynı teslim için iki kez ödeme yapılmasını önleyen adım olarak söz etmiştik. Bu satır doğru, ancak eşleştirmenin gerçek değeri belgeler uyuştuğunda görünmez. Uyuşmadıklarında görünür.

Uyuşmadıklarında: her istisna için bir yol

Uyuşmayan bir fatura birbirine zıt iki riskle karşı karşıyadır. Birincisi, tedarikçi aradığı ve fark küçük göründüğü için kimse itiraz etmeden ödenmesidir. İkincisi, durması ve kimsenin durduğunu bilmemesidir; böylece haftalarca bir çekmecede ya da bir gelen kutusunda bekler ve tedarikçi, ödemesinin peşine düştüğünde bekletmeyi sizden önce fark eder. Çözüm, her fark türü için bilinen bir yol, karar veren isimli bir kişi ve kararın gerekçesiyle birlikte faturanın kendisine kaydedilmesidir. En yaygın dört fark:

  • Eksik teslimat. Fatura tam miktar için, mal kabul ise daha az. Gelmeyen ödenmez. Satın alma, tedarikçiyle iki sonuçtan birini takip eder: tedarikçi kalanı teslim eder ve bu, satın alma siparişindeki açık bakiyeye karşı teslim alınır ya da faturasını gelmeyecek miktar için bir alacak dekontuyla düzeltir ve siparişteki açık bakiye, üçüncü bölümde olduğu gibi yazılı bir gerekçeyle kapatılır; böylece kimsenin beklemediği bir taahhüt açık kalmaz.
  • İkame ürün. Farklı bir marka, benzer bir ölçü ya da farklı bir şartname gelir. Sistem bunu, barkod ve tarama yazısında olduğu gibi, satın alma siparişi satırına karşı kabul etmez; teslim alan kişi tek başına kabul etmeye karar vermez ve ürün sipariş edilenmiş gibi stoka girmez. Karar beklenirken stok dışında bekletilen olarak kaydedilir ve kararı talep eden ekipte teknik gereklilikten sorumlu kişi verir: kabul ederse satın alma siparişi, üçüncü bölümde anlatıldığı gibi yeni bir sürüm ve gerekçeyle revize edilir; reddederse ürün tedarikçiye geri gönderilir.
  • Satın alma siparişinin üzerinde bir fiyat. Bu, muhasebeye değil satın almaya gider, çünkü fiyatı satın alma kararlaştırdı. Ya tedarikçi faturasını ona atıf yapan bir alacak dekontuyla düzeltir ya da artış için kabul edilebilir bir neden vardır; bu durumda sipariş yeni bir sürümle revize edilir ve onaylananı aşıyorsa, ikinci bölümde olduğu gibi, yeniden onaya gider. Satın alma siparişini kayıtlı bir gerekçe ve onay olmadan sessizce faturaya uyacak şekilde değiştirmek, eşleştirmenin amacını tam olarak yok eden şeydir.
  • Daha önce kaydedilmiş bir fatura numarası. Yönetmelik, vergi faturasının onu tanımlayan ve ayırt eden bir seri numarası taşımasını şart koşar (Madde 53(5)(b)). Bu yüzden aynı tedarikçiden gelen aynı numara genellikle aynı fatura demektir: birinci bölümde anlatıldığı gibi önce e-postayla, sonra WhatsApp'tan gelen bir kopya. Sistem faturayı girişte durdurur ve dosyadaki mevcut faturayı yanında gösterir; takip eden kişi de onu yazılı bir gerekçeyle mükerrer olarak kapatır. Gerçekten farklı bir fatura olduğu anlaşılırsa, örneğin tedarikçi her şubenin faturalarını ayrı bir sırayla numaralandırdığı için, ki Zekat, Vergi ve Gümrük İdaresi'nin (ZATCA) ayrıntılı e-fatura kılavuzu buna izin verir, eşleştirmeye devam eder. Ve bu kontrol, üçüncü bölümde açıklandığı gibi, yalnızca her tedarikçinin tekrarlanamayan bir tanımlayıcıya sahip tek bir kaydı varsa işe yarar. Aynı teslimat için farklı numaralı ikinci bir faturayı numara kontrolü değil, eşleştirmenin kendisi durdurur, çünkü ilk fatura mal kabul miktarını zaten tüketmiştir.

Bir faturanın miktarda, fiyatta ya da taraflardan birinin bilgilerinde düzeltilmesi gerektiğinde yol, eskisinde değişiklik değil, yeni bir belgedir: tedarikçinin düzenlediği ve ilgili olduğu fatura ya da faturalara açıkça atıf yapan bir alacak veya borç dekontu (Madde 54). Zekat, Vergi ve Gümrük İdaresi'nin (ZATCA) ayrıntılı e-fatura kılavuzu, bir e-faturanın düzenlendikten sonra değiştirilmediğini veya silinmediğini ve iptalinin yalnızca ona bağlı bir alacak dekontu ve yeni bir faturayla yapıldığını belirtir. Bu yüzden tedarikçiden aynı faturanın değiştirilmiş bir kopyasını istemeyin; ona bağlı bir dekont isteyin ve ikisini birlikte saklayın. Dekontları alıcı tarafından beşinci bölümde ele alıyoruz; kendi indirilecek KDV'nize etkisiyle ilgili her soruyu vergi danışmanınıza götürün.

Son olarak, bir farka rağmen faturayı kim serbest bırakabilir? Faturayı giren kişi değil, faturayı ödeyen kişi de değil. Bu, işletme sahibinin onay matrisinde belirlediği bir roldür; serbest bırakma, onu yapan kişinin adıyla ve bir gerekçeyle kaydedilir ve işletme sahibinin gördüğü bir listede yer alır. Her istisnaya ayrıca işletme sahibinin belirlediği bir süre verilir ve bu süre karar verilmeden geçerse istisna, takılıp kalan bir satın alma talebinde olduğu gibi bir üst seviyeye çıkar. Bir fatura bekletildiğinde tedarikçi nedenini aynı gün satın almadan öğrenir; haftalar sonra ödemesini sorduğunda muhasebeden değil. Eşleştirme yalnızca parayı korumaz; ödemesi sırf kimse teslim ettiğinin mal kabulünü teyit etmediği için geciken güvenilir tedarikçiyle ilişkinizi de korur.

Origami'nin bakışı

Bu aşamayı bir şirket için kurarken, malların ve hizmetlerin gerçekten geldiği yerlerden başlıyoruz: depo kapısı, her proje şantiyesi, teknisyenin işi yaptığı mülk ya da otel. Her yerde bugün kimin imzaladığını, imzalandıktan sonra kâğıda ne olduğunu ve muhasebeye ulaşmadan önce kaç gün geçtiğini soruyoruz. Yerinde, gerçekleştiği anda kaydedilemeyen bir mal kabul, arkasında hangi sistem olursa olsun, yeniden birinin cebindeki bir kâğıda dönüşür.

Ardından mal kabulü telefondan, açık satın alma siparişine karşı, tedarikçinin irsaliyesinin ve malların durumunun fotoğrafıyla; işi talep eden kişinin imzaladığı bir iş tamamlama tutanağıyla; fatura girildiğinde kendiliğinden çalışan bir eşleştirmeyle ve her kalemin isimli bir karar vericisi, bir süresi ve kayıtlı bir gerekçesi olan bir istisna listesiyle kuruyoruz; hepsi şirketin kullandığı muhasebe sistemine bağlı. Bu, hizmetlerimizde anlatılan, kurduğumuz özel sistemlerin bir parçasıdır.

Bu haftanın alıştırması: kapıda bir hafta ve bir aylık faturalar

Bu alıştırma yeni bir araç gerektirmez ve operasyon müdürü bunu finans müdürüyle birlikte yapabilir:

  • Bir hafta için tek bir teslim alma noktası seçin: ana depo, en yoğun şantiyeniz ya da tek bir otel. Her teslimatın sayılmasını ve sayılan miktarın tedarikçinin irsaliyesindeki miktarın yanına yazılmasını isteyin.
  • Teslimatları imzalayan kişiye sorun: gerçekten sayıyor mu, yoksa miktarı irsaliyeden mi kopyalıyor? Hizmetleri kim teslim alıyor ve bir taşeronun işinin bittiğini kim teyit ediyor? Suçlu birini değil, kimsenin sorumlu olmadığı bir adımı arıyorsunuz.
  • Geçen ay ödediğiniz tedarikçi faturalarını alın, her biri için bir mal kabul kaydı veya iş tamamlama tutanağı bulun ve kaç tanesinin belgelenmiş bir mal kabul olmadan ödendiğini sayın.
  • Bulduğunuz her farkı dört kategoriye ayırın: eksik teslimat, ikame ürün, daha yüksek fiyat ya da mükerrer fatura. Her birinin yanına kimin karar verdiğini ve bu kararın nereye kaydedildiğini yazın.
  • Birinci bölümün alıştırmasındaki on faturaya geri dönün ve o zaman not ettiğiniz fiyat ve miktar farklarını alın: her birini dört kategoriden birine yerleştirin ve birinin adına bir karar kaydedilip kaydedilmediğini ya da faturanın olduğu gibi ödenip ödenmediğini kontrol edin.

Belgelenmiş mal kabul olmadan ödenen fatura sayısı, bu alıştırmanın ortaya koyduğu en net rakamdır ve en sık tekrarlanan kategori, yazılı bir yola ihtiyaç duyan ilk kategoridir. Mal kabullerin kaydedildiğini ama geç kaydedildiğini görürseniz, nedeni genellikle kaydetmenin sahadaki işten daha yavaş olmasıdır ve çözüm bir imza daha değil, aynı yerde daha kolay bir kayıttır.

Bir sonraki bölümde

Artık her faturanın karşılaştırılacağı bir mal kabulü ve ölçüleceği bir satın alma siparişi var. Bir sonraki bölüm, alıcı tarafından faturanın kendisine ve indirilecek KDV'sini talep etmeden önce onda neyin kontrol edileceğine odaklanıyor: bir vergi faturasının taşıması gereken bilgiler, tedarikçi e-faturanın entegrasyon aşamasındayken neyin değiştiği, taranmış bir kâğıt faturanın neden uyumlu bir e-fatura sayılmadığı ve hataların bir alacak veya borç dekontuyla nasıl düzeltildiği.

Kaynaklar