В шестой части маршрут был завершён: оплата получила график, утверждаемый один раз, изменение банковских реквизитов поставщика получило два шага и журнал, а выписка каждого поставщика получила ежемесячную сверку, объясняющую каждое расхождение. Благодаря этому у каждого риала, который уходит поставщику, есть полный след, по которому можно пройти от конца к началу: утверждённая заявка, заказ на закупку, документированная приёмка, сверенный счёт и запланированный платёж.

Вопрос, который остаётся без ответа: сколько мы тратим?

Остаётся один вопрос, который задаёт владелец или финансовый директор и на который в большинстве компаний не получает быстрого ответа: сколько мы тратим, на что, у кого и сколько мы пообещали из того, что ещё не пришло? Эта последняя часть о том, как превратить построенную цепочку в единое представление расходов, а затем о плане на девяносто дней, чтобы внедрить каждую часть серии в порядке, который ни на один день не останавливает закупки.

Прозрачность расходов: живое представление, а не ежемесячный проект

В большинстве компаний узнать, сколько вы тратите, — это проект, который повторяется. Владелец просит картину закупок, и бухгалтер собирает счета из электронной почты, платежи из банковской выписки и заказы на закупку из файла, который ведёт специалист по закупкам, а затем днями приводит к одному виду названия поставщиков и вручную классифицирует счета. Электронная таблица — хороший инструмент для такой работы, но отчёт приходит, когда описываемый месяц уже прошёл, и в следующем месяце та же работа начинается заново.

Когда каждая покупка проходит через построенные нами станции, каждый документ с рождения несёт данные, нужные отчёту: номер заявки, связывающий его со всем, что было до и после, единый идентификатор поставщика, проект, объект или здание, к которому относятся затраты, и категорию закупки. В конце месяца никому ничего не нужно собирать, потому что классификация произошла в момент заявки, а не после счёта. Тогда прозрачность расходов — это не отчёт, который кто-то составляет, а представление, которое вы открываете, с данными на текущий момент, и его можно поворачивать по четырём осям:

  • По поставщику: сколько мы купили у каждого поставщика, сколько ещё открыто с ним по незавершённым заказам и сколько его счетов было задержано из-за расхождения и почему.
  • По категории: строительные материалы, запчасти, сырьё, услуги по обслуживанию, расходные материалы или любое деление, которое подходит вашей компании. Важно, чтобы категории были коротким списком, который утверждает владелец и из которого выбирает заявитель, а не свободным текстом, который каждый сотрудник пишет по-своему.
  • По проекту, объекту или зданию: что было отнесено на каждый строительный проект, производственную линию, жилую башню или отель. Это то поле, которое мы сделали обязательным условием заявки на закупку ещё во второй части.
  • По стадии: что мы приняли как обязательство, что выставлено в счетах и что оплачено. Эта ось важнее всех, поэтому разберём её дальше.

Три цифры перед любым новым обязательством

Большинство отчётов по закупкам начинаются со счёта, потому что именно этот документ доходит до бухгалтерии. Но счёт приходит поздно: деньги были обещаны в день, когда ушёл заказ на закупку, а не в день, когда пришёл счёт. Поэтому владельцу нужны три цифры рядом — по каждому проекту, объекту или зданию и по каждому поставщику:

  • Обязательства: остаток открытых заказов на закупку, по которым ещё не выставлены счета. Материалы заказаны и не поставлены, поставлены и ещё не выставлены в счёте, или работы переданы субподрядчику, чей акт выполненных работ ещё не поступил.
  • Выставлено: полученные и сверенные, но ещё не оплаченные счета, у каждого из которых срок оплаты рассчитан по условиям оплаты из карточки поставщика.
  • Оплачено: то, что фактически ушло, в запланированных платёжных циклах или как учтённые срочные платежи.

Сопоставление этих трёх и есть та цифра, которая нужна владельцу перед подписанием следующего обязательства. В статье контроль затрат и акты выполненных работ мы сравнивали фактическую стоимость каждого проекта с тем, что было заложено в ведомости объёмов работ, а в третьей части добавили слой открытых заказов. Здесь картина становится полной: проект, счета которого выглядят спокойно относительно бюджета, может уже держать почти весь бюджет в открытых заказах. Выставленная сумма со сроками оплаты говорит финансовому директору, сколько денег уйдёт в ближайшие недели, а сумма обязательств — что будет после этого.

Чтобы сумма обязательств была честной, нужна одна дисциплина: заказ, остаток по которому больше никто не ждёт, закрывается с письменной причиной, как мы говорили в третьей части. Забытый открытый остаток раздувает обязательства на экране, и владелец откладывает разумное решение, полагая, что деньги уже распределены.

Вопросы, на которые представление отвечает за минуту

В большинстве компаний на эти вопросы можно ответить по таблицам, но только после нескольких дней сбора данных и часто уже после того, как решение, которому нужен был ответ, принято. Когда закупки идут через цепочку, представление отвечает на них за минуту:

  • Кто на самом деле наши крупнейшие поставщики, если объединить дублирующиеся названия? В третьей части мы привязали каждую карточку поставщика к единому национальному номеру и объединили дубликаты. Только тогда появляется настоящий рейтинг: поставщик, чьи расходы были разделены между тремя названиями, может оказаться крупнейшим из тех, с кем вы работаете. Это важно за столом переговоров и ещё важнее, когда вы понимаете, что сбой у этого поставщика может остановить не один объект.
  • Сколько обязательств у нас ещё не выставлено в счетах? По каждому проекту, объекту и зданию и по каждому поставщику, без звонков специалисту по закупкам с вопросом, какие заказы ушли.
  • Какие категории закупаются вне заказов на закупку? Счёт, пришедший без заказа на закупку, появляется в ящике для счетов со своей категорией и отделом. Если это повторяется в одной категории, обычно это не значит, что кто-то обошёл процесс. Это значит, что процесс не подходит для этой категории: расходные материалы, которые покупают каждую неделю, требуют соглашения о ценах с последовательными заказами в его рамках, а не полного круга запроса предложений каждый раз.
  • Где срочные закупки встречаются чаще всего? Доля заявок, прошедших по срочному пути, на каждом объекте или в каждом отделе. Как мы говорили во второй части, она указывает на планирование или медленное согласование, а не на чью-то вину.
  • Счета каких поставщиков задерживаются чаще всего и почему? Расхождения по количеству и цене, которые останавливает трёхсторонняя сверка из четвёртой части, сгруппированные по поставщику и причине. С поставщиком, у которого расхождения повторяются, нужно поговорить. Расхождение, которое повторяется у всех поставщиков на одном объекте, требует взгляда на приёмку там.
  • Как меняется цена одного и того же товара? Цена за единицу в последовательных заказах на закупку одного и того же товара, у того же поставщика и у других. Это возможно, только если у товара один код, — то же правило, которое мы применили к поставщикам.

Где появляется ИИ

Когда цепочка выстроена, у ИИ появляется реальная работа в закупках: читать счета поставщиков, приходящие в виде фото или скана, и превращать их в данные вместо повторного ввода, отмечать необычную для этого товара цену за единицу или счёт, похожий на уже учтённый под похожим названием поставщика, а затем прогнозирование спроса, о котором мы писали в статье ИИ в закупках и управлении запасами.

Но эта отдача приходит после цепочки, а не до неё. Чтобы отметить необычную цену, нужна обычная цена для сравнения, то есть заказы на закупку, учтённые под одним кодом товара. Чтобы поймать дубликат счёта, у каждого поставщика должна быть одна запись. ИИ, работающий поверх одного поставщика под тремя названиями и счетов без заказов, сравнивает зашумлённые данные с зашумлёнными данными. И оповещение остаётся оповещением: оно передаёт случай ответственному, а решение принимает человек.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем цикл закупок для компании, прозрачность расходов мы строим в конце, а не в начале. Представление читает то, что производят предыдущие станции, а панель, построенная до того, как записи приведены в порядок, показывает аккуратные, но неверные цифры, и владелец теряет к ней доверие и снова просит ручной отчёт. Поэтому мы начинаем с реестра поставщиков, категорий закупок и поля проекта в заявке, а затем строим каждую станцию на основе предыдущей.

Мы выстраиваем весь цикл вокруг того, как компания на самом деле закупает: кто подаёт заявку с объекта, кто согласует с телефона и как приходят счета поставщиков. Он подключается к учётной системе, в которой компания уже работает, и к электронному выставлению счетов, а не заменяет их. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём и которые описаны в разделе наши услуги.

План на девяносто дней в порядке, который никогда не останавливает закупки

Частая ошибка — пытаться включить весь цикл за один день. Порядок, который защищает повседневные закупки, — тот, что мы изложили в статье что переносить первым: сначала справочные данные, затем операции. Кроме того, каждый этап можно начать на одном объекте или в одном отделе, прежде чем распространять его на всю компанию.

  • Месяц первый: реестр поставщиков, матрица согласования и заявка на закупку. Реестр поставщиков очищается и привязывается к единому национальному номеру, дублирующиеся записи объединяются, и каждый поставщик получает свой номер плательщика НДС после двух официальных проверок из третьей части, свои условия оплаты и свой IBAN из официального письма. Владелец устанавливает лимиты матрицы согласования, список категорий закупок и условия срочного пути. Затем заявки на закупку начинают подаваться с телефона, а согласование происходит прямо в заявке. Заказы, приёмка и оплата в этом месяце идут по-старому, так что ничего не останавливается.
  • Месяц второй: заказ на закупку и документированная приёмка. Заказы на закупку выпускаются из утверждённых заявок до поставки, приёмка фиксируется на проходной или на объекте по строке заказа, а акты о завершении утверждаются для субподрядчиков и услуг. Самый важный шаг этого месяца — внести открытые заказы, выпущенные до системы, как начальные остатки; иначе сумма обязательств с первого дня будет занижена.
  • Месяц третий: ящик для счетов, сверка, платёжный цикл, сверка с поставщиками, а затем панель расходов. Для счетов поставщиков задаётся один адрес, трёхсторонняя сверка применяется к каждому счёту, начинается запланированный платёжный цикл, а сверку выписок начинают с крупнейших поставщиков. В конце месяца, когда каждая станция уже производит свои данные, включается представление расходов.

У каждого этапа есть объявленный конец старого пути, который устанавливает владелец: с определённой даты ни один заказ не выпускается иначе как из утверждённой заявки, а с другой даты ни один счёт не оплачивается до сверки, кроме того, что проходит по учтённому срочному пути. Без объявленной даты оба пути продолжают работать параллельно, и побеждает более лёгкий. В конце каждого месяца проверяйте три показателя, которые читаются из самой системы: сколько заявок прошло через систему, сколько счетов пришло с заказом на закупку и сколько счетов было задержано и почему. Направление этих цифр от месяца к месяцу честнее любой цели, поставленной в начале.

Что касается всего, что существовало до системы, — файлов, писем и бумаг, — после перехода ничего из этого не удаляется. Статья 66(1) Исполнительного регламента по НДС обязывает налогоплательщика хранить счета, записи и бухгалтерские документы, которые он обязан вести, не менее шести лет с конца налогового периода, к которому они относятся, а для записей по основным средствам в том же пункте установлен более длительный срок. Поэтому старый архив сохраняется и остаётся доступным, новая система начинает работу с начальных остатков, а всё, что касается особенностей вашей компании, — вопрос к вашему бухгалтеру или налоговому консультанту.

Завершение серии

За семь частей мы прошли цикл закупок станция за станцией: нанесли на карту семь станций и их привычные разрывы, затем заявку на закупку и матрицу согласования, затем проверенную карточку поставщика и обязывающий заказ на закупку, затем документированную приёмку и трёхстороннюю сверку, затем то, что нужно проверить в счёте поставщика, прежде чем принимать НДС к вычету, затем запланированную оплату и сверку с поставщиками и, наконец, прозрачность расходов и план, как всё это внедрить.

Главное, что стоит запомнить: перевод закупок в цифру — это не недоверие к тем, кто закупает. Это значит, что у каждого риала, который уходит поставщику, есть письменный путь, защищающий того, кто запросил, согласовал, принял и оплатил, и дающий владельцу картину, на основе которой он решает до того, как взять обязательство, а не после оплаты. Начало — небольшой шаг, который можно сделать на этой неделе: попросите список заказов на закупку, открытых прямо сейчас, и спросите, сколько из них кто-то действительно ещё ждёт.

Источники