В третьей части у закупки появились проверенный поставщик и письменный заказ на закупку с позицией, количеством, ценой и условиями. Но заказ на закупку — это обещание между двумя сторонами, и поставщик может поставить меньше, чем заявляет, привезти что-то похожее на заказанное или выставить счёт не по согласованной цене. Ничего из этого не видно на бумаге. Это видно у ворот склада, на объекте, когда разгружается грузовик, или в гостиничном номере, когда техник заканчивает работу.

Где бумага встречается с реальностью

Эта часть посвящена двум этапам, на которых бумага встречается с реальностью: приёмке, которая фиксирует, что фактически прибыло, и трёхстороннему сопоставлению, которое сравнивает прибывшее с согласованным и с тем, что требует поставщик, прежде чем уйдут какие-либо деньги. В первой части мы описали типичный разрыв на этом участке: накладную, подписанную без пересчёта, а затем счёт на полное количество. Здесь мы это исправляем.

Приёмка: что фактически прибыло, а не что написано в накладной поставщика

Партия приходит с накладной поставщика, в которой указано, что было отгружено. Эта накладная — документ поставщика, а не ваш. Ваш — это документ о приёмке, который вы оформляете сами, по заказу на закупку и его строкам, и в нём четыре вещи:

  • Фактически пересчитанное количество, а не количество, записанное в накладной. Разница между ними — первое, что должно проявиться, и проявиться она должна, пока водитель ещё у ворот, а не через несколько дней.
  • Состояние: целое, повреждённое, неполная упаковка или близкий к истечению срок годности, если у материала есть срок хранения. При необходимости прикрепите фотографию, потому что снимок, сделанный при приёмке, весомее любого описания, написанного потом.
  • Отклонённое количество и причина: не соответствует спецификации, повреждено или сверх заказанного. Отказ, зафиксированный с причиной, — это основа, на которой потом строится исправление со стороны поставщика; отказ, высказанный водителю вслух, теряется ещё до прихода счёта.
  • Кто принял, когда и где: центральный склад, конкретный объект проекта или здание. Материал, выгруженный прямо на стройплощадку, вообще не проходит через склад, поэтому его приёмку нужно фиксировать с самого объекта.

В статье почему учётный остаток никогда не совпадает с полкой первая брешь в расхождении запасов была именно такой: партию ставят на пол, а сверку с заказом на закупку откладывают на завтра, которое так и не наступает. Решение здесь то же: приёмка фиксируется в момент, когда она происходит, с телефона прораба или устройства кладовщика, по открытому заказу на закупку, а не на листке, который потом вбивают в систему. В статье штрихкоды и сканирование мы показали, как кладовщик сканирует заказ на закупку, а затем каждую позицию, чтобы расхождение проявилось до того, как кто-либо распишется в получении.

Практика, которую стоит попробовать: принимающий считает, не видя заказанного количества, и записывает то, что насчитал, а не цифру из накладной поставщика. Тот, кто видит ожидаемое число, склонен добросовестно его подтвердить, особенно в конце дня, когда ждёт грузовик. Тот, кто его не видит, может только считать. Затем система сравнивает пересчёт с заказом и показывает расхождение тому, кто его отрабатывает. Некоторым позициям перед приёмкой нужен ещё один шаг: арматуре, у которой надо проверить сертификат завода, или сырью, которому нужен контроль качества до того, как оно попадёт на производственную линию. Такие позиции фиксируются как принятые на проверку, поэтому их не выдают и не сопоставляют, пока их не примут или не отклонят.

И принимает не тот, кто договаривался с поставщиком: закупки договариваются, склад или объект принимает, бухгалтерия платит. Не потому, что кто-то под подозрением, а потому, что каждый подтверждает ту часть, которую не могут подтвердить другие.

Услуги и субподрядчики: акт выполненных работ

Услуга не приезжает на грузовике, поэтому у ворот считать нечего: обслуживание лифтов в жилой башне, изоляционные работы субподрядчика на проекте, отремонтированный насос на производственной линии. Здесь приёмка — это акт выполненных работ, в котором человек, заказавший работу, подтверждает, что она выполнена так, как договаривались: что завершено, когда и осталось ли что-то. Его подписывает тот, кто заказал работу или отвечает за место, где она выполнялась, а не отдел закупок, который подписал договор, потому что именно заказавший работу знает, была ли она действительно выполнена.

Субподрядные работы, которые идут неделями, принимаются поэтапно: сколько по каждой позиции выполнено на текущую дату — так, как объём работ замеряется в промежуточной заявке на оплату. Поэтому заявка субподрядчика на оплату сопоставляется с документом о приёмке фактически выполненных объёмов, основанным не только на оценке субподрядчика, но и на том, что подтверждает заказчик работ или инженер на объекте. Как и с материалами, всё, что не принято, фиксируется с причиной: работа, которую надо переделать, или позиция, которая не завершена.

Трёхстороннее сопоставление: три документа, которые должны говорить одно и то же

Когда приходит счёт поставщика, у компании есть три документа по одной и той же закупке: заказ на закупку показывает, о чём мы договорились, документ о приёмке показывает, что прибыло, а счёт показывает, что требует поставщик. Трёхстороннее сопоставление означает сравнение всех трёх до оплаты, строка за строкой: та же позиция, выставленное количество, которое вместе со всем, что уже выставлено по той же приёмке, не превышает принятого количества, и цена за единицу в счёте, равная цене в последней утверждённой версии заказа на закупку. Если все три совпадают, счёт уходит на оплату без лишних вопросов. Если нет, он останавливается, пока расхождение не будет объяснено.

Совпадение не обязано быть точным до буквы. Материал, который измеряется по весу или в кубометрах, может прийти с небольшим отличием от заказанного, а округление халалов может сдвинуть итог по строке. Поэтому компания устанавливает допуск, и устанавливает его владелец, а не система и не тот, кто вводит счёт; для разных видов закупок допуск может различаться. Важно, чтобы допуск был записан и применялся ко всем одинаково и чтобы каждое расхождение в его пределах всё равно фиксировалось, каким бы малым оно ни было. Если одно и то же небольшое расхождение повторяется у одного поставщика снова и снова, это становится вопросом, который стоит задать.

Тому, кто проектирует сопоставление, нужно понимать три ситуации:

  • Один счёт на несколько приёмок. Исполнительный регламент по НДС позволяет поставщику выставить сводный налоговый счёт, охватывающий несколько отдельных поставок одному клиенту за период не более одного календарного месяца (статья 53(4)). Поставщик, который в течение месяца завозит материал на объект партиями, может прислать один счёт на поставки за этот месяц, поэтому сопоставление работает со строками и количествами, а не с числом документов.
  • Счёт, который приходит через несколько недель. Как отмечалось в первой части, для поставок между компаниями крайний срок выставления налогового счёта — 15-й день месяца, следующего за месяцем, в котором состоялась поставка (статья 53(1)(b)). Если приёмку не зафиксировали в тот день, когда она произошла, счёт приходит, и никто не помнит, что поступило, а сопоставление снова превращается в круг телефонных звонков.
  • Регулярные услуги без физической поставки. Ежемесячная подписка на программное обеспечение или фиксированная аренда оборудования или склада. Каждый месяц принимать нечего, поэтому сопоставление двустороннее — между заказом на закупку или договором и счётом. Это решение, зафиксированное в самом заказе для такого вида закупки, а не лазейка, которую кто-то обнаруживает позже: система знает, что этот заказ сопоставляется двусторонне, а остальные без приёмки не проходят. В заказе также указаны дата окончания и названный ответственный, который при каждом продлении подтверждает, что услуга всё ещё нужна, чтобы счета не продолжали проходить после того, как услуга прекратилась.

В статье запчасти и запасы на объектах и в машинах техников мы упомянули трёхстороннее сопоставление одной строкой — как шаг, который не даёт заплатить за количество, которое так и не прибыло, и дважды заплатить за одну и ту же поставку. Эта строка верна, но настоящая ценность сопоставления видна не тогда, когда документы совпадают. Она видна, когда они не совпадают.

Когда не совпадает: свой маршрут для каждого исключения

Счёт, который не совпадает, подвержен двум противоположным рискам. Первый — его оплатят без чьих-либо возражений, потому что поставщик звонит, а расхождение кажется небольшим. Второй — он остановится, и никто не будет знать, что он остановлен, так что он неделями пролежит в ящике или во входящих, а поставщик узнает о задержке раньше вас, когда начнёт требовать оплату. Решение — известный маршрут для каждого вида расхождения, названный человек, который принимает решение, и само решение с причиной, зафиксированное в самом счёте. Четыре самых частых расхождения:

  • Недопоставка. Счёт выставлен на полное количество, а принято меньше. То, что не прибыло, не оплачивается. Отдел закупок добивается от поставщика одного из двух результатов: поставщик довозит остаток, который принимается в счёт открытого остатка по заказу на закупку, либо исправляет свой счёт кредит-нотой на количество, которое не придёт, и тогда открытый остаток по заказу закрывается с письменным обоснованием, как в третьей части, чтобы не оставалось обязательства, которого никто не ждёт.
  • Товар-замена. Приходит другая марка, похожий размер или другая спецификация. Система не принимает его по строке заказа на закупку, как в статье о штрихкодах и сканировании; принимающий не решает в одиночку принять его, и товар не попадает в запасы так, будто это заказанное. Он фиксируется как задержанный вне запасов до решения, а решает человек, отвечающий за техническое требование в команде-заказчике: если он принимает замену, заказ на закупку пересматривается с новой версией и обоснованием, как описано в третьей части; если отклоняет, товар возвращается поставщику.
  • Цена выше, чем в заказе на закупку. Это идёт в отдел закупок, а не в бухгалтерию, потому что цену согласовывал отдел закупок. Либо поставщик исправляет счёт кредит-нотой со ссылкой на него, либо у повышения есть приемлемая причина, и тогда заказ пересматривается с новой версией и возвращается на утверждение, если превышает утверждённое, как во второй части. Тихо подправить заказ на закупку под счёт, без зафиксированной причины и без утверждения, — именно то, что разрушает смысл сопоставления.
  • Номер счёта, который уже зарегистрирован. Регламент требует, чтобы налоговый счёт имел порядковый номер, который его идентифицирует и отличает (статья 53(5)(b)). Поэтому один и тот же номер от одного и того же поставщика обычно означает один и тот же счёт: копию, пришедшую по электронной почте, а потом в WhatsApp, как описано в первой части. Система останавливает его при вводе и показывает рядом уже имеющийся счёт, а тот, кто его отрабатывает, закрывает его как дубликат с письменным обоснованием. Если окажется, что это действительно другой счёт, например потому что поставщик нумерует счета каждого филиала в отдельной последовательности, что допускает подробное руководство по электронным счетам Управления по закяту, налогам и таможне (ZATCA), он идёт дальше на сопоставление. И эта проверка работает, только если у каждого поставщика одна карточка с идентификатором, который не может повторяться, как объяснено в третьей части. Второй счёт на ту же поставку под другим номером останавливает не проверка номера, а само сопоставление, потому что первый счёт уже израсходовал количество по приёмке.

Когда счёт нужно исправить — по количеству, цене или реквизитам любой из сторон, — путь лежит через новый документ, а не через правку старого: кредит-ноту или дебет-ноту, выставленную поставщиком и чётко ссылающуюся на счёт или счета, к которым она относится (статья 54). Подробное руководство по электронным счетам Управления по закяту, налогам и таможне (ZATCA) указывает, что электронный счёт после выставления не изменяется и не удаляется, а его аннулирование производится только через связанную с ним кредит-ноту и новый счёт. Поэтому не просите у поставщика исправленную копию того же счёта; просите связанную с ним ноту и храните оба документа вместе. Ноты со стороны покупателя мы разберём в пятой части; любой вопрос о влиянии на ваш собственный входящий НДС обсудите со своим налоговым консультантом.

И наконец, кто может пропустить счёт, несмотря на расхождение? Не тот, кто вводит счёт, и не тот, кто его оплачивает. Это роль, которую владелец задаёт в матрице согласований; разблокировка фиксируется под именем того, кто её произвёл, с причиной, и отображается в списке, который видит владелец. Каждое исключение также получает срок, установленный владельцем, и если он истекает без решения, исключение эскалируется на следующий уровень — так же, как застрявшая заявка на закупку. Когда счёт задержан, поставщик узнаёт причину в тот же день от отдела закупок, а не через несколько недель от бухгалтерии, когда спросит про оплату. Сопоставление защищает не только деньги; оно защищает и ваши отношения с надёжным поставщиком, чья оплата задерживается лишь потому, что никто не подтвердил приёмку того, что он поставил.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем этот этап для компании, мы начинаем с мест, куда фактически приходят товары и услуги: ворота склада, каждый объект проекта, здание или гостиница, где техник выполняет работу. В каждом месте мы спрашиваем, кто сегодня подписывает, что происходит с бумагой после подписи и сколько дней проходит, прежде чем она дойдёт до бухгалтерии. Приёмка, которую нельзя зафиксировать на месте в момент, когда она происходит, снова превратится в листок в чьём-то кармане, какая бы система за ней ни стояла.

Затем мы выстраиваем приёмку с телефона, по открытому заказу на закупку, с фотографией накладной поставщика и состояния товара; акт выполненных работ, подписанный тем, кто заказал работу; сопоставление, которое запускается само при вводе счёта; и список исключений, где у каждого пункта есть названный человек, принимающий решение, срок и зафиксированная причина, — всё это связано с учётной системой, в которой работает компания. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём и которые описаны в разделе наши услуги.

Упражнение на эту неделю: неделя у ворот и месяц счетов

Для этого упражнения не нужен новый инструмент, и операционный директор может провести его вместе с финансовым директором:

  • Выберите одну точку приёмки на одну неделю: центральный склад, самый загруженный объект или одну гостиницу. Попросите пересчитывать каждую поставку и записывать пересчитанное количество рядом с количеством из накладной поставщика.
  • Спросите тех, кто расписывается за поставки: действительно ли они считают или переписывают количество из накладной? Кто принимает услуги и кто подтверждает, что работа субподрядчика завершена? Вы ищете не виноватого, а шаг, за который никто не отвечает.
  • Возьмите счета поставщиков, оплаченные в прошлом месяце, найдите для каждого документ о приёмке или акт выполненных работ и посчитайте, сколько было оплачено без задокументированной приёмки.
  • Распределите каждое найденное расхождение по четырём категориям: недопоставка, товар-замена, завышенная цена или дубликат счёта. Рядом с каждым запишите, кто принял решение и где это решение зафиксировано.
  • Вернитесь к десяти счетам из упражнения первой части и возьмите расхождения по цене и количеству, которые вы тогда отметили: отнесите каждое к одной из четырёх категорий и проверьте, было ли зафиксировано решение под чьим-то именем или счёт просто оплатили как есть.

Число счетов, оплаченных без задокументированной приёмки, — самый наглядный показатель, который даёт это упражнение, а категория, которая повторяется чаще всего, первой нуждается в письменном маршруте. Если окажется, что приёмки фиксируются, но с опозданием, причина обычно в том, что фиксировать их медленнее, чем работать на месте, и решение — более простая фиксация в том же самом месте, а не ещё одна подпись.

В следующей части

Теперь у каждого счёта есть приёмка, с которой его можно сравнить, и заказ на закупку, по которому его можно измерить. Следующая часть остановится на самом счёте со стороны покупателя и на том, что в нём проверить, прежде чем принимать входящий НДС к вычету: какие реквизиты должен содержать налоговый счёт, что меняется, когда поставщик находится на этапе интеграции электронных счетов, почему отсканированный бумажный счёт не считается соответствующим требованиям электронным счётом и как ошибки исправляются кредит-нотой или дебет-нотой.

Источники