В пятой части счёт поставщика стал полным, был сверен с заказом на закупку и документом о приёмке и сохранён в виде исходного файла. Остаётся одна станция, та, где деньги действительно уходят: оплата. Когда у оплаты нет графика, очерёдность определяет телефон. Поставщик товарного бетона, который звонит каждое утро, получает деньги первым, субподрядчик, закончивший вовремя и не напоминавший о себе, ждёт, а компания по обслуживанию лифтов в жилой башне в конце месяца узнаёт, что никто не запросил оплату её сверенного счёта.

О чём эта часть

Эта часть охватывает четыре вопроса: как оплачивать сверенные счета по сроку оплаты единым плановым реестром, который утверждается один раз; как подтверждать любой запрос на смену банковских реквизитов поставщика; что говорит Исполнительный регламент по НДС об остатке, не оплаченном через двенадцать месяцев после месяца, следующего за поставкой; и как ежемесячно сверять выписку по каждому поставщику. В завершение мы рассмотрим две обязанности, которые могут лечь на вашу компанию, когда она покупает услугу у поставщика-нерезидента. Мы излагаем то, что говорят тексты, с номерами статей. Вопросы о конкретном случае в вашей компании — к вашему налоговому консультанту.

Платите по сроку, а не тому, кто чаще звонит

У каждого счёта есть срок оплаты, и никто не должен держать его в голове. В третьей части мы внесли согласованные условия оплаты в карточку поставщика и сказали, что они автоматически переносятся в каждый заказ на закупку. Поэтому, когда счёт поступает и проходит сверку, система рассчитывает срок оплаты по тем же условиям: при поставке либо через установленный срок после даты счёта или даты приёмки, в зависимости от договорённости. Сами сроки согласовываются с каждым поставщиком по политике, которую устанавливает владелец, а не эта статья.

Затем идёт платёжный реестр. Вместо того чтобы оплачивать каждый счёт отдельно, когда о нём напоминает поставщик, система в фиксированный день, выбранный владельцем, готовит единый список всех сверенных счетов, срок оплаты которых наступил или наступит до следующего реестра. По каждому счёту список показывает поставщика, номер счёта, связанные с ним заказ на закупку и документ о приёмке, срок оплаты и сумму, а затем итог в сравнении с доступными денежными средствами. Тот, у кого есть полномочия по матрице согласований из второй части, утверждает его один раз вместо отдельного утверждения каждого счёта, и переводы выполняются по нему ровно в утверждённом виде.

  • Ни один счёт не попадает в реестр до сверки. Счёт, задержанный из-за расхождения по количеству или цене, остаётся вне реестра с указанием причины, и поставщик узнаёт эту причину от отдела закупок до дня оплаты, а не после него.
  • Аванс привязан к своему заказу на закупку. Когда условия поставщика предусматривают аванс, он учитывается по тому заказу, за который был уплачен, и вычитается из суммы к оплате, когда приходит счёт за поставку. Аванс без связи со своим заказом — самый простой способ заплатить одну и ту же сумму дважды.
  • У удержаний по субподряду есть условие возврата. Когда договор субподряда предусматривает удержание части каждого платежа до окончательной сдачи, система переносит из договора условия удержания и возврата, и удержанная сумма появляется в реестре, когда выполнено её условие, а не когда о ней кто-то вспомнит. О том, где удержания находятся в марже проекта, мы писали в материале контроль затрат и акты выполненных работ.
  • Срочный платёж вне реестра возможен, но фиксируется. Всегда найдётся поставщик, которому нужно заплатить сегодня. Так бывает, но с письменным обоснованием и утверждением того, у кого есть полномочия, и это отражается в списке, который видит владелец. Если этот список становится длинным, он говорит вам, что реестр формируется недостаточно часто или что условия оплаты с некоторыми поставщиками нужно пересмотреть.
  • Оплачиваются счета, а не выписки. Выписка поставщика — инструмент сверки, а не платёжный документ. В реестр попадает сверенный счёт по его номеру, и именно это предотвращает случай из первой части: счёт, оплаченный один раз по письму и ещё раз по выписке.

Платёжный реестр даёт больше, чем контроль. Поставщик, чей счёт полон и сверен, знает, когда получит оплату, поэтому ежедневные звонки стихают, а финансовый директор за несколько дней знает, сколько денег уйдёт и в какой день, а не узнаёт об этом потом из банковской выписки.

Запрос на смену банковских реквизитов: звоните по номеру, который у вас уже есть

Приходит письмо от поставщика, с которым вы работаете много лет, с его обычной подписью и логотипом: банковский счёт изменился. К письму приложен новый IBAN и просьба перевести туда оплату за этот месяц. Запрос может быть совершенно подлинным: компании действительно меняют банки. А может прийти из собственного почтового ящика поставщика после его взлома или с адреса, отличающегося от настоящего одной буквой, и в обоих случаях выглядеть так же, как все прежние сообщения. Бухгалтер, который меняет IBAN на основании такого письма, не проявил небрежности. Он доверился сообщению, которое ничем не отличалось от настоящих. Поэтому правило не исходит из того, что кто-то заметит подделку на глаз. Оно не даёт изменению пройти через один-единственный канал:

  • Подтверждайте звонком, который делаете вы сами, на номер, уже имеющийся в карточке поставщика, а не на номер, указанный в письме с просьбой о смене, и не ответом на это письмо. Если письмо поддельное, его номер и ответы — часть подделки.
  • Тот же путь, которым IBAN прошёл в первый раз. В третьей части мы требовали, чтобы IBAN поступал на официальном письме поставщика, где имя владельца счёта совпадает с зарегистрированным наименованием поставщика. Изменение проходит через те же условия, а не через меньшие.
  • Тот, кто вносит изменение, не тот, кто его утверждает. Один сотрудник регистрирует запрос и документы, другой утверждает его после подтверждения, и оба фиксируются с именем и датой.
  • Первый платёж на недавно изменённый счёт помечается в реестре, чтобы утверждающий реестр видел его, зная, что счёт новый.
  • После изменения известному контактному лицу поставщика направляется уведомление о том, что его банковские реквизиты в ваших записях обновлены. Если поставщик не запрашивал изменение, он узнает об этом до того, как деньги уйдут.

Даже входящий звонок не является достаточным доказательством, потому что голоса сегодня можно подделать общедоступными инструментами, как мы объясняли в материале дипфейки и мошенничество с ИИ. Важно, чтобы звонили вы, и на номер, который был у вас до запроса. И есть вопрос, который предшествует всему этому: кто вообще может редактировать поле IBAN в карточке поставщика? Если это может любой, кто открывает карточку поставщика, правило держится только на добросовестности. Об этом мы писали в материале права доступа: кто что видит. В системе это поле редактирует одна определённая роль, и каждое изменение фиксируется с именем, датой, а также значением до и после. Правило защищает не только деньги. Оно защищает честного бухгалтера от того, чтобы в одиночку нести вину за сообщение, которое он никак не мог отличить.

Остаток, не оплаченный через двенадцать месяцев после месяца, следующего за поставкой

Некоторые счета не оплачиваются вовремя по веской причине: счёт субподрядчика, задержанный из-за спора о качестве работ, счёт за обслуживание в гостинице, ожидающий акта о завершении, который никто не подписал, счёт, ожидающий кредит-ноты, которую поставщик обещал и не выставил. Такие счета могут месяцами висеть в учёте, тогда как входящий НДС по ним уже принят к вычету в одной из прошлых деклараций. Здесь Исполнительный регламент по НДС напрямую связывает оплату с НДС.

Статья 40(10) гласит, что налогоплательщик, принявший к вычету входящий НДС по полученной поставке и не оплативший её полностью через двенадцать месяцев после месяца, следующего за месяцем, в котором состоялась поставка, обязан скорректировать свой входящий НДС к вычету на сумму НДС, рассчитанного с вознаграждения, остающегося неоплаченным на эту дату, включив корректировку в декларацию за налоговый период, охватывающий месяц, в котором истекают двенадцать месяцев. Тот же пункт исключает поставки товаров по договорам финансирования, таким как финансовая аренда, мурабаха и аренда с последующим выкупом, полученные от налогоплательщика, имеющего лицензию на такую деятельность, и оплачиваемые периодическими платежами, при условии, что договор остаётся в силе, по нему нет судебного спора, поставщик задекларировал весь причитающийся НДС в декларации за налоговый период этой поставки, а у клиента есть письменное подтверждение этого от поставщика.

Далее статья 40(11) предусматривает, что если входящий НДС был скорректирован таким образом, а налогоплательщик впоследствии оплатил вознаграждение, вычет входящего НДС может быть увеличен на сумму НДС, рассчитанного с оплаченного вознаграждения, в декларации за налоговый период, в котором произведена оплата, или за любой последующий период. Статья 40(12) подчиняет все эти корректировки срокам, установленным законом или регламентом. Таким образом, по истечении этого периода текст связывает вычет с оплатой: он корректируется, когда период истекает без оплаты, и может быть снова увеличен, когда вознаграждение оплачено, в пределах этих сроков.

На практике для этого нужен список, а не память. Система, которая хранит дату поставки по каждому счёту и сведения о произведённых по нему платежах, может показывать неоплаченные и частично оплаченные счета, отсортированные по сроку давности, и отмечать те, что приближаются к концу двенадцати месяцев, чтобы список попадал к финансовому директору и его налоговому консультанту до подготовки декларации, а не после. Отметка — это сигнал, а не решение: применяется ли текст к конкретному счёту, подпадает ли он под исключение и как производится корректировка, решает ваш налоговый консультант. Тот же список полезен и за пределами НДС: счёт, остающийся неоплаченным много месяцев, может оказаться спором с поставщиком, который никто не урегулировал, а урегулировать его лучше, чем дать ему разрастись.

Ежемесячная сверка выписки по каждому поставщику

В конце месяца поставщик присылает выписку с остатком, который, по его мнению, вы ему должны, а ваш учёт показывает другой остаток по тому же поставщику. Две цифры могут не совпасть с первого взгляда, и это не значит, что кто-то ошибся. Сверить выписку поставщика означает знать причину каждого риала разницы, а не закрыть её корректирующей проводкой. Типичных расхождений четыре:

  • Счёт, который вы так и не учли. Поставщик его отправил, а он так и не попал в ящик для входящих счетов, или попал и задержан в ожидании приёмки или сверки. Вопрос в том, пришёл ли он вообще? А если пришёл, почему не учтён?
  • Платёж в пути. Он ушёл в последний день месяца, поэтому отражён в вашем учёте, но ещё не в выписке поставщика. Это временное расхождение, которое само закроется в следующем месяце, и его нужно лишь отметить с датой.
  • Кредит-нота, которая так и не пришла. Поставщик принял возврат или согласовал скидку и списал её со своего остатка, но сама нота до вас так и не дошла, или наоборот: нота, которую он обещал и ещё не выставил. В любом случае вы запрашиваете ноту, привязанную к счёту, как объяснялось в пятой части.
  • Счёт, учтённый дважды, на вашей стороне или на стороне поставщика. На вашей стороне это тот случай, который проверка на дубликаты останавливает при вводе, а сверка ловит его, если что-то проскочило.

Каждому расхождению присваиваются статус, ответственный и дата: временное расхождение, отслеживаемое в следующем месяце; ошибка на вашей стороне, которую исправляют; или ошибка на стороне поставщика, которую вы просите его исправить. Сверка начинается с согласованного входящего сальдо, потому что старое расхождение, которое так и не урегулировали, смешивается с каждым новым после него. Не нужно с первого дня сверять каждого поставщика каждый месяц. Начните с поставщиков, у которых покупаете больше всего, или с тех, по кому расхождения повторяются, и оставьте порядок приоритетов на усмотрение владельца.

Это утомительные поиски, когда заказы на закупку живут в таблице, счета — в почте, а платежи — в банковской выписке. Когда система с самого начала хранит заказ на закупку, документ о приёмке, счёт, любую ноту и платёж, связанные одним номером, сверка становится сравнением, а не поиском: выписка поставщика загружается, система сопоставляет каждую строку по номеру счёта и сумме, и у вас остаётся только то, что не совпало, вместе с тем, что система знает о каждом счёте: был ли он принят, задержан ли он и выставлена ли по нему нота.

Поставщики за пределами Королевства: две обязанности, которые могут лечь на вашу компанию

Когда вы покупаете услугу у поставщика-нерезидента, например подписку на программу проектирования для технического отдела, договор на обслуживание производственной линии с её зарубежным производителем или инженерный консалтинг для проекта, могут возникнуть две обязанности, которых нет при работе с местным поставщиком, и там, где они применяются, они ложатся на вашу компанию, а не на поставщика: в первом случае — задекларировать НДС, во втором — удержать налог и перечислить его в Управление по закяту, налогам и таможне (ZATCA). Здесь мы описываем их как механизмы; подробности и условия применения каждой из них — в источниках:

  • НДС по механизму обратного начисления. Статья 47(1) гласит, что если Единое соглашение ССАГПЗ по НДС возлагает на клиента-налогоплательщика обязанность уплатить НДС по поставке, полученной от поставщика-нерезидента, НДС уплачивается по механизму обратного начисления: клиент декларирует исходящий НДС по поставке, а также любой входящий НДС к вычету в той мере, в какой он может воспользоваться вычетом, в декларации по НДС за этот налоговый период. Поэтому отсутствие саудовского НДС в счёте иностранного поставщика не означает, что поставка не облагается НДС. Это может означать, что обязанность задекларировать его перешла к вам.
  • Налог у источника по платежам нерезидентам. Общее руководство ZATCA по налогу у источника разъясняет, что платежи лица, обязанного удерживать налог, нерезиденту из источника в Королевстве входят в сферу удержания, и что обязанное лицо должно подавать ежемесячную декларацию по удержанию, охватывающую суммы, выплаченные в этом месяце и подлежащие удержанию, подавая её и перечисляя удержанный налог в течение первых десяти дней месяца, следующего за месяцем выплаты получателю. Пример из руководства: роялти, выплаченное нерезиденту 20 января, декларируется, а налог с него перечисляется не позднее 10 февраля, и получателю выдаётся справка с указанием выплаченной суммы и удержанного налога. Если в каком-то месяце нет платежей, подлежащих удержанию, ежемесячная декларация не требуется. Ставки удержания по видам платежей и действие соглашений об избежании двойного налогообложения следует смотреть в самом руководстве и с вашим налоговым консультантом. В руководстве также указано, что доход от поставки товаров не входит в сферу удержания, а договор на поставку товаров в Королевство подпадает под неё только в части сопутствующих работ, выполняемых внутри Королевства, таких как внутренняя перевозка, монтаж, обслуживание или обучение. Оно устанавливает и другие обязанности для удерживающего лица, включая регистрацию в ZATCA и годовую декларацию.

Операционная сторона начинается с карточки поставщика: поле, указывающее, что поставщик — нерезидент, и несущее с собой оба последствия. Его счёт поступает в бухгалтерию с пометкой о необходимости проверки на обратное начисление, а его платёж появляется в реестре с пометкой, что он может относиться к декларации по удержанию за этот месяц, чтобы ответственный ещё до десятого числа знал, что нужно задекларировать и перечислить, а не собирал это по банковской выписке. Система готовит список, а окончательную классификацию каждого платежа делает ваш налоговый консультант.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем этап оплаты для компании, мы начинаем с двух вопросов: как сегодня решается, кому платить первым, и кто может изменить банковские реквизиты поставщика? Затем мы строим платёжный реестр на основе условий оплаты из каждой карточки поставщика, чтобы в него попадали только сверенные счета и он утверждался один раз по матрице согласований, а смену IBAN превращаем в двухэтапный путь с журналом, который невозможно стереть.

Мы превращаем сверку выписок поставщиков в сравнение, которое система проводит по документам, уже имеющимся у неё, готовим список неоплаченных счетов по срокам давности и список поставщиков-нерезидентов для того, кто готовит декларации, и оставляем налоговые решения вашему консультанту. Всё это подключается к учётной системе, в которой компания уже работает, а не заменяет её. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём и которые описаны в разделе наши услуги.

Упражнение на эту неделю: платежи за три месяца

Для этого упражнения не нужен новый инструмент, и финансовый директор может выполнить его вместе с тем, кто делает переводы:

  • Выгрузите из банковской выписки платежи поставщикам за последние три месяца, и отметьте напротив каждого: был ли счёт сверен? Оплачен ли он в срок, раньше или позже? Кто попросил его оплатить?
  • Посчитайте платежи, ушедшие вне какого-либо графика, и запишите причину каждого, если она известна.
  • Соберите все изменения банковских реквизитов поставщиков за прошедший год, и по каждому спросите: как пришёл запрос? Как его подтвердили? Кто утвердил?
  • Отсортируйте неоплаченные счета по сроку давности от даты поставки, отметьте те, что приближаются к двенадцати месяцам от месяца, следующего за поставкой, и отправьте список своему налоговому консультанту.
  • Запросите выписку у трёх крупнейших поставщиков и сверьте её, классифицируя каждое расхождение: неучтённый счёт, платёж в пути, неполученная нота или дубликат.

Упражнение даёт ясную картину того, с чего начать. Если большинство платежей ушло вне графика, начните с платёжного реестра. Если у смены банковских реквизитов нет документированного подтверждения, начните с этого прежде всего остального, потому что это та брешь, через которую деньги уходят не в те руки. Если расхождения в выписках часты, ищите их причину на станциях до оплаты: приёмка, сверка и ящик для входящих счетов.

В следующей части

У каждого риала, уходящего поставщику, теперь есть полный путь: утверждённая заявка, заказ на закупку, задокументированная приёмка, сверенный счёт, плановый платёж и сверенная выписка. Седьмая, заключительная часть сводит всё это в единое представление о расходах: сколько обязательств вы взяли, по которым ещё не выставлены счета, кто на самом деле ваши крупнейшие поставщики и какие категории покупаются вне заказов на закупку. Затем в ней излагается девяностодневный план цифровизации закупок в таком порядке, который ни на один день не останавливает закупки.

Источники