Счёт поставщика ложится на стол бухгалтерии, и прежде чем оплатить его, бухгалтер задаёт четыре простых вопроса. Кто запросил эту покупку? Кто её одобрил? Какую цену мы согласовали? Всё ли пришло? Каждый ответ существует, только не в одном месте. Заявка — в переписке в WhatsApp между инженером объекта и сотрудником отдела закупок, согласование — подписанный лист в ящике стола, цена — в таблице одного человека, а приёмка — накладная, которую кто-то подписал у ворот. И бухгалтер начинает обзванивать всех или платит на доверии, потому что поставщик ждёт.

Цифровизация закупок: идём вслед за деньгами

Мы открываем серию «Цифровизация закупок» этой сценой, потому что она повторяется в каждой компании, которая закупает каждый день: у подрядчика, покупающего материалы с доставкой на объект, у завода, покупающего сырьё и запчасти, у отеля или управляющей компании, закупающих услуги по обслуживанию и расходные материалы. Серия начинается с того момента, когда потребность уже известна; когда и сколько дозаказывать, мы разобрали в статье точка заказа и страховой запас. Здесь мы следим за тем, что происходит дальше: за путём от заявки на закупку до оплаты поставщику и за тем, где по дороге утекают деньги.

Семь станций, у каждой свой типичный сбой

Каждая покупка, даже самая мелкая, проходит через семь станций. На каждой есть сбой, который повторяется, пока не станет привычкой:

  • Заявка: покупка без письменной заявки. Прорабу нужна арматура, или техник отеля нуждается в детали для кондиционера, и они звонят напрямую сотруднику отдела закупок или поставщику. Ни один документ не фиксирует, кому что понадобилось, для какого проекта и зачем, поэтому последующим документам не на что ссылаться.
  • Согласование: устное «да», которое никто не может доказать. Руководитель согласился по телефону, голосовым сообщением или быстрым OK в группе WhatsApp. Согласование было настоящим, но оно не привязано ни к какой конкретной заявке, и через два месяца никто не может точно доказать, что было одобрено и на какую сумму.
  • Поставщик и предложение: цена, отличающаяся от согласованной. Коммерческое предложение пришло фотографией в чате, а счёт пришёл с более высокой ценой за единицу или со стоимостью доставки, о которой в предложении не было ни слова. Расхождения никто не замечает, потому что при проверке счёта предложения рядом нет.
  • Заказ на закупку: обязательство без бумаги. Заказ передали поставщику по телефону, или заказ на закупку оформили уже после прихода счёта, чтобы его прикрыть. Заказ на закупку, оформленный после счёта, ничего не контролирует: он копирует счёт вместо того, чтобы быть эталоном, с которым счёт сверяют.
  • Приёмка: в счёте больше, чем пришло. Грузовик с материалами приезжает на объект перед самым закатом, или поставка на завод приходит без двух позиций, и кто-то подписывает накладную, не пересчитав. Потом приходит счёт на полное количество. Это первая из брешей, которые мы описали в статье разрыв в точности складского учёта: всё, что поступило без учёта, потом всплывает где-то ещё.
  • Счёт: недостающие сведения, ослабляющие ваш вычет НДС. Счёт без номера плательщика НДС поставщика или с общим описанием, из которого не видно количество и характер товаров. Исполнительный регламент по НДС перечисляет сведения, которые должен содержать налоговый счёт, и ставит вычет входящего НДС в зависимость от наличия подтверждения налога, хотя между компаниями он допускает менее подробный упрощённый счёт для поставки менее 1 000 риялов. Счёт также может прийти через несколько недель после поставки, потому что срок его выставления — 15-е число месяца, следующего за месяцем поставки, и к тому времени уже никто не помнит, что на самом деле было получено.
  • Оплата: один счёт оплачен дважды. Поставщик отправил счёт по электронной почте, потом прислал копию в WhatsApp или снова выставил его в акте сверки на конец месяца, и его оплатили один раз по счёту и ещё раз по акту сверки. Никто ничего не сделал неправильно намеренно; просто ничто по пути не сигнализировало, что этот счёт уже оплачен.

Заметьте, что ни один из семи сбоев не связан с честностью. Сотрудник отдела закупок ничего не скрывает, а прораб не безалаберен. Каждый из них использует ближайший под рукой инструмент, чтобы сделать сегодняшнюю работу, и WhatsApp и таблицы отлично для этого подходят. Проблема появляется, когда их используют за пределами их возможностей.

Проблема в устройстве процесса, а не в людях

Посмотрите на семь станций сверху, и вы найдёте одну причину: каждая станция ведёт собственный учёт. У заявителя есть чат, у согласующего — память, у отдела закупок — почтовый ящик, у объекта или склада — накладные, а у бухгалтерии — учётная система. Ни один общий номер не связывает эти записи, поэтому никто не видит всю цепочку целиком. Единственный, кто пытается её увидеть, — бухгалтер на последней станции, когда деньги вот-вот уйдут.

Это тот же шаблон, который мы описали в статье где подрядные и сервисные компании теряют прибыль: утечка возникает не из-за одной крупной ошибки, а из-за мелких зазоров между шагами, которые принадлежат разным людям. Контроль, который зависит от того, вспомнит ли кто-то оформить заказ на закупку, пересчитать поставку или проверить, не оплачен ли уже счёт, не выдержит ежедневного давления, каким бы дисциплинированным ни был этот человек. Решение не в том, чтобы просить людей быть внимательнее. Оно в том, чтобы каждый документ был условием следующего шага: никакого заказа на закупку без одобренной заявки и никакой оплаты без приёмки, совпадающей со счётом.

Во что это обходится вам незаметно

Стоимость сломанного цикла никогда не появляется отдельной строкой в отчёте о прибылях и убытках, поэтому кажется бесплатной. Платить за неё приходится в пяти местах:

  • Цена выше согласованной. Разница по каждому отдельному счёту невелика, но она повторяется, и никто её не замечает, потому что для сравнения нужен документ, которого нет под рукой при проверке счёта.
  • Оплата того, что так и не пришло. Недопоставленное количество оплачивается полностью, незавершённая услуга оплачивается как завершённая, а вернуть разницу потом можно только с доказательствами, которых у вас нет.
  • Двойные платежи. Деньги ушли, и их возврат зависит сначала от того, заметит ли кто-нибудь, а затем от готовности поставщика сотрудничать и от времени того, кто этим занимается.
  • Входящий НДС под угрозой. Неполный счёт может ослабить ваше право на вычет его НДС, а счета и учётные записи нужно хранить не менее шести лет с конца налогового периода, к которому они относятся. Счёт, который живёт в телефоне сотрудника, может не оказаться на месте, когда он вам понадобится.
  • Более долгое закрытие месяца и ждущие поставщики. Бухгалтерия тратит дни закрытия на поиск документов, правильные счета ждут, потому что никто не подтверждает приёмку, а оплата поставщику, который поставил вовремя, сдвигается, и это портит отношения.

Взгляд Origami

Закупки проходят через все отрасли, в которых мы работаем, от подряда и обслуживания до промышленности и складов, недвижимости и отелей. Каждый раз мы начинаем с одного вопроса: можете ли вы из одного места связать счёт с его заявкой, согласованием, заказом и приёмкой? Прежде чем нарисовать хоть один экран, мы описываем цикл таким, каким он на самом деле работает в компании: кто запрашивает, кто согласует, где принимают товары и кто вносит счёт.

Затем мы строим процесс закупок вокруг этого цикла: заявка с номером, которому следует каждый последующий документ, согласование, которое система обеспечивает по порогам, установленным владельцем, приёмка, которая фиксируется там, где происходит, и входящий ящик счетов поставщиков, который сопоставляет каждый счёт с его заказом и приёмкой до того, как он дойдёт до оплаты. Всё это подключается к вашей учётной системе и электронному выставлению счетов, а не заменяет их. Именно это мы имеем в виду, когда говорим о создании заказных систем в рамках наших услуг.

Упражнение на эту неделю: проследите свои последние десять счетов

Прежде чем браться за любую систему или инструмент, вам нужно число, которое покажет масштаб проблемы. Операционный или финансовый руководитель может сделать это за неделю без новых инструментов:

  • Возьмите последние десять оплаченных счетов поставщиков и перемешайте их как можно сильнее: материалы, услуги и срочную закупку, если такая была.
  • Для каждого счёта найдите четыре документа: заявку на закупку, её согласование, заказ на закупку и документ о приёмке или подтверждение того, что услуга оказана.
  • Запишите, где вы нашли каждый документ: в системе, в электронной почте, в WhatsApp, на бумаге или в памяти человека, которого пришлось спросить.
  • Сравните цену и количество в счёте с заказом на закупку и документом о приёмке и отметьте каждое расхождение, каким бы мелким оно ни было.
  • Посчитайте, у скольких счетов все четыре документа нашлись в одном месте, без необходимости кого-то спрашивать.

Этот результат из десяти — исходная точка, по которой будет измеряться каждое последующее улучшение. Ещё полезнее ваша заметка о том, где был найден каждый документ, потому что она показывает, какая станция ломается в вашей компании чаще всего. Обычно выясняется, что большая часть разрыва приходится на одну или две станции, и именно с них вы начинаете.

В следующих частях

Цикл описан, его сбои названы; остаётся исправлять их по одной станции. Следующая часть начинается с первого документа: заявки на закупку и матрицы согласований, кто что согласует в зависимости от суммы и вида закупки и как система закрывает обходные пути вокруг неё. Затем мы перейдём к превращению коммерческого предложения в обязывающий заказ на закупку, потом к приёмке и трёхстороннему сопоставлению, потом к тому, что проверять в счёте поставщика перед вычетом его НДС, потом к планированию платежей и сверке актов с поставщиками, и завершим серию полной картиной ваших расходов и девяностодневным планом, который приводит всё это в порядок.

Источники