Правильный счёт начинается с подтверждения доставки, а не с заказа на продажу. Для товаров это подтверждение — накладная, подписанная уполномоченным лицом у клиента и оформленная на телефоне прямо у двери: фактически полученное количество по каждой строке, имя и подпись получателя, время и местоположение, фото товара и всё, от чего отказались, с указанием причины. Для услуги это акт о завершении, подписанный представителем клиента, а в строительстве — акт выполненных работ, утверждённый инженером или консультантом заказчика. Затем система превращает это подтверждение в черновик счёта без повторного ввода, так что непоставленная строка никогда не попадает в счёт, подписанная накладная остаётся прикреплённой к счёту, а на последующую претензию отвечают за одну минуту, а не за одну неделю.

От кредитного лимита к моменту доставки

В третьей части каждый клиент получил проверенную карточку, лимит, который система проверяет при каждом заказе и каждой доставке, и известного человека, который принимает и утверждает счета. Эта часть — о моменте, когда продажа становится тем, что можно предъявить к оплате: о доставке. Заказ на продажу говорит, о чём договорились; клиент же платит за то, что фактически до него дошло. Между ними каждый день возникают небольшие расхождения, добросовестные с обеих сторон: товар закончился на складе, и поставка ушла неполной, две коробки повредились в дороге, и получатель от них отказался, объект попросил перенести половину количества на следующую неделю.

Когда счёт выставляется по заказу на продажу, он переносит эти расхождения с собой, и бухгалтерия клиента получает сумму, которая не совпадает с тем, что получил его склад. Если ваш клиент сверяет счета поставщиков так, как мы описывали со стороны покупателя в материале о приёмке товара и трёхсторонней сверке, он не оплатит счёт, пока тот не совпадёт с его заказом на покупку и с записью о приёмке, которую он сделал сам, и ждёт весь счёт, пока расхождение не объяснят, а не только строка, в которой оно есть. Именно здесь начинается значительная часть задержек оплаты, о которых мы говорили в первой части: нет никакого спора о долге, просто один документ не совпадает с другим. Счёт, построенный на той же цифре, под которой расписался его получатель, проходит сверку без лишних вопросов.

Товары: накладная, оформленная на телефоне у двери

Бумажная накладная — хороший инструмент, и во многих компаниях она по-прежнему работает. Но до бухгалтера она доходит через несколько дней, если доходит вообще; она может намокнуть или потеряться в бардачке грузовика; а подпись на ней не говорит ни о том, кто подписал, ни о том, был ли этот человек уполномочен. Перенос накладной на телефон не меняет саму идею, он меняет время: доставка фиксируется в момент, когда она происходит, и в тот же момент попадает в систему. Хорошая накладная содержит шесть элементов:

  • Фактически полученное количество по каждой строке в сравнении с количеством в заказе на отгрузку. Водитель или торговый представитель открывает заказ на доставку в телефоне и подтверждает каждую позицию вместе с получателем, так что любое расхождение видно, пока грузовик ещё стоит у двери.
  • Имя, должность и подпись получателя. Уполномоченный получатель берётся из карточки клиента, которую мы создали в третьей части: кладовщик, инженер объекта или тот, кого клиент назначит для каждой площадки. Если подписывает кто-то другой, это видно в накладной в тот же день, а не через месяц.
  • Время и местоположение, которые телефон фиксирует автоматически, чтобы никто не писал дату по памяти.
  • Фото товара после разгрузки и фото печати клиента на накладной, если он её использует. На фото — товар и документ, а не люди.
  • Отклонённые позиции и причина: повреждено, не соответствует заказу или больше заказанного, с фото. Отклонённый товар возвращается в грузовик и учитывается как возврат на склад, чтобы он не потерялся между тем, что было отгружено, и тем, что выставлено в счёт.
  • Номер заказа на покупку клиента, если его требует бухгалтерия клиента; это одно из полей, которые содержит карточка клиента.

Частичная поставка — это не исключение, которое решают по телефону. Если клиент заказал 100 коробок, а сегодня доставили 60, накладная фиксирует 60, а 40 остаются открытыми в заказе на продажу, пока их не доставят или клиент их не отменит. Если получатель отказался от 4 коробок, потому что они были повреждены, накладная фиксирует 56 принятых и 4 отклонённых, с причиной и фото. Эти цифры — пример, но принцип остаётся: каждая строка заказа на продажу завершается в одном из трёх известных состояний — поставлено и принято, отклонено с причиной или всё ещё открыто. Ни одна строка не остаётся в серой зоне, о которой бухгалтеру придётся спрашивать водителя через две недели.

Услуги и строительство: акт о завершении и утверждённый акт выполненных работ

Услуга не приезжает на грузовике, так что у двери считать нечего. Подтверждением здесь служит акт о завершении, подписанный представителем клиента по окончании работы: что сделано, когда, осталось ли что-то, с фотографиями выполненной работы. Обслуживающая компания, которая работает с жилой башней по ежемесячному договору, закрывает каждый выезд подписью управляющего зданием; отель, принимающий мероприятие за счёт компании, закрывает его подписью координатора компании о том, что фактически было предоставлено; управляющая недвижимостью компания закрывает ремонт сверх договора подписью того, кто его запросил. В материале о нарядах-заказах мы объясняли, как каждая заявка с объекта становится нарядом с номером, статусом и ответственным; эта часть добавляет, что закрытие наряда подписью клиента само по себе является подтверждением доставки, на котором строится счёт. Дополнительные работы сверх договора требуют зафиксированного согласования до их выполнения, а не после, иначе они попадают в счёт строкой, которую никто у клиента не узнаёт.

Подрядчик выставляет счёт не за поставку и не за выезд, а за выполненные объёмы, измеренные в акте выполненных работ (mustakhlas). Подтверждением здесь служит утверждение акта инженером или консультантом заказчика, а не его подача подрядчиком. Поданный акт — это оценка подрядчика того, что сделано; утверждённый — то, с чем согласилась другая сторона. Поэтому требование об оплате строится на утверждённых цифрах, а разница между поданным и утверждённым фиксируется по каждой позиции с причиной, ведь эта разница — либо ещё не измеренная работа, которая войдёт в следующий акт, либо разногласие, которому нужен ответственный. Как измеряются объёмы и относятся затраты на проект, мы разбирали в материале о контроле затрат и актах выполненных работ; момент выставления налогового счёта по строительному договору — вопрос для вашего налогового консультанта.

От подтверждённой доставки к черновику счёта

Когда доставка завершена и подтверждена, никто не вводит её заново в программу для выставления счетов. Система превращает подтверждённую накладную в черновик счёта: клиент — из его карточки, цены — из утверждённого заказа на продажу со скидкой, согласованной во второй части, количество — из накладной, а не из заказа, а дата доставки — с телефона. Бухгалтер проверяет черновик и выставляет его, но не вводит цифры. Из такой схемы вытекают три правила, которые обеспечивает система, а не память:

  • Непоставленная строка никогда не попадает в счёт. Открытое количество остаётся в заказе на продажу, а отклонённые количества никогда не входят в счёт.
  • Доставка никогда не выставляется в счёт дважды. Каждая накладная связана со счётом, выставленным по ней, поэтому она не может попасть во второй.
  • Подтверждённая доставка никогда не остаётся без счёта. Она появляется в ежедневном списке с указанием срока, потому что поставленное и не выставленное в счёт — это деньги, которых ещё никто не попросил, и это один из остатков, которые суммирует проверка кредитного лимита из третьей части.

Доставка напрямую связана с тем, чего Исполнительный регламент Закона об НДС требует от налогового счёта. Статья 53, пункт 5, требует, чтобы в счёте были указаны количество и характер поставленных товаров или объём и характер оказанных услуг, а также дата поставки, если она отличается от даты счёта. Статья 53, пункт 1(b), устанавливает крайний срок выставления налогового счёта по поставке между компаниями — 15-е число месяца, следующего за месяцем, в котором состоялась поставка. Иными словами, количество и дата, нужные счёту, — это ровно то, что фиксирует накладная, а срок отсчитывается от месяца поставки, а не от дня, когда накладная попала к бухгалтеру. Если счёт выставлен на количество, которое не было поставлено, его исправление после выставления требует кредитового авизо с чёткой ссылкой на исходный счёт (статья 54, пункты 1 и 4), чему посвящена следующая часть.

Когда бухгалтерия клиента через несколько недель звонит и говорит, что количество пришло не полностью, сотрудник по взысканию открывает счёт и находит прикреплённую накладную: кто принял, когда, где, сколько принято, сколько отклонено, и фото товара после разгрузки. Он отправляет её в том же ответе, и либо вопрос закрыт, либо выясняется, что ошибка наша, и её исправляют. В любом случае никто не роется в бумагах водителей и никто не ждёт неделю.

Что говорит Закон о доказательствах о цифровой накладной

Владельцы бизнеса спрашивают об этом, когда подпись переходит с бумаги на экран: будет ли эта накладная иметь силу, если спор дойдёт до суда? Закон о доказательствах, утверждённый Королевским указом № M/43 от 1443 года хиджры, содержит главу о цифровых доказательствах. Статья 53 определяет цифровое доказательство как любое доказательство, полученное из данных, созданных, выпущенных, переданных, хранимых или сообщённых цифровыми средствами, при условии что их можно извлечь или получить в понятной форме. Статья 54 перечисляет среди его форм цифровую запись, цифровой документ, цифровую подпись, цифровую переписку и цифровые носители. Статья 55 устанавливает, что доказывание цифровыми доказательствами имеет ту же силу, что и доказывание письменными доказательствами по закону.

Наиболее важна на практике статья 57: неофициальное цифровое доказательство обязательно для сторон сделки, пока не доказано обратное, в случаях, которые включают доказательство, полученное с помощью цифрового средства, указанного в спорном договоре. Статья 58 возлагает бремя доказывания того, что цифровое доказательство не подлинно, на того, кто это утверждает. Иными словами, способ, которым вы и ваш клиент договорились подтверждать доставку, стоит прописать в договоре или условиях продажи, а не оставлять устной привычкой. Как сформулировать это условие и чего достаточно в конкретном случае — вопросы для вашего юриста. Отдельно статья 66, пункт 1, Исполнительного регламента по НДС требует хранить счета, записи и бухгалтерские документы не менее 6 лет с конца соответствующего налогового периода, и накладная, прикреплённая к своему счёту, остаётся с ним столько, сколько хранится счёт.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем для компании процесс доставки и выставления счетов, мы начинаем с того, как она подтверждает доставку сегодня: кто подписывает у клиента, куда попадают накладные после подписания, сколько времени проходит между доставкой и счётом и кто вводит количества. Счёт, который пришлось исправлять после выставления, показывает нам, где ломается текущий процесс, ещё до того, как мы нарисуем хотя бы один экран.

Затем мы превращаем это в процесс, который работает на телефонах водителей, техников и прорабов: заказ на доставку или наряд-заказ, который открывается на телефоне; подтверждение, фиксирующее количество, подпись, время, местоположение, фото и отказы с причинами, даже на объекте без связи, с отправкой, как только связь вернётся; черновик счёта, построенный на подтверждённой доставке; и накладная, прикреплённая к каждому счёту, — всё это связано с вашей учётной системой и электронным выставлением счетов. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём в рамках наших услуг.

Упражнение на эту неделю: последние двадцать счетов, о которых кто-то спрашивал

Прежде чем внедрять какую-либо систему, нужна картина того, что на самом деле происходит между доставкой и счётом. Это упражнение для финансового директора и операционного директора на одну совместную сессию:

  • Выберите последние двадцать счетов, которые были оплачены с опозданием, вызвали вопросы у клиента или были исправлены после выставления.
  • Для каждого счёта найдите подтверждение доставки: подписанную накладную, акт о завершении или утверждённый акт выполненных работ. Запишите, сколько времени ушло на поиск и где вы его нашли.
  • Сравните количество в счёте с количеством в накладной и запишите, откуда взялось количество в счёте: из заказа на продажу или из накладной.
  • Проверьте, кто подписал: входит ли этот человек в число уполномоченных получателей в карточке клиента и разборчиво ли его имя?
  • Посчитайте дни между доставкой и счётом для каждого из них.

Число счетов, подтверждение по которым вы не смогли найти за несколько минут, и число тех, где количества взяты из заказа на продажу, а не из накладной, — это отправная точка для этой части. Самый большой разрыв между доставкой и счётом покажет, где накладная застревает на пути к бухгалтеру.

В следующей части

Теперь у счёта один источник — подтверждённая доставка, и её подтверждение путешествует вместе с ним. Следующая часть задаётся вопросом, почему оплата всё равно задерживается: счёт, выставленный с опозданием или попавший к тому, кто не уполномочен его утверждать, сроки выставления по Исполнительному регламенту, ежемесячный сводный счёт и исправление счёта после выставления кредитовым или дебетовым авизо вместо его удаления. Затем журнал претензий: у каждой претензии есть ответственный, причина и дата, а бесспорная часть счёта остаётся доступной для взыскания.

Источники