Клиенты часто платят с опозданием потому, что сам счёт-фактура опоздал или где-то застрял, а не потому, что не хотят платить. На практике срок оплаты не начинает течь, пока правильный счёт-фактура не дойдёт до человека у клиента, уполномоченного его утвердить. Решение состоит из трёх шагов. Выставляйте счёт-фактуру в день подтверждения поставки или в фиксированную дату месяца; крайний срок по Исполнительному регламенту НДС — 15-е число месяца, следующего за поставкой. Исправляйте любую ошибку после выставления кредит-нотой или дебет-нотой со ссылкой на исходный счёт-фактуру не позднее 15-го числа месяца, следующего за событием, и никогда не удаляйте его. И регистрируйте каждое возражение с ответственным, причиной и датой, чтобы неоспариваемая часть оставалась к взысканию.

От подтверждённой поставки к оплаченному счёту-фактуре

В четвёртой части у счёта-фактуры появился единственный источник — подтверждённая поставка с приложенной подписанной накладной. Но даже правильный счёт-фактура может оставаться неоплаченным по причинам, никак не связанным с его цифрами. Эта часть — о расстоянии между выставлением счёта-фактуры и получением денег, и там повторяются три причины, при добросовестности обеих сторон:

  • Счёт-фактура уходит поздно. Товар доставили или услугу оказали в начале месяца, а счёт-фактура ждал конца месяца, чтобы уйти вместе с остальными. Если ваши условия отсчитывают срок оплаты от даты счёта-фактуры, каждый день его ожидания — это день, добавленный к вашему ожиданию, хотя клиент не опоздал ни на день.
  • Счёт-фактура попадает к тому, кто не может его утвердить. Он уходит контактному лицу, с которым работает ваша команда, или на общий почтовый ящик, который никто не просматривает, или приходит без номера заказа на закупку, который требует бухгалтерия клиента. В третьей части в карточке клиента появилось имя человека, который принимает и утверждает счета-фактуры; здесь это имя становится единственным адресом, на который отправляется счёт-фактура.
  • Спор без ответственного. Клиент возражает по одной строке в телефонном разговоре с менеджером по продажам, менеджер обещает разобраться, а финансовый отдел так ничего и не узнаёт. Весь счёт-фактура застревает у клиента, а отдел взыскания звонит и требует сумму, которая, как знает клиент, находится в споре.

Помните, что бухгалтерия вашего клиента проверяет ваш счёт-фактуру, прежде чем его провести, — мы описывали это со стороны покупателя в статье Счета-фактуры поставщиков: что проверить перед вычетом входящего НДС. Счёт-фактура без обязательного реквизита или с сокращённым названием их компании вместо указанного в коммерческом реестре останавливается там потому, что их система работает как положено, а не потому, что они уклоняются от оплаты.

Когда нужно выставить налоговый счёт-фактуру? Что говорит Регламент

Исполнительный регламент Закона об НДС устанавливает чёткие пределы для сроков выставления счетов в продажах между компаниями. Вот самые важные из них, если вы продаёте с отсрочкой платежа:

  • Налоговый счёт-фактура между компаниями должен быть выставлен не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошла поставка (статья 53, пункт 1(b)). Поэтому для поставки 3 октября крайняя дата счёта-фактуры — 15 ноября.
  • Упрощённый счёт-фактура между компаниями — это исключение, допустимое только для поставок менее 1000 риалов (статья 53, пункт 1(c)), поэтому он не может заменить налоговый счёт-фактуру в ваших регулярных поставках корпоративным клиентам.
  • Ежемесячный сводный счёт-фактура: вы можете выставить одному клиенту один сводный налоговый счёт-фактуру на несколько отдельных поставок за период не более одного календарного месяца при условии, что он содержит реквизиты, требуемые пунктом 5 той же статьи, не позднее 15-го числа следующего месяца (статья 53, пункт 4). Он подходит дистрибьютору, который поставляет одному и тому же клиенту несколько раз в неделю, или обслуживающей компании, которая приезжает в одно и то же здание чаще раза в месяц. Лучше держать каждую накладную или акт выполненных работ привязанными к своей строке в сводном счёте-фактуре, чтобы доказательство не терялось внутри месячного счёта-фактуры.
  • Договоры на услуги с платежами в установленные даты: если услуги оказываются на постоянной основе и договор устанавливает платежи в конкретные даты, НДС подлежит уплате на самую раннюю из дат: дату наступления срока платежа, дату фактической оплаты или дату счёта-фактуры, и не реже одного раза в каждые 12 последовательных месяцев (статья 20, пункт 1). Прочие длящиеся поставки облагаются на более раннюю из дат — счёта-фактуры или оплаты — в пределах этой суммы (статья 20, пункт 2). Это важно для ежемесячного договора на обслуживание или корпоративного счёта в гостинице, оплачиваемого частями. Что касается подряда, Регламент не называет работы, выставляемые по промежуточным актам, поэтому спросите своего налогового консультанта, какой пункт применяется к вашему договору.

Но крайняя дата в Регламенте — это предел соответствия требованиям, а не операционная цель. Счёт-фактура, выставленный 15-го числа следующего месяца, соответствует требованиям, но если срок оплаты отсчитывается от его даты, он задержал ваши деньги на недели. Самое простое операционное правило — одно из двух, выбранное владельцем для каждого клиента: счёт-фактура в день подтверждения поставки или сводный счёт-фактура в фиксированный день каждого месяца, согласованный с клиентом и известный его бухгалтерии. В обоих случаях система отслеживает каждую подтверждённую, но ещё не выставленную поставку и показывает её срок, как мы начали делать в четвёртой части.

Никаких удалений после выставления: кредит-нота и дебет-нота

Когда клиент возражает против выставленного счёта-фактуры, самым быстрым решением кажется аннулировать его и выставить вместо него правильный. Электронные счета-фактуры так не работают. Подробное руководство Управления по закяту, налогам и таможне по электронному выставлению счетов относит редактирование или удаление счёта-фактуры после выставления к запрещённым функциям решения для электронных счетов и указывает, что тот, кто хочет аннулировать счёт-фактуру, может сделать это только через связанную с ним кредит-ноту с последующим выставлением нового счёта-фактуры (разделы 5.6 и 6.5). На этапе интеграции, согласно руководству, каждый налоговый счёт-фактура между компаниями проходит проверку и получает печать Управления до того, как вы передадите его клиенту, и эта проверка распространяется на связанные кредит-ноты и дебет-ноты (раздел 6.4). Что этот этап означает для продавца, мы рассказывали в статье Электронные счета-фактуры на заводе и складе.

Статья 54 Регламента определяет, когда выставляется каждая нота:

  • Кредит-нота — когда после выставления счёта-фактуры наступает один из случаев, указанных в статье 40, пункт 1, и НДС в счёте-фактуре больше причитающегося НДС (статья 54, пункт 1). Случаи статьи 40: отмена или приостановление поставки полностью или частично, существенное изменение её характера, меняющее налог, изменение её согласованной стоимости по любой причине, включая дополнительную скидку после продажи, или возврат, принятый продавцом.
  • Дебет-нота — в тех же случаях, когда указанный НДС меньше причитающегося НДС (статья 54, пункт 2).
  • Исправление реквизитов: если вы обнаружили в счёте-фактуре ошибку в своих реквизитах или в реквизитах клиента, например в названии его компании или адресе, она исправляется дебет-нотой или кредит-нотой в зависимости от случая, и обе стороны хранят счёт-фактуру и ноту вместе (статья 54, пункт 3).
  • Ссылка на исходный документ: нота содержит реквизиты, требуемые статьёй 53, и чётко ссылается на счёт-фактуру или счета-фактуры, к которым относится (статья 54, пункт 4). Руководство позволяет одной ноте ссылаться на несколько счетов-фактур через диапазон их серийных номеров (раздел 4.3).

Затем срок — пункт, о котором не упоминают статьи, написанные до его добавления: решением совета Управления от 19 ноября 2024 года в статью 54 был добавлен шестой пункт, требующий выставлять ноту не позднее 15-го числа месяца, следующего за событием, которое её требует. Если директор по продажам договаривается с клиентом о скидке 20 октября, чтобы закрыть спор, кредит-нота должна быть выставлена не позднее 15 ноября. Этот срок пропускают, когда договорённость остаётся в телефонном разговоре, о котором финансовый отдел так и не узнал. На какой налоговый период влияет нота, мы разбирали в статье возврат — это не отменённая продажа, а кредит-нота, а вопросы по вашей конкретной ситуации адресуйте своему налоговому консультанту.

Журнал споров: у каждого возражения есть ответственный, причина и дата

Спор — это не сорвавшаяся продажа; это нормальная часть продаж с отсрочкой платежа. Проблема возникает, когда он живёт в телефонном разговоре или чате WhatsApp с менеджером по продажам, где его не видит ни тот, кто выставляет ноты, ни тот, кто занимается взысканием. Телефон и WhatsApp — хорошие инструменты, чтобы принять возражение, но они не являются его записью. Решение — единый журнал, в который каждое возражение попадает в момент поступления, по какому бы каналу оно ни пришло, и каждая запись в нём содержит:

  • Счёт-фактуру, строку и оспариваемую сумму, а не весь счёт-фактуру.
  • Причину из фиксированного списка: цена, количество, качество, недостающий документ или не тот получатель. Именно фиксированный список позволяет через два месяца подсчитать журнал: сколько споров было о цене, а сколько — о недостающем документе?
  • Ответственного в зависимости от причины: спор о цене — тому, кто утвердил скидку во второй части, о количестве — операционному отделу, у которого есть накладная, о качестве — тому, кто решает о замене или скидке, а недостающий документ или не тот получатель — финансовому отделу, который также исправляет карточку клиента, чтобы ошибка не повторилась.
  • Целевую дату урегулирования, которую компания устанавливает для каждой причины; спор, который её превысил, становится виден руководителю ответственного.
  • Результат: возражение, на которое ответили доказательствами, например подписанной накладной, кредит-нота или дебет-нота, выставленная вовремя, или недостающий документ, дополненный и повторно отправленный нужному человеку.

Журнал видят все: менеджер по продажам знает, что возражение его клиента дошло до того, кто его урегулирует, финансовый отдел знает, какая нота ждёт выставления, а отдел взыскания знает, какую сумму сейчас не требовать, потому что по ней идёт урегулирование. Никто не звонит клиенту, чтобы потребовать сумму, которую тот оспорил неделю назад и по которой всё ещё ждёт нашего ответа.

Неоспариваемая часть остаётся к взысканию

Когда спор регистрируется на уровне счёта-фактуры, весь счёт-фактура останавливается из-за одной строки. Счёт-фактура на 12 строк, в котором клиент оспорил одну, потому что товар пришёл повреждённым, целиком ждёт, пока эта строка не будет урегулирована. Когда спор регистрируется на уровне строки, вы можете попросить клиента утвердить остальные одиннадцать строк и оплатить их вовремя, а в журнале до урегулирования остаётся только оспариваемая строка. Эти цифры — пример, но принцип верен: неоспариваемая сумма обрабатывается как любая обычная дебиторская задолженность, а у оспариваемой суммы есть ответственный и дата.

Согласится ли клиент оплатить часть счёта-фактуры? Это зависит от того, как работает его бухгалтерия, и некоторые команды оплачивают только полные счета-фактуры. Но и тогда спор с определённой суммой, причиной и ответственным урегулируется быстрее, потому что обе стороны говорят о конкретной строке, а не о целом счёте-фактуре. Когда спор заканчивается скидкой или возвратом, кредит-нота выставляется со ссылкой на исходный счёт-фактуру, счёт-фактура закрывается на правильную сумму, и ваш акт сверки совпадает с данными клиента.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем для компании процесс выставления счетов и работы со спорами, мы начинаем с её просроченных счетов-фактур: сколько времени прошло между поставкой и выставлением, кому они были отправлены, где было зарегистрировано возражение, если оно вообще было зарегистрировано, кто принял решение о скидке и когда была выставлена нота. Эти ответы отображают текущий процесс таким, какой он есть на самом деле, ещё до того, как мы нарисуем хотя бы один экран.

Затем мы превращаем их в единый связанный процесс: счёт-фактура формируется из подтверждённой поставки и выставляется по графику, который владелец устанавливает для каждого клиента, и отправляется уполномоченному согласующему из карточки клиента; журнал споров на уровне строк с ответственным и датой; и кредит-нота или дебет-нота, сформированная по результату спора с отслеживанием её срока, — всё это связано с вашей учётной системой и электронным выставлением счетов. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём в рамках наших услуг.

Упражнение на эту неделю: почему ваши последние двадцать счетов-фактур оплатили с опозданием?

Прежде чем внедрять любую систему, нужно понять, почему ваши клиенты на самом деле платят с опозданием. Это упражнение для финансового директора и директора по продажам на одной встрече:

  • Выберите последние двадцать счетов-фактур, у которых истёк срок оплаты.
  • Запишите для каждого три даты: подтверждённая поставка, выставление счёта-фактуры и поступление уполномоченному лицу у клиента, если вы её знаете.
  • Выясните, дошёл ли он до нужного человека с тем, что требует бухгалтерия клиента, например номером заказа на закупку и накладной.
  • Если было возражение, классифицируйте его по одной из пяти причин: цена, количество, качество, недостающий документ или не тот получатель. Запишите, кто им сейчас занимается, если кто-то вообще занимается.
  • Если спор закончился скидкой или возвратом, проверьте, была ли выставлена нота и когда, относительно 15-го числа месяца, следующего за датой договорённости.

Число просроченных счетов-фактур, задержка которых началась на нашей стороне, а не у клиента, и число споров, о которых никто не знает, кто ими занимается, — это исходная точка для этой части.

В следующей части

Теперь счёт-фактура уходит вовремя и доходит до того, кто его утверждает, а у каждого спора есть ответственный и дата. Следующая часть — о дальнейшем сопровождении: старение дебиторской задолженности по сроку оплаты в интервалах, которые выбирает владелец, календарь взыскания для каждого счёта-фактуры с напоминанием до срока, в день срока и после него, известный порядок эскалации, ежемесячная выписка, отправляемая клиенту для подтверждения сальдо, а затем то, что говорит закон, если клиент всё равно не платит.

Источники