Продажу в кредит можно взять под контроль ещё до первой отгрузки за четыре шага: карточка клиента, проверенная один раз, при добавлении, по двум бесплатным официальным источникам; кредитный лимит и условия оплаты, которые владелец устанавливает для каждого клиента; проверка, которую система выполняет при каждом заказе и каждой поставке по открытому сальдо, ещё не выставленному к оплате и просроченным счетам; и превышение, зафиксированное как согласование с обоснованием, именем и временем, а не как телефонный звонок. Затем владелец выбирает гарантию, подходящую каждому клиенту: предоплату, банковскую гарантию или электронный простой вексель на платформе Nafith — коммерческую бумагу, которую статья 9 Закона об исполнительном производстве относит к исполнительным документам.

От коммерческого предложения к первой отгрузке в кредит

Во второй части у цены появился единый источник, у коммерческих предложений — сохранённые версии, а у каждой скидки — согласующий, которого знают все. Там же мы писали, что предложение содержит условия оплаты, которые владелец устанавливает для этого клиента; эта часть — о самих условиях и о том, что за ними стоит. Продажа в кредит — это финансирование, которое вы предоставляете из собственных денежных средств: вы поставляете товар или завершаете работу сегодня и ждёте денег до согласованной даты. Вопрос перед первой отгрузкой не в том, доверяете ли вы этому клиенту, ведь, как мы видели в первой части, большинство просрочек вызваны недостающим документом или счётом, попавшим не к тому человеку. Вопрос в другом: какую сумму мы готовы иметь в долге у этого клиента в любой момент, на каких условиях и что защитит нас, если он заплатит с опозданием?

Карточка клиента: вводится один раз и проверяется при добавлении

Каждый заказ на продажу, счёт и поступление оплаты потом будут ссылаться на клиента. Если один клиент заведён под тремя названиями, его сальдо разделено на три карточки, никто не знает, сколько он на самом деле должен, и его следующий заказ проходит проверку лимита, потому что каждая карточка по отдельности ниже лимита. Поэтому кредит начинается с карточки клиента, а хорошая карточка содержит пять основных сведений:

  • Наименование, как оно указано в торговом реестре, а не название проекта и не имя закупщика, с которым общается продавец. Короткое название может остаться полем для поиска, но в договоре и счёте указывается официальное наименование.
  • Единый национальный номер организации. Это идентификатор, который никогда не повторяется: система отклоняет вторую карточку с тем же номером и ищет похожие названия перед созданием новой, поэтому сама сообщает сотруднику, что клиент уже существует, а не полагается на его память.
  • Номер плательщика НДС, если клиент зарегистрирован как плательщик НДС; к самому счёту мы вернёмся в пятой части.
  • Адрес по регистрации, а также адрес каждого объекта или филиала, куда вы поставляете или где оказываете услуги, если их несколько.
  • Лицо, уполномоченное принимать и утверждать счета: имя, должность и контакты, а также то, что бухгалтерия клиента требует, прежде чем принять счёт, например номер заказа на закупку или подпись инженера на объекте. Одно это сведение предотвращает значительную часть задержек, которые начинаются со счёта, отправленного продавцу, а не тому, кто его утверждает.

Прежде чем клиент попадёт в ваш список, достаточно двух бесплатных официальных проверок — тех же двух, что мы описали со стороны покупателя в статье От коммерческого предложения к заказу на закупку: проверенный поставщик, твёрдая цена:

  • Проверка регистрации по НДС в Управлении по закяту, налогам и таможне (ZATCA). Сервис, открытый для налогоплательщиков и общественности: поиск по номеру плательщика НДС, номеру торговой регистрации или номеру свидетельства о регистрации по НДС показывает статус регистрации организации.
  • Справка из торгового реестра в Министерстве торговли. Мгновенный бесплатный сервис с поиском по названию организации или единому национальному номеру.

Цель не в том, чтобы сомневаться в клиенте, а в том, чтобы убедиться, что наименование в торговом реестре, наименование, привязанное к номеру НДС, и наименование в заказе на закупку или договоре совпадают. Если они не совпадают, вопрос задаётся сейчас, до первой отгрузки, а не после первого просроченного счёта.

А как насчёт кредитной проверки через SIMAH? SIMAH — одно из кредитных бюро, а Исполнительный регламент Закона о кредитной информации, опубликованный в своде правил Центрального банка Саудовской Аравии (SAMA), определяет потребителя как физическое или юридическое лицо, имеющее кредитные операции, так что предприятия в это определение входят. Но проверка доступна не любой компании, которая её захочет: участник по регламенту — это организация, подписавшая договор об обмене кредитной информацией с кредитным бюро, а статья 40(1) обязывает участника получить письменное согласие потребителя до запроса. Значит, этот путь требует членства и письменного согласия вашего клиента перед любым запросом.

Кредитный лимит и условия оплаты: устанавливает владелец, проверяет система

Кредитный лимит — это максимальная сумма, которую вы готовы допустить в долге клиента в любой момент. Условия оплаты определяют, сколько времени у него есть на оплату каждого счёта и вносится ли часть заранее. И то и другое — решения, которые владелец или уполномоченное им лицо принимает для каждого клиента, потому что они отражают денежные средства компании, историю отношений с этим клиентом, объём его заказов и имеющуюся гарантию. Нет лимита, подходящего любой компании, и нет срока оплаты, подходящего любой отрасли, а сумма, заимствованная у другой компании, может затормозить продажи или ничего не защитить.

Лимит и условия фиксируются в карточке клиента, а не в памяти продавца, вместе с тем, кто и когда их утвердил, и датой следующего пересмотра. Дальше идёт то, чего память сделать не может: система проверяет лимит при каждом заказе, а не только при открытии счёта. Проверка складывает три суммы, а не одну:

  • Открытое сальдо: выставленные и ещё не оплаченные счета.
  • Ещё не выставленное к оплате: утверждённые, но ещё не поставленные заказы на продажу, поставки, которые клиент подписал, но которые ещё не выставлены к оплате, и выполненные работы, ещё не включённые в акт выполненных работ.
  • Сам новый заказ.

Если сумма превышает лимит или у клиента есть счёт с истёкшим сроком оплаты, заказ останавливается в известной точке, и продавец видит причину: какой счёт просрочен и на сколько заказ превышает лимит. Проверка повторяется при поставке, а не только при вводе заказа, потому что заказ на продажу может быть утверждён за несколько недель до отгрузки, и за эти недели более ранний счёт может стать просроченным. Проверка принимает форму каждой отрасли:

  • Завод или дистрибьютор. Повторяющиеся заказы каждую неделю, поэтому проверка выполняется при каждом заказе и каждом наряде на погрузку, и ни один грузовик не уходит к клиенту сверх лимита без чьего-либо ведома.
  • Сервисная компания, оператор недвижимости или отель. Ежемесячный договор или корпоративный счёт, где услуги накапливаются до выставления счёта, поэтому именно невыставленная часть обычно выпадает из картины.
  • Подрядчик. Здесь лимит считается на уровне договора, а не заказа; к этому мы скоро вернёмся.

Превышение лимита: зафиксированное согласование с обоснованием, а не звонок

Настанет день, когда вам нужно будет поставить сверх лимита: крупный клиент в разгар сезона, объект, который встанет, если материалы не придут, или просроченный счёт, который задержан потому, что его накладная потерялась на вашей стороне, а не на стороне клиента. Контроль здесь не означает, что система всегда говорит «нет»; он означает, что исключение — это решение с известным ответственным. Продавец запрашивает исключение со своего экрана с обоснованием, и запрос приходит на телефон согласующего с нужными ему цифрами: лимит, открытое сальдо, ещё не выставленное к оплате, просроченное и с какого времени, а также имеющаяся гарантия. Согласование фиксируется с именем согласующего, временем и его объёмом: только этот заказ или дополнительная сумма до установленной даты.

Это та же логика, что и у матрицы скидок во второй части: владелец устанавливает уровни, никто не согласует собственное исключение, полномочия принадлежат должности, а не человеку, и у каждого согласующего есть назначенный заместитель на время отсутствия. Повторяющиеся исключения для одного и того же клиента — сигнал, а не нарушение: либо его лимит больше не соответствует масштабу отношений и его нужно пересмотреть, либо его просрочки требуют разговора до следующего заказа. В любом случае владелец видит это в отчёте, а не в звонке в конце месяца.

Гарантии: что выбирает владелец перед продажей с отсрочкой

Гарантия не заменяет кредитный лимит; она определяет, чем вы рискуете, когда клиент пропускает срок. Не каждому клиенту нужна гарантия, и не каждая гарантия подходит каждому клиенту, поэтому это решение владелец принимает по каждому клиенту или группе клиентов. Варианты включают:

  • Предоплата. Часть суммы, оплачиваемая до поставки или до начала работ, которая уменьшает сумму, подверженную риску просрочки. Она учитывается как сальдо по заказу на продажу или договору, которое счета погашают по договорённости, а не как сумма на банковском счёте, которую никто не может привязать к заказу.
  • Банковская гарантия. Выдаётся банком клиента в вашу пользу на установленную сумму и срок. Она вносится в карточку клиента с суммой, датой окончания и договором, который она покрывает, и система предупреждает за установленное время до истечения — срок предупреждения определяет владелец, — потому что гарантия, истёкшая незаметно, уже не гарантия. Её формулировки и условия — вопрос к вашему банку и юристу.
  • Электронный простой вексель на платформе Nafith. Объясняем его здесь, потому что этот вариант владельцы бизнеса знают хуже всего.

Nafith — это электронная платформа для оформления простых векселей, которую руководство Министерства юстиции по услугам исполнительного производства приводит как пример утверждённой электронной платформы; она обслуживает физических лиц и организации, зарегистрированные в Саудовской Аравии. По данным платформы, запрос на оформление векселя создаёт кредитор, то есть вы, а должник затем подтверждает его кодом подтверждения, полученным через Nafath — национальную систему единого входа, что считается оформлением векселя должником. После подтверждения вексель изменить нельзя; кредитор может его аннулировать, а должник — нет. Платформа также позволяет оформить несколько векселей по одному запросу с разными сроками платежа, каждый из которых можно предъявить к исполнению отдельно, что подходит для соглашения о рассрочке.

Почему это важно? Потому что статья 9 Закона об исполнительном производстве устанавливает, что принудительное исполнение возможно только на основании исполнительного документа о праве на определённую сумму, срок которого наступил, а пункт 4 относит коммерческие бумаги к исполнительным документам; простой вексель — коммерческая бумага. Поэтому вексель, не оплаченный в срок, идёт прямо на исполнение, без предварительного иска. Руководство Министерства юстиции поясняет, что документы, оформленные через утверждённые платформы, такие как Nafith, подаются в Najiz по автоматизированному пути (виртуальный суд): заявитель вводит номер векселя, и его данные подгружаются автоматически. А статья 46 закона в редакции с поправками устанавливает, что если должник не платит или не раскрывает имущество, достаточное для оплаты, в течение 5 дней с момента уведомления о приказе об исполнении, он считается неисправным должником, и судья по исполнению немедленно назначает меры, включающие запрет на выезд и уведомление лицензированного кредитного бюро о неплатеже.

Так говорят тексты; это не рекомендация требовать вексель с каждого клиента. Вексель имеет фиксированную сумму и установленную дату, а открытое сальдо меняется каждую неделю, поэтому сумма векселя, момент, когда его запрашивать, и что происходит, когда сальдо его превышает, — вопросы к вашему юристу, как и любое решение о взыскании. В системе важно, чтобы каждая гарантия была зафиксирована в карточке клиента: её вид, сумма, дата платежа или окончания, что она покрывает и где хранится оригинал или её номер на платформе, чтобы тот, кто утверждает лимит, видел имеющуюся гарантию до принятия решения.

Подрядчик: аванс и гарантийное удержание как сальдо по договору

Подрядчик продаёт в кредит иначе: он не поставляет партию и не выставляет по ней счёт; он неделями выполняет работы, подаёт акт выполненных работ, который утверждает инженер или консультант заказчика, а затем ждёт оплаты. В большинстве договоров есть два сальдо, ускользающих от обычного контроля дебиторской задолженности, потому что ни одно из них не отображается как просроченный счёт:

  • Аванс. Подрядчик получает его от заказчика проекта в начале договора, и затем он удерживается из актов выполненных работ, как предусмотрено договором. Отслеживайте его как сальдо по договору: сколько получено, сколько уже удержано и сколько осталось. Иначе его удержат дважды или не удержат вовсе, и разница всплывёт как спор при окончательном расчёте.
  • Гарантийное удержание. Часть, которую заказчик удерживает из каждого акта до выполнения условия договора, например сдачи объекта или окончания гарантийного периода по дефектам. Это ваши деньги, но срок их выплаты ещё не наступил. Если не отслеживать удержание как отдельное сальдо с условием его возврата и ожидаемой датой, о нём либо забывают после сдачи, либо оно появляется в отчёте о сроках задолженности как просроченное, хотя это не так.

Для подрядчика кредитный лимит считается на уровне договора: выполненные, но ещё не предъявленные работы, поданные, но не утверждённые акты, утверждённые, но не оплаченные акты, и ещё не возвращённые гарантийные удержания. Сумма этих четырёх сальдо — это то, что подрядчик фактически финансирует за заказчика в любой день. Как работают акты выполненных работ и как затраты относятся на проект, мы рассказали в статье Контроль затрат и акты выполненных работ; эта часть добавляет взгляд на все четыре сальдо вместе, прежде чем вы примете дополнительные работы или новый договор от того же заказчика.

Взгляд Origami

Когда мы строим кредитный процесс для компании, мы начинаем с того, как она продаёт в кредит сегодня: кто решает, какие условия оплаты дать новому клиенту, где фиксируются лимиты, если они есть, кто согласует, когда крупный клиент просит отгрузку при просроченном счёте, и где хранятся гарантии и даты их окончания. Исключение, выданное по телефону, сначала показывает нам, где текущее согласование слишком медленное, и только потом — где нужно ужесточить контроль.

Затем мы превращаем это в процесс, соблюдение которого обеспечивает система: карточка клиента с идентификатором, который никогда не повторяется, лимиты и условия, которые владелец меняет без программиста, проверка при каждом заказе и каждой поставке, складывающая открытое сальдо с ещё не выставленным к оплате, исключение, которое приходит на телефон согласующего и фиксируется, реестр гарантий, предупреждающий до истечения, и сальдо авансов и удержаний по каждому договору — всё это связано с вашей учётной системой и электронными счетами. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём в рамках наших услуг.

Упражнение на эту неделю: проверьте двадцать крупнейших клиентов с отсрочкой

До любой системы вам нужна картина того, что на самом деле происходит между продажей в кредит и лимитом, который, как вы считаете, существует. Финансовый директор и директор по продажам могут сделать это за одну-две встречи:

  • Выберите двадцать крупнейших клиентов по открытому на сегодня сальдо.
  • Для каждого клиента запишите лимит и условия оплаты так, как они записаны, а не так, как кто-то их помнит. Если вы не нашли их в письменном виде, отметьте это.
  • Сложите, сколько они на самом деле должны: открытые счета, ещё не выставленные к оплате поставки, утверждённые, но ещё не поставленные заказы на продажу и гарантийные удержания, если вы подрядчик. Затем сравните сумму с лимитом.
  • Проверьте их карточку: совпадает ли наименование с торговым реестром, одна у них карточка или несколько, и известно ли лицо, уполномоченное принимать счета?
  • Перечислите имеющиеся гарантии по каждому клиенту, дату окончания каждой и где хранится оригинал.

Число клиентов без письменного лимита и число тех, чьё фактическое сальдо превышает лимит без согласования, которое кто-либо может назвать, — ваша исходная точка для этой части. Затем напишите на одной странице: кто устанавливает лимит новому клиенту, когда он пересматривается, кто согласует его превышение и какую гарантию вы требуете от какой группы клиентов. Разрыв между этой страницей и тем, что вы обнаружили у двадцати клиентов, и есть то, что должна закрыть система.

В следующей части

Теперь у каждого клиента есть проверенная карточка, лимит, проверяемый при каждом заказе и каждой поставке, и гарантии, которые каждый может найти и датировать. Следующая часть переходит к моменту, когда продажа становится тем, по чему можно выставить счёт: к подтверждению поставки. Мы объясним, почему счёт должен начинаться с накладной, подписанной клиентом, или акта, утверждённого его инженером, а не с заказа на продажу, и как это подтверждение фиксируется на телефоне у двери или на объекте, чтобы любой последующий спор решался за минуту, а не за неделю.

Источники