Разноска платежей означает сопоставление каждого перевода, поступившего на ваш счёт, со счётом или счетами, которые он оплачивает, в день поступления, а не в конце месяца. Тогда отдел взыскания знает, кто действительно заплатил, и перестаёт ему звонить, любая сумма, пришедшая без назначения платежа, попадает в очередь с ответственным, а владелец знает, сколько денег поступит в ближайшие недели, прежде чем решиться на крупную закупку. В шестой части каждый счёт получил календарь взыскания и журнал обещаний оплаты. Эта седьмая и заключительная часть завершает путь: три случая, которые запутывают сопоставление, и четыре инструмента, которые их решают, затем понедельный обзор денежного потока и, наконец, 90-дневный план цифровизации продаж в таком порядке, который ни на один день не останавливает продажи.

Три случая, когда поступившие деньги остаются без адреса

Во многих компаниях сопоставлением поступлений занимается один бухгалтер, который открывает банковскую выписку, читает имя отправителя и помнит, какой клиент как платит. Выписка и таблица — хорошие инструменты, а бухгалтер, который знает, что переводы определённого клиента приходят от имени его материнской компании, представляет для бизнеса реальную ценность. Но сопоставление спотыкается на трёх постоянно повторяющихся случаях:

  • Перевод без назначения платежа. Сумма приходит под сокращённым названием или названием родственной компании клиента из той же группы, без номера счёта. Деньги лежат на счёте, клиент по-прежнему числится просрочившим в отчёте о старении задолженности, и отдел взыскания может завтра позвонить ему с требованием оплатить сумму, которую он уже заплатил.
  • Один перевод в оплату нескольких счетов. Бухгалтерия клиента объединяет счета за месяц в один платёж. Если никто точно не знает, какие счета покрывает сумма, её распределяют на самые старые наугад, и в результате закрывается счёт, который клиент не собирался оплачивать, а другой, который он оплатил, остаётся открытым.
  • Платёж меньше суммы счёта. Клиент оплачивает счёт за вычетом стоимости позиции, которую оспаривает: товар пришёл повреждённым, сервисный визит, по его словам, не состоялся, или объём в акте выполненных работ он не согласовал. Если сумма учитывается сама по себе без причины, разница превращается в небольшой остаток, историю которого через два месяца никто не знает.

Ничто из этого не означает, что клиент что-то скрывает. Его бухгалтерия работает по-своему и платит так, как платила всегда. Решение в том, чтобы дать ей путь, по которому каждый перевод найдёт свой счёт, а всё, что останется без адреса, обрабатывать в одном видимом месте.

Четыре инструмента, чтобы каждый перевод нашёл свой счёт

  • Отдельный номер счёта для каждого клиента, если ваш банк это предлагает. Если ваш банк предоставляет виртуальные номера счетов, привязанные к вашему основному счёту, выделите каждому клиенту собственный номер и печатайте его в его счетах и акте сверки. Тогда перевод указывает на отправителя по номеру, на который он пришёл, даже если плательщик вообще не написал назначение платежа. Узнайте в своём банке об этой услуге и её условиях, прежде чем строить на ней процесс.
  • Уведомление об оплате от клиента. Попросите бухгалтерию клиента с каждым переводом присылать уведомление о том, какие счета он оплачивает и какую сумму по каждому, на единый адрес электронной почты, выделенный для поступлений, а не во входящие менеджера по продажам. Напечатайте эту просьбу и номер счёта, который нужно указать в назначении платежа, на самом счёте и в ежемесячном акте сверки, чтобы просьба сопровождала каждый документ.
  • Ежедневная загрузка банковской выписки. Вместо того чтобы открывать выписку в конце месяца, операции каждого дня попадают в систему в тот же день: файлом, скачанным из корпоративного портала банка, или через прямое подключение, где оно доступно. Рамочная программа открытого банкинга, выпущенная Центральным банком Саудовской Аравии, в первой версии сосредоточилась на Сервисе информации о счетах, который позволяет клиентам банка безопасно передавать свои финансовые данные стороннему поставщику, как мы объясняли в статье Открытый банкинг в Саудовской Аравии. Затем система предлагает сопоставление по номеру счёта в назначении платежа, по отдельному счёту клиента или по сумме, совпадающей с единственным открытым счётом этого клиента, а бухгалтер его утверждает.
  • Неразнесённые поступления как видимая очередь с ответственным. Каждая сумма, счёт по которой неизвестен, попадает в единую очередь, а не на транзитный счёт, который молча растёт. У каждой строки есть ответственный, который ею занимается, и срок, а если клиент известен, а счета нет, клиент отображается в отчёте о старении с отметкой: платёж получен, ожидает распределения. Календарь взыскания перестаёт ему напоминать, пока вопрос не решён, а владелец решает, снимается ли блокировка отгрузок из третьей части до распределения или после.

Платёж меньше суммы счёта: разнесите поступившее, зафиксируйте разницу

Когда клиент платит меньше суммы счёта, не закрывайте счёт и не требуйте разницу, пока не узнаете причину. Разнесите полученную сумму на неоспариваемые позиции, а разницу внесите в журнал споров из пятой части с причиной, ответственным и сроком. Если спор решится в вашу пользу, разница возвращается в календарь взыскания вместе с доказательством, например подписанной накладной. Если он закончится скидкой или возвратом, это один из случаев изменения стоимости поставки по пункту 1 статьи 40 Исполнительного регламента по НДС, к которым относится и снижение, согласованное после продажи, поэтому выставляется кредит-нота с чёткой ссылкой на исходный счёт (статья 54, пункты 1 и 4) не позднее 15-го числа месяца, следующего за событием (статья 54, пункт 6).

Бывает и наоборот: перевод больше суммы открытых счетов или аванс до доставки, как предусматривают некоторые договоры подряда. Разница учитывается как кредитовый остаток на имя клиента, отображается в его акте сверки и засчитывается в его следующий счёт или возвращается по утверждённому решению; она не растворяется на общем счёте. Любой налоговый режим аванса или остатка, возвращённого клиенту, — вопрос к вашему налоговому консультанту.

Денежный поток по неделям: цифра перед любым крупным обязательством

Когда поступления сопоставляются каждый день, компания получает самые точные сведения о поступающих деньгах, какие только может иметь. Обзор денежных средств сводит их в одну таблицу по неделям на горизонте, который выбирает владелец, например на квартал, из трёх источников поступлений:

  • Счета, срок оплаты которых ещё не наступил, каждый в неделе своего срока, рассчитанного по условиям оплаты, которые владелец установил для каждого клиента в третьей части.
  • Зафиксированные обещания оплаты по просроченным счетам из шестой части, в неделе, когда наступает их срок, отдельной строкой, потому что это обещание, а не право требования.
  • Спорные суммы и удержания остаются вне прогноза, пока спор не разрешён или не выполнено условие высвобождения, в строке только для информации.

Напротив них стоит отток: запланированный цикл платежей поставщикам, который мы выстроили в серии о закупках в статье Платежи поставщикам по графику и сверка актов, со счетами поставщиков к оплате на каждой неделе, плюс постоянные обязательства, такие как зарплата и аренда. Разрыв между ожидаемым притоком и запланированным оттоком в каждой неделе — это цифра, которая нужна владельцу перед подписанием крупного заказа на закупку или принятием проекта, требующего предварительного финансирования. Неделя, показывающая дефицит за месяц до его наступления, оставляет время ускорить поступление или перенести платёж; дефицит, обнаруженный в тот же день, не оставляет ничего, кроме банковского кредита и его стоимости.

Чтобы цифра оставалась честной, каждую неделю сравнивайте ожидаемое с фактически поступившим, клиент за клиентом. Повторяющийся разрыв с конкретным клиентом показывает, насколько можно полагаться на его обещания при планировании, и это тема для разговора менеджера по работе с клиентом с ним, а не приговор клиенту.

Где появляется ИИ

Когда цепочка налажена, у ИИ появляется реальная работа в поступлениях: читать уведомления об оплате, приходящие в письмах или вложениях, и извлекать номера счетов, предлагать сопоставление для перевода без назначения платежа по его сумме, дате и тому, как клиент платил раньше, а также готовить напоминания в тоне вашей команды, чтобы она проверила их до любой отправки.

Но эта ценность появляется после цепочки, а не до неё. Чтобы предложить сопоставление, нужен клиент с одной карточкой, а не тремя названиями, счета, выставленные на основе подтверждённой доставки, и споры, зафиксированные с причинами. На беспорядочных данных ИИ с полной уверенностью предлагает неверные сопоставления. И предложение остаётся предложением: бухгалтер его утверждает, а решение остаётся за человеком.

Взгляд Origami

Когда мы выстраиваем цикл продаж для компании, сопоставление и обзор денежных средств мы строим в конце, а не в начале. Причина в том, что панель читает то, что производят предшествующие этапы, а панель, построенная на дублирующемся списке клиентов и счетах без связи с доставкой, даёт красивые цифры, которым никто не доверяет, и владелец снова идёт с вопросом к бухгалтеру.

Поэтому мы начинаем с карточки клиента и прайс-листа и строим каждый этап на предыдущем, исходя из того, как компания продаёт на самом деле: кто согласует скидки, кто подписывает приёмку на объекте и как приходят переводы и банковские выписки. Цикл подключается к вашей учётной системе и электронному выставлению счетов, а не заменяет их. Это часть индивидуальных систем, которые мы создаём в рамках наших услуг.

90-дневный план в порядке, который никогда не останавливает продажи

Есть соблазн включить весь цикл за один день. Порядок, который защищает повседневные продажи, — тот, что мы описали в статье Что переносить первым? Порядок миграции, при котором бизнес продолжает работать: сначала постоянные данные, затем операции. Каждый этап может начаться с одного филиала или группы клиентов, прежде чем распространиться на всю компанию.

  • Первый месяц: карточка клиента, прайс-лист, согласование коммерческих предложений и кредитные лимиты. Справочник клиентов унифицируется, дубликаты объединяются, и каждый клиент получает свой номер плательщика НДС и коммерческую регистрацию после двух бесплатных официальных проверок из третьей части, свои условия оплаты и лицо, уполномоченное получать счета. Утверждаются единый прайс-лист и полномочия на скидки из второй части, владелец устанавливает кредитный лимит для каждого клиента, и после этого коммерческие предложения выпускаются и согласуются в системе. Доставка, выставление счетов и взыскание в этом месяце идут как прежде, поэтому ничего не останавливается.
  • Второй месяц: подтверждение доставки, счёт на основе доставки и журнал споров. Клиент подписывает приёмку доставки или выполненной работы на телефоне, проект счёта формируется из подтверждённой доставки, а каждое возражение получает строку с причиной и ответственным. Самый важный шаг этого месяца — внести открытые счета, выставленные до системы, как начальные остатки по каждому клиенту со сроками оплаты; иначе отчёт о старении задолженности с первого же дня будет неполным.
  • Третий месяц: календарь взыскания, акты сверки с клиентами, разноска платежей, а затем панель денежного потока. Календарь взыскания запускается для каждого счёта, уходит первый ежемесячный акт сверки, банковская выписка загружается ежедневно, и открывается очередь неразнесённых поступлений. В конце месяца, когда каждый этап выдаёт свои данные, открывается панель денежного потока.

У каждого этапа есть объявленная дата, назначенная владельцем, когда старый способ прекращается: с одной даты ни одна скидка не выходит иначе как через систему, а с другой ни один счёт не выставляется иначе как на основе подтверждённой доставки. Без объявленной даты оба способа продолжают существовать бок о бок, и побеждает более простой. В конце каждого месяца проверяйте три показателя, которые берёте из самой системы: сколько счетов выставлено на основе подтверждённой доставки, сколько переводов сопоставлено в день поступления и сколько споров вышло за свой срок. Направление этих цифр от месяца к месяцу честнее любой цели, поставленной в начале.

То, что существовало до системы в файлах, электронной почте и на бумаге, после перехода не удаляется. Пункт 1 статьи 66 Исполнительного регламента по НДС требует хранить счета, учётные записи и бухгалтерские документы не менее 6 лет с конца налогового периода, к которому они относятся. Старый архив сохраняется и остаётся доступным, а всё, что касается особенностей вашей компании, — вопрос к вашему бухгалтеру или налоговому консультанту.

Завершение серии

За семь частей мы прошли цикл продаж этап за этапом: составили карту его семи этапов и показали, где на каждом застревают деньги, затем коммерческое предложение и полномочия на скидки, затем кредитные лимиты и гарантии перед продажей с отсрочкой, затем подтверждение доставки и счёт, который из него исходит, затем своевременный счёт и журнал споров, затем старение дебиторской задолженности и календарь взыскания и, наконец, разноску платежей, обзор денежных средств и план, как всё это внедрить.

Главный вывод, который стоит сохранить: цифровизация продаж — это не недоверие к клиентам или к отделу продаж. Она означает, что у каждого риала, которого вы ждёте, есть письменно закреплённый путь от коммерческого предложения до банковского счёта, где каждый знает свою роль, а владелец видит приближающиеся деньги до того, как возьмёт на себя обязательство, а не после того, как они понадобятся. Начало — небольшой шаг, который можно сделать на этой неделе: возьмите переводы клиентов за прошлый месяц и посчитайте, сколько из них были сопоставлены со своим счётом в день поступления, а сколько всё ещё ждут.

Источники