Os clientes muitas vezes pagam atrasado porque a própria fatura atrasou ou ficou travada, e não porque não queiram pagar. Na prática, o prazo de pagamento só começa a correr quando uma fatura correta chega à pessoa do cliente autorizada a aprová-la. A solução tem três passos. Emita a fatura no dia em que a entrega é confirmada ou em uma data mensal fixa; a data-limite segundo o Regulamento de Execução do IVA é o dia 15 do mês seguinte ao fornecimento. Corrija qualquer erro após a emissão com uma nota de crédito ou de débito que faça referência à fatura original, até o dia 15 do mês seguinte ao evento, nunca excluindo-a. E registre cada contestação com um responsável, um motivo e uma data, para que a parte não contestada continue cobrável.

De uma entrega confirmada a uma fatura que é paga

Na quarta parte a fatura ganhou uma fonte única, a entrega confirmada, com o canhoto assinado anexado a ela. Mas uma fatura correta ainda pode ficar sem pagamento por motivos que nada têm a ver com seus números. Esta parte trata da distância entre emitir a fatura e receber o dinheiro, e três causas se repetem ali, de boa-fé dos dois lados:

  • A fatura sai atrasada. A mercadoria foi entregue ou o serviço terminou no início do mês, e a fatura esperou o fim do mês para sair junto com as outras. Se as suas condições contam o prazo de pagamento a partir da data da fatura, cada dia que a fatura espera é um dia acrescentado à sua espera, sem que o cliente atrase um único dia.
  • A fatura chega a alguém que não pode aprová-la. Ela vai para o contato com quem sua equipe lida, ou para uma caixa de e-mail geral que ninguém acompanha, ou chega sem o número do pedido de compra que o setor de contas a pagar do cliente exige. Na terceira parte o cadastro do cliente passou a trazer o nome da pessoa que recebe e aprova as faturas; aqui esse nome se torna o único endereço para onde a fatura é enviada.
  • Uma disputa sem responsável. O cliente contesta uma linha em uma ligação com o vendedor, o vendedor promete verificar, e o financeiro nunca fica sabendo. A fatura inteira fica retida no cliente, e a cobrança liga pedindo um valor que o cliente sabe que está em disputa.

Lembre-se de que o setor de contas a pagar do seu cliente confere a sua fatura antes de registrá-la, como descrevemos do lado do comprador em Faturas de fornecedores: o que verificar antes de recuperar o IVA sobre compras. Uma fatura sem um dado obrigatório, ou com o nome da empresa dele abreviado em vez de como consta no registro comercial, para ali porque o sistema dele funciona como deveria, e não porque ele esteja evitando pagar.

Quando a fatura fiscal deve ser emitida? O que diz o Regulamento

O Regulamento de Execução da Lei do IVA define limites claros para o momento do faturamento nas vendas entre empresas. Estes são os que mais importam se você vende a prazo:

  • Uma fatura fiscal entre empresas deve ser emitida até o dia 15 do mês seguinte ao mês em que o fornecimento ocorreu (artigo 53, parágrafo 1(b)). Um fornecimento feito em 3 de outubro tem, portanto, como data-limite da fatura o dia 15 de novembro.
  • Uma fatura simplificada entre empresas é uma exceção permitida apenas para fornecimentos abaixo de 1.000 riais (artigo 53, parágrafo 1(c)), por isso não pode substituir a fatura fiscal nos seus fornecimentos regulares a clientes empresariais.
  • A fatura-resumo mensal: você pode emitir uma fatura fiscal resumida a um único cliente cobrindo vários fornecimentos distintos dentro de um período de no máximo um mês civil, desde que traga os dados exigidos pelo parágrafo 5 do mesmo artigo, emitida até o dia 15 do mês seguinte (artigo 53, parágrafo 4). Ela serve para um distribuidor que entrega ao mesmo cliente várias vezes por semana, ou para uma empresa de manutenção que visita o mesmo prédio mais de uma vez por mês. O ideal é manter cada canhoto de entrega ou termo de conclusão vinculado à sua própria linha no resumo, para que a prova não se perca dentro da fatura do mês.
  • Contratos de serviços com pagamentos em datas definidas: quando os serviços são prestados de forma continuada e o contrato define pagamentos em datas específicas, o IVA é devido na primeira entre a data de vencimento do pagamento, a data do pagamento efetivo ou a data da fatura, e pelo menos uma vez a cada 12 meses consecutivos (artigo 20, parágrafo 1). Os demais fornecimentos contínuos são devidos na data anterior entre a fatura e o pagamento, na medida desse valor (artigo 20, parágrafo 2). Isso importa para um contrato de manutenção mensal ou uma conta corporativa em um hotel faturada em parcelas. Para obras, o Regulamento não menciona trabalhos faturados por medições, então pergunte ao seu consultor tributário qual parágrafo se aplica ao seu contrato.

Mas a data-limite do Regulamento é um limite de conformidade, não uma meta operacional. Uma fatura emitida no dia 15 do mês seguinte está em conformidade, mas, se o seu prazo de pagamento corre a partir da data dela, ela atrasou o seu dinheiro em semanas. A regra operacional mais simples é uma de duas, escolhida pelo dono para cada cliente: uma fatura emitida no dia em que a entrega é confirmada, ou uma fatura-resumo em um dia fixo de cada mês, combinado com o cliente e conhecido pelo setor de contas a pagar dele. Em ambos os casos, o sistema acompanha cada entrega confirmada ainda não faturada e mostra há quanto tempo ela está pendente, como começamos na quarta parte.

Nada de excluir após a emissão: a nota de crédito e a nota de débito

Quando um cliente contesta uma fatura emitida, a solução mais rápida parece ser cancelá-la e emitir uma correta no lugar. As faturas eletrônicas não funcionam assim. A diretriz detalhada de faturamento eletrônico da Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega inclui a edição ou exclusão de uma fatura após a emissão entre as funções proibidas de uma solução de faturamento eletrônico, e afirma que quem quiser cancelar uma fatura só pode fazê-lo por meio de uma nota de crédito vinculada a ela, seguida de uma nova fatura (seções 5.6 e 6.5). Na fase de integração, a diretriz diz que toda fatura fiscal entre empresas é liberada e carimbada pela Autoridade antes de você compartilhá-la com o seu cliente, e que essa liberação abrange as notas de crédito e de débito relacionadas (seção 6.4). O que essa fase significa para o vendedor abordamos em Faturamento eletrônico na fábrica e no armazém.

O artigo 54 do Regulamento define quando cada nota é emitida:

  • Uma nota de crédito quando, após a fatura, ocorre um dos casos do artigo 40, parágrafo 1, e o IVA destacado na fatura é maior que o IVA devido (artigo 54, parágrafo 1). Os casos do artigo 40 são: cancelamento ou suspensão do fornecimento no todo ou em parte, uma mudança substancial na sua natureza que altere o imposto, uma alteração no seu valor acordado por qualquer motivo, inclusive um desconto adicional após a venda, ou uma devolução aceita pelo vendedor.
  • Uma nota de débito nos mesmos casos, quando o IVA destacado é menor que o IVA devido (artigo 54, parágrafo 2).
  • Correção de dados: se você encontrar um erro nos seus próprios dados ou nos dados do cliente na fatura, como o nome da empresa ou o endereço dele, ele é corrigido com uma nota de débito ou de crédito, conforme o caso, e ambos guardam a fatura e a nota juntas (artigo 54, parágrafo 3).
  • Referência à original: a nota traz os dados exigidos pelo artigo 53 e faz referência clara à fatura ou às faturas a que se refere (artigo 54, parágrafo 4). A diretriz permite que uma única nota faça referência a várias faturas por um intervalo de seus números de série (seção 4.3).

Depois vem o prazo, um parágrafo que os artigos escritos antes de sua inclusão não mencionam: um sexto parágrafo foi acrescentado ao artigo 54 por uma decisão do conselho da Autoridade em 19 de novembro de 2024, exigindo que a nota seja emitida até o dia 15 do mês seguinte ao evento que a exige. Se o gerente de vendas combina um desconto com o cliente em 20 de outubro para encerrar uma disputa, a nota de crédito deve ser emitida até 15 de novembro. Esse prazo é perdido quando o acordo fica em uma ligação de que o financeiro nunca soube. Qual período fiscal a nota afeta abordamos em uma devolução não é uma venda cancelada, é uma nota de crédito, e dúvidas sobre o seu caso específico devem ser levadas ao seu consultor tributário.

O registro de disputas: cada contestação ganha um responsável, um motivo e uma data

Uma disputa não é uma venda fracassada; é uma parte normal de vender a prazo. O problema é quando ela vive em uma ligação ou em uma conversa de WhatsApp com o vendedor, onde nem quem emite as notas nem quem acompanha a cobrança consegue vê-la. O telefone e o WhatsApp são boas ferramentas para receber uma contestação, mas não são um registro dela. A solução é um único registro no qual cada contestação entra no momento em que chega, seja qual for o canal pelo qual veio, com cada entrada trazendo:

  • A fatura, a linha e o valor contestado, não a fatura inteira.
  • O motivo, de uma lista fixa: preço, quantidade, qualidade, documento faltante ou destinatário errado. Uma lista fixa é o que torna o registro contável dois meses depois: quantas disputas foram por preço, e quantas foram por um documento faltante?
  • O responsável, por motivo: uma disputa de preço vai para quem aprovou o desconto na segunda parte, a de quantidade para operações, que tem o canhoto de entrega, a de qualidade para quem decide sobre uma substituição ou um desconto, e um documento faltante ou destinatário errado para o financeiro, que também corrige o cadastro do cliente para que o erro não se repita.
  • Uma data-alvo para a resolução, definida pela empresa para cada motivo; uma disputa que a ultrapassa fica visível para o gestor do responsável.
  • O desfecho: uma contestação respondida com evidências, como o canhoto de entrega assinado, uma nota de crédito ou de débito emitida no prazo, ou um documento faltante completado e reenviado à pessoa certa.

Todos veem o registro: o vendedor sabe que a contestação do seu cliente chegou a quem vai resolvê-la, o financeiro sabe qual nota está aguardando emissão, e a cobrança sabe qual valor não cobrar agora porque está sendo resolvido. Ninguém liga para um cliente exigindo um valor que ele contestou há uma semana e sobre o qual ainda espera a nossa resposta.

A parte não contestada continua cobrável

Quando uma disputa é registrada no nível da fatura, a fatura inteira para por causa de uma linha. Uma fatura de 12 linhas em que o cliente contestou uma porque um item chegou danificado espera inteira até que essa linha seja resolvida. Quando a disputa é registrada no nível da linha, você pode pedir ao cliente que aprove as outras onze linhas e as pague em dia, enquanto só a linha contestada fica no registro até ser resolvida. Esses números são um exemplo, mas o princípio vale: o valor não contestado é tratado como qualquer recebível normal, e o valor contestado tem um responsável e uma data.

O cliente vai aceitar pagar parte de uma fatura? Isso depende de como funciona o setor de contas a pagar dele, e algumas equipes só pagam faturas completas. Mesmo assim, uma disputa com valor, motivo e responsável definidos é resolvida mais rápido, porque os dois lados falam de uma linha específica e não de uma fatura inteira. Quando a disputa termina em desconto ou devolução, a nota de crédito é emitida vinculada à fatura original, a fatura é encerrada pelo valor correto, e o seu extrato bate com o do seu cliente.

A visão da Origami

Quando construímos o fluxo de faturamento e disputas para uma empresa, começamos pelas faturas atrasadas dela: quanto tempo passou entre a entrega e a emissão, para quem foram enviadas, onde a contestação foi registrada, se é que foi, quem decidiu o desconto e quando a nota foi emitida. Essas respostas mapeiam o fluxo atual como ele realmente é, antes de desenharmos uma única tela.

Depois as transformamos em um único fluxo conectado: uma fatura gerada a partir da entrega confirmada e emitida no calendário que o dono define para cada cliente, enviada ao aprovador autorizado que consta do cadastro do cliente; um registro de disputas no nível da linha, com um responsável e uma data; e uma nota de crédito ou de débito gerada a partir do desfecho da disputa, com o prazo acompanhado, tudo conectado ao seu sistema contábil e ao faturamento eletrônico. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos por meio dos nossos serviços.

Um exercício para esta semana: por que suas últimas vinte faturas foram pagas com atraso?

Antes de qualquer sistema, você precisa saber por que seus clientes realmente pagam atrasado. Este é um exercício para o gerente financeiro e o gerente de vendas em uma única sessão:

  • Escolha as últimas vinte faturas que passaram da data de vencimento.
  • Registre três datas para cada uma: entrega confirmada, emissão da fatura e chegada à pessoa autorizada no cliente, se você souber.
  • Pergunte se ela chegou à pessoa certa com o que o setor de contas a pagar dele exige, como o número do pedido de compra e o canhoto de entrega.
  • Se houve contestação, classifique-a em um dos cinco motivos: preço, quantidade, qualidade, documento faltante ou destinatário errado. Registre quem a está acompanhando agora, se é que alguém está.
  • Se uma disputa terminou em desconto ou devolução, verifique se a nota foi emitida, e quando, em relação ao dia 15 do mês seguinte à data do acordo.

O número de faturas atrasadas cujo atraso começou do nosso lado e não do cliente, e o número de disputas que ninguém sabe quem está acompanhando, são a linha de base desta parte.

Na próxima parte

A fatura agora sai no prazo e chega à pessoa que a aprova, e cada disputa tem um responsável e uma data. A próxima parte trata do acompanhamento depois disso: o aging de contas a receber por data de vencimento, em faixas que o dono escolhe, um calendário de cobrança para cada fatura com um lembrete antes do vencimento, no dia e depois, um caminho de escalonamento conhecido, um extrato mensal enviado ao cliente para confirmar o saldo, e depois o que a lei diz quando um cliente ainda assim não paga.

Fontes

  • Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega: Regulamento de Execução da Lei do IVA (texto oficial em árabe) — artigo 20, parágrafos 1 e 2 (quando o IVA é devido em fornecimentos continuados e contínuos), artigo 40, parágrafo 1 (casos que alteram o valor de um fornecimento), artigo 53, parágrafo 1(b) e (c) (data-limite para uma fatura fiscal entre empresas, e a fatura simplificada abaixo de 1.000 riais) e parágrafo 4 (a fatura fiscal resumida), artigo 54, parágrafos 1 a 4 (notas de crédito e de débito, correção de dados e referência à fatura original) e parágrafo 6 (prazo para emitir a nota, acrescentado pelo conselho da Autoridade em 19 de novembro de 2024).
  • Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega: Diretriz detalhada de faturamento eletrônico (em árabe) — seção 4.3 (notas de crédito e de débito e referência às faturas originais), seções 5.6 e 6.5 (funções proibidas, incluindo a edição ou exclusão de uma fatura após a emissão) e seção 6.4 (liberação de faturas e notas antes de serem compartilhadas com o comprador).