A aprovação de orçamentos e descontos fica sob controle com quatro regras: uma única tabela de preços com datas de vigência, da qual todos tiram o preço; orçamentos numerados em que uma nova versão nunca sobrescreve outra que o cliente já viu; uma margem que quem aprova enxerga antes de o orçamento sair; e uma matriz de aprovação de descontos cujos níveis o dono define e o sistema faz cumprir, em vez da memória. Quando o cliente aceita uma versão específica, ela se torna o pedido de venda ou o contrato ao qual toda entrega, nota fiscal e disputa posterior faz referência.

Do exercício da primeira parte ao orçamento

Na primeira parte mapeamos a venda a prazo como sete estações e sugerimos um exercício: rastrear suas dez notas em aberto mais antigas até o orçamento, o pedido e o comprovante de entrega de cada uma. O primeiro documento que você procurou foi o orçamento que o cliente aceitou. Se encontrou um orçamento com três versões e ninguém com certeza de qual foi aceita, ou um desconto que ninguém sabe dizer quem deu, é aqui que começamos. O que vem antes do orçamento, o acompanhamento de oportunidades e prospects, fica fora desta série; tratamos disso no nosso guia de CRM para empresas sauditas.

Uma única tabela de preços com datas de vigência

Muitas empresas têm mais de um preço para o mesmo item sem que ninguém tenha decidido isso: um preço na planilha que o gerente atualizou no mês passado, um preço no último orçamento que um vendedor mandou para um cliente parecido e que um colega copiou, e um preço no sistema contábil que não é atualizado há algum tempo. Cada vendedor tira o preço da fonte mais à mão, e assim dois clientes parecidos recebem dois preços diferentes sem que ninguém quisesse.

A solução é uma fonte única de preço, com um responsável. A tabela de preços traz cada item ou serviço com seu preço e unidade, e tem uma data de início e uma data de término. Ela assume a forma de cada setor:

  • Fábrica ou distribuidor. Um preço por item e unidade de venda, talvez com uma tabela por grupo de clientes, como atacado e projetos, em que o dono decide quem pertence a cada grupo.
  • Construtora. Preços unitários para os itens de serviço recorrentes, usados para precificar a planilha de quantitativos de cada orçamento, ao lado de itens precificados projeto a projeto.
  • Empresa de manutenção ou operadora de imóveis. O preço de uma visita, de uma hora ou de um contrato mensal para um escopo definido, e o que esse preço inclui em contraste com o que é cobrado à parte, como peças de reposição e serviços adicionais.

Quando um preço muda, você não edita a tabela antiga; emite uma nova com uma nova data de início. Todo orçamento emitido antes da mudança continua vinculado ao preço com que foi emitido, e nenhum número muda em um orçamento que o cliente já viu porque alguém atualizou a tabela depois. Editar a tabela é atribuição de um único cargo que o dono designa, enquanto o vendedor escolhe na tabela em vez de digitar um preço.

Um preço especial para um cliente é um acordo com data de término. Um cliente grande consegue um preço melhor em certos itens, ou um acordo-quadro fixa preços unitários por um período determinado, ou um contrato anual de manutenção fixa o preço de uma visita. Esses preços costumam viver na memória de um vendedor ou numa conversa de WhatsApp com o comprador do cliente; quando o vendedor sai, o preço vai junto, e quando um colega faz um orçamento para o mesmo cliente, sai um preço diferente. Funciona melhor registrar o preço especial como um acordo no cadastro do cliente: os itens ou categorias que ele cobre, o preço ou o desconto, as datas de início e término, qualquer condição associada e quem o aprovou. O sistema então o aplica sozinho aos orçamentos e notas fiscais desse cliente e avisa antes do vencimento, de modo que a renovação vira uma decisão que alguém toma, e não um hábito que continua porque ninguém percebeu.

Orçamentos numerados: cada versão fica como o cliente a viu

Na primeira parte descrevemos um desconto que apareceu numa versão revisada enviada por WhatsApp e nunca foi salvo com o pedido. Isso acontece porque os orçamentos geralmente são revisados no mesmo arquivo: o vendedor abre o orçamento, muda o preço ou a quantidade e salva por cima da versão anterior. Duas semanas depois o cliente aceita o orçamento, mas qual versão? A que está no notebook do vendedor não é necessariamente a que está com o cliente.

A regra é simples: todo orçamento tem um número, toda revisão é uma nova versão sob esse número e uma versão já enviada nunca é editada. O sistema guarda cada versão exatamente como saiu, com a data, quem enviou e para quem; assim, quando o cliente diz que o preço no seu orçamento era outro, você abre a versão que ele recebeu naquele dia em vez de discutir de memória. O arquivo do orçamento é gerado a partir do próprio registro, então o que o cliente viu é exatamente o que está no sistema. Depois você o envia por WhatsApp ou por e-mail, o que seu cliente costuma usar; o canal não importa, desde que o arquivo tenha saído do registro.

O orçamento também traz o que todos depois vão precisar, não só o preço:

  • Um prazo de validade. Um orçamento sem data de validade fica em aberto, e o cliente volta meses depois para aceitar um preço cujo custo mudou. Depois de vencido, ele é reprecificado em uma nova versão.
  • Condições de pagamento. Como o dono as define para este cliente, que é o assunto da próxima parte.
  • Escopo e exclusões. Em obras e manutenção, uma disputa pode começar meses depois por uma linha que ninguém escreveu: a retirada de entulho e a limpeza estão incluídas no preço? As peças de reposição estão cobertas pelo contrato mensal?
  • A referência do cliente. O número da solicitação ou o nome do projeto dele, porque a equipe de contas a pagar do cliente vai conferir sua nota fiscal com essa referência depois.

Quando o cliente aceita uma versão específica, essa versão se torna um pedido de venda ou um contrato, e o número do pedido de compra do cliente é salvo com ela, se ele tiver enviado um. A partir desse momento toda entrega, nota fiscal e disputa aponta para esse pedido, de modo que, a partir de qualquer nota fiscal, você chega ao preço que o cliente aceitou e a quem aprovou o desconto, que é exatamente o que você procurava no exercício da primeira parte.

A margem diante de quem aprova antes de o orçamento sair

Quando um vendedor pede a aprovação de um desconto, quem aprova muitas vezes vê um único número, o preço depois do desconto, e decide pela experiência, sem o dado de que realmente precisa. A pergunta de verdade é: quanto sobra para nós depois desse desconto? Isso exige um custo ao lado do preço, e a origem desse custo depende do setor:

  • Fábrica e distribuidor. O custo do item na ficha do item: o custo de compra, ou o custo de fabricação se você o produz. Esse número é tão preciso quanto o estoque e o custeio por trás dele.
  • Construtora. O custo estimado de cada item da planilha de quantitativos em materiais, mão de obra, equipamentos e subempreiteiros, com a margem calculada por item e para o orçamento como um todo.
  • Empresa de manutenção. O custo do próprio escopo: o número de visitas, as horas de técnico e os materiais e peças de reposição incluídos no preço.

Quem aprova vê então, numa só tela, o preço de tabela, o preço solicitado, o custo, a margem antes e depois do desconto e o motivo como o vendedor o escreveu: o preço de um concorrente, uma quantidade grande ou um cliente novo num setor em que a empresa quer entrar. O mesmo desconto pode ser aceitável em um orçamento e não em outro, porque a margem por trás de cada um é diferente.

Quem vê custo e margem é uma decisão de permissões antes de ser uma decisão de vendas. O dono pode decidir que os vendedores vejam a margem para negociar conhecendo seus limites, ou que só quem aprova a veja; as duas opções são legítimas, desde que o sistema faça cumprir a escolha. Explicamos o princípio em Permissões: quem vê o quê quando os dados saem do arquivo: uma planilha de custos que circula como arquivo chega a pessoas a quem ninguém pretendia que chegasse.

A matriz de aprovação de descontos: quem aprova qual desconto?

Uma matriz de aprovação de descontos é uma tabela que responde a uma única pergunta: até onde um vendedor pode dar desconto sem pedir, e quem aprova o que passar disso? É a mesma lógica que tratamos no lado das compras em Requisições de compra e limites de aprovação, vista do outro lado: lá você controla o que sai do seu dinheiro, aqui você controla o que concede antes de ele chegar.

Os níveis em si, o que o vendedor pode aprovar, o que vai para o gerente de vendas e o que chega ao diretor financeiro ou ao dono, são definidos pelo dono, porque refletem as margens e os mercados da própria empresa. Não existe um limite universalmente certo, e um limite emprestado de outra empresa pode ser apertado demais e travar as vendas, ou frouxo demais e não controlar nada. O dono pode basear os níveis no percentual de desconto ou na margem que sobra depois dele; a segunda opção barra um desconto que parece pequeno num item cuja margem já é estreita.

Mais importante que os números é saber o que conta como desconto, porque uma concessão de preço nem sempre chega numa linha chamada desconto:

  • Um desconto explícito numa linha do orçamento ou no total do orçamento.
  • Quantidade extra sem custo, ou entrega e instalação que normalmente são cobradas e agora saem de graça.
  • Prazos de pagamento mais longos que os habituais deste cliente, porque isso é financiamento que você oferece com o seu próprio caixa.
  • Visitas extras num contrato de manutenção, uma garantia mais longa que o normal ou pequenos serviços fora do escopo sem custo.

Tudo isso passa pela mesma matriz; do contrário, você controla o desconto escrito e deixa a concessão não escrita sem controle. As regras do lado das compras também valem aqui: ninguém aprova o próprio desconto, a alçada pertence ao cargo e não à pessoa, todo aprovador tem um substituto designado para quando estiver ausente, e a aprovação fica registrada na própria versão do orçamento com o nome do aprovador e o horário; se a versão mudar depois da aprovação, ela volta para ele. A solicitação chega ao celular de quem aprova como um link pelo qual ele pode aprovar sem abrir o notebook, porque aprovação lenta é o que empurra o vendedor para uma promessa por telefone.

Por que antes da nota fiscal e não depois? Um desconto aprovado no orçamento faz parte do preço e aparece na nota fiscal já na primeira vez. Um desconto prometido depois da venda segue outro caminho pelo Regulamento de Execução do IVA: o artigo 40(1) inclui, entre os casos que alteram o valor de um fornecimento, um valor acordado previamente e depois alterado por qualquer motivo, inclusive um desconto adicional oferecido depois de concluída a venda. Se isso acontecer depois da emissão da fatura fiscal e o IVA nela destacado for maior que o IVA devido, o artigo 54 exige uma nota de crédito que faça referência clara à fatura original, emitida até o dia 15 do mês seguinte ao fato. Ou seja, um desconto dado numa ligação depois da nota fiscal não fica entre o vendedor e o cliente; ele vira um documento fiscal com prazo, e o financeiro pode nem saber que precisa emiti-lo. Para um caso específico, quem deve ser consultado é o seu assessor tributário.

A visão da Origami

Quando construímos o fluxo de orçamentos de uma empresa, partimos de como ela realmente precifica hoje: de onde os vendedores tiram os preços, por quantas versões um orçamento costuma passar, quem aprova os descontos e onde vivem os preços especiais dos principais clientes. Um desconto concedido por telefone nos mostra onde a aprovação atual é lenta demais, antes de nos mostrar onde o controle precisa ser apertado.

Depois transformamos isso num fluxo que o sistema faz cumprir: uma tabela de preços com datas de vigência, orçamentos em versões numeradas cujos arquivos saem do registro, uma margem exibida a cada cargo conforme suas permissões, uma matriz de descontos cujos níveis o dono ajusta sem programador, aprovações que chegam ao celular e um orçamento aceito que vira um pedido de venda conectado ao seu sistema contábil e ao faturamento eletrônico. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos dentro dos nossos serviços.

Um exercício para esta semana: revise os últimos vinte orçamentos que seus clientes aceitaram

Antes de qualquer sistema, você precisa de um retrato do que realmente acontece entre a tabela de preços e o cliente. Um gerente de vendas e um diretor financeiro conseguem fazer isso em uma ou duas sessões:

  • Separe os últimos vinte orçamentos que os clientes aceitaram, e acrescente os orçamentos por trás das dez notas do exercício da primeira parte, se você os encontrou.
  • Para cada orçamento, pergunte de onde veio o preço: da tabela de preços vigente, de um orçamento anterior ou digitado à mão.
  • Conte as versões de cada orçamento, identifique a versão que o cliente aceitou e verifique se você consegue encontrá-la exatamente como ele a viu.
  • Liste cada concessão do orçamento: um desconto, quantidade grátis, entrega grátis, prazos de pagamento mais longos ou visitas extras, e ao lado de cada uma quem a aprovou e onde essa aprovação está registrada.
  • Anote se a margem era conhecida por quem aprovou o orçamento no momento em que aprovou.

O número de concessões que ninguém sabe dizer quem aprovou é o seu ponto de partida para esta parte. Depois escreva numa página a matriz de descontos que você quer: o que conta como desconto na sua empresa, os níveis adequados a ela, o cargo que aprova cada nível e quem substitui um aprovador ausente. A distância entre essa página e o que você encontrou nos vinte orçamentos é o que o sistema precisa fechar.

Na próxima parte

O preço agora tem uma única fonte, os orçamentos têm versões preservadas e todo desconto tem um aprovador que todos conhecem. A próxima parte passa para a estação anterior ao primeiro embarque: limites de crédito e garantias. Começamos com um cadastro de cliente verificado uma única vez, quando o cliente é incluído, em duas fontes oficiais gratuitas; depois, um limite de crédito e condições de pagamento que o dono define e o sistema verifica a cada pedido e a cada entrega; e então as garantias entre as quais o dono pode escolher antes de vender a prazo.

Fontes