Uma fatura correta começa pelo comprovante de entrega, não pelo pedido de venda. Para mercadorias, esse comprovante é um canhoto assinado por uma pessoa autorizada do cliente e registrado no celular na porta: a quantidade realmente recebida em cada linha, o nome e a assinatura do recebedor, o horário e a localização, uma foto da mercadoria e tudo o que foi recusado, com o motivo. Para um serviço, é um termo de conclusão assinado pelo representante do cliente, e em obras é uma medição aprovada pelo engenheiro ou consultor do contratante. O sistema então transforma esse comprovante em um rascunho de fatura sem redigitação, de modo que uma linha não entregue nunca é faturada, o canhoto assinado fica anexado à fatura e uma contestação posterior é respondida em um minuto, não em uma semana.

Do limite de crédito ao momento da entrega

Na terceira parte, cada cliente ganhou um cadastro verificado, um limite que o sistema confere em cada pedido e em cada entrega, e uma pessoa conhecida que recebe e aprova as faturas. Esta parte trata do momento em que uma venda vira algo que se pode cobrar: a entrega. O pedido de venda diz o que foi combinado; o que o cliente paga é o que realmente chegou até ele. Entre os dois há pequenas diferenças que acontecem todos os dias, de boa-fé dos dois lados: um item acabou no estoque e a remessa saiu incompleta, duas caixas foram danificadas na estrada e o recebedor as recusou, uma obra pediu para adiar metade da quantidade para a semana seguinte.

Quando a fatura é emitida a partir do pedido de venda, ela carrega essas diferenças, e o contas a pagar do cliente recebe um valor que não bate com o que o almoxarifado dele recebeu. Se o seu cliente confere as faturas de fornecedores do jeito que descrevemos do lado do comprador em recebimento e conferência tripla, ele não vai pagar uma fatura até que ela bata com o pedido de compra dele e com o registro de recebimento que ele mesmo fez, e a fatura inteira espera até que a diferença seja explicada, não só a linha divergente. É aí que começa boa parte do atraso de pagamento que descrevemos na primeira parte: nenhum desacordo sobre a dívida, apenas um documento que não bate com outro. Uma fatura que sai do mesmo número que o recebedor dele assinou passa na conferência sem que ninguém pergunte nada.

Mercadorias: um canhoto registrado no celular na porta

O canhoto em papel é uma boa ferramenta e ainda funciona em muitas empresas. Mas ele chega ao contador dias depois, quando chega; pode molhar ou se perder no porta-luvas do caminhão; e a assinatura nele não diz quem assinou nem se a pessoa estava autorizada. Levar o canhoto para o celular não muda a ideia, muda o momento: a entrega é registrada no instante em que acontece e chega ao sistema nesse mesmo instante. Um bom canhoto traz seis itens:

  • A quantidade realmente recebida em cada linha, comparada com a quantidade da ordem de carregamento. O motorista ou o vendedor abre a ordem de entrega no celular e confirma cada item com o recebedor, de modo que qualquer diferença aparece com o caminhão ainda na porta.
  • O nome, o cargo e a assinatura do recebedor. O recebedor autorizado vem do cadastro do cliente que montamos na terceira parte: o almoxarife, o engenheiro da obra ou quem o cliente indicar para cada local. Se outra pessoa assinar, isso aparece no canhoto no mesmo dia, não um mês depois.
  • O horário e a localização, capturados automaticamente pelo celular, para que ninguém escreva uma data de memória.
  • Uma foto da mercadoria já descarregada, e uma foto do carimbo do cliente no canhoto, se ele usar um. A foto é da mercadoria e do documento, não de pessoas.
  • Os itens recusados e o motivo: danificados, em desacordo com o pedido ou acima do que foi pedido, com uma foto. A mercadoria recusada volta para o caminhão e é registrada como retorno ao estoque, para não se perder entre o que saiu e o que foi faturado.
  • O número do pedido de compra do cliente, se o contas a pagar dele exigir, que é um dos dados que o cadastro do cliente guarda.

Uma entrega parcial não é uma exceção a ser resolvida por telefone. Se o cliente pediu 100 caixas e 60 foram entregues hoje, o canhoto registra 60, e 40 ficam em aberto no pedido de venda até serem entregues ou o cliente cancelá-las. Se o recebedor recusou 4 caixas porque estavam danificadas, o canhoto registra 56 aceitas e 4 recusadas, com o motivo e a foto. Esses números são um exemplo, mas o princípio vale: cada linha do pedido de venda termina em um de três estados conhecidos, entregue e aceita, recusada com motivo, ou ainda em aberto. Nenhuma linha fica numa zona cinzenta sobre a qual o contador tenha de perguntar ao motorista duas semanas depois.

Serviços e obras: termo de conclusão e medição aprovada

Um serviço não chega em um caminhão, então não há nada para contar na porta. A prova aqui é um termo de conclusão assinado pelo representante do cliente ao final do trabalho: o que foi feito, quando, se ficou algo pendente, com fotos do trabalho concluído. Uma empresa de manutenção que atende uma torre residencial com contrato mensal encerra cada visita com o termo do síndico ou gerente do prédio; um hotel que recebe um evento faturado para uma empresa o encerra com o termo do coordenador da empresa sobre o que foi realmente fornecido; uma administradora de imóveis encerra reparos fora do contrato com a assinatura de quem os solicitou. Em ordens de serviço explicamos como cada solicitação de campo vira uma ordem com número, status e responsável; o que esta parte acrescenta é que encerrar a ordem de serviço com a assinatura do cliente é, por si só, o comprovante de entrega sobre o qual a fatura é montada. Trabalho extra fora do contrato precisa de uma aprovação registrada antes de ser feito, não depois, ou chega à fatura como uma linha que ninguém no cliente reconhece.

Uma construtora não fatura uma remessa nem uma visita, e sim quantidades executadas medidas em uma medição de obra (mustakhlas). A prova aqui é a aprovação da medição pelo engenheiro ou consultor do contratante, não o envio dela pela construtora. A medição apresentada é a estimativa da construtora sobre o que foi feito; a aprovada é o que o outro lado aceitou. Por isso o pedido de pagamento se baseia nos números aprovados, e a diferença entre apresentado e aprovado é registrada em cada item com o motivo, porque essa diferença é ou trabalho ainda não medido, a ser incluído na próxima medição, ou um desacordo que precisa de um responsável. Como as quantidades são medidas e os custos lançados no projeto, abordamos em controle de custos e medições de obra; o momento da emissão da fatura fiscal em um contrato de construção é uma questão para o seu consultor tributário.

De uma entrega confirmada a um rascunho de fatura

Depois que uma entrega está concluída e confirmada, ninguém a redigita no software de faturamento. O sistema transforma o canhoto confirmado em um rascunho de fatura: o cliente a partir do cadastro, os preços a partir do pedido de venda aprovado com o desconto conforme aprovado na segunda parte, as quantidades a partir do canhoto e não do pedido, e a data de entrega a partir do celular. O contador revisa o rascunho e o emite, mas não digita os números. Desse desenho decorrem três regras, aplicadas pelo sistema e não pela memória:

  • Uma linha não entregue nunca é faturada. A quantidade em aberto fica no pedido de venda, e as quantidades recusadas nunca entram na fatura.
  • Uma entrega nunca é faturada duas vezes. Cada canhoto fica vinculado à fatura emitida a partir dele, de modo que não pode entrar em uma segunda.
  • Uma entrega confirmada nunca fica sem faturar. Ela aparece em uma lista diária com a sua idade, porque o que foi entregue e não faturado é dinheiro que ninguém pediu ainda, e é um dos saldos que a verificação do limite de crédito da terceira parte soma.

A entrega está diretamente ligada ao que o Regulamento de Execução da Lei do IVA exige em uma fatura fiscal. O artigo 53, parágrafo 5, exige que a fatura mostre a quantidade e a natureza dos bens fornecidos, ou o escopo e a natureza dos serviços prestados, e a data do fornecimento, se for diferente da data da fatura. O artigo 53, parágrafo 1(b), fixa como prazo máximo para emitir uma fatura fiscal de um fornecimento entre empresas o dia 15 do mês seguinte ao mês em que o fornecimento ocorreu. Em outras palavras, a quantidade e a data de que a fatura precisa são exatamente o que o canhoto registra, e o prazo corre a partir do mês do fornecimento, não do dia em que o canhoto chega ao contador. Se uma fatura for emitida para uma quantidade que não foi entregue, corrigi-la depois da emissão exige uma nota de crédito que faça referência clara à fatura original (artigo 54, parágrafos 1 e 4), que é o tema da próxima parte.

Quando o contas a pagar do cliente liga semanas depois dizendo que a quantidade não chegou completa, o responsável pela cobrança abre a fatura e encontra o canhoto anexado: quem recebeu, quando, onde, quanto foi aceito, quanto foi recusado e uma foto da mercadoria já descarregada. Ele envia o canhoto na mesma resposta, e ou a questão se encerra, ou fica claro que o erro foi nosso e ele é corrigido. De qualquer forma, ninguém vasculha a papelada dos motoristas e ninguém espera uma semana.

O que a Lei de Provas diz sobre um canhoto digital

Empresários perguntam isso quando a assinatura passa do papel para uma tela: esse canhoto vale se uma disputa chegar ao tribunal? A Lei de Provas, promulgada pelo Decreto Real nº M/43 de 1443 da Hégira, tem um capítulo sobre prova digital. O artigo 53 define prova digital como qualquer prova derivada de dados criados, emitidos, entregues, armazenados ou comunicados por meios digitais, desde que possam ser recuperados ou obtidos de forma compreensível. O artigo 54 lista entre as suas formas o registro digital, o documento digital, a assinatura digital, a correspondência digital e as mídias digitais. O artigo 55 estabelece que a prova digital tem o mesmo valor da prova escrita nos termos da lei.

O mais relevante na prática é o artigo 57: a prova digital não oficial é vinculante para as partes da transação, salvo prova em contrário, em casos que incluem a prova obtida por um meio digital especificado no contrato em disputa. O artigo 58 atribui o ônus de provar que a prova digital não é autêntica a quem alega isso. Em outras palavras, a forma como você e o seu cliente combinam confirmar a entrega merece estar escrita no contrato ou nas condições de venda, e não ficar como um costume combinado de boca. Como redigir essa cláusula, e o que basta em um caso específico, são questões para o seu advogado. À parte, o artigo 66, parágrafo 1, do Regulamento de Execução do IVA exige que faturas, registros e documentos contábeis sejam guardados por pelo menos 6 anos a partir do fim do período fiscal correspondente, e um canhoto anexado à sua fatura fica com ela enquanto a fatura for guardada.

A visão da Origami

Quando montamos o fluxo de entrega e faturamento de uma empresa, partimos de como ela comprova a entrega hoje: quem assina no cliente, para onde vão os canhotos depois de assinados, quanto tempo passa entre a entrega e a fatura, e quem digita as quantidades. Uma fatura que precisou ser corrigida depois de emitida nos mostra onde o fluxo atual se quebra, antes de desenharmos uma única tela.

Depois transformamos isso em um fluxo que roda nos celulares de motoristas, técnicos e supervisores de obra: uma ordem de entrega ou ordem de serviço que abre no celular; uma confirmação que captura quantidade, assinatura, horário, localização, foto e recusas com os motivos, mesmo em uma obra sem sinal, enviando assim que a conexão volta; um rascunho de fatura montado a partir da entrega confirmada; e um canhoto anexado a cada fatura, tudo conectado ao seu sistema contábil e ao faturamento eletrônico. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos por meio dos nossos serviços.

Um exercício para esta semana: as últimas vinte faturas sobre as quais alguém perguntou

Antes de qualquer sistema, você precisa de um retrato do que realmente acontece entre a entrega e a fatura. Este é um exercício para o diretor financeiro e o diretor de operações em uma única sessão:

  • Escolha as últimas vinte faturas que foram pagas com atraso, que o cliente questionou ou que foram corrigidas depois de emitidas.
  • Para cada fatura, encontre o comprovante de entrega: um canhoto assinado, um termo de conclusão ou uma medição aprovada. Anote quanto tempo levou para encontrá-lo e onde o encontrou.
  • Compare a quantidade da fatura com a quantidade do canhoto, e anote de onde veio a quantidade da fatura: do pedido de venda ou do canhoto.
  • Verifique quem assinou: a pessoa está entre os recebedores autorizados no cadastro do cliente, e o nome dela é legível?
  • Conte os dias entre a entrega e a fatura em cada caso.

O número de faturas cujo comprovante você não conseguiu encontrar em poucos minutos, e o número daquelas cujas quantidades vieram do pedido de venda e não do canhoto, são a linha de base desta parte. O maior intervalo entre a entrega e a fatura mostra onde o canhoto fica parado no caminho até o contador.

Na próxima parte

A fatura agora tem uma única fonte, a entrega confirmada, e o seu comprovante viaja com ela. A próxima parte pergunta por que o pagamento ainda espera: a fatura emitida com atraso ou que chega a alguém sem autorização para aprová-la, os prazos de emissão do Regulamento de Execução, a fatura-resumo mensal e a correção de uma fatura depois de emitida com uma nota de crédito ou de débito em vez de apagá-la. Depois, o registro de contestações: cada contestação ganha um responsável, um motivo e uma data, e a parte não contestada da fatura continua cobrável.

Fontes