Você coloca a venda a prazo sob controle antes da primeira remessa com quatro passos: um cadastro de cliente verificado uma única vez, no momento do cadastro, em duas fontes oficiais gratuitas; um limite de crédito e condições de pagamento que o dono define para cada cliente; uma verificação que o sistema faz em cada pedido e cada entrega contra o saldo em aberto, o que ainda não foi faturado e as faturas vencidas; e uma exceção registrada como aprovação com motivo, nome e horário, não um telefonema. Depois, o dono escolhe a garantia adequada a cada cliente: um adiantamento, uma garantia bancária ou uma nota promissória eletrônica na plataforma Nafith, um título de crédito que o artigo 9 da Lei de Execução inclui entre os títulos executivos.

Da cotação à primeira remessa a prazo

Na segunda parte o preço passou a ter uma fonte única, as cotações passaram a ter versões preservadas e cada desconto passou a ter um aprovador que todos conhecem. Também escrevemos ali que a cotação traz as condições de pagamento que o dono define para esse cliente; esta parte trata dessas condições e do que as sustenta. Vender a prazo é um financiamento que você concede com o seu próprio caixa: entrega a mercadoria ou conclui o serviço hoje e espera o dinheiro até uma data combinada. A pergunta antes da primeira remessa não é se você confia nesse cliente, porque, como vimos na primeira parte, a maior parte dos atrasos de pagamento vem de um documento que falta ou de uma fatura que chegou à pessoa errada. A pergunta é: quanto estamos dispostos a ter em aberto com esse cliente a qualquer momento, em que condições e o que nos protege se ele pagar com atraso?

O cadastro do cliente: lançado uma vez e verificado no momento do cadastro

Todo pedido de venda, fatura e recebimento vai apontar depois para um cliente. Se um mesmo cliente for lançado com três nomes, o saldo dele fica dividido em três cadastros, ninguém sabe quanto ele realmente deve, e o próximo pedido passa na verificação do limite porque cada cadastro, isoladamente, está abaixo do limite. Por isso o crédito começa pelo cadastro do cliente, e um bom cadastro traz cinco itens básicos:

  • O nome como consta no registro comercial, não o nome do projeto nem o nome do comprador com quem o vendedor conversa. Um nome curto pode ficar como campo de busca, mas o nome oficial é o que aparece no contrato e na fatura.
  • O número nacional unificado do estabelecimento. É o identificador que nunca se repete: o sistema recusa um segundo cadastro com o mesmo número e procura nomes parecidos antes de criar um, de modo que avisa o funcionário de que o cliente já existe em vez de depender da memória dele.
  • O número de IVA, se o cliente for registrado no IVA; voltamos à fatura em si na quinta parte.
  • O endereço registrado, mais o endereço de cada obra ou filial para onde você entrega ou presta serviço, se houver várias.
  • A pessoa autorizada a receber e aprovar faturas: nome, cargo e contato, e o que o setor de contas a pagar do cliente exige antes de aceitar uma fatura, como um número de pedido de compra ou a assinatura do engenheiro da obra. Só este item já evita boa parte do atraso que começa com uma fatura enviada ao vendedor e não a quem a aprova.

Antes de o cliente entrar na sua lista, bastam duas consultas oficiais gratuitas, as mesmas que descrevemos do lado do comprador em Da cotação ao pedido de compra: fornecedor verificado, preço firme:

  • A consulta de registro no IVA na Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega (ZATCA). Um serviço aberto a contribuintes e ao público, em que você pesquisa pelo número de IVA, pelo número do registro comercial ou pelo número do certificado de IVA e vê a situação do registro do estabelecimento.
  • A consulta do registro comercial no Ministério do Comércio. Um serviço instantâneo e gratuito em que você pesquisa pelo nome do estabelecimento ou pelo número nacional unificado.

O objetivo não é desconfiar do cliente; é confirmar que o nome no registro comercial, o nome vinculado ao número de IVA e o nome no pedido de compra ou no contrato coincidem. Se não coincidirem, a pergunta é feita agora, antes da primeira remessa, e não depois da primeira fatura vencida.

E uma consulta de crédito pela SIMAH? A SIMAH é uma das empresas de informações de crédito, e o Regulamento de Execução da Lei de Informações de Crédito, publicado no livro de normas do Banco Central Saudita (SAMA), define consumidor como pessoa física ou jurídica que tem operações de crédito, de modo que as empresas estão incluídas. Mas a consulta não está aberta a qualquer empresa que queira: membro, segundo o regulamento, é a entidade que assinou um contrato de troca de informações de crédito com uma empresa de informações de crédito, e o artigo 40(1) exige que o membro obtenha o consentimento por escrito do consumidor antes de fazer uma consulta. Portanto, esse caminho exige ser membro e exige o consentimento por escrito do seu cliente antes de qualquer consulta.

Limite de crédito e condições de pagamento: o dono define, o sistema verifica

O limite de crédito é o máximo que você aceita que um cliente lhe deva a qualquer momento. As condições de pagamento são o prazo que ele tem para pagar cada fatura e se uma parte é paga antecipadamente. As duas são decisões que o dono, ou alguém a quem ele delegue, toma para cada cliente, porque refletem o caixa da empresa, o histórico com esse cliente, o tamanho dos pedidos e a garantia em mãos. Não existe limite certo para todas as empresas nem prazo de pagamento certo para todos os setores, e um valor emprestado de outra empresa pode travar as vendas ou não proteger nada.

O limite e as condições ficam registrados no cadastro do cliente, não na memória de um vendedor, junto com quem os aprovou, quando e a data da próxima revisão. Depois vem a parte que a memória não consegue fazer: o sistema verifica o limite em cada pedido, não só na abertura da conta. A verificação soma três valores, não um:

  • O saldo em aberto: faturas emitidas e ainda não pagas.
  • O que ainda não foi faturado: pedidos de venda aprovados e ainda não entregues, entregas que o cliente assinou mas que ainda não foram faturadas, e serviços concluídos ainda não incluídos em uma medição.
  • O próprio pedido novo.

Se o total ultrapassar o limite, ou se o cliente tiver uma fatura vencida, o pedido para em um ponto conhecido e o vendedor vê o motivo: qual fatura está vencida e quanto o pedido ultrapassa o limite. A verificação é feita de novo na entrega, não só na entrada do pedido, porque um pedido de venda pode ser aprovado semanas antes do embarque, e nessas semanas uma fatura anterior pode vencer. A verificação toma a forma de cada setor:

  • Fábrica ou distribuidor. Pedidos repetidos toda semana, então a verificação acontece em cada pedido e cada ordem de carregamento, e nenhum caminhão sai para um cliente acima do limite sem que alguém saiba.
  • Empresa de manutenção, operadora de imóveis ou hotel. Um contrato mensal ou uma conta corporativa em que os serviços se acumulam antes da emissão da fatura, então a parte não faturada é a que costuma faltar no quadro.
  • Construtora. Aqui o limite é lido no nível do contrato, não do pedido; voltamos a isso em breve.

Ultrapassar o limite: uma aprovação registrada com motivo, não um telefonema

Vai chegar o dia em que você precisa entregar acima do limite: um grande cliente na alta temporada, uma obra que para se o material não chegar, ou uma fatura vencida que atrasou porque a nota de entrega se perdeu do seu lado, não do lado dele. Controle aqui não significa que o sistema sempre diz não; significa que uma exceção é uma decisão com um responsável conhecido. O vendedor solicita a exceção na própria tela com um motivo, e o pedido chega ao celular do aprovador com os números de que ele precisa: o limite, o saldo em aberto, o que ainda não foi faturado, o que está vencido e há quanto tempo, e a garantia em mãos. A aprovação é registrada com o nome do aprovador, o horário e o seu alcance: só este pedido, ou um valor extra até uma data definida.

É a mesma lógica da matriz de descontos da segunda parte: o dono define os níveis, ninguém aprova a própria exceção, a autoridade pertence ao cargo e não à pessoa, e cada aprovador tem um substituto nomeado para quando estiver ausente. Exceções repetidas para o mesmo cliente são um sinal, não uma infração: ou o limite dele já não condiz com o tamanho da relação e deve ser revisto, ou o atraso nos pagamentos precisa de uma conversa antes do próximo pedido. De qualquer forma, o dono vê isso em um relatório, não em um telefonema no fim do mês.

Garantias: o que o dono escolhe antes de vender a prazo

Uma garantia não substitui o limite de crédito; ela define quanto você está arriscando quando um cliente perde o prazo. Nem todo cliente precisa de garantia, e nem toda garantia serve para todo cliente, então essa é uma decisão que o dono toma por cliente ou por grupo de clientes. As opções incluem:

  • Adiantamento. Uma parte paga antes da entrega ou antes do início do serviço, que reduz o valor exposto ao atraso. É registrado como um saldo vinculado ao pedido de venda ou ao contrato, que as faturas vão abatendo conforme o combinado, e não como um valor na conta bancária que ninguém consegue ligar a um pedido.
  • Garantia bancária. Emitida pelo banco do cliente a seu favor, por um valor e um prazo definidos. É registrada no cadastro do cliente com o valor, a data de vencimento e o contrato que cobre, e o sistema avisa com uma antecedência definida antes do vencimento, antecedência que o dono decide, porque uma garantia que venceu sem ninguém perceber não é garantia. A redação e os termos são questões para o seu banco e o seu advogado.
  • Uma nota promissória eletrônica na plataforma Nafith. Explicamos aqui porque é a opção que os empresários menos conhecem.

A Nafith é uma plataforma eletrônica para criar notas promissórias, que o guia de serviços de execução do Ministério da Justiça cita como exemplo de plataforma eletrônica aprovada, e atende pessoas e estabelecimentos registrados na Arábia Saudita. A plataforma informa que o credor, ou seja, você, emite a solicitação de criação da nota, e o devedor a aprova em seguida com um código de confirmação recebido pelo Nafath, o login único nacional, o que equivale a o devedor criar a nota. Uma nota não pode ser alterada depois de aprovada; o credor pode cancelá-la e o devedor não. A plataforma também permite várias notas vinculadas a uma única solicitação com vencimentos diferentes, cada uma podendo ser executada separadamente, o que se encaixa em um acordo de pagamento parcelado.

Por que isso importa? Porque o artigo 9 da Lei de Execução estabelece que a execução forçada só é possível com um título executivo de um direito de valor determinado e exigível, e o item 4 inclui os títulos de crédito entre os títulos executivos; a nota promissória é um título de crédito. Assim, uma nota não paga no vencimento vai direto para execução, sem ação judicial prévia. O guia do Ministério da Justiça explica que os títulos emitidos por plataformas aprovadas como a Nafith são apresentados no Najiz pela via automatizada (o tribunal virtual): o solicitante digita o número da nota e os dados dela são carregados automaticamente. E o artigo 46 da lei, com a redação alterada, estabelece que, se o devedor não pagar, ou não declarar bens suficientes para pagar, em 5 dias a partir da notificação da ordem de execução, ele é considerado inadimplente, e o juiz da execução determina de imediato medidas que incluem a proibição de viajar e a comunicação do não pagamento a uma empresa de informações de crédito licenciada.

Isso é o que dizem os textos, não uma recomendação para pedir uma nota a todo cliente. Uma nota tem um valor fixo e uma data definida, enquanto o saldo em aberto muda toda semana, então o valor da nota, quando pedi-la e o que acontece quando o saldo a ultrapassa são questões para o seu advogado, assim como qualquer decisão de escalar. O que importa no sistema é que toda garantia fique registrada no cadastro do cliente: o tipo, o valor, a data de vencimento ou de expiração, o que ela cobre e onde está guardado o original ou o número dela na plataforma, para que quem aprova o limite veja a garantia em mãos antes de decidir.

A construtora: adiantamento e retenção como saldos do contrato

Uma construtora vende a prazo de outro jeito: não entrega uma remessa e a fatura; executa serviços durante semanas, apresenta uma medição que o engenheiro ou o consultor do contratante aprova, e depois espera o pagamento. A maioria dos contratos tem dois saldos que escapam do acompanhamento normal da cobrança porque nenhum deles aparece como fatura vencida:

  • Adiantamento. A construtora o recebe do dono da obra no início do contrato, e ele é depois descontado das medições conforme o contrato determina. Acompanhe-o como um saldo do contrato: quanto foi recebido, quanto já foi descontado e quanto falta. Caso contrário, ele é descontado duas vezes ou nenhuma, e a diferença aparece como disputa no acerto final.
  • Retenção. Uma parte que o contratante retém de cada medição até que uma condição do contrato seja cumprida, como a entrega da obra ou o fim do período de garantia contra defeitos. É dinheiro seu, mas ainda não é exigível. Se não for acompanhada como um saldo separado, com a condição de liberação e a data prevista, ela é esquecida depois da entrega ou aparece no relatório de vencimentos como vencida quando não está.

Para uma construtora, o limite de crédito é lido no nível do contrato: serviço executado mas ainda não medido, medições apresentadas mas não aprovadas, medições aprovadas mas não pagas, e retenções ainda não liberadas. A soma desses quatro saldos é o que a construtora está de fato financiando para o contratante em qualquer dia. Como funcionam as medições e como os custos são apropriados a um projeto, tratamos em Controle de custos e medições de obra; o que esta parte acrescenta é ver os quatro saldos juntos antes de aceitar um serviço adicional ou um novo contrato do mesmo contratante.

A visão da Origami

Quando construímos o fluxo de crédito para uma empresa, começamos por como ela vende a prazo hoje: quem decide as condições de pagamento de um cliente novo, onde os limites são registrados, se existirem, quem aprova quando um grande cliente pede uma remessa com uma fatura vencida, e onde ficam as garantias e as datas de vencimento. Uma exceção concedida por telefone nos mostra onde a aprovação atual é lenta demais antes de nos mostrar onde o controle precisa ser apertado.

Depois transformamos isso em um fluxo que o sistema faz cumprir: um cadastro de cliente com um identificador que nunca se repete, limites e condições que o dono ajusta sem programador, uma verificação em cada pedido e cada entrega que soma o saldo em aberto ao que ainda não foi faturado, uma exceção que chega ao celular do aprovador e fica registrada, um registro de garantias que avisa antes do vencimento, e saldos de adiantamento e retenção em cada contrato, tudo conectado ao seu sistema contábil e à nota fiscal eletrônica. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos dentro dos nossos serviços.

Um exercício para esta semana: revise seus vinte maiores clientes a prazo

Antes de qualquer sistema, você precisa de um retrato do que de fato acontece entre a venda a prazo e o limite que você acha que existe. Um gerente financeiro e um gerente comercial podem fazer isso em uma ou duas sessões:

  • Escolha seus vinte maiores clientes pelo saldo em aberto que têm hoje.
  • Para cada cliente, anote o limite e as condições de pagamento como estão escritos, não como alguém se lembra. Se não encontrar por escrito, anote isso.
  • Some o que eles realmente devem: faturas em aberto, entregas ainda não faturadas, pedidos de venda aprovados ainda não entregues e retenções, se você for construtora. Depois compare o total com o limite.
  • Verifique o cadastro: o nome está como no registro comercial, eles têm um cadastro ou vários, e a pessoa autorizada a receber faturas é conhecida?
  • Liste as garantias que você tem de cada cliente, a data de vencimento de cada uma e onde está o original.

O número de clientes sem limite por escrito, e o número daqueles cujo saldo real ultrapassa o limite sem uma aprovação que alguém consiga apontar, são o seu ponto de partida para esta parte. Depois escreva em uma página: quem define o limite de um cliente novo, quando ele é revisto, quem aprova ultrapassá-lo e qual garantia você pede a qual grupo de clientes. A distância entre essa página e o que você encontrou nos vinte clientes é o que o sistema precisa fechar.

Na próxima parte

Cada cliente agora tem um cadastro verificado, um limite testado em cada pedido e cada entrega, e garantias que todos conseguem localizar e datar. A próxima parte passa ao momento em que uma venda vira algo que se pode faturar: o comprovante de entrega. Explicamos por que a fatura deve partir de uma nota de entrega assinada pelo cliente, ou de uma medição aprovada pelo engenheiro dele, e não do pedido de venda, e como esse comprovante é registrado no celular, na porta ou na obra, para que qualquer disputa posterior seja resolvida em um minuto, e não em uma semana.

Fontes