Baixa de recebimentos significa associar cada transferência que chega à sua conta à fatura ou às faturas que ela paga no mesmo dia em que chega, e não no fim do mês. Assim, a cobrança sabe quem realmente pagou e para de cobrá-lo, qualquer valor que chega sem referência fica numa fila com um responsável, e o dono sabe quanto dinheiro vai entrar nas próximas semanas antes de se comprometer com uma compra grande. Na sexta parte, cada fatura ganhou um calendário de cobrança e um registro de promessas de pagamento. Esta sétima e última parte completa o caminho: três casos que confundem a conciliação e quatro ferramentas que os resolvem, depois uma visão do fluxo de caixa semana a semana e, por fim, um plano de 90 dias para digitalizar as vendas numa ordem que nunca interrompe as vendas por um único dia.

Três casos que deixam o dinheiro recebido sem endereço

Em muitas empresas, a conciliação dos recebimentos fica com um único contador que abre o extrato bancário, lê o nome do remetente e lembra qual cliente paga de qual jeito. O extrato e a planilha são boas ferramentas, e um contador que sabe que as transferências de determinado cliente chegam em nome da controladora dele é um valor real para o negócio. Mas a conciliação tropeça em três casos que se repetem sempre:

  • Uma transferência sem referência. Um valor chega com um nome abreviado, ou o nome de uma empresa irmã do cliente, sem número de fatura. O dinheiro fica na conta, o cliente continua inadimplente no relatório de aging, e a cobrança pode ligar para ele amanhã cobrando um valor que ele já pagou.
  • Uma transferência que paga várias faturas. O financeiro do cliente junta as faturas do mês num único pagamento. Se ninguém sabe exatamente quais faturas o valor cobre, ele é distribuído entre as mais antigas no chute, e assim uma fatura que o cliente não pretendia pagar é encerrada enquanto outra que ele pagou continua em aberto.
  • Um pagamento menor que a fatura. O cliente paga a fatura menos o valor de uma linha que contesta: um item que chegou danificado, uma visita de manutenção que ele diz que nunca aconteceu, ou uma quantidade numa medição de obra que ele não aprovou. Se o valor é registrado sozinho, sem motivo, a diferença vira um pequeno saldo cuja história ninguém conhece dois meses depois.

Nada disso significa que o cliente esteja escondendo algo. O financeiro dele trabalha do seu jeito e paga como sempre pagou. A resposta é dar a ele um caminho que permita que cada transferência encontre sua fatura, e tratar o que sobrar sem endereço num único lugar visível.

Quatro ferramentas para que cada transferência encontre sua fatura

  • Um número de conta exclusivo por cliente, se o seu banco oferecer. Se o seu banco fornece números de conta virtuais vinculados à sua conta principal, dê a cada cliente o seu próprio número, impresso nas faturas e no extrato dele. A transferência então identifica o remetente pelo número em que chegou, mesmo que o pagador não tenha escrito referência nenhuma. Pergunte ao seu banco sobre o serviço e as condições antes de construir em cima dele.
  • Um aviso de pagamento do cliente. Peça ao financeiro do cliente que envie, com cada transferência, um aviso com as faturas que ela paga e o valor de cada uma, para um único e-mail dedicado aos recebimentos e não para a caixa de entrada do vendedor. Imprima esse pedido, e o número da fatura a informar na referência da transferência, na própria fatura e no extrato mensal, para que o pedido acompanhe cada documento.
  • Uma importação diária do extrato bancário. Em vez de abrir o extrato no fim do mês, as movimentações de cada dia entram no sistema no próprio dia: um arquivo baixado do portal empresarial do banco, ou uma conexão direta onde houver. O Marco de Open Banking publicado pelo Banco Central da Arábia Saudita concentrou sua primeira versão no Serviço de Informação de Contas, que permite aos clientes de um banco compartilhar seus dados financeiros com segurança com um provedor terceiro, como explicamos em Open Banking na Arábia Saudita. O sistema então propõe uma correspondência a partir do número da fatura na referência, da conta exclusiva do cliente ou de um valor que corresponde a uma única fatura em aberto desse cliente, e o contador aprova.
  • Os recebimentos não alocados como uma fila visível com responsável. Todo valor cuja fatura é desconhecida vai para uma única fila, e não para uma conta transitória que cresce em silêncio. Cada linha tem um responsável que a acompanha e uma data, e se o cliente é conhecido mas as faturas não, o cliente aparece no relatório de aging com uma marcação: pagamento recebido, aguardando alocação. O calendário de cobrança para de cobrá-lo até que isso seja resolvido, e o dono decide se o bloqueio de entregas da terceira parte é liberado antes ou depois da alocação.

Um pagamento menor que a fatura: aplique o que chegou e registre a diferença

Quando um cliente paga menos que a fatura, não a encerre nem cobre a diferença antes de saber o porquê. Aplique o valor recebido às linhas não contestadas e lance a diferença no registro de disputas da quinta parte com motivo, responsável e data. Se a disputa terminar a seu favor, a diferença volta ao calendário de cobrança com a sua prova, como o canhoto de entrega assinado. Se terminar num desconto ou numa devolução, esse é um dos casos que alteram o valor de um fornecimento segundo o parágrafo 1 do artigo 40 do Regulamento de Execução do IVA, que incluem uma redução acordada após a venda, e então é emitida uma nota de crédito que faça referência clara à fatura original (artigo 54, parágrafos 1 e 4) até, no máximo, o dia 15 do mês seguinte ao evento (artigo 54, parágrafo 6).

O contrário também acontece: uma transferência maior que as faturas em aberto, ou um adiantamento antes da entrega, como alguns contratos de obra preveem. A diferença é registrada como saldo credor em nome do cliente, aparece no extrato dele e é aplicada à próxima fatura ou devolvida por decisão aprovada; ela não se dissolve na conta geral. Qualquer tratamento tributário de um adiantamento ou de um saldo devolvido ao cliente é uma questão para o seu consultor tributário.

Fluxo de caixa semana a semana: o número antes de qualquer grande compromisso

Quando os recebimentos são conciliados todos os dias, a empresa passa a ter o conhecimento mais preciso possível sobre o dinheiro que entra. Uma visão de caixa reúne isso numa única tabela, semana a semana, num horizonte escolhido pelo dono, um trimestre por exemplo, a partir de três fontes de entrada:

  • Faturas ainda não vencidas, cada uma na semana do seu vencimento, calculado a partir das condições de pagamento que o dono definiu para cada cliente na terceira parte.
  • Promessas de pagamento registradas sobre faturas vencidas da sexta parte, na semana em que vencem, numa linha separada porque são uma promessa, não um direito.
  • Valores em disputa e retenções, fora da previsão até que a disputa seja resolvida ou a condição de liberação seja cumprida, numa linha apenas informativa.

Do outro lado ficam as saídas: o ciclo programado de pagamentos a fornecedores que montamos na série de compras em Pagar fornecedores em dia e conciliar extratos, com as faturas de fornecedores que vencem em cada semana, mais os compromissos fixos como folha de pagamento e aluguel. A diferença entre as entradas previstas e as saídas programadas de cada semana é o número de que o dono precisa antes de assinar um pedido de compra grande ou aceitar um projeto que exige financiamento antecipado. Uma semana que mostra um déficit um mês antes de ele acontecer deixa tempo para acelerar uma cobrança ou reprogramar um pagamento; um déficit descoberto no próprio dia não deixa nada além de uma linha de crédito bancária e o seu custo.

Para manter o número honesto, compare toda semana o que você esperava com o que realmente entrou, cliente por cliente. Uma diferença recorrente com um cliente específico mostra até que ponto confiar nas promessas dele ao planejar, e é uma conversa para o gerente da conta ter com ele, não um veredito sobre o cliente.

Onde entra a IA

Quando a cadeia está em ordem, a IA tem trabalho real a fazer nos recebimentos: ler os avisos de pagamento que chegam em e-mails ou nos anexos e extrair os números das faturas, propor uma correspondência para uma transferência sem referência a partir do valor, da data e da forma como o cliente pagou antes, e redigir lembretes no tom da sua equipe para que ela os revise antes de qualquer envio.

Mas esse valor vem depois da cadeia, não antes. Propor uma correspondência exige um cliente com um único cadastro, não três nomes, faturas emitidas a partir de uma entrega confirmada e disputas registradas com seus motivos. Com dados bagunçados, a IA propõe correspondências erradas com total confiança. E uma proposta continua sendo uma proposta: o contador a aprova, e a decisão fica com uma pessoa.

A visão da Origami

Quando construímos o ciclo de vendas para uma empresa, construímos a conciliação e a visão de caixa no fim, não no começo. O motivo é que o painel lê o que as estações anteriores produzem, e um painel construído sobre uma lista de clientes duplicada e faturas sem vínculo com uma entrega mostra números elegantes em que ninguém confia, e o dono volta a perguntar ao contador.

Por isso começamos pelo cadastro do cliente e pela tabela de preços e construímos cada estação sobre a anterior, em torno de como a empresa realmente vende: quem aprova descontos, quem assina a entrega no local e como chegam as transferências e os extratos bancários. O ciclo se conecta ao seu sistema contábil e à faturação eletrônica em vez de substituí-los. Isso faz parte dos sistemas sob medida que construímos por meio dos nossos serviços.

Um plano de 90 dias numa ordem que nunca interrompe as vendas

A tentação é ligar o ciclo inteiro num único dia. A ordem que protege as vendas do dia a dia é a que descrevemos em O que migra primeiro? Uma ordem de migração que mantém o negócio funcionando: primeiro os dados fixos, depois as transações. Cada etapa pode começar com uma filial ou um grupo de clientes antes de ser estendida à empresa toda.

  • Primeiro mês: o cadastro do cliente, a tabela de preços, a aprovação de orçamentos e os limites de crédito. O cadastro de clientes é unificado e as duplicidades são mescladas, e cada cliente recebe seu número de IVA e seu registro comercial após as duas verificações oficiais gratuitas da terceira parte, suas condições de pagamento e a pessoa autorizada a receber faturas. Uma única tabela de preços e a alçada de desconto da segunda parte são aprovadas, o dono define o limite de crédito de cada cliente, e os orçamentos passam a ser emitidos e aprovados no sistema. Entrega, faturamento e cobrança continuam como antes neste mês, então nada para.
  • Segundo mês: o comprovante de entrega, a fatura a partir da entrega e o registro de disputas. O cliente assina a entrega ou o serviço concluído num celular, a minuta da fatura é gerada a partir da entrega confirmada, e cada contestação ganha uma linha com motivo e responsável. O passo mais importante deste mês é lançar as faturas em aberto emitidas antes do sistema como saldos iniciais de cada cliente, com suas datas de vencimento; caso contrário, o relatório de aging começa incompleto desde o primeiro dia.
  • Terceiro mês: o calendário de cobrança, os extratos de clientes, a baixa de recebimentos e, depois, o painel de fluxo de caixa. O calendário de cobrança começa para cada fatura, o primeiro extrato mensal é enviado, o extrato bancário é importado diariamente e a fila de recebimentos não alocados é aberta. No fim do mês, quando cada estação estiver produzindo seus dados, o painel de fluxo de caixa é aberto.

Cada etapa tem uma data anunciada, definida pelo dono, em que a forma antiga deixa de valer: a partir de uma data nenhum desconto sai a não ser pelo sistema, e a partir de outra nenhuma fatura é emitida a não ser a partir de uma entrega confirmada. Sem uma data anunciada, as duas formas seguem lado a lado, e a mais fácil vence. No fim de cada mês, revise três indicadores que você lê no próprio sistema: quantas faturas foram emitidas a partir de uma entrega confirmada, quantas transferências foram conciliadas no dia em que chegaram e quantas disputas passaram da data. A direção desses números de um mês para o outro é mais honesta do que qualquer meta definida no início.

O que existia antes do sistema em arquivos, e-mail e papel não é apagado depois da mudança. O parágrafo 1 do artigo 66 do Regulamento de Execução do IVA exige que faturas, registros e documentos contábeis sejam guardados por pelo menos 6 anos a partir do fim do período fiscal a que se referem. O arquivo antigo continua guardado e acessível, e qualquer questão específica da situação da sua empresa deve ser levada ao seu contador ou consultor tributário.

Encerrando a série

Ao longo de sete partes, percorremos o ciclo de vendas estação por estação: mapeamos suas sete estações e onde o dinheiro trava em cada uma, depois o orçamento e a alçada de desconto, depois os limites de crédito e as garantias antes de vender a prazo, depois o comprovante de entrega e a fatura que parte dele, depois a fatura no prazo e o registro de disputas, depois o aging de contas a receber e o calendário de cobrança, e por fim a baixa de recebimentos, a visão de caixa e o plano para colocar tudo em prática.

A lição que vale guardar: digitalizar as vendas não é falta de confiança nos clientes nem na equipe de vendas. Significa que cada riyal que você está esperando tem um caminho escrito do orçamento até a conta bancária, em que cada um conhece o seu papel e o dono vê o dinheiro chegando antes de se comprometer, e não depois de precisar dele. O começo é um pequeno passo que você pode dar nesta semana: pegue as transferências de clientes do mês passado e conte quantas foram associadas à sua fatura no dia em que chegaram e quantas ainda estão esperando.

Fontes