Dalam bahagian keenam, laluannya telah lengkap: bayaran mendapat jadual yang diluluskan sekali, perubahan butiran bank pembekal mendapat dua langkah dan satu log, dan penyata setiap pembekal mendapat penyesuaian bulanan yang menjelaskan setiap perbezaan. Dengan itu, setiap riyal yang pergi kepada pembekal mempunyai jejak lengkap yang boleh diikuti dari penghujung hingga ke permulaannya: permintaan yang diluluskan, pesanan belian, penerimaan berdokumen, invois yang dipadankan dan bayaran yang dijadualkan.

Soalan yang masih tidak berjawab: berapa banyak yang kita belanjakan?

Tinggal satu soalan, soalan yang ditanya oleh pemilik atau pengurus kewangan dan, di kebanyakan syarikat, tidak mendapat jawapan segera: berapa banyak yang kita belanjakan, untuk apa, dengan siapa, dan berapa banyak yang telah kita janjikan tetapi belum tiba? Bahagian terakhir ini adalah tentang menukar rantaian yang telah kita bina kepada satu paparan perbelanjaan, dan kemudian tentang pelan sembilan puluh hari untuk melaksanakan setiap bahagian siri ini, mengikut susunan yang tidak pernah menghentikan pembelian walau sehari.

Keterlihatan perbelanjaan: paparan langsung, bukan projek bulanan

Di kebanyakan syarikat, mengetahui apa yang dibelanjakan ialah projek yang berulang. Pemilik meminta gambaran perolehan, lalu akauntan mengumpul invois daripada e-mel, bayaran daripada penyata bank dan pesanan belian daripada fail yang disimpan oleh pegawai perolehan, kemudian menghabiskan berhari-hari menyeragamkan nama pembekal dan mengelaskan invois secara manual. Hamparan ialah alat yang baik untuk kerja itu, tetapi laporan tiba selepas bulan yang diterangkannya berlalu, dan usaha yang sama bermula semula pada bulan berikutnya.

Apabila setiap pembelian melalui stesen yang kita bina, setiap dokumen membawa sejak lahirnya data yang diperlukan laporan: nombor permintaan yang menghubungkannya dengan segala yang sebelum dan selepasnya, pengecam tunggal pembekal, projek, tapak atau hartanah yang menanggung kos itu, dan kategori pembelian. Tiada siapa perlu mengumpul apa-apa pada hujung bulan, kerana pengelasan berlaku pada saat permintaan, bukan selepas invois. Keterlihatan perbelanjaan kemudiannya bukan lagi laporan yang dibina seseorang tetapi paparan yang anda buka, menunjukkan data setakat ini, dan anda boleh memutarnya mengikut empat paksi:

  • Mengikut pembekal: berapa banyak yang kita beli daripada setiap pembekal, berapa banyak yang masih terbuka dengannya pada pesanan yang belum selesai, dan berapa banyak invoisnya yang ditahan kerana perbezaan, serta sebabnya.
  • Mengikut kategori: bahan binaan, alat ganti, bahan mentah, perkhidmatan penyelenggaraan, bahan guna habis, atau apa-apa pembahagian yang sesuai dengan syarikat anda. Yang penting, kategori ialah senarai pendek yang diluluskan pemilik dan dipilih oleh pemohon, bukan teks bebas yang ditulis setiap pekerja mengikut cara sendiri.
  • Mengikut projek, tapak atau hartanah: apa yang dicaj kepada setiap projek pembinaan, barisan pengeluaran, menara kediaman atau hotel. Inilah medan yang telah kita jadikan syarat permintaan pembelian sejak bahagian kedua.
  • Mengikut peringkat: apa yang telah kita komitkan, apa yang telah diinvois dan apa yang telah dibayar. Paksi ini paling penting, jadi kita bincangkan seterusnya.

Tiga angka sebelum sebarang komitmen baharu

Kebanyakan laporan perolehan bermula daripada invois, kerana itulah dokumen yang sampai ke bahagian akaun. Tetapi invois tiba lewat: wang telah dijanjikan pada hari pesanan belian dikeluarkan, bukan pada hari invois tiba. Oleh itu pemilik memerlukan tiga angka bersebelahan, bagi setiap projek, tapak atau hartanah, dan bagi setiap pembekal:

  • Dikomitkan: baki pesanan belian terbuka yang belum diinvois. Bahan yang dipesan tetapi belum dihantar, dihantar tetapi belum diinvois, atau kerja yang diberikan kepada subkontraktor yang tuntutan kemajuan bayarannya belum masuk.
  • Diinvois: invois yang telah diterima dan dipadankan tetapi belum dibayar, setiap satu dengan tarikh matangnya dikira daripada terma bayaran dalam rekod pembekal.
  • Dibayar: apa yang benar-benar telah keluar, dalam larian bayaran berjadual atau sebagai bayaran segera yang direkodkan.

Membandingkan ketiga-tiga ini ialah angka yang diperlukan pemilik sebelum menandatangani komitmen seterusnya. Dalam kawalan kos dan tuntutan kemajuan kita membandingkan kos sebenar setiap projek dengan harga dalam senarai kuantiti, dan dalam bahagian ketiga kita menambah lapisan pesanan terbuka. Di sini gambarannya lengkap: projek yang invoisnya kelihatan selesa berbanding bajet mungkin telah mengkomitkan hampir keseluruhan bajet dalam pesanan terbuka. Angka diinvois, bersama tarikh matangnya, memberitahu pengurus kewangan berapa banyak tunai yang keluar dalam beberapa minggu akan datang, dan angka dikomitkan memberitahu apa yang datang selepas itu.

Supaya angka dikomitkan jujur, ia memerlukan satu disiplin: pesanan yang bakinya tidak lagi ditunggu oleh sesiapa ditutup dengan sebab bertulis, seperti yang kita sebut dalam bahagian ketiga. Baki terbuka yang dilupakan mengembungkan komitmen di skrin, dan pemilik menangguhkan keputusan yang wajar kerana menyangka wang itu sudah diperuntukkan.

Soalan yang dijawab paparan dalam seminit

Di kebanyakan syarikat, soalan-soalan ini boleh dijawab daripada hamparan, tetapi hanya selepas berhari-hari mengumpul data, dan sering kali selepas keputusan yang memerlukan jawapan itu telah berlalu. Apabila perolehan berjalan melalui rantaian, paparan menjawabnya dalam seminit:

  • Siapakah sebenarnya pembekal terbesar kita, setelah nama pendua digabungkan? Dalam bahagian ketiga kita meletakkan setiap rekod pembekal pada nombor nasional bersepadu dan menggabungkan pendua. Barulah kedudukan sebenar muncul: pembekal yang perbelanjaannya terpecah kepada tiga nama mungkin pembekal terbesar yang anda berurusan dengannya. Itu penting di meja rundingan, dan lebih penting apabila anda sedar bahawa jika pembekal ini tersandung, lebih daripada satu tapak boleh terhenti.
  • Berapa banyak yang telah kita komitkan tetapi belum diinvois? Bagi setiap projek, tapak dan hartanah, dan bagi setiap pembekal, tanpa sesiapa perlu menelefon pegawai perolehan untuk bertanya pesanan mana yang telah dikeluarkan.
  • Kategori manakah yang dibeli di luar pesanan belian? Invois yang tiba tanpa pesanan belian muncul dalam peti masuk invois bersama kategori dan jabatannya. Jika ia terus berlaku dalam satu kategori, biasanya bukan bermakna seseorang memintas proses. Ia bermakna proses itu tidak sesuai dengan kategori tersebut: bahan guna habis yang dibeli setiap minggu memerlukan perjanjian harga dengan pesanan berturutan yang dikeluarkan di bawahnya, bukan satu pusingan sebut harga penuh setiap kali.
  • Di manakah pembelian segera paling kerap berlaku? Bahagian permintaan yang melalui laluan segera di setiap tapak atau jabatan. Seperti yang kita sebut dalam bahagian kedua, ia menunjuk kepada perancangan atau kelulusan yang lambat, bukan kepada kesalahan sesiapa.
  • Invois pembekal manakah yang paling kerap ditahan, dan mengapa? Perbezaan kuantiti dan harga yang dihentikan oleh pemadanan tiga hala dalam bahagian keempat, dikumpulkan mengikut pembekal dan sebab. Pembekal yang perbezaannya berulang perlu diajak berbincang. Perbezaan yang berulang dengan setiap pembekal di satu tapak memerlukan semakan terhadap proses penerimaan di situ.
  • Bagaimanakah harga item yang sama bergerak? Harga seunit pada pesanan belian berturutan untuk item yang sama, daripada pembekal yang sama dan daripada yang lain. Ini hanya mungkin jika item itu mempunyai satu kod, iaitu peraturan yang sama yang kita gunakan untuk pembekal.

Di mana AI berperanan

Setelah rantaian tersedia, AI mempunyai kerja sebenar dalam perolehan: membaca invois pembekal yang tiba sebagai foto atau halaman imbasan dan menukarnya kepada data dan bukannya menaip semula, menandakan harga seunit yang luar biasa bagi item itu, atau invois yang menyerupai invois yang telah direkodkan di bawah nama pembekal yang serupa, dan kemudian ramalan permintaan yang kita bincangkan dalam AI dalam perolehan dan inventori.

Tetapi pulangan itu datang selepas rantaian, bukan sebelumnya. Menandakan harga luar biasa memerlukan harga biasa sebagai ukuran, yang bermakna pesanan belian direkodkan pada satu kod item. Mengesan invois pendua memerlukan setiap pembekal mempunyai satu rekod. AI yang berjalan di atas satu pembekal dengan tiga nama dan invois tanpa pesanan belian sedang membandingkan data bising dengan data bising. Dan amaran tetap amaran: ia membawa kes kepada pihak yang bertanggungjawab, dan manusia yang membuat keputusan.

Pandangan Origami

Apabila kami membina kitaran perolehan untuk sebuah syarikat, kami membina keterlihatan perbelanjaan pada akhirnya, bukan pada permulaan. Paparan membaca apa yang dihasilkan stesen sebelumnya, dan papan pemuka yang dibina sebelum rekod teratur memberikan angka yang kemas tetapi salah, lalu pemilik hilang kepercayaan terhadapnya dan kembali meminta laporan manual. Oleh itu kami bermula dengan daftar pembekal, kategori pembelian dan medan projek pada permintaan, kemudian membina setiap stesen di atas stesen sebelumnya.

Kami membina keseluruhan kitaran berdasarkan cara syarikat benar-benar membeli: siapa yang memohon dari tapak, siapa yang meluluskan dari telefon bimbit, dan bagaimana invois pembekal tiba. Ia bersambung dengan sistem perakaunan yang sudah digunakan syarikat dan dengan e-invois, bukannya menggantikannya. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina, yang diterangkan dalam perkhidmatan kami.

Pelan sembilan puluh hari mengikut susunan yang tidak pernah menghentikan pembelian

Kesilapan biasa ialah cuba menghidupkan seluruh kitaran dalam satu hari. Susunan yang melindungi pembelian harian ialah yang kita huraikan dalam apa yang dipindahkan dahulu: data induk dahulu, kemudian transaksi. Setiap peringkat juga boleh bermula di satu tapak atau jabatan sebelum diperluas ke seluruh syarikat.

  • Bulan pertama: daftar pembekal, matriks kelulusan dan permintaan pembelian. Daftar pembekal dibersihkan dan diletakkan pada nombor nasional bersepadu, rekod pendua digabungkan, dan setiap pembekal mendapat nombor VATnya selepas dua semakan rasmi daripada bahagian ketiga, terma bayarannya, dan IBANnya daripada surat rasmi. Pemilik menetapkan had matriks kelulusan, senarai kategori pembelian dan syarat laluan segera. Kemudian permintaan pembelian mula dibuat dari telefon bimbit, dengan kelulusan pada permintaan itu sendiri. Pesanan, penerimaan dan bayaran berjalan seperti biasa bulan ini, jadi tiada apa yang terhenti.
  • Bulan kedua: pesanan belian dan penerimaan berdokumen. Pesanan belian dikeluarkan daripada permintaan yang diluluskan sebelum penghantaran, penerimaan direkodkan di pintu pagar atau di tapak berdasarkan baris pesanan, dan rekod penyiapan diluluskan untuk subkontraktor dan perkhidmatan. Langkah paling penting bulan ini ialah memasukkan pesanan terbuka yang dikeluarkan sebelum sistem sebagai baki pembukaan; jika tidak, angka dikomitkan bermula kurang sejak hari pertamanya.
  • Bulan ketiga: peti masuk invois, pemadanan, larian bayaran, penyesuaian penyata, kemudian papan pemuka perbelanjaan. Satu alamat ditetapkan untuk invois pembekal, pemadanan tiga hala dijalankan pada setiap invois, larian bayaran berjadual bermula, dan penyata daripada pembekal terbesar disesuaikan dahulu. Pada hujung bulan, setelah setiap stesen menghasilkan datanya, paparan perbelanjaan dihidupkan.

Setiap peringkat mempunyai pengakhiran laluan lama yang diumumkan, ditetapkan oleh pemilik: mulai tarikh tertentu tiada pesanan dikeluarkan kecuali daripada permintaan yang diluluskan, dan mulai tarikh lain tiada invois dibayar sehingga ia dipadankan, kecuali yang melalui laluan segera yang direkodkan. Tanpa tarikh yang diumumkan, kedua-dua laluan terus berjalan seiring, dan yang lebih mudah akan menang. Pada hujung setiap bulan, semak tiga penunjuk yang anda baca daripada sistem itu sendiri: berapa banyak permintaan yang melalui sistem, berapa banyak invois yang tiba dengan pesanan belian, dan berapa banyak invois yang ditahan dan sebabnya. Arah angka-angka itu dari bulan ke bulan lebih jujur daripada sebarang sasaran yang anda tetapkan pada permulaan.

Bagi apa yang wujud sebelum sistem, iaitu fail, e-mel dan kertas, tiada satu pun dipadam selepas peralihan. Perkara 66(1) Peraturan Pelaksanaan VAT mewajibkan orang bercukai menyimpan invois, rekod dan dokumen perakaunan yang wajib disimpannya sekurang-kurangnya enam tahun dari akhir tempoh cukai yang berkaitan, dengan tempoh lebih panjang bagi rekod aset modal yang ditetapkan dalam perenggan yang sama. Jadi arkib lama kekal disimpan dan boleh diakses, sistem baharu bermula daripada baki pembukaannya, dan apa-apa yang khusus bagi kes syarikat anda ialah soalan untuk akauntan atau penasihat cukai anda.

Menutup siri

Sepanjang tujuh bahagian kita meneliti kitaran perolehan stesen demi stesen: kita memetakan tujuh stesen dan titik putus lazimnya, kemudian permintaan pembelian dan matriks kelulusan, kemudian rekod pembekal yang disahkan dan pesanan belian yang mengikat, kemudian penerimaan berdokumen dan pemadanan tiga hala, kemudian apa yang perlu disemak pada invois pembekal sebelum menuntut VATnya, kemudian bayaran berjadual dan penyesuaian penyata, dan akhirnya keterlihatan perbelanjaan serta pelan untuk melaksanakan semuanya.

Perkara yang patut diingati: mendigitalkan perolehan bukanlah tidak mempercayai orang yang membeli. Ia bermakna setiap riyal yang pergi kepada pembekal mempunyai laluan bertulis yang melindungi sesiapa yang memohon, meluluskan, menerima dan membayar, serta memberi pemilik gambaran untuk membuat keputusan sebelum berkomitmen, bukan selepas membayar. Permulaannya ialah langkah kecil yang boleh anda ambil minggu ini: minta senarai pesanan belian yang terbuka sekarang, dan tanya berapa banyak daripadanya yang benar-benar masih ditunggu oleh seseorang.

Sumber