Dalam bahagian pertama, kami memetakan kitaran pembelian sebagai tujuh stesen daripada permintaan hingga bayaran, dan mencadangkan satu latihan mudah: ambil sepuluh invois pembekal terakhir yang telah anda bayar dan jejaki setiap satu kembali kepada permintaan, kelulusan, pesanan belian dan rekod penerimaannya. Dokumen pertama yang anda cari dalam latihan itu ialah permintaan pembelian. Jika ada invois yang tidak mempunyainya, di sinilah kita bermula, kerana setiap dokumen selepasnya memerlukan sesuatu untuk dirujuk kembali.

Bahagian ini merangkumi dua stesen pertama sekali gus: permintaan yang merekodkan keperluan, dan kelulusan yang memutuskan bahawa syarikat akan berbelanja untuknya. Ia menjawab soalan yang kedengaran pentadbiran tetapi sebenarnya operasi: siapa meluluskan apa, sehingga had berapa, siapa yang meluluskan bagi pihak mereka apabila mereka tiada, dan apa yang berlaku apabila keperluan tidak boleh menunggu.

Permintaan pembelian: dokumen yang menjadi sandaran segala-galanya selepasnya

Permintaan pembelian bukanlah kerja kertas yang ditambah di atas kerja sebenar. Ia ialah saat sesuatu keperluan berhenti menjadi satu ayat dalam panggilan telefon dan menjadi rekod yang bernombor. Tanpanya, pesanan belian tiada apa-apa untuk dirujuk, orang yang menerima barang di tapak tidak tahu apa yang perlu dijangka, dan akauntan tidak tahu mengapa dia membayar. Permintaan yang baik menjawab lima soalan teras:

  • Siapa yang memerlukannya? Nama dan peranan pemohon, bukan nama orang yang menyampaikan mesej itu: jurutera tapak, penyelia barisan pengeluaran, ketua penyelenggaraan hotel.
  • Apa sebenarnya? Barangnya, spesifikasinya, kuantiti dan unitnya. Baris seperti bahan paip bukanlah rujukan, kerana tiada sesiapa yang boleh menyemak barang yang tiba berbanding dengannya kemudian.
  • Untuk projek, tapak atau hartanah yang mana? Ruangan inilah yang menghantar kos ke tempat yang sepatutnya. Pembelian yang tidak dimiliki oleh mana-mana projek menjadi perbelanjaan am yang tidak dapat dijejaki oleh sesiapa.
  • Mengapa? Satu baris sudah memadai: satu item dalam senarai kuantiti, alat ganti untuk mesin yang terhenti, bahan guna habis untuk musim akan datang. Baris itu menjimatkan pelulus daripada membuat panggilan telefon untuk bertanya.
  • Bila diperlukan? Tarikh anda benar-benar memerlukannya, bukan perkataan segera pada setiap permintaan. Tarikh itulah yang dibandingkan oleh bahagian pembelian dengan tempoh penghantaran pembekal.

Permintaan juga memerlukan nilai anggaran, walaupun kasar, kerana kelulusan mengikut amaun memerlukan amaun. Jika pemohon tidak mengetahuinya, bahagian pembelian menambahnya sebelum permintaan dihantar untuk kelulusan. Kemudian permintaan diberikan nombor yang menjadi rujukan setiap dokumen seterusnya dalam sistem: kelulusan, pesanan belian, rekod penerimaan dan invois pembekal. Ini logik yang sama yang kami huraikan dalam arahan kerja dan nombor permintaan yang menjadi sandaran kos: apabila setiap dokumen dipautkan kepada nombor yang sama, anda boleh bermula di mana-mana dalam rantaian dan sampai ke permulaannya tanpa bertanya kepada sesiapa.

Matriks kelulusan: amaun sahaja tidak memadai

Matriks kelulusan ialah jadual yang menjawab satu soalan: siapa yang boleh berkata ya kepada permintaan ini? Matriks yang paling ringkas dibina di atas satu paksi, iaitu amaun: sehingga satu had pengurus jabatan meluluskan, di atasnya pengurus kewangan, dan di atas itu pemilik. Amaun ialah paksi yang sah, tetapi jenis pembelian mengubah soalan yang dijawab oleh pelulus:

  • Bahan stok. Besi dan simen untuk tapak, bahan mentah untuk barisan pengeluaran, bekalan pembersihan untuk hotel. Soalannya di sini ialah sama ada anda benar-benar memerlukan kuantiti ini, dan sama ada ia sudah ada di gudang lain atau di tapak lain sebelum anda membelinya. Oleh sebab itu, ia membantu jika pelulus dapat melihat stok barang itu pada saat kelulusan.
  • Perkhidmatan dan subkontraktor. Penyelenggaraan lif, kerja penebatan oleh subkontraktor, kontrak pembersihan. Di sini skop lebih penting daripada harga: apa sebenarnya yang akan dilakukan, dan bagaimana kita tahu bahawa ia sudah selesai. Jadi permintaan memerlukan pelulus untuk dua soalan yang berbeza: orang yang mempunyai pengetahuan teknikal meluluskan skop, dan orang yang dinamakan oleh matriks bagi amaun itu meluluskan perbelanjaan.
  • Aset modal. Peralatan, kenderaan, penjana, mesin untuk barisan pengeluaran. Ini ialah komitmen yang berlanjutan bertahun-tahun dan membawa bersamanya kos operasi dan penyelenggaraan, jadi wajar jika ia dihantar ke peringkat yang lebih tinggi daripada yang dituntut oleh amaunnya sahaja.
  • Pembelian segera. Pembelian ini mendapat laluan sendiri, yang dibincangkan di bawah, kerana orang akan memintas matriks yang tidak memberi ruang kepada kecemasan pada kali pertama kecemasan berlaku.

Angka itu sendiri, iaitu had yang menyebabkan sesuatu permintaan berpindah dari satu peringkat ke peringkat seterusnya, ditetapkan oleh pemilik, atau oleh lembaga pengarah jika ada, kerana angka itu mencerminkan saiz syarikat, marginnya dan sejauh mana pemilik ingin melihat sendiri. Tiada had yang betul secara umum yang sesuai untuk setiap syarikat, dan had yang dipinjam daripada syarikat lain mungkin terlalu ketat sehingga menghentikan kerja, atau terlalu longgar sehingga tidak mengawal apa-apa.

Dua peraturan terpakai kepada setiap jenis. Pertama, tiada sesiapa yang meluluskan permintaannya sendiri; permintaan pelulus sendiri dihantar ke peringkat di atasnya. Kedua, kuasa kelulusan milik peranan, bukan individu, jadi apabila pengurus tapak berpindah ke tapak lain, kuasa itu berpindah bersama peranan baharu dan bukan menunggu seseorang teringat untuk menukarnya. Kami telah menerangkan prinsip itu dengan terperinci dalam kebenaran akses: siapa melihat apa selepas data keluar dari fail; matriks kelulusan ialah prinsip yang sama yang digunakan pada wang.

Dan siapa yang meluluskan apabila pelulus sedang bermusafir? Di sinilah matriks yang tidak pernah merancang untuk ketiadaan menjadi rosak, dan jurangnya diisi dengan mesej yang berbunyi tolong luluskan untuk saya, atau kata laluan yang dikongsi oleh dua orang. Penyelesaiannya ialah perwakilan kuasa yang disediakan lebih awal dalam sistem: kepada siapa, untuk berapa lama, dan dalam had apa. Kelulusan wakil dipaparkan di bawah namanya sendiri, ditandakan sebagai bagi pihak pelulus asal, perwakilan itu tamat secara automatik pada tarikhnya, dan pelulus dapat melihat apabila kembali apa yang diluluskan semasa ketiadaannya. Dan jika sesuatu permintaan tertangguh tanpa keputusan melepasi tempoh yang ditetapkan pemilik, ia dinaikkan ke peringkat seterusnya dan bukan menunggu dalam peti masuk seseorang yang sedang bercuti.

Dua jalan pintas yang perlu ditutup oleh sistem

Di sekeliling mana-mana matriks, walau sebaik mana pun reka bentuknya, dua jalan pintas kekal terbuka. Menggunakannya tidak memerlukan niat jahat; cukup sekadar kelulusan yang perlahan dan kerja yang tidak boleh menunggu. Jadi sistem menutupnya dari dua sisi: dengan kawalan yang menyekat jalan pintas itu, dan dengan kelulusan yang cukup pantas sehingga tiada sesiapa memerlukannya.

  • Memecahkan permintaan. Permintaan yang melebihi had pengurus tapak dipecahkan kepada dua atau tiga permintaan di bawah had itu, untuk barang yang sama daripada pembekal yang sama dalam beberapa hari. Setiap permintaan nampak wajar secara berasingan; bersama-sama, ia melepasi had tanpa pernah sampai kepada orang yang mempunyai kuasa ke atasnya. Sistem menutup jalan ini dengan melihat jumlah keseluruhan, bukan permintaan tunggal: permintaan pada projek yang sama yang berkongsi barang atau pembekal dalam tempoh yang ditetapkan pemilik dijumlahkan, dan jika jumlahnya melepasi had, ia dihantar ke peringkat yang boleh meluluskannya.
  • Kelulusan melalui WhatsApp. Pengurus membalas OK pada gambar sebut harga dalam kumpulan yang mengandungi berpuluh-puluh mesej lain. Kelulusan itu sebenar, tetapi kelulusan untuk apa? Versi sebut harga yang mana, kuantiti berapa, projek yang mana? Dua bulan kemudian mesej itu tertimbus di bawah beribu-ribu mesej lain, atau tersimpan dalam telefon yang sudah pun diganti. Sementara itu, bagi perniagaan yang tertakluk kepada VAT, invois yang dibayar berdasarkan kelulusan itu mesti disimpan sekurang-kurangnya enam tahun dari akhir tempoh cukai yang berkaitan dengannya di bawah Perkara 66 Peraturan Pelaksanaan VAT, sedangkan tiada sesiapa tahu di mana kelulusan di sebalik pembelian itu akan berada.

Penyelesaiannya tidak bermakna kembali kepada tandatangan dengan kertas dan pen. Undang-undang Transaksi Elektronik memberikan kesan mengikat kepada transaksi, rekod dan tandatangan elektronik, tertakluk pada syarat yang ditetapkannya (Perkara 5), dan apabila menimbang nilai keterangan sesuatu transaksi elektronik, ia mengambil kira sejauh mana kaedah yang digunakan untuk mencipta, menyimpan atau menyampaikan rekod itu boleh dipercayai, dan sama ada rekod itu boleh diubah (Perkara 9(4)). Masalah kelulusan melalui WhatsApp bukanlah sifat elektroniknya; masalahnya ialah ia terpisah daripada permintaan yang diluluskannya. Jadi kelulusan dibuat pada permintaan itu sendiri dalam sistem, dengan membawa nama pelulus, masa, amaun dan versi yang diluluskan, dan jika permintaan berubah selepas itu dari segi kuantiti atau amaun, ia dihantar semula untuk kelulusan. WhatsApp kekal sebagai saluran makluman: pelulus menerima pemberitahuan dengan pautan kepada permintaan dan meluluskannya dari telefon tanpa membuka komputer riba, jadi kelulusan yang perlahan tidak lagi menjadi alasan untuk memintasnya.

Pembelian segera: laluan yang diisytiharkan dan bukan jalan pintas

Kebocoran air di bilik hotel sebelum tetamu tiba, pam yang terhenti di barisan pengeluaran, tapak yang menunggu bahan untuk menyiapkan kerja menuang konkrit yang sedang berjalan. Pada saat seperti itu tiada sesiapa menunggu kitaran kelulusan penuh, dan memang tidak sepatutnya. Matriks yang mengabaikan realiti ini tidak menghentikan pembelian segera; ia menolaknya ke luar sistem, jadi barang dibeli dengan wang tunai atau dari poket pekerja sendiri dan muncul dalam akaun dua minggu kemudian tanpa permintaan dan tanpa kelulusan.

Pendekatan yang jujur ialah sistem yang mengakui bahawa kecemasan memang berlaku dan memberikannya laluan yang diisytiharkan dengan syarat yang jelas:

  • Siapa yang boleh mencetuskannya. Peranan tertentu, seperti pengurus tapak atau pengurus penyelenggaraan yang bertugas, bukan setiap pekerja.
  • Apa yang dikira segera. Takrif bertulis, bukan perasaan: risiko keselamatan, operasi yang terhenti, atau kerosakan yang merebak jika dilengahkan. Ini logik yang sama yang kami cadangkan untuk permintaan penyelenggaraan dalam daripada laporan hingga penutupan: mengendalikan permintaan penyelenggaraan.
  • Butiran yang minimum. Apa, mengapa ia segera, dan gambar jika boleh, dimasukkan dari telefon di tapak dan bukan melalui borang penuh.
  • Had perbelanjaan. Had yang ditetapkan pemilik bagi apa yang boleh dibeli melalui laluan segera; di atas had itu, pelulus meluluskan pada permintaan itu sendiri, dari telefonnya, sebelum pembelian.
  • Kelulusan selepas pembelian, dengan tempoh. Pembelian diteruskan serta-merta, dan kelulusannya dilengkapkan dalam tempoh yang ditetapkan pemilik. Jika tempoh itu berlalu tanpa kelulusan, permintaan itu muncul dalam senarai yang dilihat sendiri oleh pemilik.

Kemudian pantau bahagian permintaan segera daripada jumlah keseluruhan anda. Kecemasan sebenar memang berlaku, tetapi apabila laluan segera menjadi laluan biasa di jabatan atau tapak tertentu, itu bukan kegagalan orang; itu tanda bahawa perancangan di situ perlu dikaji semula, atau bahawa kelulusan biasa lebih perlahan daripada yang mampu ditanggung oleh kerja.

Pandangan Origami

Apabila kami membina aliran kerja pembelian untuk sesebuah syarikat, kami bermula daripada matriksnya yang sedia ada sebagaimana ia benar-benar berfungsi, bukan sebagaimana ia ditulis dalam manual dasar: siapa yang meluluskan hari ini, di mana kelulusan tersekat, dan di mana orang memintasnya serta mengapa. Jalan pintas yang digunakan oleh sesuatu pasukan memberitahu kami di mana reka bentuk perlu diubah sebelum ia memberitahu kami di mana kawalan perlu diketatkan.

Kemudian kami menukar matriks itu kepada jadual yang dikuatkuasakan oleh sistem: had yang ditetapkan pemilik, jenis pembelian, perwakilan kuasa dan peningkatan, serta laluan segera dengan tempohnya, dengan kelulusan sampai ke telefon pelulus dan direkodkan pada permintaan itu sendiri. Kami mereka bentuknya supaya pemilik boleh menukar had apabila struktur berubah, tanpa memerlukan pengaturcara. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina, yang diterangkan dalam perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: lukis matriks anda pada satu halaman

Sebelum sebarang sistem, tuliskan matriks yang digunakan oleh syarikat anda hari ini, walaupun ia tidak pernah ditulis. Pemilik boleh melakukannya bersama pengurus operasi dan pengurus kewangan dalam satu atau dua pertemuan:

  • Senaraikan jenis pembelian anda sebagai lajur: bahan stok, perkhidmatan dan subkontraktor, aset modal, dan pembelian segera. Tambahkan jenis lain jika syarikat anda membeli sesuatu yang tidak sesuai dengan mana-mana daripada keempat-empatnya.
  • Letakkan peringkat amaun dalam baris pada had yang anda anggap betul untuk syarikat anda, dan dalam setiap sel tuliskan peranan yang meluluskan, bukan nama seseorang.
  • Namakan wakil bagi setiap pelulus untuk meluluskan semasa ketiadaannya, dan tetapkan tempoh yang selepasnya permintaan dinaikkan ke peringkat seterusnya.
  • Takrifkan segera secara bertulis, dan putuskan siapa yang boleh mencetuskannya, had perbelanjaannya dan tempoh untuk melengkapkan kelulusannya.
  • Kembali kepada sepuluh invois daripada latihan bahagian pertama, dan tanyakan tentang setiap satu: jika matriks ini berkuat kuasa, siapa yang akan meluluskannya? Dan adakah orang itu benar-benar meluluskannya?

Jurang antara halaman itu dengan realiti dalam soalan terakhir itulah yang perlu ditutup oleh sistem. Jika anda menemui jurang, semak dahulu sama ada pelulus sekadar tidak ada pada masa itu, kerana jika begitu, penyelesaiannya ialah perwakilan kuasa yang jelas, bukan kawalan yang lebih ketat.

Dalam bahagian seterusnya

Keperluan kini mempunyai permintaan yang bernombor, dan keputusan mempunyai kelulusan yang pemiliknya diketahui. Bahagian seterusnya beralih kepada dua stesen berikutnya: pembekal dan sebut harga, kemudian pesanan belian. Kita bermula dengan rekod pembekal yang dimasukkan sekali dan disemak apabila pembekal ditambah, kemudian membandingkan sebut harga atas satu asas yang sama, dan seterusnya menukar sebut harga yang dipilih kepada pesanan belian yang membawa harga, kuantiti dan terma serta dipautkan kembali kepada permintaannya, supaya ia menjadi komitmen yang boleh dilihat oleh pemilik sebelum sebarang invois tiba.

Sumber