Tiga bahagian pertama telah membina asasnya. Kita meneliti mengapa baki yang direkodkan tidak pernah sepadan dengan rak, kemudian menutup jurang itu dengan merekodkan setiap pergerakan ketika ia berlaku melalui imbasan, lalu mengaitkan penggunaan dengan pesanan pengeluaran yang mempunyai kos sebenar. Hasilnya bukan laporan yang lebih cantik. Hasilnya sesuatu yang jauh lebih praktikal: kini anda mempunyai sejarah penggunaan yang boleh dipercayai bagi setiap barangan.

Sejarah itulah yang mengubah dua keputusan paling sukar di gudang daripada tekaan kepada aritmetik. Bilakah saya patut membuat pesanan? Dan berapa banyak? Hari ini, di kebanyakan kilang, kedua-dua soalan itu dijawab dengan satu ayat: apabila penjaga stor berkata sesuatu barangan hampir habis. Ayat itu merugikan anda dari dua arah serentak, kerana ia menyebabkan kehabisan stok bagi barangan kritikal dan stok mati bagi barangan lain pada masa yang sama.

Mengapa membuat pesanan berdasarkan naluri gagal secara khusus

Membuat pesanan berdasarkan naluri bukanlah sesuatu yang rawak. Ia bersandarkan pengalaman sebenar. Masalahnya, ia bergantung kepada seorang individu, melayan semua barangan dengan cara yang sama dan tidak mempunyai cara untuk menangani variasi. Oleh itu ia muncul dalam tiga bentuk yang berulang:

  • Membuat pesanan terlalu lewat: seseorang hanya menyedari barangan itu apabila ia hampir habis, jadi setiap pembelian menjadi kecemasan: harga yang lebih tinggi, penghantaran yang lebih pantas dan lebih mahal, dan kadangkala pembekal alternatif dengan kualiti yang berbeza.
  • Membuat pesanan terlalu banyak: barangan dibeli dalam kuantiti besar untuk mengelakkan kehabisan stok atau untuk mengejar diskaun pukal, dan modal bertukar menjadi barang yang tidur di atas rak, mengambil ruang yang benar-benar diperlukan oleh barangan lain.
  • Melayan semua barangan dengan cara yang sama: barangan yang boleh menghentikan barisan pengeluaran diuruskan sama seperti barangan yang boleh anda beli secara tempatan dalam masa sejam. Perhatian dibahagikan sama rata sedangkan akibatnya tidak.

Alternatifnya bukan sistem yang membuat pesanan bagi pihak anda. Alternatifnya ialah tiga angka bagi setiap barangan yang anda kira sekali dan semak semula mengikut jadual.

Angka pertama: penggunaan purata

Berapa unit barangan ini yang anda gunakan setiap hari atau setiap minggu? Angka ini tidak datang daripada ingatan. Ia datang daripada sejarah pengeluaran stok yang anda bina dalam bahagian kedua. Dua perkara penting di sini.

Pertama, pilih tempoh yang mewakili realiti anda. Purata yang dikira berdasarkan satu bulan sahaja yang mengandungi penutupan terancang atau musim puncak akan memberi anda angka yang mengelirukan. Kedua, perhatikan trend, bukan purata semata-mata. Barangan yang puratanya kekal stabil selama setahun berbeza kesnya daripada barangan yang penggunaannya meningkat setiap bulan kerana sesuatu produk semakin laris. Purata memberitahu kedudukan anda; trend memberitahu bila angka itu perlu disemak semula.

Angka kedua: masa pendahuluan dan variasinya

Masa pendahuluan ialah masa yang berlalu antara pesanan belian dikeluarkan dengan barang tersedia di rak, sedia untuk dikeluarkan. Di sinilah kesilapan paling mahal berlaku: pemilik kilang mengira masa pendahuluan berdasarkan janji pembekal semata-mata, sedangkan realitinya turut merangkumi kelulusan dalaman permintaan, penghantaran, pelepasan kastam bagi barangan import, serta pemeriksaan dan penerimaan di stor.

Lebih penting daripada masa pendahuluan purata ialah variasinya. Pembekal yang sentiasa menghantar dalam dua minggu jauh lebih baik daripada pembekal yang kadangkala menghantar dalam seminggu dan kadangkala dalam lima, walaupun puratanya sama. Sebab itulah sistem mesti merekodkan tarikh setiap pesanan belian dan tarikh ia benar-benar diterima. Rekod itulah yang memberi anda masa pendahuluan sebenar setiap pembekal, bukan yang dinyatakan dalam tawarannya.

Angka ketiga: titik pesanan semula dan stok keselamatan

Titik pesanan semula ialah baki yang apabila dicapai, pesanan belian mesti dikeluarkan serta-merta. Secara mudahnya: apa yang anda gunakan sepanjang masa pendahuluan, ditambah stok keselamatan yang melindungi anda daripada kejutan.

Bahagian pertama agak mudah. Jika anda menggunakan sepuluh unit sehari dan masa pendahuluan sebenar ialah empat belas hari, anda memerlukan seratus empat puluh unit untuk menampung tempoh menunggu. Tetapi angka itu menganggap segala-galanya berjalan mengikut rancangan, dan andaian itu tidak tepat. Stok keselamatan ditambah untuk menampung dua kemungkinan: penggunaan melebihi purata, atau pembekal tiba lebih lewat daripada yang dijanjikan.

Stok keselamatan bukan satu angka tetap yang digunakan untuk semua barangan. Ia bertambah apabila penggunaan menjadi lebih berubah-ubah, masa pendahuluan menjadi kurang dapat dijangka dan akibat kehabisan stok menjadi lebih serius. Barangan yang digunakan secara stabil daripada pembekal yang boleh dipercayai memerlukan penampan yang kecil; barangan import dengan masa pendahuluan yang tidak menentu dan ketiadaannya menghentikan barisan wajar diberi penampan yang jauh lebih besar.

Contoh pengiraan menggunakan angka ilustrasi sahaja: sesuatu barangan digunakan sebanyak sepuluh unit sehari, masa pendahuluan sebenar ialah empat belas hari, dan rekod menunjukkan kelewatan boleh mencecah empat hari tambahan. Liputan masa pendahuluan ialah seratus empat puluh unit, stok keselamatan untuk kemungkinan kelewatan ialah empat puluh unit, maka titik pesanan semula ialah seratus lapan puluh unit. Maksudnya dalam amalan: sebaik sahaja baki menyentuh seratus lapan puluh, pesanan belian dikeluarkan tanpa mengira pendapat sesiapa. Angka-angka ini hanyalah ilustrasi, bukan cadangan. Setiap barangan dikira berdasarkan data anda sendiri.

Bukan semua barangan memerlukan perhatian yang sama

Stor yang menyimpan seribu barangan tidak boleh diuruskan dengan menyemak setiap satu dengan tahap ketelitian yang sama. Penyusunan mengikut kepentingan menyelesaikan masalah ini: susun barangan anda mengikut nilai penggunaan tahunan dan anda akan menemui corak biasa yang berlaku di kebanyakan gudang, iaitu sebahagian kecil barangan menyumbang sebahagian besar nilai penggunaan.

  • Kumpulan atas: sebilangan kecil barangan bernilai tinggi. Semak secara berkala, kira dengan lebih kerap dan kira titik pesanan semulanya dengan teliti.
  • Kumpulan tengah: barangan bernilai sederhana. Semakan yang kurang kerap dan peraturan yang lebih mudah.
  • Kumpulan bawah: sebilangan besar barangan bernilai rendah. Jangan habiskan masa pengurusan untuknya, dan simpan dengan penampan yang selesa, kerana kos menyimpannya lebih rendah daripada kos memikirkannya.

Kemudian tambah dimensi kedua di atas nilai: tahap kritikal. Barangan murah yang ketiadaannya menghentikan barisan bukanlah barangan kumpulan bawah walau berapa pun harganya, dan ia mesti ditadbir mengikut peraturan kumpulan atas.

Sisi yang satu lagi: stok mati

Setiap perbincangan tentang mengelakkan kehabisan stok mesti diimbangi dengan perbincangan tentang stok mati, jika tidak anda akan berakhir dengan stor yang penuh di mana tiada apa yang habis dan tiada apa yang bergerak. Stok mati ialah barangan yang sudah lama tidak bergerak berbanding sifatnya, dan ia bukan sekadar ruang yang diduduki. Ia ialah modal yang terperangkap ditambah risiko usang atau tamat tempoh.

Langkah pertama ialah laporan yang menunjukkan tarikh pergerakan terakhir dan nilai baki semasa bagi setiap barangan, dan itu ialah laporan yang tidak dapat anda hasilkan dengan yakin sebelum disiplin pergerakan daripada bahagian-bahagian terdahulu dilaksanakan. Selepas itu anda bertindak mengikut urutan: semak mengapa barangan itu terhenti, kerana ia mungkin milik produk yang telah dihentikan; cari kegunaan alternatif di dalam kilang; rundingkan pemulangan atau pertukaran dengan pembekal jika hubungan membenarkan; pertimbangkan jualan dengan diskaun; dan akhirnya buat keputusan yang didokumenkan untuk hapus kira atau melupuskannya. Yang paling penting ialah keputusan dibuat, kerana stok mati tidak akan selesai dengan sendirinya dari semasa ke semasa. Ia menjadi lebih teruk.

Kemudian lengkapkan kitarannya supaya masalah itu tidak berulang: setiap barangan yang masuk ke dalam senarai stok mati perlu disemak semula titik pesanan semula dan kuantiti pesanannya, kerana kehadirannya di situ biasanya akibat peraturan pesanan yang salah, bukan nasib malang.

Pandangan Origami

Dalam sektor industri dan gudang, kami berulang kali melihat syarikat membeli sistem yang mempunyai medan untuk titik pesanan semula dan stok keselamatan, kemudian membiarkan medan itu kosong atau mengisinya dengan anggaran yang dimasukkan sekali semasa sistem mula digunakan dan tidak pernah disemak semula. Hasilnya ialah sistem yang menghasilkan amaran yang tidak dipercayai oleh sesiapa, lalu keputusan kembali kepada naluri yang sama seperti sebelum adanya sistem.

Urutan yang kami syorkan: jangan kira angka-angka ini sebelum anda mempunyai tiga hingga enam bulan pergerakan yang direkodkan dengan tepat; mulakan dengan kumpulan atas dan barangan kritikal sahaja, bukan seluruh stor; dan jadikan semakan angka sebagai tugas berulang yang mempunyai pemilik dan tarikh, bukan peristiwa yang berlaku sekali sahaja semasa pelaksanaan. Peraturan yang berkesan ialah peraturan yang disemak semula. Selain itu hanyalah angka dalam sebuah medan.

Dalam bahagian seterusnya

Kita beralih daripada kuantiti kepada identiti. Bagaimanakah anda tahu daripada pembekal mana sesuatu bahan datang, kepada pelanggan mana sesuatu produk dihantar, dan nombor lot apakah yang menghubungkan kedua-duanya? Bahagian kelima membincangkan kebolehkesanan kelompok dan perkara yang membolehkan penarikan balik dari pasaran dilakukan dalam beberapa jam dan bukannya beberapa hari.

Sumber