Dalam bahagian ketiga, pembelian mendapat pembekal yang disahkan dan pesanan belian bertulis yang mengandungi barang, kuantiti, harga dan terma. Tetapi pesanan belian ialah janji antara dua pihak, dan pembekal mungkin menghantar kurang daripada yang dinyatakan, menghantar sesuatu yang hampir sama dengan apa yang dipesan, atau menginvois pada harga yang bukan harga yang dipersetujui. Semua ini tidak kelihatan di atas kertas. Ia kelihatan di pintu pagar gudang, di tapak ketika lori memunggah muatan, atau di bilik hotel ketika juruteknik menyiapkan kerjanya.

Tempat kertas bertemu realiti

Bahagian ini membincangkan dua stesen tempat kertas bertemu realiti: penerimaan, yang merekodkan apa yang benar-benar tiba, dan padanan tiga hala, yang membandingkan apa yang tiba dengan apa yang dipersetujui dan dengan apa yang diminta oleh pembekal sebelum sebarang wang keluar. Dalam bahagian pertama kami menerangkan kebocoran biasa di sini: nota penghantaran yang ditandatangani tanpa dikira, kemudian invois untuk kuantiti penuh. Di sinilah kita membaikinya.

Penerimaan: apa yang benar-benar tiba, bukan apa yang dinyatakan dalam nota pembekal

Penghantaran tiba bersama nota penghantaran daripada pembekal yang menunjukkan apa yang dihantar. Nota itu ialah dokumen pembekal, bukan dokumen anda. Dokumen anda ialah rekod penerimaan yang anda masukkan sendiri, terhadap pesanan belian dan baris-barisnya, dan ia mengandungi empat perkara:

  • Kuantiti yang benar-benar dikira, bukan kuantiti yang tertulis pada nota penghantaran. Perbezaan antara kedua-duanya ialah perkara pertama yang mesti kelihatan, dan ia patut kelihatan semasa pemandu masih berada di pintu pagar, bukan beberapa hari kemudian.
  • Keadaan: baik, rosak, pembungkusan tidak lengkap, atau hampir tamat tempoh jika bahan itu mempunyai jangka hayat. Lampirkan gambar jika perlu, kerana gambar yang diambil semasa penerimaan lebih kukuh daripada sebarang keterangan yang ditulis kemudian.
  • Kuantiti yang ditolak dan sebabnya: tidak menepati spesifikasi, rosak, atau melebihi pesanan. Penolakan yang direkodkan bersama sebabnya ialah asas bagi pembetulan pembekal kemudian; penolakan yang hanya diucapkan kepada pemandu hilang sebelum invois tiba.
  • Siapa yang menerimanya, bila dan di mana: gudang utama, tapak projek tertentu, atau hartanah. Bahan yang dipunggah terus di tapak bangunan tidak pernah melalui gudang langsung, jadi penerimaannya mesti direkodkan dari tapak itu sendiri.

Dalam mengapa stok yang direkodkan tidak pernah sepadan dengan rak, celah pertama dalam jurang inventori adalah tepat seperti ini: penghantaran diletakkan di atas lantai, dan padanannya dengan pesanan belian ditangguhkan hingga esok yang tidak pernah tiba. Penyelesaiannya di sini juga sama: penerimaan direkodkan pada saat ia berlaku, daripada telefon penyelia tapak atau peranti penjaga stor, terhadap pesanan belian yang masih terbuka, bukan pada helaian kertas yang ditaip ke dalam sistem kemudian. Dalam kod bar dan pengimbasan kami menunjukkan bagaimana penjaga stor mengimbas pesanan belian dan kemudian setiap barang, supaya perbezaan kelihatan sebelum sesiapa menandatangani penghantaran itu.

Satu amalan yang wajar dicuba: penerima mengira tanpa melihat kuantiti yang dipesan, dan merekodkan apa yang dikiranya, bukan angka pada nota pembekal. Penerima yang melihat angka yang dijangka cenderung, dengan niat baik, untuk mengesahkannya, terutamanya lewat petang ketika lori sedang menunggu. Penerima yang tidak melihatnya hanya boleh mengira. Sistem kemudian membandingkan kiraan dengan pesanan dan menunjukkan perbezaannya kepada orang yang membuat susulan. Sesetengah barang memerlukan satu langkah lagi sebelum diterima: besi tetulang yang sijil kilangnya perlu disemak, atau bahan mentah yang memerlukan pemeriksaan kualiti sebelum sampai ke barisan pengeluaran. Barang ini direkodkan sebagai diterima dalam pemeriksaan, jadi ia tidak dikeluarkan dan tidak dipadankan sehingga ia diterima atau ditolak.

Dan orang yang menerima bukanlah orang yang membuat persetujuan dengan pembekal: bahagian perolehan bersetuju, gudang atau tapak menerima, dan jabatan akaun membayar. Bukan kerana sesiapa disyaki, tetapi kerana setiap seorang membuktikan bahagian yang tidak dapat dibuktikan oleh yang lain.

Perkhidmatan dan subkontraktor: rekod penyiapan kerja

Perkhidmatan tidak tiba dengan lori, jadi tiada apa yang boleh dikira di pintu pagar: penyelenggaraan lif di menara kediaman, kerja penebatan yang dilakukan oleh subkontraktor di sebuah projek, pam yang dibaiki di barisan pengeluaran. Di sini penerimaannya ialah rekod penyiapan kerja, di mana orang yang meminta kerja itu mengesahkan bahawa kerja telah dilakukan seperti yang dipersetujui: apa yang disiapkan, bila, dan sama ada masih ada yang berbaki. Ia ditandatangani oleh sesiapa yang meminta kerja itu atau yang bertanggungjawab ke atas tempat kerja itu dilakukan, bukan oleh bahagian perolehan yang menandatangani kontrak, kerana orang yang meminta kerja itulah yang tahu sama ada kerja itu benar-benar dilakukan.

Kerja subkontrak yang berlarutan berminggu-minggu diterima secara berperingkat: berapa banyak setiap item telah disiapkan setakat ini, sama seperti cara kerja diukur dalam tuntutan kemajuan. Jadi tuntutan kemajuan subkontraktor dipadankan dengan rekod penerimaan bagi kuantiti yang benar-benar disiapkan, berdasarkan bukan anggaran subkontraktor semata-mata tetapi apa yang disahkan oleh peminta atau jurutera tapak. Seperti bahan, apa-apa yang tidak diterima direkodkan bersama sebabnya: kerja yang perlu dibuat semula, atau item yang belum siap.

Padanan tiga hala: tiga dokumen yang mesti menyatakan perkara yang sama

Apabila invois pembekal tiba, syarikat memegang tiga dokumen tentang pembelian yang sama: pesanan belian menunjukkan apa yang kita persetujui, rekod penerimaan menunjukkan apa yang tiba, dan invois menunjukkan apa yang diminta oleh pembekal. Padanan tiga hala bermaksud membandingkan ketiga-tiganya sebelum bayaran, baris demi baris: barang yang sama, kuantiti yang diinvois yang, bersama apa-apa yang telah diinvois terhadap penerimaan yang sama, tidak melebihi kuantiti yang diterima, dan harga seunit invois yang sama dengan harga pada versi pesanan belian terkini yang telah diluluskan. Jika ketiga-tiganya sepadan, invois bergerak ke pembayaran tanpa sesiapa perlu bertanya. Jika tidak, ia berhenti sehingga perbezaan itu dijelaskan.

Padanan itu tidak semestinya tepat sehingga ke huruf. Bahan yang diukur mengikut berat atau meter padu mungkin tiba sedikit berbeza daripada yang dipesan, dan pembundaran halala boleh mengalihkan jumlah sesuatu baris. Oleh itu syarikat menetapkan toleransi, dan pemilik yang menetapkannya, bukan sistem dan bukan orang yang memasukkan invois; ia mungkin berbeza dari satu jenis pembelian ke jenis yang lain. Yang penting, toleransi itu ditulis dan dikenakan kepada semua orang, dan setiap perbezaan yang berada dalam lingkungannya tetap direkodkan, sekecil mana pun. Jika perbezaan kecil yang sama terus berulang dengan seorang pembekal, ia menjadi soalan yang wajar ditanya.

Tiga situasi perlu difahami oleh sesiapa yang mereka bentuk padanan:

  • Satu invois untuk beberapa penerimaan. Peraturan Pelaksanaan VAT membenarkan pembekal mengeluarkan invois cukai ringkasan yang meliputi beberapa pembekalan berasingan kepada seorang pelanggan dalam tempoh tidak melebihi satu bulan kalendar (Perkara 53(4)). Pembekal yang menghantar ke tapak secara berkelompok sepanjang sebulan mungkin menghantar satu invois untuk penghantaran bulan itu, jadi padanan berfungsi pada baris dan kuantiti, bukan pada bilangan dokumen.
  • Invois yang tiba berminggu-minggu kemudian. Seperti yang dinyatakan dalam bahagian pertama, bagi pembekalan antara perniagaan, tarikh akhir untuk mengeluarkan invois cukai ialah hari ke-15 bulan selepas bulan pembekalan itu berlaku (Perkara 53(1)(b)). Jika penerimaan tidak direkodkan pada hari ia berlaku, invois tiba dan tiada siapa yang ingat apa yang masuk, dan padanan kembali menjadi pusingan panggilan telefon.
  • Perkhidmatan berulang tanpa penghantaran fizikal. Langganan perisian bulanan, atau sewa tetap bagi peralatan atau gudang. Tiada apa yang perlu diterima setiap bulan, jadi padanannya dua hala, antara pesanan belian atau kontrak dengan invois. Itu ialah keputusan yang direkodkan pada pesanan itu sendiri bagi jenis pembelian tersebut, bukan kelemahan yang ditemui seseorang kemudian: sistem tahu bahawa pesanan ini dipadankan secara dua hala, dan pesanan lain tidak lepas tanpa penerimaan. Pesanan itu juga mengandungi tarikh tamat dan nama orang yang mengesahkan bahawa perkhidmatan itu masih diperlukan pada setiap pembaharuan, supaya invois tidak terus lepas selepas perkhidmatan itu berhenti.

Dalam alat ganti dan inventori merentas tapak dan van juruteknik kami menyebut padanan tiga hala dalam satu baris sahaja, sebagai langkah yang menghalang bayaran bagi kuantiti yang tidak pernah tiba, dan bayaran dua kali bagi pembekalan yang sama. Baris itu betul, tetapi nilai sebenar padanan tidak kelihatan apabila dokumen-dokumen itu sepadan. Ia kelihatan apabila dokumen-dokumen itu tidak sepadan.

Apabila tidak sepadan: laluan bagi setiap pengecualian

Invois yang tidak sepadan berdepan dua risiko yang bertentangan. Yang pertama, ia dibayar tanpa sesiapa membantah, kerana pembekal sedang menelefon dan perbezaannya kelihatan kecil. Yang kedua, ia berhenti dan tiada siapa tahu bahawa ia telah berhenti, jadi ia terperap berminggu-minggu di dalam laci atau peti masuk, dan pembekal mengetahui penahanan itu lebih awal daripada anda apabila ia mengejar bayaran. Penyelesaiannya ialah laluan yang diketahui bagi setiap jenis perbezaan, orang yang dinamakan untuk membuat keputusan, dan keputusan serta sebabnya direkodkan pada invois itu sendiri. Empat perbezaan yang paling biasa:

  • Penghantaran kurang. Invois untuk kuantiti penuh dan penerimaan untuk kurang daripada itu. Apa yang tidak tiba tidak dibayar. Bahagian perolehan membuat susulan dengan pembekal untuk salah satu daripada dua hasil: pembekal menghantar bakinya, yang diterima terhadap baki terbuka pesanan belian, atau pembekal membetulkan invoisnya dengan nota kredit bagi kuantiti yang tidak akan tiba, dan baki terbuka pesanan kemudiannya ditutup dengan sebab bertulis, seperti dalam bahagian ketiga, supaya tiada komitmen yang tinggal tanpa sesiapa menunggunya.
  • Barang gantian. Jenama lain yang tiba, saiz yang hampir sama, atau spesifikasi yang berbeza. Sistem tidak menerimanya terhadap baris pesanan belian, seperti dalam kod bar dan pengimbasan; penerima tidak memutuskan sendiri untuk menerimanya, dan ia tidak dimasukkan ke dalam stok seolah-olah ia ialah apa yang dipesan. Ia dicatatkan sebagai disimpan di luar stok sementara menunggu keputusan, dan orang yang bertanggungjawab ke atas keperluan teknikal dalam pasukan peminta yang membuat keputusan: jika dia menerimanya, pesanan belian disemak semula dengan versi baharu dan sebab, seperti yang diterangkan dalam bahagian ketiga; jika dia menolaknya, ia dipulangkan kepada pembekal.
  • Harga melebihi pesanan belian. Ini dihantar kepada bahagian perolehan, bukan jabatan akaun, kerana bahagian perolehan yang bersetuju dengan harga itu. Sama ada pembekal membetulkan invoisnya dengan nota kredit yang merujuk kepada invois itu, atau terdapat sebab yang boleh diterima bagi kenaikan itu, dan dalam keadaan ini pesanan disemak semula dengan versi baharu dan dihantar semula untuk kelulusan jika ia melebihi apa yang telah diluluskan, seperti dalam bahagian kedua. Mengubah pesanan belian secara senyap supaya sepadan dengan invois, tanpa sebab yang direkodkan dan tanpa kelulusan, itulah tepatnya yang memusnahkan tujuan padanan.
  • Nombor invois yang sudah direkodkan. Peraturan itu menghendaki invois cukai membawa nombor siri yang mengenal pasti dan membezakannya (Perkara 53(5)(b)). Jadi nombor yang sama daripada pembekal yang sama biasanya bermaksud invois yang sama: salinan yang tiba melalui e-mel dan kemudian melalui WhatsApp, seperti yang diterangkan dalam bahagian pertama. Sistem menghalangnya semasa kemasukan dan memaparkan invois yang sudah ada dalam fail di sebelahnya, dan orang yang membuat susulan menutupnya sebagai pendua dengan sebab bertulis. Jika ternyata ia memang invois yang berbeza, contohnya kerana pembekal menomborkan invois setiap cawangan dalam jujukan berasingan, yang dibenarkan oleh garis panduan terperinci e-invois Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam (ZATCA), ia diteruskan ke padanan. Dan semakan ini hanya berfungsi jika setiap pembekal mempunyai satu rekod dengan pengecam yang tidak boleh berulang, seperti yang dijelaskan dalam bahagian ketiga. Invois kedua bagi penghantaran yang sama dengan nombor berbeza dihalang bukan oleh semakan nombor tetapi oleh padanan itu sendiri, kerana invois pertama telah pun menggunakan kuantiti penerimaan.

Apabila invois perlu dibetulkan, sama ada dari segi kuantiti, harga atau butiran mana-mana pihak, laluannya ialah dokumen baharu, bukan suntingan pada dokumen lama: nota kredit atau nota debit yang dikeluarkan oleh pembekal yang jelas merujuk kepada invois atau invois-invois yang berkaitan dengannya (Perkara 54). Garis panduan terperinci e-invois ZATCA menyatakan bahawa e-invois tidak diubah atau dipadam setelah dikeluarkan, dan pembatalannya hanya dilakukan melalui nota kredit yang dipautkan kepadanya dan invois baharu. Jadi jangan minta pembekal salinan yang dipinda bagi invois yang sama; minta nota yang dipautkan kepadanya, dan simpan kedua-duanya bersama. Kami membincangkan nota-nota ini dari sudut pembeli dalam bahagian kelima; bawa sebarang soalan tentang kesannya ke atas VAT input anda sendiri kepada penasihat cukai anda.

Akhir sekali, siapa yang boleh melepaskan invois walaupun terdapat perbezaan? Bukan orang yang memasukkan invois, dan bukan orang yang membayarnya. Itu ialah peranan yang ditetapkan oleh pemilik dalam matriks kelulusan; pelepasan itu direkodkan atas nama orang yang melepaskannya, bersama sebab, dan ia muncul dalam senarai yang dilihat oleh pemilik. Setiap pengecualian juga diberi tarikh akhir yang ditetapkan oleh pemilik, dan jika tarikh itu berlalu tanpa keputusan, pengecualian itu dinaikkan ke peringkat seterusnya, sama seperti permintaan pembelian yang tersekat. Apabila invois ditahan, pembekal mendengar sebabnya pada hari yang sama daripada bahagian perolehan, bukan berminggu-minggu kemudian daripada jabatan akaun apabila ia bertanya tentang bayarannya. Padanan bukan sahaja melindungi wang; ia juga melindungi hubungan anda dengan pembekal yang boleh dipercayai yang bayarannya lewat hanya kerana tiada siapa mengesahkan penerimaan apa yang telah dihantarnya.

Pandangan Origami

Apabila kami membina peringkat ini untuk sesebuah syarikat, kami bermula dari tempat-tempat barang dan perkhidmatan benar-benar tiba: pintu pagar gudang, setiap tapak projek, hartanah atau hotel tempat juruteknik melakukan kerja. Di setiap tempat kami bertanya siapa yang menandatangani hari ini, apa yang berlaku kepada kertas selepas ditandatangani, dan berapa hari berlalu sebelum ia sampai ke jabatan akaun. Penerimaan yang tidak boleh direkodkan di tempat kejadian, pada saat ia berlaku, akan kembali menjadi helaian kertas di dalam poket seseorang, apa pun sistem di belakangnya.

Kemudian kami membina penerimaan daripada telefon, terhadap pesanan belian yang terbuka, dengan gambar nota pembekal dan keadaan barang, rekod penyiapan kerja yang ditandatangani oleh orang yang meminta kerja itu, padanan yang berjalan sendiri apabila invois dimasukkan, dan senarai pengecualian di mana setiap item mempunyai pembuat keputusan yang dinamakan, tarikh akhir dan sebab yang direkodkan, semuanya disambungkan kepada sistem perakaunan yang digunakan oleh syarikat. Ini adalah sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina, yang diterangkan dalam perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: seminggu di pintu pagar dan sebulan invois

Latihan ini tidak memerlukan alat baharu, dan pengurus operasi boleh menjalankannya bersama pengurus kewangan:

  • Pilih satu titik penerimaan selama seminggu: gudang utama, tapak anda yang paling sibuk, atau sebuah hotel. Minta supaya setiap penghantaran dikira, dengan kuantiti yang dikira ditulis di sebelah kuantiti pada nota pembekal.
  • Tanya orang yang menandatangani penghantaran: adakah mereka benar-benar mengira, atau menyalin kuantiti daripada nota? Siapa yang menerima perkhidmatan, dan siapa yang mengesahkan bahawa kerja subkontraktor telah siap? Anda bukan mencari orang yang bersalah, tetapi langkah yang tiada siapa bertanggungjawab ke atasnya.
  • Ambil invois pembekal yang anda bayar bulan lepas, cari rekod penerimaan atau rekod penyiapan kerja bagi setiap satu, dan kira berapa banyak yang dibayar tanpa penerimaan yang didokumenkan.
  • Susun setiap perbezaan yang anda temui ke dalam empat kategori: penghantaran kurang, barang gantian, harga lebih tinggi, atau invois berganda. Di sebelah setiap satu, tulis siapa yang membuat keputusan dan di mana keputusan itu direkodkan.
  • Kembali kepada sepuluh invois daripada latihan bahagian pertama, dan ambil perbezaan harga dan kuantiti yang anda catat ketika itu: masukkan setiap satu ke dalam salah satu daripada empat kategori, dan semak sama ada keputusan direkodkan atas nama seseorang, atau invois itu dibayar begitu sahaja seperti yang tertera.

Bilangan invois yang dibayar tanpa penerimaan yang didokumenkan ialah angka paling jelas yang dihasilkan oleh latihan ini, dan kategori yang paling kerap berulang ialah yang pertama memerlukan laluan bertulis. Jika anda dapati penerimaan direkodkan tetapi lewat, sebabnya biasanya kerana merekodkannya lebih perlahan daripada kerja di tempat kejadian, dan penyelesaiannya ialah rekod yang lebih mudah di tempat yang sama itu, bukan satu lagi tandatangan.

Dalam bahagian seterusnya

Setiap invois kini mempunyai penerimaan untuk dibandingkan dan pesanan belian untuk dijadikan ukuran. Bahagian seterusnya berhenti pada invois itu sendiri, dari sudut pembeli, dan apa yang perlu disemak di dalamnya sebelum anda menuntut VAT inputnya: butiran yang mesti ada pada invois cukai, apa yang berubah apabila pembekal berada dalam fasa integrasi e-invois, mengapa invois kertas yang diimbas tidak dikira sebagai e-invois yang mematuhi peraturan, dan bagaimana kesilapan dibetulkan dengan nota kredit atau nota debit.

Sumber