Sebuah invois pembekal tiba di meja kewangan, dan sebelum membayarnya, akauntan bertanya empat soalan mudah. Siapa yang meminta pembelian ini? Siapa yang meluluskannya? Berapakah harga yang kita persetujui? Adakah semuanya sudah tiba? Setiap jawapan wujud, cuma tidak di satu tempat. Permohonan itu ada dalam perbualan WhatsApp antara jurutera tapak dengan pegawai perolehan, kelulusan pula sehelai kertas bertandatangan di dalam laci, harga ada dalam hamparan seorang individu, dan penerimaan ialah nota hantaran yang ditandatangani seseorang di pintu pagar. Maka akauntan memulakan pusingan panggilan telefon, atau membayar atas dasar kepercayaan kerana pembekal sedang menunggu.

Mendigitalkan Perolehan: menjejaki wang yang keluar

Kami membuka Mendigitalkan Perolehan dengan babak itu kerana ia berulang di setiap syarikat yang membeli setiap hari: kontraktor yang membeli bahan yang dihantar ke tapak, kilang yang membeli bahan mentah dan alat ganti, hotel atau pengendali hartanah yang membeli perkhidmatan penyelenggaraan dan barang pakai habis. Siri ini bermula setelah keperluan diketahui; bila perlu membuat pesanan semula dan berapa banyak telah kami bincangkan dalam titik pesanan semula dan stok keselamatan. Di sini kami menjejaki apa yang berlaku seterusnya: perjalanan dari permohonan pembelian hingga bayaran kepada pembekal, dan di mana wang bocor sepanjang perjalanan itu.

Tujuh stesen, setiap satu dengan kerosakan lazimnya

Setiap pembelian, walau sekecil mana pun, melalui tujuh stesen. Di setiap stesen ada kerosakan yang berulang sehingga menjadi kebiasaan:

  • Permohonan: membeli tanpa permohonan bertulis. Penyelia tapak memerlukan besi tetulang, atau juruteknik hotel memerlukan alat ganti untuk penghawa dingin, lalu mereka terus menelefon pegawai perolehan atau pembekal. Tiada dokumen yang merekodkan siapa memerlukan apa, untuk projek mana dan mengapa, jadi tiada apa-apa yang boleh dirujuk oleh dokumen-dokumen selepasnya.
  • Kelulusan: "ya" secara lisan yang tidak dapat dibuktikan sesiapa. Pengurus bersetuju melalui panggilan, nota suara, atau OK ringkas dalam kumpulan WhatsApp. Kelulusan itu benar, tetapi ia tidak terikat kepada mana-mana permohonan tertentu, dan dua bulan kemudian tiada sesiapa yang dapat membuktikan dengan tepat apa yang diluluskan atau untuk jumlah berapa.
  • Pembekal dan sebut harga: harga yang berbeza daripada yang dipersetujui. Sebut harga tiba sebagai gambar dalam perbualan, dan invois datang dengan harga seunit yang lebih tinggi atau caj penghantaran yang tidak pernah disebut dalam sebut harga. Tiada sesiapa perasan perbezaannya, kerana sebut harga tidak berada di sebelah invois ketika invois disemak.
  • Pesanan belian: komitmen tanpa dokumen. Pesanan dibuat kepada pembekal melalui telefon, atau pesanan belian ditulis selepas invois tiba, untuk melindunginya. Pesanan belian yang ditulis selepas invois tidak mengawal apa-apa: ia menyalin invois dan bukannya menjadi rujukan untuk mengukur invois.
  • Penerimaan: kuantiti yang diinvois melebihi yang tiba. Lori bahan sampai di tapak sejurus sebelum matahari terbenam, atau penghantaran ke kilang tiba dengan kekurangan dua item, dan seseorang menandatangani nota hantaran tanpa mengira. Kemudian invois tiba untuk kuantiti penuh. Inilah celah pertama yang kami huraikan dalam jurang ketepatan inventori: apa sahaja yang masuk tanpa direkodkan akan muncul kemudian di tempat lain.
  • Invois: butiran yang tertinggal dan melemahkan potongan VAT anda. Invois tanpa nombor VAT pembekal, atau dengan keterangan umum yang tidak menunjukkan kuantiti dan sifat barangan. Peraturan Pelaksanaan VAT menyenaraikan butiran yang mesti ada pada invois cukai, dan menjadikan potongan VAT input bersyarat kepada pemilikan bukti cukai, walaupun antara perniagaan ia membenarkan invois ringkas yang kurang terperinci untuk pembekalan di bawah 1,000 riyal. Invois juga mungkin tiba berminggu-minggu selepas penghantaran, kerana tarikh akhir untuk mengeluarkannya ialah 15 haribulan bulan berikutnya selepas bulan pembekalan, dan pada masa itu tiada sesiapa yang ingat apa yang benar-benar diterima.
  • Bayaran: satu invois dibayar dua kali. Pembekal menghantar invois melalui e-mel, kemudian menghantar salinannya melalui WhatsApp, atau menuntutnya sekali lagi dalam penyata akaun hujung bulan, maka ia dibayar sekali berdasarkan invois dan sekali lagi berdasarkan penyata. Tiada sesiapa yang sengaja melakukan kesilapan; tiada apa-apa sepanjang perjalanan yang memberi isyarat bahawa invois ini telah pun dibayar.

Perhatikan bahawa tiada satu pun daripada tujuh ini merupakan soal kejujuran. Pegawai perolehan tidak menyembunyikan apa-apa dan penyelia tapak bukannya cuai. Setiap orang menggunakan alat yang paling dekat untuk menyiapkan kerja hari itu, dan WhatsApp serta hamparan ialah alat yang sangat baik untuk tujuan itu. Masalah timbul apabila alat-alat ini digunakan melebihi hadnya.

Masalahnya ialah reka bentuk, bukan orang

Lihat ketujuh-tujuh stesen dari atas dan anda akan menemui satu punca: setiap stesen menyimpan rekodnya sendiri. Pemohon ada perbualan, pelulus ada ingatannya, bahagian perolehan ada peti masuk, tapak atau gudang ada nota hantaran, dan bahagian kewangan ada sistem perakaunan. Tiada satu nombor pun yang menghubungkan rekod-rekod itu, jadi tiada sesiapa yang melihat keseluruhan rantaian. Satu-satunya orang yang cuba melihatnya ialah akauntan, di stesen terakhir, ketika wang hampir keluar.

Ia corak yang sama seperti yang kami huraikan dalam di mana syarikat kontraktor dan penyelenggaraan kehilangan keuntungan: kebocoran bukan datang daripada satu kesilapan besar, tetapi daripada jurang-jurang kecil antara langkah yang dimiliki oleh orang yang berbeza. Kawalan yang bergantung pada seseorang yang ingat untuk mengeluarkan pesanan belian, mengira penghantaran, atau menyemak bahawa invois belum dibayar akan gagal di bawah tekanan harian, walau betapa berdisiplin pun orang itu. Penyelesaiannya bukan meminta orang memberi lebih perhatian. Penyelesaiannya ialah menjadikan setiap dokumen sebagai syarat untuk langkah seterusnya: tiada pesanan belian tanpa permohonan yang diluluskan, dan tiada bayaran tanpa penerimaan yang sepadan dengan invois.

Kos yang anda tanggung tanpa disedari

Kos kitaran yang rosak tidak pernah muncul sebagai baris tersendiri dalam penyata pendapatan, jadi ia kelihatan percuma. Ia dibayar di lima tempat:

  • Harga melebihi yang dipersetujui. Perbezaannya kecil pada setiap invois, tetapi ia berulang, dan tiada sesiapa yang menangkapnya kerana perbandingan memerlukan dokumen yang tiada ketika invois disemak.
  • Membayar untuk barang yang tidak pernah tiba. Kuantiti yang kurang dibayar sepenuhnya, perkhidmatan yang belum siap dibayar seolah-olah sudah siap, dan mendapatkan semula perbezaannya kemudian memerlukan bukti yang anda tidak miliki.
  • Bayaran berganda. Wang sudah keluar, dan mendapatkannya semula bergantung terlebih dahulu pada seseorang yang menyedarinya, kemudian pada kerjasama pembekal dan masa orang yang mengejarnya.
  • VAT input yang berisiko. Invois yang tidak lengkap boleh melemahkan hak anda untuk memotong VAT-nya, dan invois serta rekod mesti disimpan sekurang-kurangnya enam tahun dari akhir tempoh cukai yang berkaitan. Invois yang hanya berada dalam telefon bimbit seorang pekerja mungkin tiada apabila anda memerlukannya.
  • Penutupan akaun bulanan yang lebih panjang dan pembekal yang terpaksa menunggu. Bahagian kewangan menghabiskan hari-hari penutupan dengan mengejar dokumen, invois yang betul tertangguh kerana tiada sesiapa yang mengesahkan penerimaan, dan bayaran kepada pembekal yang menghantar tepat pada masanya tertunda, yang menjejaskan hubungan.

Pandangan Origami

Perolehan merentasi setiap sektor yang kami ceburi, daripada kontraktor dan penyelenggaraan kepada industri dan gudang, hinggalah hartanah dan hotel. Setiap kali kami bermula dengan satu soalan: bolehkah anda menghubungkan sebuah invois, dari satu tempat, kepada permohonan, kelulusan, pesanan dan penerimaannya? Sebelum kami melakar satu skrin pun, kami memetakan kitaran itu sebagaimana ia benar-benar berjalan dalam syarikat: siapa yang memohon, siapa yang meluluskan, di mana barang diterima, dan siapa yang memasukkan invois.

Kemudian kami membina aliran kerja perolehan di sekeliling kitaran itu: permohonan yang membawa nombor yang diikuti oleh setiap dokumen seterusnya, kelulusan yang dikuatkuasakan sistem mengikut had yang ditetapkan pemilik, penerimaan yang direkodkan di tempat ia berlaku, dan peti masuk invois pembekal yang memadankan setiap invois dengan pesanan dan penerimaannya sebelum ia sampai ke peringkat bayaran. Semuanya bersambung dengan sistem perakaunan dan e-invois anda dan bukannya menggantikannya. Itulah yang kami maksudkan dengan membina sistem tersuai sebagai sebahagian daripada perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: jejaki sepuluh invois terakhir anda

Sebelum sebarang sistem atau alat, anda memerlukan satu angka yang menunjukkan saiz masalah. Seorang pengurus operasi atau kewangan boleh menjalankannya dalam seminggu tanpa alat baharu:

  • Ambil sepuluh invois pembekal terakhir yang telah dibayar, dan campurkan sebanyak mungkin: bahan, perkhidmatan, dan pembelian segera jika ada.
  • Untuk setiap invois, cari empat dokumen: permohonan pembelian, kelulusannya, pesanan belian, dan rekod penerimaan atau bukti bahawa perkhidmatan telah diberikan.
  • Catat di mana anda menemui setiap dokumen: dalam sistem, dalam e-mel, di WhatsApp, di atas kertas, atau dalam ingatan seseorang yang terpaksa anda tanya.
  • Bandingkan harga dan kuantiti pada invois dengan pesanan belian dan rekod penerimaan, dan catat setiap perbezaan, walau sekecil mana pun.
  • Kira berapa banyak invois yang mempunyai keempat-empat dokumen di satu tempat tanpa perlu bertanya kepada sesiapa.

Kiraan daripada sepuluh itu ialah garis asas yang akan digunakan untuk mengukur setiap penambahbaikan seterusnya. Lebih berguna lagi ialah catatan anda tentang di mana setiap dokumen ditemui, kerana ia memberitahu anda stesen mana yang paling kerap rosak dalam syarikat anda. Biasanya anda akan mendapati bahawa sebahagian besar jurang terletak di satu atau dua stesen, dan di situlah anda bermula.

Dalam bahagian-bahagian akan datang

Kitaran telah dipetakan dan kerosakannya telah dinamakan; yang tinggal ialah membaikinya satu stesen demi satu stesen. Bahagian seterusnya bermula dengan dokumen pertama: permohonan pembelian dan matriks kelulusan, siapa meluluskan apa mengikut amaun dan jenis pembelian, dan bagaimana sistem menutup jalan pintas di sekelilingnya. Kemudian kami beralih kepada menukar sebut harga menjadi pesanan belian yang mengikat, seterusnya kepada penerimaan dan padanan tiga hala, kemudian kepada apa yang anda semak pada invois pembekal sebelum memotong VAT-nya, kemudian kepada penjadualan bayaran dan penyesuaian penyata akaun pembekal, dan kami menutup siri ini dengan gambaran penuh perbelanjaan anda serta pelan sembilan puluh hari yang menyusun kesemuanya.

Sumber