Tanyakan satu soalan mudah kepada mana-mana pemilik kilang atau gudang: berapa banyak barangan ini yang anda ada sekarang? Anda akan mendapat dua angka. Satu daripada sistem atau hamparan, dan satu lagi yang diberikan oleh penjaga stor selepas berjalan ke rak dan melihat sendiri. Apabila kedua-duanya tidak sepadan, tiada siapa tahu yang mana betul, jadi operasi berjalan berdasarkan anggaran.

Itulah jurang ketepatan, dan itulah satu-satunya angka paling penting yang tidak diukur oleh sesiapa. Kami membuka siri ini dengannya kerana ia bukan satu masalah yang duduk di sebelah masalah lain — ia adalah akar tempat semua masalah lain bercabang. Anda tidak boleh mengira kos sesuatu pesanan pengeluaran dengan tepat jika baki bahan mentah salah. Anda tidak boleh menetapkan titik pesanan semula jika penggunaan yang direkodkan tidak mencerminkan realiti. Anda tidak boleh mengesan sesuatu kelompok jika pergerakan itu sendiri tidak pernah direkodkan. Oleh itu, sebelum bercakap tentang sistem, kod bar atau automasi, tempat-tempat jurang itu terbuka mesti dinamakan dengan tepat.

Di mana jurang itu terbuka

Jurang itu tidak dicipta oleh satu kesilapan besar. Ia dicipta oleh tujuh bukaan kecil yang beroperasi setiap hari:

  • Menerima tanpa merekod. Lori pembekal tiba pada waktu petang, gudang sedang sibuk, jadi barangan diletakkan di lantai dan padanannya dengan pesanan belian ditangguhkan ke esok. Esok biasanya tidak tiba, dan apabila ia tiba, ia datang bersama perbezaan kuantiti yang tiada siapa dapat jelaskan.
  • Mengeluarkan tanpa dokumen. Penyelia pengeluaran memerlukan bahan sekarang, talian sedang terbiar, jadi dia mengambilnya dan memberitahu penjaga stor supaya merekodkannya kemudian. Ayat itu sahaja ialah sumber tunggal percanggahan yang terbesar, kerana apa yang tidak direkodkan pada ketika itu biasanya tidak pernah direkodkan langsung.
  • Pemulangan. Sejumlah kuantiti kembali dari talian kerana melebihi keperluan, atau dari pelanggan kerana tidak sepadan dengan pesanan. Ia kembali secara fizikal ke rak tetapi tidak pernah kembali ke sistem, jadi baki buku berada di bawah realiti dan anda membeli apa yang sudah anda miliki.
  • Sisa buangan dan kerosakan. Seorang pekerja memecahkan karton, kelembapan merosakkan bahan, talian menghasilkan unit di luar spesifikasi. Kuantiti itu meninggalkan rak tanpa transaksi yang sepadan, jadi ia kekal hidup dalam sistem selama-lamanya.
  • Pemindahan antara lokasi. Barangan berpindah dari stor utama ke cawangan, stor kerja dalam proses atau kenderaan pengedaran. Ia direkodkan keluar dari lokasi pertama dan tidak pernah direkodkan masuk ke lokasi kedua, jadi ia hilang di tengah jalan.
  • Hanya satu pengiraan stok tahunan. Mengira setahun sekali bermakna anda menemui kesilapan dua belas bulan selepas ia dilakukan, apabila puncanya mustahil untuk dibina semula. Pembetulannya menjadi pelarasan perakaunan yang menyembunyikan masalah dan bukannya menyelesaikannya.
  • Satu barangan di bawah lebih daripada satu kod. Bahan yang sama didaftarkan dua kali dengan nama berbeza — sekali dengan nama dagangan, sekali dengan keterangan pembekal. Baki terbahagi kepada dua kod, satu kelihatan kehabisan stok dan satu lagi kelihatan mati, sedangkan kedua-duanya barang yang sama.

Perhatikan bahawa tiada satu pun daripada tujuh bukaan itu ialah masalah niat. Penjaga stor tidak menyembunyikan apa-apa dan penyelia pengeluaran tidak cuai. Masalahnya ialah pergerakan berlaku pada satu ketika dan rekodnya pada ketika lain, dan jarak antara dua ketika itulah jurangnya.

Kos sebenar jurang ini kepada anda

Masalah ketidaktepatan ialah ia tidak pernah muncul sebagai baris tersendiri dalam penyata pendapatan, jadi ia kelihatan percuma. Ia dibayar di lima tempat:

  • Talian pengeluaran yang terhenti. Kos paling berat setakat ini. Satu barangan yang direkodkan sebagai tersedia tetapi tiada secara fizikal menghentikan seluruh talian, bersama tenaga kerjanya, kapasitinya dan tarikh penghantaran kepada pelanggan.
  • Pembelian kecemasan pada harga lebih tinggi. Apabila anda lambat menemui kekurangan, anda membeli daripada pembekal yang paling dekat dan bukannya yang terbaik, dalam kuantiti kecil yang melepaskan diskaun volum anda, dengan penghantaran segera. Perbezaannya keluar terus daripada margin anda.
  • Stok mati yang mengikat modal. Ketakutan talian terhenti mendorong orang menyimpan penimbal untuk segala-galanya. Hasilnya ialah wang yang tidur di atas rak, ruang simpanan yang anda bayar, dan bahan yang tamat tempoh atau menjadi usang sebelum digunakan.
  • Pengiraan stok yang menutup gudang selama berhari-hari. Apabila rekod tidak dipercayai, pengiraan menjadi latihan penuh yang memerlukan pergerakan dibekukan dan kru ditarik daripada kerja mereka. Berhari-hari terhenti sepenuhnya, kerana angka harian tidak boleh diharap.
  • Keputusan harga yang dibina atas kos yang salah. Yang paling berbahaya, kerana ia senyap. Jika kuantiti bahan yang digunakan bagi setiap unit tidak tepat, kos seunit tidak tepat, dan margin yang anda gunakan untuk menetapkan harga dan membuat sebut harga hanyalah khayalan. Anda mungkin menjual produk yang anda percaya menguntungkan sedangkan ia rugi bagi setiap unit.

Mengapa pekerja yang lebih berhati-hati tidak akan membetulkannya

Reaksi pertama apabila menemui percanggahan ialah menyoal penjaga stor, atau menggantikannya. Ia jarang berkesan, kerana masalahnya terletak pada reka bentuk, bukan pada orangnya. Proses yang bergantung pada seseorang untuk ingat merekodkan pergerakan dua jam selepas ia berlaku akan gagal tidak kira betapa berdisiplin orang itu, semata-mata kerana tekanan harian mengatasi disiplin individu.

Penyelesaiannya bukan menuntut lebih ketepatan daripada orang. Penyelesaiannya ialah memendekkan jarak antara pergerakan berlaku dan direkodkan sehingga mencapai sifar. Apabila merekodkan pengeluaran bahan ialah syarat untuk bahan keluar dari pintu, tiada lagi ruang untuk terlupa. Itulah tepatnya topik bahagian seterusnya.

Pandangan Origami

Industri dan gudang ialah salah satu sektor pengkhususan kami, dan kami memulakan setiap projek dalam sektor ini dengan mengukur jurang ketepatan sebelum menunjukkan satu skrin pun. Sebabnya, memasang sistem di atas data yang tidak tepat menghasilkan sistem yang elegan yang menyampaikan angka yang salah dengan lebih pantas — dan dalam beberapa bulan pasukan hilang keyakinan terhadapnya lalu kembali kepada kertas dan ingatan.

Urutan yang kami syorkan: bersihkan barangan dan kod serta ukur jurang semasa, kemudian tutup titik rekod, kemudian bina pesanan pengeluaran, pengekosan dan invois di atasnya. Urutan itulah yang diikuti oleh baki siri ini, dan begitulah cara kami mendekati sektor industri dan gudang, kerana setiap lapisan seterusnya bergantung pada lapisan di bawahnya yang benar.

Cara mengukur ketepatan anda sendiri dalam seminggu

Sebelum anda membeli apa-apa, anda memerlukan angka yang memberitahu saiz masalah itu. Latihan ini dijalankan di lantai kilang anda sendiri tanpa alat baharu:

  • Pilih dua puluh barangan sahaja, bukan seluruh gudang. Jadikan ia barangan yang paling laju bergerak, paling tinggi nilai dan paling kritikal kepada talian yang anda ada.
  • Rekodkan baki sistem bagi barangan itu pada pagi Ahad, dan jauhkan helaian itu daripada pasukan.
  • Sepanjang minggu, wajibkan setiap pergerakan bagi barangan khusus itu direkodkan sebaik sahaja ia berlaku — penerimaan, pengeluaran, pemulangan, sisa buangan, pemindahan — walaupun hanya dalam sebuah buku nota di tepi pintu.
  • Pada pagi Ahad berikutnya, kira dua puluh barangan itu secara fizikal dan tuliskan angka sebenar.
  • Kira peratusan percanggahan bagi setiap barangan antara baki yang dijangka dengan baki sebenar, dan kira berapa daripada dua puluh itu yang sepadan dengan tepat.

Bilangan barangan yang sepadan, dibahagikan dengan dua puluh, lebih kurang ialah ketepatan inventori anda — dan ia ialah garis asas yang akan menjadi ukuran bagi setiap penambahbaikan seterusnya. Lebih penting daripada angka itu sendiri: tuliskan sebab di sebelah setiap barangan yang tidak sepadan, kerana senarai itulah susunan keutamaan anda yang sebenar. Biasanya anda akan mendapati bahawa kebanyakan percanggahan berpunca daripada hanya satu atau dua daripada tujuh bukaan di atas.

Dalam bahagian-bahagian akan datang

Jurang itu sudah dinamakan; menutupnya ialah soal urutan. Bahagian seterusnya bermula pada titik pergerakan itu sendiri: bagaimana setiap transaksi stok direkodkan melalui imbasan sebaik sahaja ia berlaku, dan bukannya dibina semula daripada ingatan pada hujung bulan. Kemudian kita beralih kepada pesanan pengeluaran dan pengesanan keluaran dari bahan mentah hingga barangan siap, kemudian kepada bila dan berapa banyak untuk membuat pesanan semula, kemudian kepada kebolehkesanan kelompok apabila sesuatu tidak kena, kemudian kepada mengaitkan e-invois dengan pergerakan gudang — dan kami menutup siri ini dengan peta jalan sembilan puluh hari yang meletakkan semuanya dalam urutan yang betul.

Sumber