Dalam bahagian kelima, invois pembekal menjadi lengkap, dipadankan dengan pesanan belian dan rekod penerimaannya, dan disimpan dalam fail asalnya. Tinggal satu stesen lagi, iaitu tempat wang benar-benar keluar: bayaran. Apabila bayaran tiada jadual, telefonlah yang menentukan giliran. Pembekal konkrit siap bancuh yang menelefon setiap pagi dibayar dahulu, subkontraktor yang siap tepat pada masanya dan tidak mendesak terpaksa menunggu, dan syarikat penyelenggaraan lif di menara kediaman hanya mengetahui pada akhir bulan bahawa tiada sesiapa pun yang meminta invoisnya yang telah dipadankan itu dibayar.

Apa yang diliputi oleh bahagian ini

Bahagian ini meliputi empat perkara: cara membayar invois yang telah dipadankan mengikut tarikh matang dalam satu kelompok berjadual yang diluluskan sekali, cara mengesahkan sebarang permintaan untuk menukar butiran bank pembekal, apa yang dinyatakan oleh Peraturan Pelaksanaan VAT tentang baki yang masih belum dibayar dua belas bulan selepas bulan berikutan pembekalan, dan cara menyelaraskan penyata setiap pembekal setiap bulan. Kami menutup dengan dua obligasi yang mungkin jatuh kepada syarikat anda apabila ia membeli perkhidmatan daripada pembekal bukan pemastautin. Kami melaporkan apa yang dinyatakan oleh teks, berserta nombor perkaranya. Soalan tentang kes tertentu dalam syarikat anda patut dirujuk kepada perunding cukai anda.

Bayar mengikut tarikh matang, bukan mengikut siapa yang paling kerap menelefon

Setiap invois mempunyai tarikh matang, dan tiada sesiapa yang sepatutnya perlu mengingatinya. Dalam bahagian ketiga kami meletakkan terma bayaran yang dipersetujui dalam rekod pembekal dan menyatakan bahawa terma itu dibawa secara automatik ke setiap pesanan belian. Oleh itu, apabila invois tiba dan lulus pemadanan, sistem mengira tarikh matangnya daripada terma yang sama: semasa penghantaran, atau tempoh tertentu selepas tarikh invois atau tarikh penerimaan, mengikut apa yang dipersetujui. Tempoh itu sendiri dipersetujui dengan setiap pembekal di bawah dasar yang ditetapkan oleh pemilik, bukan oleh artikel ini.

Kemudian datang senarai bayaran. Daripada membayar setiap invois secara berasingan apabila pembekalnya mendesak, sistem menyediakan, pada hari tetap yang dipilih oleh pemilik, satu senarai bagi setiap invois yang telah dipadankan dan telah matang atau akan matang sebelum senarai seterusnya. Bagi setiap invois, senarai itu menunjukkan pembekal, nombor invois, pesanan belian dan rekod penerimaan yang berkaitan, tarikh matang dan amaunnya, kemudian jumlah keseluruhan berbanding tunai yang tersedia. Orang yang memegang kuasa dalam matriks kelulusan bahagian kedua meluluskannya sekali, dan bukannya kelulusan berasingan bagi setiap invois, dan pindahan dibuat daripadanya tepat seperti yang diluluskan.

  • Tiada invois yang masuk ke dalam senarai sebelum ia dipadankan. Invois yang ditahan kerana perbezaan kuantiti atau harga kekal di luar senarai bersama sebabnya, dan pembekal dimaklumkan sebab itu oleh bahagian perolehan sebelum hari bayaran, bukan selepasnya.
  • Bayaran pendahuluan diikat kepada pesanan beliannya. Apabila terma pembekal memerlukan bayaran pendahuluan, ia direkodkan terhadap pesanan belian yang dibayar untuknya, supaya ia ditolak daripada amaun terhutang apabila invois pembekalan tiba. Bayaran pendahuluan yang tidak dikaitkan dengan pesanannya ialah cara paling mudah untuk membayar amaun yang sama dua kali.
  • Wang tahanan subkontraktor mempunyai syarat pelepasan. Apabila subkontrak memperuntukkan sebahagian daripada setiap bayaran ditahan sehingga penyerahan akhir, sistem membawa terma tahanan dan pelepasan daripada kontrak, supaya amaun yang ditahan muncul dalam senarai apabila syaratnya dipenuhi, bukan apabila seseorang teringat. Kami telah membincangkan kedudukan wang tahanan dalam margin projek dalam kawalan kos dan tuntutan bayaran kemajuan.
  • Bayaran segera di luar senarai boleh dibuat, tetapi direkodkan. Akan sentiasa ada pembekal yang mesti dibayar hari ini. Perkara itu berlaku, tetapi dengan sebab bertulis dan kelulusan daripada orang yang memegang kuasa, dan ia dipaparkan dalam senarai yang dilihat oleh pemilik. Jika senarai itu semakin panjang, ia memberitahu anda bahawa senarai bayaran tidak dijalankan dengan cukup kerap, atau terma bayaran dengan sesetengah pembekal perlu disemak semula.
  • Yang dibayar ialah invois, bukan penyata. Penyata pembekal ialah alat penyelarasan, bukan dokumen bayaran. Yang masuk ke dalam senarai ialah invois yang telah dipadankan, mengikut nombornya, dan itulah yang menghalang kes dalam bahagian pertama: invois yang dibayar sekali daripada e-melnya dan sekali lagi daripada penyata.

Senarai bayaran melakukan lebih daripada sekadar kawalan. Pembekal yang invoisnya lengkap dan telah dipadankan tahu bila ia akan dibayar, maka panggilan harian berkurangan, dan pengurus kewangan tahu beberapa hari lebih awal berapa banyak tunai akan keluar dan pada hari apa, dan bukannya mengetahuinya kemudian daripada penyata bank.

Permintaan menukar butiran bank: telefon nombor yang sudah anda miliki

Satu e-mel tiba daripada pembekal yang telah berurusan dengan anda selama bertahun-tahun, dengan tandatangan dan logo yang biasa, menyatakan bahawa akaun banknya telah bertukar. Ia melampirkan IBAN baharu dan meminta bayaran bulan ini dihantar ke sana. Permintaan itu mungkin benar-benar tulen; syarikat memang menukar bank. Atau e-mel itu mungkin datang daripada peti mel pembekal itu sendiri selepas ia dicerobohi, atau daripada alamat yang berbeza satu huruf daripada alamat sebenar, dan dalam kedua-dua keadaan ia kelihatan sama seperti setiap mesej sebelumnya. Akauntan yang menukar IBAN berdasarkan e-mel itu tidaklah cuai. Dia mempercayai mesej yang tiada apa pun membezakannya daripada mesej yang tulen. Oleh itu peraturan ini tidak menganggap bahawa seseorang akan dapat mengesan pemalsuan dengan mata kasar. Ia menghalang sesuatu perubahan daripada melalui satu saluran sahaja:

  • Sahkan melalui panggilan yang anda buat sendiri, ke nombor yang sudah ada dalam rekod pembekal, bukan ke nombor yang tertulis dalam e-mel yang meminta perubahan, dan bukan dengan membalas e-mel itu. Jika e-mel itu palsu, nombornya dan balasannya adalah sebahagian daripada pemalsuan itu.
  • Laluan yang sama yang dilalui oleh IBAN pada kali pertama. Dalam bahagian ketiga kami mensyaratkan IBAN dihantar dalam surat rasmi daripada pembekal, dengan nama pemegang akaun sepadan dengan nama berdaftar pembekal. Perubahan melalui syarat yang sama, bukan kurang daripada itu.
  • Orang yang memasukkan perubahan bukan orang yang meluluskannya. Seorang merekodkan permintaan dan dokumennya, seorang lagi meluluskannya selepas pengesahan, dan kedua-duanya dilog dengan nama dan tarikh.
  • Bayaran pertama ke akaun yang baru ditukar ditandakan dalam senarai, supaya orang yang meluluskan senarai melihatnya dengan mengetahui bahawa akaun itu baharu.
  • Notis selepas perubahan dihantar kepada wakil pembekal yang dikenali, menyatakan bahawa butiran banknya telah dikemas kini dalam rekod anda. Jika pembekal itu tidak meminta perubahan tersebut, ia akan mengetahuinya sebelum wang keluar.

Malah panggilan yang anda terima pun bukan bukti yang mencukupi, kerana suara kini boleh ditiru dengan alat yang mudah didapati, seperti yang kami terangkan dalam deepfake dan penipuan AI. Yang penting ialah anda yang membuat panggilan, ke nombor yang anda pegang sebelum permintaan itu. Dan ada satu soalan yang mendahului semua ini: siapakah sebenarnya yang boleh menyunting medan IBAN dalam rekod pembekal? Jika sesiapa sahaja yang membuka fail pembekal boleh berbuat demikian, peraturan ini hanya bergantung pada niat baik. Itulah yang kami huraikan dalam kebenaran akses: siapa melihat apa. Dalam sesuatu sistem, hanya satu peranan yang ditetapkan menyunting medan ini, dan setiap suntingan dilog dengan nama, tarikh, serta nilai sebelum dan selepasnya. Peraturan ini melindungi lebih daripada wang. Ia melindungi akauntan yang jujur daripada menanggung sendirian kesalahan atas mesej yang tidak mungkin dapat dibezakannya.

Baki yang masih belum dibayar dua belas bulan selepas bulan berikutan pembekalan

Sesetengah invois tidak dibayar tepat pada masanya atas sebab yang munasabah: invois subkontraktor yang ditahan kerana pertikaian tentang kualiti kerja, invois penyelenggaraan di sebuah hotel yang menunggu rekod penyiapan yang belum ditandatangani oleh sesiapa, invois yang menunggu nota kredit yang dijanjikan oleh pembekal tetapi belum dikeluarkan. Invois seperti ini boleh kekal dalam lejar selama berbulan-bulan, sedangkan VAT inputnya telah pun ditolak dalam penyata terdahulu. Di sini Peraturan Pelaksanaan VAT mengaitkan bayaran secara langsung dengan VAT.

Perkara 40(10) menyatakan bahawa orang bercukai yang telah menolak VAT input atas pembekalan yang diterimanya, dan belum membayarnya sepenuhnya dua belas bulan selepas bulan berikutan bulan berlakunya pembekalan, mesti melaraskan VAT input yang boleh ditolaknya sebanyak VAT yang dikira atas balasan yang masih belum dibayar pada tarikh itu, dengan memasukkan pelarasan itu dalam penyata bagi tempoh bercukai yang meliputi bulan berakhirnya dua belas bulan tersebut. Perenggan yang sama mengecualikan pembekalan barangan di bawah kontrak pembiayaan, seperti pajakan kewangan, murabahah dan susunan sewa hingga milik, yang diterima daripada orang bercukai yang dilesenkan untuk menjalankan aktiviti tersebut dan dibayar secara ansuran berkala, dengan syarat kontrak itu kekal berkuat kuasa, tiada pertikaian mahkamah mengenainya, pembekal telah mengisytiharkan keseluruhan VAT yang kena dibayar dalam penyata bagi tempoh bercukai pembekalan itu, dan pelanggan memegang perakuan bertulis daripada pembekal yang mengesahkan perkara ini.

Perkara 40(11) kemudian memperuntukkan bahawa, jika VAT input telah dilaraskan dengan cara ini dan orang bercukai kemudiannya membayar balasan tersebut, potongan VAT input boleh ditambah sebanyak VAT yang dikira atas balasan yang dibayar, dalam penyata bagi tempoh bercukai pembayaran dibuat atau mana-mana tempoh kemudian. Perkara 40(12) menjadikan semua pelarasan ini tertakluk kepada had masa dalam undang-undang atau peraturan. Jadi, setelah tempoh itu berlalu, teks tersebut mengaitkan potongan dengan bayaran: ia dilaraskan apabila tempoh berlalu tanpa bayaran, dan boleh ditambah semula apabila balasan dibayar, dalam had masa tersebut.

Dalam amalan, ini memerlukan senarai, bukan ingatan. Sistem yang menyimpan tarikh pembekalan setiap invois dan apa yang telah dibayar terhadapnya boleh memaparkan invois yang belum dibayar dan yang dibayar sebahagian mengikut umur, dan menandakan invois yang menghampiri penghujung dua belas bulan, supaya senarai itu sampai kepada pengurus kewangan dan perunding cukainya sebelum penyata disediakan, bukan selepasnya. Tanda itu ialah amaran, bukan keputusan: sama ada teks itu terpakai kepada invois tertentu, sama ada ia termasuk dalam pengecualian, dan bagaimana pelarasan dibuat, semuanya diputuskan oleh perunding cukai anda. Senarai yang sama membantu di luar VAT: invois yang tidak dibayar selama berbulan-bulan mungkin merupakan pertikaian dengan pembekal yang belum diselesaikan oleh sesiapa, dan menyelesaikannya adalah lebih baik daripada membiarkannya membesar.

Menyelaraskan penyata setiap pembekal setiap bulan

Pada akhir bulan, pembekal menghantar penyata yang menunjukkan baki yang dipercayainya anda berhutang, dan lejar anda menunjukkan baki lain bagi pembekal yang sama. Kedua-dua angka itu mungkin tidak sepadan pada pandangan pertama, dan itu tidak bermakna ada sesiapa yang tersilap. Menyelaraskan penyata pembekal bermakna mengetahui sebab bagi setiap riyal perbezaan itu, bukan menghapuskannya dengan catatan pelarasan. Perbezaan biasa ada empat:

  • Invois yang tidak pernah anda rekodkan. Pembekal telah menghantarnya dan ia tidak pernah sampai ke peti masuk invois, atau ia sampai dan ditahan menunggu penerimaan atau pemadanan. Persoalannya: adakah ia benar-benar sampai? Dan jika sampai, mengapa ia tidak direkodkan?
  • Bayaran dalam transit. Ia keluar pada hari terakhir bulan, jadi ia tercatat dalam lejar anda tetapi belum dalam penyata pembekal. Ini ialah perbezaan masa yang akan selesai dengan sendirinya pada bulan berikutnya, dan ia hanya perlu dicatat bersama tarikhnya.
  • Nota kredit yang tidak pernah tiba. Pembekal menerima pemulangan atau bersetuju dengan pengurangan dan menolaknya daripada bakinya, tetapi nota itu sendiri tidak pernah sampai kepada anda, atau sebaliknya: nota yang dijanjikannya tetapi belum dikeluarkan. Walau apa pun, anda meminta nota yang dikaitkan dengan invois itu, seperti yang diterangkan dalam bahagian kelima.
  • Invois yang direkodkan dua kali, di pihak anda atau di pihak pembekal. Di pihak anda, inilah kes yang dihentikan oleh semakan pendua semasa kemasukan, dan penyelarasan akan mengesannya jika ada yang terlepas.

Setiap perbezaan diberi status, pemilik dan tarikh: perbezaan masa yang disusuli pada bulan berikutnya, kesilapan di pihak anda yang dibetulkan, atau kesilapan di pihak pembekal yang anda minta ia betulkan. Penyelarasan bermula daripada baki pembukaan yang dipersetujui, kerana perbezaan lama yang tidak pernah diselesaikan akan bercampur dengan setiap perbezaan baharu selepasnya. Anda tidak perlu menyelaraskan setiap pembekal setiap bulan dari hari pertama. Mulakan dengan pembekal yang paling banyak anda beli, atau pembekal yang perbezaannya sering berulang, dan serahkan susunan keutamaan kepada keputusan pemilik.

Ini ialah pemburuan yang meletihkan apabila pesanan belian berada dalam hamparan, invois dalam e-mel dan bayaran dalam penyata bank. Apabila sistem telah menyimpan pesanan belian, rekod penerimaan, invois, sebarang nota dan bayaran sejak awal, semuanya dikaitkan dengan satu nombor, penyelarasan menjadi perbandingan, bukan pencarian: penyata pembekal dimasukkan, sistem memadankan setiap baris mengikut nombor invois dan amaun, dan yang tinggal untuk anda hanyalah apa yang tidak sepadan, bersama apa yang diketahui oleh sistem tentang setiap invois: sama ada ia telah diterima, sama ada ia ditahan, dan sama ada nota telah dikeluarkan terhadapnya.

Pembekal di luar Kerajaan: dua obligasi yang mungkin jatuh kepada syarikat anda

Apabila anda membeli perkhidmatan daripada pembekal bukan pemastautin, seperti langganan perisian reka bentuk untuk pejabat teknikal, kontrak penyelenggaraan barisan pengeluaran dengan pengilangnya di luar negara, atau perundingan kejuruteraan untuk sesuatu projek, dua obligasi mungkin timbul yang tidak anda lihat dengan pembekal tempatan, dan apabila ia terpakai, ia jatuh kepada syarikat anda, bukan kepada pembekal: mengisytiharkan VAT dalam kes pertama, dan menahan cukai serta membayarnya kepada Pihak Berkuasa Zakat, Cukai dan Kastam (ZATCA) dalam kes kedua. Kami menerangkannya di sini sebagai mekanisme; butirannya, dan syarat bagi setiap satu untuk terpakai, terdapat dalam sumbernya:

  • VAT caj balikan. Perkara 47(1) menyatakan bahawa jika Perjanjian VAT Bersatu GCC menjadikan pelanggan bercukai bertanggungjawab membayar VAT atas pembekalan yang diterima daripada pembekal bukan pemastautin, VAT dibayar melalui mekanisme caj balikan: pelanggan mengisytiharkan VAT output atas pembekalan itu, dan sebarang VAT input yang boleh ditolak setakat yang ia boleh manfaatkan potongan itu, dalam penyata VAT bagi tempoh bercukai tersebut. Jadi, ketiadaan VAT Saudi pada invois pembekal asing tidak bermakna pembekalan itu tidak dikenakan VAT. Ia mungkin bermakna tanggungjawab mengisytiharkannya telah berpindah kepada anda.
  • Cukai pegangan atas bayaran kepada bukan pemastautin. Garis Panduan Am Cukai Pegangan ZATCA menerangkan bahawa bayaran daripada orang yang diwajibkan menahan cukai kepada bukan pemastautin, daripada sumber di Kerajaan, termasuk dalam skop pegangan, dan bahawa orang yang diwajibkan mesti mengemukakan penyata pegangan bulanan yang meliputi sebarang amaun yang dibayar pada bulan itu yang tertakluk kepada pegangan, mengemukakannya dan membayar cukai yang ditahan dalam tempoh sepuluh hari pertama bulan berikutan bulan bayaran kepada penerima. Contoh dalam garis panduan: royalti yang dibayar kepada bukan pemastautin pada 20 Januari diisytiharkan dan cukainya dibayar selewat-lewatnya pada 10 Februari, dan penerima diberikan sijil yang menunjukkan amaun yang dibayar dan cukai yang ditahan. Jika sesuatu bulan tiada bayaran yang tertakluk kepada pegangan, penyata bulanan tidak diperlukan. Kadar pegangan mengikut jenis bayaran, dan kesan perjanjian pencukaian berganda, perlu dirujuk dalam garis panduan itu sendiri dan bersama perunding cukai anda. Garis panduan itu juga menyatakan bahawa pendapatan daripada pembekalan barangan berada di luar skop pegangan, dan bahawa kontrak untuk membekalkan barangan ke dalam Kerajaan hanya termasuk dalam skop itu bagi kerja sampingan yang dilakukan di dalam Kerajaan, seperti pengangkutan darat dalam negeri, pemasangan, penyelenggaraan atau latihan. Ia juga menetapkan obligasi lain bagi pihak yang menahan cukai, termasuk pendaftaran dengan ZATCA dan penyata tahunan.

Sisi operasinya bermula pada rekod pembekal: satu medan yang menunjukkan bahawa pembekal itu bukan pemastautin, yang membawa kedua-dua kesan bersamanya. Invoisnya sampai ke bahagian akaun dengan tanda bahawa ia memerlukan semakan caj balikan, dan bayarannya muncul dalam senarai dengan tanda bahawa ia mungkin tergolong dalam penyata pegangan bulan itu, supaya orang yang bertanggungjawab tahu sebelum hari kesepuluh apa yang perlu diisytiharkan dan dibayar, dan bukannya menyusunnya semula daripada penyata bank. Sistem menyediakan senarai itu, dan perunding cukai anda membuat pengelasan akhir bagi setiap bayaran.

Pandangan Origami

Apabila kami membina peringkat bayaran untuk sesebuah syarikat, kami bermula dengan dua soalan: bagaimanakah hari ini diputuskan siapa yang dibayar dahulu, dan siapakah yang boleh menukar butiran bank pembekal? Kemudian kami membina senarai bayaran daripada terma bayaran dalam setiap rekod pembekal, supaya hanya invois yang telah dipadankan masuk ke dalamnya dan ia diluluskan sekali di bawah matriks kelulusan, dan kami menjadikan perubahan IBAN sebagai laluan dua langkah dengan log yang tidak boleh dipadamkan.

Kami menjadikan penyelarasan penyata pembekal sebagai perbandingan yang dijalankan oleh sistem atas dokumen yang sudah dipegangnya, kami menyediakan senarai umur invois yang belum dibayar dan senarai pembekal bukan pemastautin untuk orang yang menyediakan penyata, dan kami menyerahkan keputusan cukai kepada perunding anda. Semuanya disambungkan kepada sistem perakaunan yang sudah digunakan oleh syarikat dan bukannya menggantikannya. Ini sebahagian daripada sistem tersuai yang kami bina, yang diterangkan dalam perkhidmatan kami.

Latihan untuk minggu ini: tiga bulan bayaran

Latihan ini tidak memerlukan alat baharu, dan pengurus kewangan boleh menjalankannya bersama orang yang membuat pindahan:

  • Tarik bayaran pembekal bagi tiga bulan lepas daripada penyata bank, dan catat di sebelah setiap satu: adakah invoisnya telah dipadankan? Adakah ia dibayar pada tarikh matangnya, sebelum atau selepas? Siapakah yang meminta ia dibayar?
  • Kira bayaran yang keluar di luar sebarang jadual, dan tulis sebab bagi setiap satu jika anda mengetahuinya.
  • Kumpulkan setiap perubahan butiran bank pembekal sepanjang tahun lalu, dan tanya bagi setiap satu: bagaimanakah permintaan itu tiba? Bagaimanakah ia disahkan? Siapakah yang meluluskannya?
  • Susun invois yang belum dibayar mengikut umur dari tarikh pembekalannya, tandakan yang menghampiri dua belas bulan dari bulan selepas pembekalannya, dan hantar senarai itu kepada perunding cukai anda.
  • Minta penyata daripada tiga pembekal terbesar anda dan selaraskannya, sambil mengelaskan setiap perbezaan: invois yang tidak direkodkan, bayaran dalam transit, nota yang tidak diterima, atau pendua.

Latihan ini memberikan anda gambaran yang jelas tentang dari mana hendak bermula. Jika kebanyakan bayaran keluar di luar jadual, mulakan dengan senarai bayaran. Jika perubahan butiran bank tiada pengesahan yang didokumenkan, mulakan di situ sebelum perkara lain, kerana itulah celah tempat wang jatuh ke tangan yang salah. Jika perbezaan penyata kerap berlaku, cari puncanya di stesen sebelum bayaran: penerimaan, pemadanan dan peti masuk invois.

Dalam bahagian seterusnya

Setiap riyal yang pergi kepada pembekal kini mempunyai laluan yang lengkap: permintaan yang diluluskan, pesanan belian, penerimaan yang didokumenkan, invois yang dipadankan, bayaran berjadual dan penyata yang diselaraskan. Bahagian ketujuh dan terakhir menghimpunkan semua ini dalam satu paparan perbelanjaan: berapa banyak yang telah anda komitkan tetapi belum diinvoiskan, siapakah sebenarnya pembekal terbesar anda, dan kategori mana yang dibeli di luar pesanan belian. Kemudian ia membentangkan pelan sembilan puluh hari untuk mendigitalkan perolehan, dalam susunan yang tidak pernah menghentikan pembelian walaupun sehari.

Sumber